使用Zextras Digital Jobs组织远程工作

关于冠状病毒大流行，许多企业面临着将全部或部分员工转移到远程运营的需求。这种操作模式的主要问题是交互的组织，以便员工仍可以在办公室外方便地进行交流，一起处理文档。

如今，有许多软件解决方案可在企业内部实现此类功能。但是，由于多种原因，远远不能使用全部。例如，一些企业对可以正常工作的云服务感兴趣，而另一部分企业正在寻找一种可靠的协作系统以托管在自己的服务器上。基于Zimbra协作套件开源版的Zextras数字工作站平台是一种适合所有人的通用解决方案。

该解决方案基于开源产品，目前在全球拥有超过1500万用户。选择Zextras数字工作站是因为物有所值。除了用于协作系统的基本功能（如电子邮件，日记，通讯录和任务列表）之外，用于创建数字工作站的Zextras平台还可以提供功能全面的公司聊天，文档，表格和演示文稿的协作编辑以及对移动设备的支持。那些打算在自己的服务器上部署Zextras平台的人一定会喜欢可靠的事务备份系统以及能够分层管理数据存储的功能。

例如，以一家从事工业包装供应的公司为例。由于冠状病毒感染的威胁，企业负责人认为将其销售部门，法务部门和管理人员转移到远程工作是适当的，仅将仓库工人和驾驶员留在“现场”，为他们提供必要的防护设备。在做出决定的同时，出现了许多与如何解决当前任务有关的问题。



因此，销售部门除了打电话和接订单外，还必须与经理不断协调特定客户的折扣额，还必须协调发送的商业报价，以及进行日常会议。法律部门还经常需要起草和批准协议，就某些问题进行咨询，管理部门需要监视企业中正在发生的事情并及时给出有价值的指示。

对于远程工作，该公司选择了Zextras Cloud服务。由云服务提供商MerlionCloud提供，您可以创建一个云环境来组织电子邮件服务，聊天，文档协作，数据备份和存储，对移动设备的支持，个人存储。该平台以具有竞争力的价格提供了高度的用户便利性，可靠性和安全性。

服务可靠性的保证是，它符合GDPR，ISO 9001，ISO 27001，ISO 27017和ISO 27018的现代标准，从而保证了业务流程的控制和质量，安全性和数据保护以及机密性。此外，得益于24/7全天候监控以及先进的反垃圾邮件和病毒防护系统的使用，将可靠地保护电子邮件用户以及企业本身免受网络攻击。 Zextras Cloud服务本身位于欧洲数据中心。



因此，该公司收到了一封私有，安全且功能齐全的电子邮件，并支持诸如Microsoft Outlook和Mozilla Thunderbird等流行的电子邮件客户端，以及移动设备和许多其他现代功能。此外，以前在工作中使用公共电子邮件的所有经理都可以轻松迁移到新服务。



Zextras解决方案中的公司聊天设计为尽可能易于使用。为此，它使用了对讲机，组和通道的细分。它们使您可以将整个企业合并到一个大会议室中，在该会议室中讨论与每个员工有关的问题，然后为企业的每个部门创建一个单独的渠道，以便员工在那里讨论其内部问题。在小组的帮助下，您可以组织不同部门之间的交互。例如，企业主管可以创建一个临时小组，邀请产品设计师，营销人员和生产经理加入该小组，以便他们在考虑所有可能细微差别的情况下共同开发新的包装设计。



不要错过发给他们的消息，适用于iOS和Android操作系统的Zextras Team移动应用程序将为员工提供帮助，该应用程序会不断向员工发送有关新消息和视频通话的通知。

用于文件交换的常用USB闪存驱动器已由Zextras Drive的私有个人云存储取代。公司员工可以在其中存储工作所需的文件，并在必要时为其他员工提供对其的访问权限。在这种情况下，文件将不会存储在一个文件夹中，并且每位员工都将拥有一个个人磁盘，他可以根据需要在其中组织文件。例如，员工可以将各种类型的文档存储在不同的文件夹中。



Zextras Drive还允许您为员工提供基于角色的文档访问。因此，例如，员工可以以只能查看文档的方式向同事提供访问权限，并且可以授予其经理访问文档的权限，以便可以对其进行各种更改。此外，您还可以与不在企业工作的人员（例如与客户或承包商）共享Zextras Drive中的文档。因此，许多员工可以直接在Zextras团队中快速掌握文件共享，从而大大提高了协作速度。



Zextras Docs的全部利益已由法律部门评估。该决定使您可以一起起草合同。由于使用了此工具，与普通办公室相比，该部门甚至设法减少了批准文件的时间。现在，企业的员工也有机会让其他部门的员工参与文档的准备工作。因此，报告，合同和商业报价的编辑速度大大提高了。

除了家用笔记本电脑外，员工还可以将其Zextras数字工作站连接到其移动设备。为了消除由此带来的信息安全风险，企业的系统管理员允许该功能管理移动设备。如果智能手机或平板电脑受到威胁，它可以使您擦除设备上的数据，阻止甚至断开与服务器的连接。它还允许您禁用相机，存储卡，无线连接和许多其他功能的功能，这些功能的使用会带来信息安全风险。

此外，Zextras Mobile允许您为每个设备添加其他移动密码。该密码与真实的帐户密码不匹配，但是它可用于将移动设备与服务器同步，并且是必需的，这样即使窃取或黑客入侵了该设备的攻击者即使提取了帐户密码也无法到达服务器。

除了云选项外，还可以在公司的服务器上部署 Zextras数字工作站平台。由于平台不需要系统资源，因此您无需为其购买功能强大的服务器。阅读我们的文章，了解如何在您自己的服务器上安装Zextras数字工作站平台。

使用此部署选项，Zextras Backup提供的备份功能就变得至关重要。预订本质上是事务性的，也就是说，系统实际上会自动备份用户执行的每个操作。这种备份方法使您能够可靠地保护服务器免受勒索软件病毒的侵害，并且始终可以随时获取服务器上数据的最新备份。



Zextras Powerstore提供的分层存储管理功能允许通过降低信息存储成本来优化服务器基础架构的拥有成本。因此，例如，用户经常访问的最新数据可以存储在快速但价格昂贵的SSD上，用户不经常访问的旧数据可以存储在速度较慢但价格便宜的HDD上，甚至将它们发送到与S3兼容的云对象存储。



此外，在公司服务器上安装用于创建Zextras数字工作站的平台时，可以实现公司聊天中数据的完全机密性，这在原则上是使用公共服务和即时通讯程序时无法实现的。

还可以添加正式的视频聊天功能，该功能允许员工以视频格式举行正式的会议。因此，员工将能够组织熟悉的会议，而不会感染冠状病毒。



借助即时会议功能，他们可以与客户进行视频通话。为此，只需生成一个链接并将其发送给对话者即可。单击该链接后，视频聊天窗口将直接出现在客户的浏览器中，并且员工将能够以完全非接触式的方式来谈判或展示产品，而不必离开该地点。 Zextras公司聊天的另一个优势是移动应用程序的可用性，因此，员工可以在不损害企业信息安全的前提下，继续通过手机与团队进行通信。

因此，使用Zextras平台，您可以创建私有，安全和高效的数字工作站，这些工作站不仅可以加速办公室内的工作流程，而且在必要时还可以将许多员工转移到远程工作，而不会损失他们的生产力。

如有任何疑问，您可以通过电子邮件katerina@zextras.com与“ Zextras” Ekaterina Triandafilidi公司的代表联系。