🧒🏾 🤶 👨🏻‍🏫 远程工具：滥用应用程序将近造成50,000美元的损失 🙏🏾 🤟🏿 🔲

自2013年以来，我们就一直在进行远程工作，我们知道新来的远程工作者在什么地方动脑筋。我们在寻找在线办公室的最佳应用集时犯下的愚蠢错误的第5条。

最后的奖励：指向远程工作应用程序目录的链接。

我们的公司称为Ratio，我们从事定制Web开发。直到2018年，我们一直以“莫斯科办事处+该地区的远程员工”的格式工作。现在根本没有办公室，但是有一个由20多名员工组成的完全分布式的团队。

在这里，我们将讨论在组织远程办公室时的错误。放心，在接下来的几个月中，许多领导人将绊倒我们七年前的同一地点。

顺便说一下，我们最近启动了在线应用程序远程目录。本文结尾处有一个链接：您可以自己评估项目并在评论中分享您的印象。

错误1：用文件代替知识库

Google云端硬盘是有关一次性平板电脑和官方纸的。如果您打算将表格和法规存储在那里，您将一次又一次返回到表格和法规中-最好立即查看知识库：Notion，Coda，Confluence，Yandex.Wiki。

在每项业务的生活中，都有时间捕捉经验和流程，否则新来者会疯狂进入您的团队。但是，当法规变为30-40时，就需要以某种方式进行组织，否则您将无法迅速找到正确的法规。

一次，我们的经理花了半个小时在Google云端硬盘中查找文件。然后，我们决定将所有项目文档转移到Noion。这项看似简单的事情花了公司20个工时。20个带薪小时仅用于以新方式组织文档。

意识到这一错误，我们基于概念收集了整个管理基础架构-项目，人力资源管理，CRM系统和企业社交网络。在Google文档中，我们当然不会这么做。

错误二：管理者被控制为表演者

完全过渡到远程站点后的头几个月，我们尝试准确地计算管理任务的成本。哈！带有清晰传统知识，截止日期和估算值

的方形YouTrack非常适合开发人员。使用适用于管理人员的相同工具，我们很快遇到了问题-推土机估计了任务，截止日期不断被打破，人们感到痛苦。完美主义者的地狱：没有完成感，没有应有的作用。

显然，这种控制是没有用的。累积完成的任务，然后立即标记所有任务-经理们没有使用YouTrack来组织工作日。生产力的确切损失很难衡量，但是很明显它们是巨大的。

在这种情况下，将管理人员转移到一个单独的站点是有意义的，在该站点中，需要填写的字段较少，而且自由度更高。通常，此站点比跟踪器更像高级任务列表。

首先，我们在Asana上戳了戳，但随后决定放弃重复的应用程序，转而使用Notion。根本没有清晰的模板：每个经理以适合他的方式来固定任务。此外，我们立即将Notion与Slack集成在一起-这使我们免于不必要的沟通，现在可以自动完成任务的报告。

错误三：共享而不是公司存储

首先，我们根据需要共享文件：我们以电报形式相互转储或上传到个人磁盘驱动器。设计师尚未使用Figma，所有工作都进入了Photoshop-文件经常被传输，但是丢失的频率甚至更高。

我们在项目上浪费了三到四倍的操作时间，我们不得不再次绘制界面。不要重复我们的错误，请立即使用公司的Google Drive，Box，Dropbox或Yandex.Disk。

错误4：任务说明中的密码

最初，网络安全问题并没有困扰我们。密码存储在通常需要的位置-任务和项目卡中。这种方法几乎花费了我们50,000美元。

就像这样：我们几乎进入了NDA，因为YouTrack陷入了困境，并允许搜索引擎对其内部进行索引。我们在那里拥有一切：登录名，密码，所有敏感数据。顾客注意到有泄漏，给了我们一顶帽子。

YouTrack开发人员已纠正了该错误，我们设法与客户达成了一致，但是在此之后，我们不再信任非网络安全专业服务的密码。现在，公司的信息渠道封闭，规则混乱：所有用户名/密码都使用1password，我们不会在聊天中交换访问权限，也不会将其存储在生产应用程序中。

错误5：免费开源

几年来，我们为整个团队支付了Slack。群组通话在那里很方便，屏幕共享也很实用-当他们在对话者的屏幕上绘图时添加了功能时，这很酷。但是在2017年，由于业务问题，我们的主要客户（收入的三分之一）减少了订单量。我们不得不砍骨头，包括办公室。

在这里，我们发现了免费的全功能软件的世界。我们停在一群Rocket.Chat + Jitsi Meet作为拨号器-两种产品都安装在自己的服务器上，这完全适合我们。接口弯曲，但是我们是苛刻的编码器-功能最为重要。至少在我们看来如此。

我们花了20个小时的管理时间和20个小时的开发时间来部署，测试和实施新应用程序，然后我们开始自然地吐口水。Rocket.Chat有问题，通知没有按时到达，总的来说是一种不愉快的感觉：为了工作，我们不得不从一个不舒服的界面中走出来。

结果，我们切换到了免费版本的Slack，而没有完整的聊天记录和Google Meet通话。尽管如此，付费产品的初始版本仍然比完全免费的解决方案更好。被截断的消息历史甚至成为改善团队纪律的机会-所有重要的项目信息都应存储在Notion中，而不是在聊天室中。

明智地选择工具

分布式团队中最重要的不是应用程序，而是仪式和人员-并非每个人都适合远程使用，其余的则需要定期地相互粘接。应用程序是次要的，但是没有它们，您将无法组织良好的工作流程。

我们最近启动了Remote，这是用于远程工作的免费应用程序目录。顺便找到适合您办公室的服务。明智地选择，不要重蹈覆辙。

远程比例数字

我们还制作了一个贴纸包，用于在远程团队中进行通信：https :
//t.me/addstickers/Cat_Remote