Get best of the week

在家庭和办公室之间。如何组织分布式团队的工作

哈伯，你好！

如今，许多公司都为其雇员提供在家工作的机会。但是，并非每个人都有机会进行远程工作。一些专家不会将战斗岗位留在办公室。Artezio

团队决定弄清楚如何在“混合”团队中进行工作，该团队既可以在家中也可以在办公室工作。我们以公司内部如何建立类似流程的示例为例编写了本文。他们还谈到了实际问题的紧迫性：远程工作的利弊是什么。 

资源

我们公司使用的原则是：无论这些员工是其他员工还是远程工作还是坐在办公室里，都没有关系，我们将整个团队视为他们将在家工作。

简而言之，我们不会将团队划分为在家中或办公室中“坐”的人。为了使所有团队成员的能力保持一致并为每个人提供相同的工作工具，这是必要的。

工作如何建立


这一切都始于计划。这将使我们清楚地表示获得特定结果的时间范围。原则上，总是有必要进行计划，但是在分布式团队的工作中，每个人都需要清楚地了解工作的时间和结果。

为了正确地计划所有事情，我们需要记住几点。

  • . , , , . . , , , .
  • . , .
  • . , . .

因此，我们有了一个计划，它可以是任何形式：MPP文件或纯文本。但是它必须阐明工作顺序，分配的资源和截止日期。

在计划之后，我们将任务反映在团队协作系统中。对于我们公司来说，这就是吉拉。它是这样的： 

  • 在Jira中（或使用其他协作工具）将任务分配给执行者；
  • 承包商被要求完成任务，在吉拉解决问题所需的时间登录；
  • 在根据计划创建任务时，我们还指出了Jira中任务之间的依赖关系；例如，如果我们发现需要更改某些东西或修复在测试阶段发现的缺陷，我们还可以创建新任务。

每个任务都有其自己的生命周期。通常，我们使用以下状态：

  • “新任务/未完成任务”-用于尚未分配给任何人的新任务；
  • “在工作中”-将任务分配给特定的执行者，正在完成任务，正在完成进度，并且正在为该任务注销时间；
  • “已解决/已提交以供验证”-任务已由承包商完成并正在验证；
  • “重新发现”-根据审核结果，任务被重新打开。
  • “已关闭/已检查”-已关闭任务，可能是由于已对其进行了检查。

来源

为了了解如何执行任务以及我们对中间结果的期望如何与完成任务后获得的结果相对应，我们控制以下工作：

  • 我们通过拉取请求跟踪源代码并进行代码检查-开发人员完成任务后，团队负责人或架构师将检查代码；
  • 我们进行测试-这是一个长期不变的阶段，已经成为标准，也适用于控制；
  • 定期对迭代结果进行演示-针对产品所有者，客户进行，主要是为了使团队和对产品感兴趣的所有人的期望保持一致。

与分布式团队合作时，关键是沟通。每个人都在不同的地方，无法快速地讨论或传达给每个人，因此必须预先计划通信，考虑和使用能够可靠实施的技术手段。

这是我们实践中使用的。

  • - ( ) — - . , , , .
  • . . , , , — , , . — Word Google Docs. Google , . Microsoft. 
  • — , .
  • — , . Jira, . Skype, Hangout, Telegram Viber. Zoom, . , …



  • — , , , .

呼叫必须事先计划。当然，在紧急情况下，您甚至可以立即拨打电话，但员工可能还没准备好。通话的规律性也很重要，以便所有团队成员都能感受到节奏感，为对话做好准备。能够显示屏幕并确保传输语音非常重要。视频流是完全可选的。语音参与更为重要。最主要的-不要忘记准时打开和关闭麦克风。是的，不要忘记-为了使沟通有效，必须记录并记录通话。

对于沟通，我们最常使用Skype和Telegram，即小组聊天，以就工作和非工作问题进行业务沟通。

在离线活动中使用的有用的Web平台（吸引参与者，展示演示文稿）。 MyOwnConference或iSpring Learn很好。这样的平台也适用于在线员工培训。扬声器通过电话讲话并切换幻灯片，或通过集成视频进行连接。

另一个好主意是每天早上举行10-15分钟的联合视频会议。对于位于偏远地区的员工，这将使他们能够上班并充当房屋和办公室之间的一种连接链接。

通过适当的管理，混合模型会非常有效。例如，它使您无论身在何处都能吸引合适的专家。这将为公司节省在人事竞争激烈的城市找到员工的金钱。 

此外，在家中舒适条件下工作的能力可以成为公司吸引合格工人的一种方式，这意味着它将使该公司在市场上更具专业性和竞争力。  

不在办公室的利弊


Google推出的首批完美家庭办公图片之一。来源 

至少，在IT公司中，大多数专家（有这种感觉）现在都在家工作。 

与其他任何形式的劳动力组织方式一样，“远程”有其自己的一套优点和缺点。对于许多经理来说，其中一些可能成为阻碍他们将员工转移到远程工作模式的重大障碍。对于其他人来说，它将开辟新的商机并提高劳动生产率。

这些缺点包括以下内容（如果我们忘记了某些内容，请在评论中告诉我们）。

  • 纪律与动机

与直接在办公室相比，在远程上激励员工（最重要的是控制员工）要困难得多。由于附近没有经理，许多员工可能会遇到纪律问题。

  • 控制

假定通过远程操作模式来监视员工的职责履行情况会非常复杂。结果，原始的截止期限可能会改变或修改。 

  • 家居摆设

据信，家庭环境比办公室环境受约束更少。除了安排其他家庭成员的日程安排外，员工通常还会分散工作任务或根本不工作。

  • 缺乏眼神交流

由于无法直视员工的眼睛而无法直接传达所需信息的心理障碍。无法亲自与员工联系并讨论必要的问题可能会加剧这种情况。

除了上面列出的清单以外，还有许多困难可能会阻止经理将员工完全转移到远程工作：

  • 业务特色

一些公司实际上无法将其部分员工转移到远程工作。通常，这是由于业务或其技术功能的特点。在其他因素中，可以注意到公司的许多客户对个人联系以及与他们的直接联系的要求。

  • 专家级

对于新手专业人员而言，他们的培训和实施在远程合作的框架中可能不太有效。雇主希望有固定经验的策展人直接将“初学者”快速有效地融入当场。公司的企业文化也可能施加其他限制。

  • 个人和公司数据的安全性

在远程工作模式下，公司及其员工的数据安全性问题变得越来越重要。网络钓鱼和病毒攻击以及工业间谍活动和数据盗窃的风险大大增加。

  • 人际关系和沟通

经典的办公室工作已成为一种自然习惯，在工作日的任何时候都会与员工接洽，进行咨询，用手指指点一下，在工作流程中直接澄清和解决问题。

  • 远程工作模式将其规则强加于通信。互助原则在远程工作环境中非常常见，但是您应该习惯于它的功能。例如，有时您需要征求对话者的许可才能打电话或聊天，而不是直接在办公室进行交流。

但是，该员工的远程工作还有一些好处（我们非常期待您在评论中添加内容）：

  • 操作模式切换

对于员工性格的许多心理型，切换工作模式（或办公室和远程工作模式的组合）的能力提高了他们的生产力和个人责任感。  

  • 以结果为导向

增加对工作结果而不是过程本身负责的作用。结果的透明度。意识到“在出口处”对您的期望。

  • 非财务动机

雇主激励或奖励员工的另一个机会。

  • 学科

减少与交通状况或天气有关的迟到，不可抗力的风险。

  • 工作场所舒适度

无需外部噪音，可以调节微气候和周围环境以满足您的需求。

  • 降低运营成本

例如，出租房屋和满足办公室家庭需要的费用

很可能没有一种唯一，明确的正确方法来组织远程工作或调试与分布式团队合作的过程。 

首先，每个领导者或企业所有者在他的特定情况下实际上都采用这种方法。有可能变得更加灵活，而同时又不会失去当前的指标，并且值得表现出克制和耐力。 

贵公司如何与分布式团队合作并将员工转移到远程位置？

More articles:


All Articles