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大型IT公司如何将其员工转移到远程工作

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一个月前，只有少数几家公司开始谨慎地逐步将员工转移到家中进行远程工作。总统在3月25日发表演讲后，几乎所有的员工都必须被带回家给其他所有人，包括雇用数千人的大型公司。这是一项艰巨的后勤任务，因为许多员工需要VPN，通信工具以及一些需要工作的计算机和其他工具。我们联系了大型IT公司，并询问他们如何处理。

谁被转移到家里工作


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自3月16日起，整个VKontakte团队都切换到远程操作模式。支持VKontakte基础设施并且必须在工作场所中的少数专家可以免费获得出租车。

Mail.ru组


我们的大多数员工从星期二起就转到udalenka，并将在4月10日之前返回办公室。为了使同事们不会被日常工作分散注意力，我们在Delivery Club为每个人提供了各自的促销代码。

现在，只有那些工作任务无法远程解决的人才能来办公室。同时，餐厅，餐厅，体育馆，美容院，咖啡厅，干洗店，新鲜吧台以及按摩师和心理学家的办公室都关闭了。需要上班的员工由CityMobile免费带动。同时，办公室加强了安全措施-热像仪检查所有传入消息，每层都安装了消毒剂。到处都有单独的皮肤杀菌剂，我们不断为急救箱补充抗病毒药，抗菌凝胶和口罩，以及电梯触摸屏和所有门把手均定期用消毒液处理。

渡渡鸟披萨


我们有四个办事处（两个分别在莫斯科，西克特卡和下诺夫哥罗德）。现在我们已经完全关闭了莫斯科的一个办公室和下诺夫哥罗德的一个办公室。只有产品开发团队，照相馆和簿记员才能到其他办公室接收文件。总共每天在办公室的人数不超过15人。

廷科夫


奥利弗·休斯（Oliver Hughes）在3月23日的一封信中说：

“我们将坐在俄罗斯各地办公室的所有人员中的75％转移到了他们的家中。这个过程继续进行，如有必要，我们可以迅速转移20％以上。只有不到5％的员工需要在办公室有实际的工作（例如，技术支持，收集，安全）。对于他们，我们将根据所有卫生要求充分确保安全的工作条件。今天，我将自己上云并在家工作。现在-接下来该怎么办？”

现在大约有95％的员工与公司之间的距离是：[员工]距总部，莫斯科办事处和购物中心，该地区的12个Tinkoff开发中心。

漫步者


目前，Rambler Group的大多数团队都在远程工作，而在办公室中只有大约2％的员工。这些是来自媒体资产的同事，由于技术原因，他们无法在家中工作：负责新闻，视频部门的员工以及Okko工作室的同事。同时，该小组采取了所有必要措施，以抵消那些需要在工作场所就诊的人的冠状病毒传播。

扩音器


扩音器是最早开始将员工转移到远程位置的公司之一，但是，由于流程的特殊性，不可能全部转移100％。我们的所有努力都是为了维持高质量的通信，尤其是在当前网络负载不断增加的情况下。现在，大多数员工都在家工作。

直线


自2016年以来，Beeline一直在实施远程工作项目。在公司中称为BeeFREE。在采取与遏制冠状病毒传播有关的措施之前，来自不同部门的行政办公室员工中有65％利用了这一机会：财务，营销，人力资源，IT等。可以在办公室外执行不同部门的不同职能-相信只有业务支持才是错觉。关于冠状病毒感染，我们正在进行反向分析：确切应该由谁在办公室工作？首先我们可以说：如果IT系统有这样的机会，几乎所有功能都可以在家里执行。有些员工由于其职务的特殊性而无法前往远程站点。我们公司拥有许多技术职位，可确保网络的平稳运行，他们位于我们的设施，不能在家工作。我们知道，提供稳定的沟通和优质的服务对于我们的客户而言尤其重要和至关重要。

另外，我们商店的员工无法远程工作。现在，为此类员工提供了为商店和行政办公室配备电离器，防腐剂和温度计的设备。

如何解决技术问题


扩音器


在转移到远程站点时，公司的技术支持和内部通信服务与员工保持不断的对话，他们在增加的负载模式下工作，从而使转换尽快。内部技术支持服务能够将部分请求转移到语音助手服务以及聊天机器人。

廷科夫


困难只与需要很快完成的事情有关，但是我们处理了它们。长期以来，每个员工都有Slack，Zoom，其中大多数人已经可以远程访问。

渡渡鸟披萨


在当前情况下，我们三周前开始将员工转移到远程站点。为了确保在家中舒适和高效地工作，我们提供了从办公室拿起桌子和椅子的机会。如果需要从办公室拿起显示器或测试收银机设备，则公司出租车和汽车共享服务已连接到所有员工。

最难的部分是弥补沟通上的不足。我们正在寻找不同的选择。

  • 我们有随机晚餐。每周，Slack机器人都会将需要喝咖啡或午餐的两个人联系在一起。这可能是您办公室或其他国家的同事。
  • 我们已经为所有人举行了一次共同午餐。在办公室里，许多人同时吃午饭，这已经成为他们的小传统。
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Mail.ru Group


我们是一家技术公司，因此我们可以轻松地将工作转移到远程模式：Mail.ru集团拥有许多强大的通信产品，包括两个社交网络，我们过去曾解决过即时通讯程序，邮件和视频中的许多问题。现在，我们刚刚在线传输了所有通信，包括与合作伙伴的会议。

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我们的团队位于不同的城市，在自我隔离之前，我们经常在网上举行会议，因此我们不会在远程遇到任何技术难题。 VK有许多用于远程工作的工具：聊天，视频通话，社区，视频广播和其他服务。我们每天都在使用它们，而不仅仅是在整个公司的远程工作中。

为了使员工能够访问所有必要的工作服务，我们为整个团队提供了VPN令牌以进行远程访问。此外，您可以从办公室拿起显示器以方便操作。我们还努力使我们的团队生活更加轻松，在撤职期间，我们为员工提供了从Delivery Club运送食物的折扣。

此外，我们还有一个内部VK隔离社区，我们在这里与同事一起在线瑜伽，根据食谱做饭，共享在线音乐会以及一起做更多的事情。我们适应新的现实，并尽量避免感到无聊。

漫步者


漫步者集团（Rambler Group）的许多资产长期以来一直按灵活的时间表运营，因此在技术上和运营上已为远程工作做好了准备。完全过渡到远程工作形式大约花了我们两天的时间。我们为所有人建立了团队，购买了Zoom许可证。在第一周，我们在一个远程站点上进行了几次网络研讨会，在此期间，蓝巴勒海峡集团不同部门的员工讨论了如何在专家和经理之间保持冷静。我们发布了从家到财务部门，会计部门和人事部门的办公设备。

VPN长期以来一直由编辑人员和技术专家使用-我们更换了路由器并将负载增加到2.5千个连接。首要目标是为超过1.2千名员工提供标准访问权限。我们发出了一封包含详细说明的信，但是收到了大约600封回复，要求协助进行连接。这大大超过了对技术支持服务的标准要求数量（每个工作日约80张票），原因是许多员工一直在办公室工作，而在某些情况下，在家工作却没有使用公司服务。

第二项任务（也是最费力的工作）是直接发布访问权限（个性化或团体访问）。连续几天，我们为他们提供了数百张门票。

我们面临这样一个事实，即有些员工无法明确表达他们对特定资源的访问需求，而无法获得比他们需要的更多的权利，在紧急情况下，您可能不会注意到这种不一致之处。我们还发现，某些组VPN没有所有者可以协调用户的加入或调整组的内容，这减慢了提供访问的过程。

我们不必引入其他安全措施，因为Rambler Group的远程工作过程已经存在了很长时间，而且我们允许员工使用家用计算机进行工作。但是，我们很清楚，将用户与个人设备连接起来会带来额外的风险，为了最大程度地降低风险，我们第二天在公司门户上发布了提醒，并提出了在家中安全工作的措施。为了防止网络钓鱼攻击，网络安全部门已经进行了另外两次网络犯罪浪潮。

扩音器


MegaFon使用HomeOffice模式将解决方案用于远程虚拟桌面（VDI，几乎所有公司员工都可以从家庭计算机上使用该服务）和其他技术解决方案（VPN），允许员工，承包商和合作伙伴远程访问公司资源。决定逐步按地区转移到HomeOffice，这使负担得以平稳增加。由于关键服务（VDI，VPN，AD，Exchange，SfB）的负载增加了2到5倍，因此所有这些解决方案都需要进行以前计划外的重大重新装备（考虑到维护地理储备的需求）。这在两天内就实现了。为了监视和分配负载，快速更新了仪表板，这使制定明智的管理决策成为可能。

我们将继续使用Skype4Biz在本地部署的Exchange邮件服务作为通信工具。在他们进入远程模式之前，需要快速为部分员工提供预配置的笔记本电脑。

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向远程工作过渡的重要部分是创建必要的IT基础架构及其支持。我们的员工使用VDI来远程访问公司资源，使用Skype for Business和Zoom来进行视频会议，Jira，Trello以及用于计划和监视任务的公司工具。

您需要为以下事实做好准备：没有有效的IT工具，远程工作将无效。我们为IT工具组织了高质量的支持，我们在线处理用户反馈，并培训员工使用新的IT工具

新员工入职和旧员工指示


漫步者


在雇用新员工的那天，招聘人员到达办公室开会，并给他提供欢迎礼包和必要的设备，讨论当前情况并提供更多帮助。然后，我们释放新员工的家，然后将其转移给直接主管，后者将新员工介绍给团队并参加日常会议。

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我们为雇用它们的初学者和经理准备了其他材料。他们还在入门过程中增加了与适配器和管理器的其他会议，并且当然更改了远程交互的适应过程。

但是适应的非正式部分也很重要。例如，泛滥聊天。这是一个虚拟的办公室厨房，您可以在其中开个玩笑，八卦，到处闲逛-感觉就像是一个活人，而不是聊天头像。最近，我们的同事度过了一个生日，他在披萨和果汁的聊天图片中“放下”，并希望在自我隔离结束后能真正食用。这样的时刻帮助我们放松身心，感觉就像一个团队。

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在Beeline的BeeFREE的工作过程是根据某些规则组织的。有必要签署一份雇佣合同的附加协议，该合同从法律的角度规范远程工作的主要方面。每个星期，您需要提前草拟并协调负责人的远程工作时间表，以及每天创建待办事项清单。还需要通知同事您何时进行远程工作。在工作期间，远程员工必须保持联系。要召开工作会议和会议，您可以使用音频和视频会议的功能-尽管此类“虚拟”会议迟到也不值得。为了确保过程的信息安全，将为每个员工组织一个单独的虚拟工作场所。

给别人的建议


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不要惊慌！保持冷静，检查管理流程，适应新情况，了解缺失的内容，对公司进行调查，以了解“医院的平均温度”，并根据结果组织员工所缺少的东西。

不要与您的员工失去联系：鼓励，不要忘记赞美，在这个不稳定的时期，人与人之间的沟通尤为重要。注意同事的需求和愿望。保持团队合作精神-尽管通过视频广播，而不是在个人会议中。 

与新现实中的团队工作进行讨论也许也值得一提。特别是如果您和您的同事以前不必进行远程工作。当您开始和结束工作日时，将如何分配任务，报告已完成的工作，需要多久拨打一次电话，甚至如何在工作中进行交流。 

漫步者


很难给出一般性建议，因为每个业务都有其自身的特点。通常，我们建议每个人都放弃台式机，转而使用笔记本电脑-这样，如有必要，员工可以在任何地方进行远程工作。将所有书面文件转换为电子形式也很重要-实施电子文件管理：这可以显着提高公司业务流程的速度。

立即使用集中式访问控制解决方案，否则您可能会通过不一致的通道来访问公司网络。为员工提供协作工具也很重要。同时，一定要提醒他们使用在线协作平台时使用机密信息的规则。

请务必告诉我们有关在家中安全工作的措施，因为您的员工及其个人设备在办公室外最容易受到伤害。您可以利用供应商和大型公司的现成建议。注意保护的技术手段-开始实施（或至少着眼于NAC（网络访问控制））。确保使用2FA方法远程访问网络。

而且，当然，在这种时候，激励对于员工感受到支持和安全至关重要。从远程工作的第一天开始，我们就致力于此工作：与CEO，业务主管和团队的直接联系。针对当前环境中不拥有管理工具的员工或新/年轻经理的单独会议。在现场直播中，我们讨论了如何应对不断增加的心理压力：在儿童环境，日常生活，营养和体育锻炼中的工作。我们不会忘记我们在办公室如何一起工作：在企业门户上，我们继续面临挑战（我们收集了员工家庭办公室的照片，远程工作等），我们为Telegram开发了贴纸包，并且开展了许多其他活动，这有助于我们加强团队合作精神！

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Beeline准备分享经验和最佳实践。以下是一些有关BeeFREE远程工作项目的信息的链接：

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