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优先任务排名-IL TEMPO应用

从办公室工作的第一天开始，时间管理技术和各种用于日常任务的会计系统就引起了我的兴趣。艾森豪威尔的矩阵从日常事务的泥潭变成了救命稻草，起初它使它免于效率低下的工作时间。但是，几个月后，任务的数量增加了很多，以至于象限技术显示了它的弱点。为了更好地考虑它们，我们回顾了艾森豪威尔矩阵的构造原理。两个轴：紧迫性和重要性，以及四个象限：

  • 紧急而重要
  • 紧急而不重要
  • 不紧急也不重要
  • 不紧急也不重要

假定该人本人将根据紧迫性和重要性的标准评估其任务，然后将结果放入适当的象限中。

然后，有一个简单的指示：紧急而重要的任务是独立且立即执行的，紧急而又不重要的任务被委派给某人。不是紧急的，但是重要的任务可以被推迟，但是您当然可以自己做，但是非紧急的和不重要的任务通常等同于毫无意义的工作-建议将它们无限期地推迟或无情地委派，通常-不要给他们工作过程带来任何重大价值。

如果不是很困难地评估任务的紧迫性-在有或没有最后期限的情况下，那么如何评估重要性？而且，它是如此分类：它很重要而不重要。例如，我几乎从来没有过不重要的任务-最初我只是不为自己设置任务。所有任务对一个或另一个学位都很重要，仅评估此学位是计划中的主要困难。这些任务何时在每个象限中是10个？从哪儿开始？而那10个重要但又不紧急的东西悄悄地变成了10个同样重要的东西，但已经非常紧迫的10个已经可用！那十个紧急但不重要？他们委托了什么？好像每个人都有一帮助手和助手一样，准备承担一堆他的任务和任务。通常，这不归结为授权-将实施的控制权转移给授权人时，而是任务的设置-并且，有时，与独立决策相比，它需要更多资源来监视实施。

正如许多作者的经验表明的那样，包括在GTD Hub上-拖延的主要原因之一是存在等效任务。由于缺乏按优先级划分的明确排名而导致的内部冲突阻碍了工作时间的有效利用。

自己的评估方法


我对于寻找一个可以设置任务本身优先级的系统感到困惑，我应该只执行列表中的任务-从上到下。 ABC分析，帕累托（Pareto）或其他方法都无法根据任务的分类来消除这种负担-到处需要一个人独立选择任务优先级的地方。

我开始自己对它们进行分类。根据重要性，我将任务分为4种类型-透明和可访问。每个任务可以轻松地分配到四个类别之一。在选择类别时，我受相反的原则指导：不是“什么导致任务的解决”，而是“如果任务失败且未按时完成，将会发生什么？”因此，重要性程度：

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这种按重要性划分的任务分类系统显着促进了任务分配过程，但对实现主要目标（为顺序执行分配优先级）没有贡献。我知道有必要使计算优先级的过程复杂化，并增加评估任务的新标准。

因此，很多年前，我的第一个任务排名系统以Excel平板电脑的形式出现。评估标准是经典参数：

  • 重要性
  • 紧急程度

我们已经考虑过的重要性分为4类（从1到4）。在紧急度方面，我还确定了4个类别，每个紧急度指数的分配顺序是递增的：

  1. 完成时间超过48小时
  2. 该术语执行8-48小时
  3. 持续时间2-8小时
  4. 完成时间少于2小时

现在，我将描述如何尝试计算该魔术索引，根据该魔术索引，应该以最佳执行优先级来构建任务本身。

首先，为了获得优先级指数，我决定简单地总结一下重要性和紧迫性值，但是很快意识到它们的意义并不相等。一个不太重要但更紧急的任务与一个更重要但不太紧急的任务具有相同的索引（1 + 4 = 4 +1）。尽管就象限而言，这也不正确。显然，重要性的重要性大于紧迫性，因此，在计算优先级时，重要性的重要性需要乘以一个递增因子。

我在该系统中进行了数周的尝试，并收到以下结果：传送带上有大量任务，它开始打滑-小型，中等重要且不是很紧急的任务被累积起来，变成紧急的并系统地到期了，因为与其他任务相比，它们始终处于较低的优先级不断到达的重要任务。违反此类任务的条款会对整个工作流程产生非常明显的负面影响。例如：在一个大型项目上花费3个小时，对于不太重要的项目而言，不允许进行5次2分钟的通话。最终，这5个未接来电比将主要任务的期限延长10分钟变得更加严重。

该系统需要重新引入。我输入了复杂性参数。这是完成任务所需的小时数。复杂度是计算优先级必不可少的参数。

只是，与重要性和紧迫性不同，复杂度越低-优先级越高！因此，我没有将复杂性参数的值添加到前两个变量的总和中，而是将这个数字的倒数加起来。

因此，复杂性参数的引入使我们不会忽略不需要大量时间来完成的简单任务。如果要花几分钟的时间写一封信或一个电话，那么立即进行此操作将变得更加容易，而不会拖延，只有这样才能进行大量资源和艰巨的任务。

多年来，用于计算优先级的公式已经发生了许多次更改和现代化，并随着附加系数的增长而增长，以优化结果。例如，紧急度的值开始由公式计算，而不是根据给定的条件应用1-4的值。

自动化


每个公司都有一些计划和控制日常任务的手段。它可以是CRM，计划程序或组织者。例如，我的妻子通过在一张纸上写任务连续多年开始工作。有人在监视器上使用贴纸，有人使用商业或专有项目管理系统，而有人使用Outlook中的提醒。在某种程度上，所有这些都是有用的，甚至是必要的。但是，考虑到我的优先级排序系统是在Excel中完成的，因此我不得不一次使用多个系统来处理任务：一个用于创建按优先级排序的列表，第二个用于跟踪状态和截止日期。 Trello，Megaplan和其他产品虽然功能强大，但并未扎根于我的智能手机-界面过于混乱。对于计划，提醒和跟踪，我使用了标准的iOS应用程序：提醒，警报/计时器和日历。顺便说一句，当我详细查看日历时，日历使我感到非常惊讶。许多iPhone用户不知道它还是活动计划的日常计划者。我特别感兴趣的是“旅行时间”的功能。如果您要计划召开会议，则系统会根据初始地理位置和最终地理位置来计算步行或乘车路线，然后在会议之前立即预订该时间。它还会提醒您何时该开始聚会或该进行该会议。也是计划活动的日记。我特别感兴趣的是“旅行时间”的功能。如果您要计划召开会议，则系统会根据初始地理位置和最终地理位置来计算步行或乘车路线，然后在会议之前立即预订该时间。它还会提醒您何时该开始聚会或该进行该会议。也是计划活动的日记。我特别感兴趣的是“旅行时间”的功能。如果您要计划召开会议，则系统会根据初始地理位置和最终地理位置来计算步行或乘车路线，然后在会议之前立即预订该时间。它还会提醒您何时该开始聚会或该进行该会议。

我认为将应用程序与日记中的特定时间段结合起来，能够制定和排列所有任务以及计划会议和活动的能力，并考虑交通拥堵来计算各种类型车辆的行驶时间，将是一件很棒的事。我开始想到这项技术任务。

iOS应用开发供个人使用


我首先要为自己准备应用程序。日常任务数超过30，资源显然不足。当您花费大部分时间在旅途中时，有时已经是一个问题-只是不要忘记在从会议到开会的途中在电话交谈之间解决任务。将任务委托或设置给第三方也很困难-体验很差。当您不仅一次转移一个任务，而是一次转移一组任务时，新的执行者通常会选择最简单，优先级最低的任务来执行，因此，最重要的任务必须以“漏洞利用模式”本身完成。问题的点设置可以解决问题，但是没有时间或工具来解决。

我坐下来写下了这个通用应用程序的需求：

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  3. . , .
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  5. . .
  6. 日记中的活动策划。具有提醒功能的计算和预订旅行时间的功能。

怀着这样的愿望，我编写了Il Tempo应用程序的第一个版本，我将其提供用于在战斗条件下进行测试。

IL TEMPO V1.2


第一个版本非常简单，但是它每天都会执行该功能。首先，我不再错过修复任务的机会-在Tempo中启动任务需要花费几秒钟。其次，选择要执行的任务的烦恼已经消失了-我单击顶部而不看工作！

程序界面分为两个窗口：

  • 组织者。在这里所有与执行时间没有明确链接的任务都将落下。它们具有执行优先级，由程序自动计算。


    — , — , — .
  • . — - .


    , . maps.sputnik.ru, — .

将任务添加到管理器时，必须指定执行期限，从选项列表中选择任务的重要程度，并确定完成任务所需的估计时间。



顺便说一句，复杂度参数是您唯一需要考虑的参数。它需要对自己的能力和可用资源进行客观评估，以完成任务。但是，即使您系统性地错过了此参数也没关系，您可以使用任务档案进行校准。


归档文件显示了执行所花费的实时时间-因此您可以了解为什么您更倾向于：高估或贬低您的能力。

任务可以开始工作，完成和编辑。可以更改所有参数，包括重要性。


在工作中，如果需要，您可以一次执行多个任务。工作中的所有任务都在列表的顶部，并用三角形图标标记。



将事件添加到日记中的方式与常规日历中的方式相同。


开始时间，结束时间，行程时间（如有必要）。如果知道旅行时间（经过验证的路线），请从列表中选择一个数字值。如果不知道，则需要指示路径起点和终点的地理位置，以计算步行或驾车在道路上花费的时间。

程序第二版中的功能开发计划


实际操作有助于确定对新的Il Tempo应用程序功能的需求。

目前，我们向组织者添加了一个新参数- “开始执行的时间”。为什么需要它？示例：有一个任务-与客户通话将花费几分钟。鉴于任务的高度重要性和低复杂性，有一切机会进入最优先的任务。但是有一个条件-客户要求不早于3天后致电。而所有这三天的任务将挂在列表的顶部，首先要在截止日期之前花费大量的时间。完成它是不正确的，将它投入工作也是不可能的。仍然可以忽略并等待指定的时间，但这不是很方便。“执行开始时间”参数将允许使用灰色为尚未到此截止日期的任务着色，并将它们从优先级列表中删除，直到任务开始为止。

我们也在考虑实施“工作日”功能。此参数将有助于立即解决两个问题：

  • 在计算组织者使用任务时，要考虑到日记中计划的活动时间。
  • 计算在截止日期之前注定要失败的任务。

计划如何应用它？

您可以在应用程序设置中指示组织者在任务上的活动时间，例如9:00-19:00。因此，程序知道您每天有10个小时从组织者那里完成任务。从这段空闲时间中，您应该减去在计划的事件上花费的时间-我们从每日日志中获取信息。我们有一定的免费时间，但要参考特定的日期和时间间隔。

有按优先级排列的任务列表。每个人都知道复杂性和紧迫性。依次增加所有任务的复杂性，如果您将其作为传送带依次执行，则系统将以此方式填充所有空闲时间。作为计算的结果，考虑到累积的任务，事件和工作日限制，当任务的截止日期比您可以启动它的时间早时，情况是允许的。

这种臭名昭著的“尸体”需要实时跟踪，并用颜色突出显示这些任务。这将允许在不等待失败的情况下更早地委派任务。

如果工作量超出您的能力，则这些任务的出现是不可避免的。并且此功能将使您能够更有效地计划资源和预测拥塞。

我们还计划使数据库存储在云中，进行同步，Web访问和授权。

好吧，合乎逻辑的步骤是发布适用于Android的版本。

结论


谁将在实战条件下的战斗条件下下载 和测试应用程序-请提供反馈。

我也请您在评论中分享您的观点并参加民意调查。

感谢您的关注！

Source: https://habr.com/ru/post/undefined/

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