Get best of the week

Trello-一个小型IT团队的有效知识管理系统

当我们谈论知识库时，我们通常代表大型IT公司或公司中的复杂系统。他们使用数据库存储说明，文档，课程和技能卡。但是，即使是小型团队也需要知识库。例如，设计师存储指向网站的链接以获取灵感，为客户提供示例，为工作和文章提供在线服务。



使用诸如Confluence之类的笨重的产品对此不方便；使用Trello可使小型团队更好。这一简单实用的工具可让您在一个晚上组织一个方便的知识库，该知识库易于维护和更新。这正是Atman Digital的网页设计团队所做的并感到高兴。罗曼·科林（Roman Khorin）会告诉他们，他们如何使用Trello的知识库，这种方法的优点是什么以及谁合适？ -Atman Digital首席执行官。


为什么选择Trello


当设计师进行商业项目时，他有两个问题：“我在哪里看到的？” 和“该怎么做？” 经验丰富的专家对他开发的项目和服务具有视觉和视觉记忆。对于他来说，查找参考（示例）并理解如何实施项目是一个简单的任务。但是初学者没有这种记忆-他们需要不断研究新站点和服务的设计。 

Atman Digital有一支年轻的设计团队。完成几个订单后，出现了一个问题：“如何组织团队经验交流？”以发展壮大。这要求找到一种交换有用服务和参考集的方法-知识库。

我们没有时间建立深厚的基础。由于第一个项目在Trello中，因此团队已经熟悉此工具。他被选为组织知识库。

Trello的结构简单直观：清单，卡片，检查清单。借助熟悉的界面，我们可以轻松快速地组织并适应基础。在Trello，可以轻松地组织构成设计师基础的外部链接。对整个团队来说，向数据库中添加新内容也很容易并且可以理解。

Atman知识库如何工作


基础是分层的：它分为不同的类别，每个类别都具有带有检查表形式的附加子级别的卡片。


知识库中的纸牌。

层次结构的第一级是工作流分离。所有项目都从分析开始，然后继续进行原型设计。参考和混乱板是一种视觉样式，可以提供给客户以实现这种样式的整个项目。进一步的设计渲染和图片中未包含的几个步骤。



当设计师遇到问题时，他想记住自己所看到的东西，或者利用过去的经验。问题不仅以这种方式出现，而且与工作流程相关，例如，向客户展示网站的示例或向布局添加新元素。因此，第一级是任务分离。

第二层是材料的  类型。这些是可以构造的部分中的卡。



在卡片的下面一级，列出了我们在工作中使用的材料。在这种情况下，这些都是我们汲取灵感的网站。这是“基础知识”，不能再分为各个组成部分。



Atman知识库功能


它建立在与其他网站和在线服务的链接上。首先，在线视觉体验对于设计师而言很重要。通过链接，我们将所需的所有信息数字化了：Google Docs中的工作，服务，文章，视频和内部文档的示例。在一个地方进行数字化，结构化和组装。

如果不遵循，底座会混乱。因此，我们作为主持人有单独的角色，他定期清理数据库并向其中添加新内容。

知识如何进入数据库？每个人都可以添加知识，但是首先他们要经过“分销商”。这是一个过滤器，可将有用的信息过滤掉。 



当团队成员看到有趣的事物时，他将其放在其中一张卡片的“分配器”中：“绝对有用！”或“可能有用”。小组讨论了第二张卡片中的材料是否有用。

主持人定期进入数据库，并检查“分发服务器”中已累积的所有链接。然后，他决定如何处理它们-删除或转移到另一个类别，并在必要时添加描述。



提醒和通知系统。在生命的最初几周，基地充满了情感。后来，人气开始下降，其中只有一位主持人-我。为了解决该问题，我引入了提醒和通知系统。

主要的通信渠道是Slack。它与Trello集成。我们进行了所有设置，以便在您向Slack团队聊天中添加新材料时出现通知。最初，通知是发送给工作聊天的设计师的。当他们开始抱怨通知令人分心时，我们在Slack中为通知创建了一个单独的频道，并添加了想要的人。

每周打电话，我们都会分享经验，印象和评估工作。在每次会议开始时，我都会使您想起基地 -我问谁添加了什么，学到了什么新东西，可以提供什么。在工作流程中，我还提供了对数据库的引用。

发生了什么事


结构。从生产过程到“基础知识”的层次结构很好地展示了自己。资料结构清晰，易于找到您所需的链接。 

编辑。Trello中的基础易于编辑：更改文本，添加新部分，列表，链接。即使有人犯错，也可以解决所有问题。
 
说明。我们写了一条单独的说明，可以帮助初学者了解数据库的工作原理，并且不会破坏数据库。

提醒系统鼓励团队使用数据库，而“ 分发服务器 ”则有助于过滤无用的材料，而不是乱丢数据库。

一般工作。团队中的每个成员都可以参与此过程很方便。没有一个人从事知识管理-每个人都可以提供帮助。

发生了什么事


简短说明。可以用一句话描述的简单知识没有问题。但这并不总是会发生。



例如，在清单中，前三个链接称为“按类别列出的全球最佳网站”。为什么名称相同？什么类别？等级1，等级2和等级3与什么相关？如果您解释卡的作者的意思，它将占用太多空间，并且清单格式不便于进行大量描述。

大文件拐杖。该基地不太方便张贴视频，照片或文字材料。如果将文件上传到云并在Trello中保留链接，则可以解决问题。但是，这又是一个“拐杖”。

知识库是开放的。团队成员可能会绕过“分销商”而从数据库中删除材料或添加其他材料。

链接断开。基数越大，链接越多。他们中的一些最终变得不活跃-坏了。我们没有自动检查无效资源和站点的信息。

聚合器文章。基础的层次结构假设我们正在从一般知识过渡到“基本知识”-链接到特定资源。聚合器文章是诸如“为设计师提供的12项最佳服务”或“ 999个启发灵感的有用站点”之类的材料。

团队倾向于将聚合器文章添加到数据库中，但是它们没有用，它们破坏了层次结构并破坏了逻辑。从“基础”知识中，我们发现自己处在这个大杂烩中，在那里我们又不得不弄清楚在哪里，什么以及为什么。

如果无法访问Internet，则数据库不可用。没有Internet，Trello本身和所有链接将无法正常工作。您甚至无法提前下载。

如何完善制度


我们的团队可以进行编辑，因为到目前为止，没有发生任何重要内容被删除的事件。但是，如果您愿意，可以限制团队访问编辑材料的权限。为此，创建两个板：基础板和“分配器”。员工将材料添加到一个单独的董事会中，主持人将其从该董事会转移到主要基地。在主数据库中，限制员工的编辑权限。 

使用Trello中的标签系统。标签是带有名称的彩色块。例如，红色表示书籍，蓝色表示链接，绿色表示视频。您可以看一下卡片并立即通过颜色了解其中的内容。标签有助于为数据库增加额外的层次结构。

使用插件的更多功能。该工具正在迅速发展，并且可以肯定的是，其中会有一些工具可以对您有所帮助。

结论与建议


Trello帮助快速组织了知识库。剩下的就是从书签中收集所有链接。

链接形式的知识库对于设计团队来说很方便 -只需单击三下鼠标即可。用作思想库也很方便。我们发现，不仅对于设计师，而且对于例如前端开发。

专家越有经验，他们使用知识库的次数就越少。当一个人已经很充实并获得经验时，他就会使用自己的观察力。但是该基础已为初学者积极使用，并且学习速度更快。

没有通知系统，活动会减少。如果您不提醒，不要创建信息背景，那么数据库的使用将越来越少。

此外，活动减少是因为我们从Trello迁移到PlanFix。工作区已断开连接-要返回Trello更加困难：您必须打开一个标签并进行搜索。如果数据库中的工作空间未与其他工作空间连接，则数据库中的活动将消失。

KnowledgeConf 2020 Online , : , , ( ). : , , , , lightning talks. .

- , . 2 , — 4.  : , . , .

More articles:


All Articles