👃🏼 👳🏿 👩🏼‍🤝‍👨🏻 立即不要着急改用EDI和EDS：您可能不知道的陷阱 🚣🏼 🎊 🤛

在隔离之前，俄罗斯的业务情况并不理想。但是在2020年春季，外部环境打破了先前拟定的计划，并迫使公司迅速适应新的现实。员工向远程操作模式的过渡带来了以前尚未解决的问题。例如，如何组织文档的打印和传输？

许多人考虑过渡到电子文档管理（以下简称EDI）和使用电子数字签名（以下简称EDS）。提供这些服务的公司已迅速准备好库存，并实施了EDI和EDS的定位，作为远程打印和扫描文档的有利替代方法。但是实际上是这样吗？

让我们分别考虑两个部分，即打印量和打印成本，以2020年之前尝试过EDI和EDS的公司为例。添加法律信息并分析问题的技术方面。

减少打印量：混合结果

几年前引入EDI和EDS的公司已经设法收集有关新技术对印刷量影响的统计数据。结果好坏参半。

对于某些人来说，总打印量有所减少，但是对于投资回报率来说还不够，对于某个人来说，它的打印量属于一个部门，而另一个部门却有所增长。让我们看看为什么会这样。

打印量减少不足

EDO仅覆盖办公室生产的一小部分印刷品。研究结果表明，普通的办公室文档“生存”时间从几个小时到1个工作日。在实施EDI和EDS时，一名员工有权以电子形式签署该文档并将其上传到在线档案中。但是数据来自哪里来编写此文档？

例如，经理与电子数字签名签署协议，并将其上传到EDI。但是他收到了以纸件形式起草合同的数据：来自承包商或没有EDS的员工。会计报告也是如此。即使将最终文档上载到EDI并签署了数字签名，会计师也仍会根据没有电子签名的员工的打印和签名文档来草拟该文档。如果所有员工都有义务将文件发送给起草合同或以电子方式进行报告的人员，他们还将手工打印并签名文件，然后对其进行扫描。因此，引入EDS和EDI不会影响公司的大部分打印量。

一个部门的印刷量下降，而另一个部门的印刷量增长

该公司引入了EDS和EDI，以便不与对手方进行交易时打印文件。销售或采购部门的打印量下降了。但是他在会计领域长大。为什么？
首先，因为会计（正确地）不信任EDI中文档的安全性。虽然不可能排除系统崩溃，数据丢失或损坏的情况，但每个电子文档必须具有纸质副本。

其次，由于会计知道在税务审计中确认交易时，联邦税务局要求提供纸质文件：正本，主要文件。因此，会计师将为每笔交易打印并转到相应的文件夹关闭文档。一个部门的打印量只是转移到另一部门。

甚至为交易对手节省副本也并不总是明确的。因为每个拥有EDS和EDI的交易方都将新闻界的义务转移给与之互动的人。

可能是EDI的引入增加了（！）打印量。一家公司引入了文档中间版本的电子传输，以准备最终版本。以前，有6名员工阅读并签署了印刷的批准书：每人进行更正，然后将其转移给其他人。扫描了文档的最终版本。现在，签署者已收到该文件的电子版本。但是，仍然保持使用纸张的习惯：每6名员工中的每人打印一份文档，用笔进行更正，以电子方式进行复印，然后发送给链中的下一个。结论：他们开始打印6张纸，而不是1张文档。打印量增加了6倍！

减少打印量：结论

在介绍EDI和EDS之前，请仔细研究公司内部的业务流程。这些技术只有在其实施将大大减少打印量和成本时才有效。而且请记住，您仍然无法避免为监管机构打印报告，也无法避免在存档失败，数据丢失或失真的情况下作为保险。

降低成本：相反的结果

EDI和EDS的引入可以节省打印纸。但是钱呢？

假设公司大量打印，并且希望摆脱打印机，耗材和服务的成本。一个EDS的价格每年为1,000到6,000卢布，具体取决于公司的规模。 EDI的实施费用约为每月3,000卢布（1C系统，发送100套包含在价格中，每增加10卢布）。

如果您为1名员工放置了EDS，则在使用适当数量的文档的情况下，他将无法解决任何其他任务。仅检查并签署发票，合同，发票，行为等。因此，签字人的年薪将加到EDS和EDI的费用中。而且，包括财务报表在内的任何文件的签署都不太可能会委托给低薪低职位的人。这是完全不安全的。还有另一个问题：如果唯一一名拥有EDS的员工生病，休假或辞职会怎样？

您可以为10名员工签发EDS，但每年的费用为10至6万卢布。至少要向EDI运营商支付36,000卢布。

如果实施该软件，则使用EDI（Diadoc计算机）的年度API许可费用为1.8万卢布。同一家公司提供中介服务：从每月600卢布的4600卢布的每月转移到12400卢布的68400卢布。

并且有必要将打印文档的成本增加到EDS和EDI的任何费用中，因为该公司无法完全排除它。

降低成本：暂时过渡到EDS和EDI

一些公司意识到上面列出的陷阱，因此他们不考虑向EDI和EDS的持续过渡。但是在隔离方面，他们急于暂时引入这些技术，以节省远程打印组织的费用。

一名员工的最低工资标准为每月3000至5000卢布。同时，同一名员工每月打印约300-500张纸。打印300-500张纸的成本，包括设备，服务和用品，使公司的成本从500到2000卢布不等（最终价格取决于格式和打印设置以及设备）。因此，在临时引入EDI和EDS之前，请将在远程位置维护办公室基础结构的成本与切换到其他技术的成本进行比较。并记住隐性成本。

降低成本：结论

仅当过渡成本和剩余印刷成本不超过当前印刷成本时，才可以临时或永久实施EDS和EDI。因此，在初始阶段，请明确定义您不能拒绝的打印量。

尝试过EDS和EDI的公司的经验表明，在大多数情况下，结果与预期不符。例如，在会计中签署，发送和接收文档的过程已大大加快，但总成本却增加了。

为了减少隔离成本，请探索所有可用于优化打印成本的方法。也许您可以节省远程设备诊断的费用或以旧价格查找易损件。并且，如果您坚信有必要改用EDS和EDI，请制定实施计划并明确选择提供商的标准。并预先计算出不可放弃的打印量。

法律声明

使用EDI和EDS涉及多个法律方面。据法律专家称，法院对电子文件表示怀疑，不愿接受这种形式的数据。

第二个问题：文件的保质期。与纸张不同，EDI中的数据不能在3-5年后处理。在某些情况下，这很有帮助。但是，去年，最高法院几乎取消了对违反税收行为的时效规定。公司生命中会发生不同的情况，因此，有必要就EDI和EDS对监管机构要求性质的影响与律师进行磋商。

问题的技术方面

让我们从安全性开始。如果EDI的提供者是第三方公司，则文档的安全性取决于其安全系统。如果客户停止使用EDI或决定更换操作员，归档将如何处理？

还存在对外包商的依赖问题。一家公司未能及时向Sberbank提交有关EDS续约的文件，并且两周内无法在线使用Sberbank。由于连接是由其他IT专家完成的，因此不可能影响他的工作速度。

还会发生简单的技术故障：由于程序不起作用，会计师或经理无法签署和发送文档。公司的IT专家已连接，并正在与第三方IT专家进行谈判。他们正在寻找失败的原因以及解决方法。目前，该组织的活动已冻结。合作伙伴不会收到已签署的合同或发票以支付款项或已付账单，员工不会收到薪水，政府机构也不需要文件。

如果公司全面实施EDI和EDS，那么谁来负责维护内部存档？ IT服务将承担其他义务，或者将雇用一名特殊员工。也许从州再培训某人。这些是额外的支出，但是主要问题是：哪个公司可以访问档案，并且安全协议的结构应该是什么，以防止信息泄漏或故意的数据损坏？

另一个问题：如果公司与之交互的组织都不使用EDI怎么办？一家公司的会计师表示，他们被迫执行两个工作流程：合作伙伴用纸和内部使用电子文件。据他们说，在最大责任范围内，他们还打印内部文件。因为并非所有员工都同样精通EDI。而且，如果专家出于某种原因不在办公室，那么与电话解释系统的工作原理相比，让他们的同事请求纸质档案更容易。数据丢失的风险过高。

发现

对于某些公司而言，引入EDI和EDS是内部流程的最佳优化和与承包商的交互。但是对于其他组织，电子签名和电子文档管理将不会带来明显的好处。要了解您的公司属于哪种类型，请将打印成本与优化的打印成本以及向EDS和EDI进行临时/永久过渡的成本进行比较。

立即不要着急改用EDI和EDS：您可能不知道的陷阱