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用于组织在线活动的Lifehacks

我多年来一直在离线组织IT会议。但是，新的现实迫使我们的团队探索上网的可能性。在本文中，我从外国同事的文章中收集了信息和生活技巧。许多提示与离线活动的组织者有关。

在线活动格式


  1. 生活


    该选项最接近脱机事件的格式，仅在不喝咖啡休息时间讲话的情况下。演讲者和听众可以同时连接到平台，报告可以“实时”发送，参与者可以通过聊天交流并提出问题。

    优点：清晰明了的格式，演讲者无需进行初步录音。
    缺点：组织者有很多风险和不受控制的情况：演讲者在技术部分上遇到了问题/演讲者只是在适当的时候出现，这是平台的技术问题。

  2. 生活数天或数周


    这种格式使活动成为小型节日。这可以包括各种其他会话，讨论和讨论以及一些网络连接，而不是显着扩大事件期间的交互。

  3. 在录音中


    所有会议均预先录制，并在活动的指定日期显示。

    优点：减少组织者的风险。
    缺点：由于已经预先记录了所有内容，因此需要进行更初步的准备并且没有“事件”的感觉。

  4. 在涉及的录音中


    以这种格式，演讲本身被记录下来，但是演讲者在演讲期间在线出现，并且可以回答问题并进行其他活动。

    好处：演讲者可以专注于与听众交流。通过这种格式，实时聊天和录制更加平衡。
    缺点：表演视频录制的组织是必需的。


有关格式的更多信息，请参见本文。

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脱机会议上演讲者现场演讲的示例

不管您选择哪种格式，外国人士都会写很多一般性的提示和技巧。因此，您决定组织在线活动。

生活技巧


1.为您的活动找到一个“大主意”


召集演讲者，安排几天的网络研讨会并将其称为在线会议是相对容易的。这种方法的问题在于，作为会议的结果，通常，他们是松散耦合的，参与者仅收到选择性的事实，很少进行真正的培训。

找到将您的活动整合在一起的“大创意”。这个想法应该变成一行，您可以围绕它构建所有报告并将它们连接在一起。

为了突出显示与参与者之间的这些联系，您可以在会议的每一天组织介绍性的“准备”和最终的“总结”会议。

使用准备会议（大约30分钟）以突出显示会议的主要主题或想法之一，告诉第二天的报告与会议有何关系，以及如何将报告相互结合。

在总结会议时，请参与者总结一下这一天，思考他们的经历，并告诉他们他们打算如何行动。

2.创建一个供参与者互动的场所


虚拟事件的主要缺点之一通常被称为无法实现与脱机事件相同的通信水平。尽管面对面的交流确实具有无法转化为虚拟环境的品质，但是您可以在网络上创建的互动水平很高。

作为网络研讨会平台，您可以使用可以进行实时会话的服务。例如，在网络研讨会期间，“ 缩放”功能不仅可以让您连接聊天和“问答”功能。

查找单独的聊天主持人。事先准备合适的种子问题，他将能够将其发送到聊天并开始讨论。要求主持人不断鼓励听众参加对话。

在线会议之后，提供一个可以在演示文稿之间和之后进行讨论的地方。例如，私人团体Facebook和LinkedIn是合适的。特殊服务将有助于将讨论墙和社交媒体功能与WordPress集成在一起。

请记住，讨论永远不会像这样开始。需要提醒人们参加。在现场会议期间不断邀请参与者聊天。活动结束后，在电子邮件新闻通讯中包含小组中最活跃的讨论的提及，并提供指向这些讨论的链接。

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使用社交网络中的私人团体或即时通讯员作为讨论平台

3.至少使用一些现场视频


即使您的活动已在录制中安排好，也请至少使用一些现场视频。例如，主持人可以在报告的开头代表发言人。目的是表明尽管学习环境可以是“虚拟的”，但它却充满了真正的人，即在那里学习和讨论的人。

请注意，与会人员将同时看到演讲者本人及其演讲。这适用于在线事件以及记录中的事件。演讲者和演示文稿的“框架”可以在适当的时候相互替换，或者组合在一个窗口中。

例如，在我们的离线会议上，志愿者Stas Fomin为他的0x1.tv库录制了表演，然后在视频中添加了演示文稿。

“ ”
向演讲者视频添加演示

4.提供出色的客户支持


确保所有参与者都了解什么报告，将在何时何地保存，如何访问，何时可获得记录等。确保关键信息的导航链接位于会议网站的明显区域，并多次将提醒和所有必要信息发送到已注册的邮件列表。

将您的电子邮件地址和支持电话号码放在网站的页脚中，创建一个联系页面，并在新闻通讯中提醒向何处寻求帮助。

5.事先与演讲者交谈


在您说话之前先与他们“说话”。告诉我们更多关于您的受众，报告的期望，通常受众会更好地理解。找出演讲者计划讨论的问题，并讨论如何帮助使会议尽可能成功。

为每个报告安排“测试运行”时间。提前让他们留出时间让演讲者定稿，并在必要时重新收听。向演讲者介绍您决定举行活动的在线会议的服务的所有技术细节。

“ ”
活动开始前与您的主持人交谈。

6.称呼参与者为合著者


向参与者询问一些具体情况，以进行一些演示。例如，注册人可以提供其项目任务的描述或一段演示文稿要解析的代码。

进行常规的“跟进”会议，讨论问题和活动中涉及的任何内容。邀请听众参加讨论并加入视频。

7.吸引赞助商和合作伙伴


如果您要组织公司举办的活动，请找到不是您的直接竞争对手的人，但理想情况下，他们的服务可以为您的产品提供补充。

如果听众不多，请不要担心。大多数公司都希望找到合格的受众。如果您有机会在这样的小组面前发言，这很有价值。

您可以为赞助商提供多种选择：从提及他们的公司（例如，通过在网站页面上显示其徽标或在新闻通讯中链接到他们的公司）到提供在会议期间管理会议或与听众交谈的机会。当然，这些不同的方法应该具有不同的价格。

赞助商可以向您的会员提供奖品或折扣-这是一种吸引赞助商注意的好方法。最后，赞助品牌可以用来支持您自己的品牌并增加对活动的信心，这又有助于吸引游客。

如果您以前从未从事过此任务，则以下是一些寻找赞助者的关键提示。

  • 确定您可以为潜在赞助商提供的好处，并清楚地描述它们。
  • 探索您所在地区的其他活动，以了解谁赞助了此类活动。同时，还要查找有关赞助套餐价格的任何信息。
  • , . - , Facebook LinkedIn.
  • , - , , .
  • , . , , .

8. -


虚拟事件可能会持续很长时间，而较短的会话则安排在每周几天的1-2小时内。

通过长期获取知识，您的参与者将有更多时间来消化，分析和应用所学知识。这样您就可以中断计划，在活动期间进行调整并减少工作量。

这将增加听众使用聊天室进行讨论的可能性。首先，他们有更多时间。其次，他们几乎肯定会收到与内容有关的更多问题和评论。

另一个主要好处是可以预先录制表演。您可以在会议开始之前完整录制会议记录，也可以为紧急情况进行录音，例如，如果发现讲话者无法在线发言，则可以进行录音。

9.不要保存提醒


虚拟会议的功能之一是可以推迟或根本不推迟，而且，大多数虚拟会议提供的报告记录都是“我以后会看”的借口（当然，他们以后很少看）。

无法完全克服此问题，但是最有效的方法之一是频繁发送提醒。这包括即将到来的报告的电子邮件提醒，参与讨论的提醒，帖子已发布的提醒-所有这些都有助于使您保持最新状态并使参与者参与互动。

当然，重要的是不要过分做事，不要以过多的通知使参与者烦恼，但是最好不要弄错了，因为在开始之前不会记住您的事件。

10.找到上述所有时间。


如果您想在上面的列表中添加提示，那就是“提前开始！”

此处描述的所有内容都是可行的，即使是单独运行或由一家很小的公司也可行，但是您需要提前计划，以使所有零件保持一致。

“ ” 有关这些生活技巧的
详细文章（英语）。

最后，还有一些简短提示


  • 记住有关时区的信息（特别是如果您计划邀请外国演讲者参加）；
  • 利用您的演讲者和参与者进行宣传-向他们提供有关您活动的现成文本和图像，他们可以在社交网络上分享这些内容，请演讲者在其页面上讲述准备演讲的内容；
  • 编写会议的详细情况并预先写下所有可能的风险和解决方案；
  • 提前研究和配置备用平台以避免技术问题，并教您的演讲者和主持人也要使用它；
  • 在活动进行期间创建组织者聊天，以讨论紧急问题。

您已经有一个在线活动吗？与初学者分享提示和生活技巧。:)

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