👩🏼‍🏫 🤹🏽 ♓️ 我们如何将数百人的分布式团队转移到SAAS 🎋 👩‍🎨 👩🏻‍🎤

协作是传统办公工具的痛处。当十个人同时处理一个文件时，不再花更多的时间和精力在编辑上，而是在搜索更改及其作者上。许多不总是兼容的应用程序使情况变得复杂。解决此问题的一种方法是升级到基于云的办公套件。数量不多，我们将告诉您我们如何克服了Forex Club员工的保守主义，并能够在短短几个月内将拥有数百个办事处的分布式公司转移到G Suite。

你为什么决定去

通常在以汇率进行在线交易时会记住外汇俱乐部。但是该公司在世界不同国家使用多种类型的货币工具。因此，她拥有一个非常复杂的IT基础架构，并拥有自己的客户平台。

在我们认识的时候，公司的后台使用了几种不同的平台和应用程序。大多数员工的主要工作工具是Microsoft办公套件和Zimbra上的邮件。最重要的是，它还提供了附加存储，备份，防病毒，众多连接器和集成的附件，以及带有定期审核的Microsoft和Zimbra许可证管理。

Forex Club IT部门无法支持该系统。复杂的基础架构需要租用大量服务器，DRP计划在这些服务器断开连接或Internet连接失败的情况下进行备份。为了确保无故障运行，随着时间的推移，成立了专门的管理员部门，该部门仍然负责许可证审核的任务。

由于各种计划的丰富性，Forex Club普通员工也遇到了问题。如果没有跟踪文档版本的方法，就很难找到一些更正的作者以及文本或表格的最终版本。

为了降低维护成本，Forex Club正在寻找一种更轻松地解决相同问题的方法。这是我们互动开始的地方。

寻找替代品

为了实现全面的协作，有必要更改方法本身-从本地存储迁移到云。 Forex Club开始寻找适用于所有办公应用程序的通用云解决方案。有两个候选人：Office 365和G Suite。

由于许多Forex Club许可证是从Microsoft购买的，因此Office 365是优先事项。但是Office 365仅将Office套件的某些功能迁移到云中。用户仍然需要从其个人帐户下载该应用程序，并根据旧方案将其用于处理文档：使用版本索引发送和重新保存副本。

Google Cloud G Suite具有更多协作功能，而且价格便宜。对于Microsoft产品，我必须使用企业协议，这是完全不同的支出水平（即使考虑到所购买的软件）。在我们的帮助下，G Suite的实施通过了Google计划，该计划补偿了大客户使用公司服务的成本。

计划将员工使用的大多数服务转移到G Suite：

日历和电子邮件（Gmail和Google日历）；
笔记（Google Keep）；
聊天和在线会议（聊天，环聊）；
Office套件和调查生成器（Google文档，Google表单）；
共享存储（GDrive）。

克服负面影响

任何工具的实施，即使是最方便的工具，也始终面临最终用户的不利条件。主要原因是保守主义，因为人们不想改变任何东西并习惯于工作中的新方法。由于对非IT员工常见的访问网站（但不在这些网站上工作）的特定感觉，使情况变得复杂。他们只是不了解如何使用它。

在外汇交易方面，Dmitry Ostroverkhov负责该项目的实施。他控制了实施阶段，收集了用户评论并确定了优先任务。联合培训，员工调查，对公司规则的解释使我们更容易上手。

该项目中Softline的主要目标是在第一阶段培训用户和系统管理员以及技术支持。我们通过一系列培训解释了该产品应如何工作。我们总共进行了15次培训，每次培训4小时。第一个-试点之前-适用于为转换奠定基础的系统管理员。后来的已经是普通雇员了。

作为主要培训计划的一部分，我们强调了弥补最终用户适应新工具难度的优势。在每次培训结束时，员工可以提出自己的问题，从而消除了工作开始时的陷阱。

尽管Forex Club为自己的客户举办了培训研讨会，但由于缺少具有必要能力的教师，该公司无法独自开始使用G Suite进行培训。为了评估我们培训的影响，Forex Club在培训之前和培训之后的一段时间内对学生进行了调查。第一次调查显示出对未来变化的负面看法。第二个-相反，积极的上升。人们开始意识到这适用于他们的工作。

试点办公室

该项目于2017年底开始，当时十名系统管理员切换到G Suite。这些人必须成为先驱，他们才能确定解决方案的优缺点，并为转型铺平道路。我们考虑了他们的反馈和建议，并于2018年1月选择了一家具有本地系统管理员的中型分支机构来进行非IT员工的第一次测试过渡。

转换是同时进行的。是的，人们很难切换到新工具，因此，如果您可以在云解决方案和桌面应用程序之间进行选择，则用户将倾向于使用更熟悉的桌面，并放慢全局更新计划。因此，在完成对试点办公室的培训后，我们很快将所有人转移到了G Suite。在最初的几周中，仍然存在一些阻力；本地系统管理员对此进行了处理，他解释并显示了所有困难时刻。

在试点办公室之后，我们将整个Forex Club IT部门完全转移到了G Suite。

我们更改分支机构网络

在分析了试点项目的经验之后，我们与Forex Club IT部门一起为公司的其他部门制定了过渡计划。最初计划该过程将分两个阶段进行。在第一阶段，我们只想培训最忠实于产品的Forex Club员工，他们将在办公室推广该项目-他们将在第二阶段帮助同事转移到新平台。为了选择公司中的“传教士”，我们进行了一项调查，调查结果超出了所有人的预期：整个外汇俱乐部的大约一半都做出了回应。然后，我们决定不延长流程，而错过了“通过员工实施”的阶段。

与试点项目一样，首先将总部迁移到本地系统管理员那里，他帮助解决了出现的困难。在每个办公室，在向新工具过渡之前都要进行培训。培训必须根据灵活的时间表进行计划，其中要考虑到不同的时区和工作时间表。例如，对于在哈萨克斯坦和中国的办事处，培训必须在莫斯科时间凌晨5点开始（顺便说一下，无论如何，G Suite在中国都可以正常工作）。

继总部之后，分支机构网络已切换到G Suite（约100点）。该项目最后一个阶段的特殊之处在于，在这些分支机构中，主要是销售人员负责处理电子表格。对于他们，我们进行了为期两周的培训，以帮助传输数据。

同时，我们的专家在为Forex Club本身提供支持的幕后工作，因为在过渡到G Suite之后，立即致电技术支持部门，比预期的要多。应用程序的高峰是在分支机构网络的过渡上，但是请求的数量逐渐开始减少。特别减少了办公产品和电子邮件的应用程序，软件许可证的管理，服务器和网络设备的工作以及备用通信通道。也就是说，该实施方案减轻了第一线支持和后台的负担。

总的来说，办公室的转移大约花了两个月的时间：2018年2月，总部办公室的工作完成了; 3月-整个分支机构网络的工作完成了。

水下岩石

一个主要问题是电子邮件迁移的速度。使用IMAP Sync将一封电子邮件从Zimbra传输到Gmail花费了1秒。大约700名员工在Forex Club的数百个办公室工作，每个办公室都有数千封信件（总共为超过200万客户提供服务）。因此，为了加快迁移速度，我们使用了G Suite迁移工具，该工具可以更快地复制字母。

日历和任务中的数据不需要传输。尽管旧的基础架构中有一些解决方案，但员工并未完全使用它们。例如，公司日历是以Bitrix上的门户的形式实施的，这很不方便，因此，员工拥有自己的工具，而员工则独立从事数据传输。

此外，还转移了用户以转移运营文档（我们仅在谈论当前工作的数据-公司的知识库使用了不同的解决方案）。这里没有问题。只是在某个时候划出了一条管理界限-将本地存储的信息的责任传递给用户本身，而IT部门已经在监视Google云端硬盘上数据的安全性。

不幸的是，并非所有工作流程都设法在G Suite中使用类似物。例如，Forex Club员工习惯于在Gmail中使用的常规邮箱没有过滤器，因此查找特定字母非常困难。同样的困难在于Google Chat中的SSO授权，但是通过支持Google的请求解决了该问题。

用户面临的主要问题与以下事实有关：Google服务尚不具备竞争对手功能的一部分，例如相同的Skype或Office365。环聊仅允许您拨打电话，Google Chat缺少报价，Google Sheets支持Microsoft Excel宏。

此外，Microsoft和Google Cloud产品使用不同的表编辑工具方法。有时，包含电子表格的Word文件在Google文档中会以不正确的格式打开。

随着我们习惯于新的基础架构，一些困难通过替代方法得以解决。例如，电子表格使用的脚本似乎对Forex Club员工更方便，而不是宏。无法找到仅用于处理1C报告（带有脚本，复杂格式）的Forex Club财务部门的类似物。因此，他仅在协作方面切换到了Google表格。对于其他文档，仍使用办公套件（Excel）。

总体而言，Forex Club保留了大约10％的Microsoft Office许可。对于此类项目，这是正常的做法：使用办公套件的高级功能的员工较少，因此其余人员可以轻松接受替换。

应该注意的是，没有对其余基础设施进行大规模的转换。尽管Forex Club引入了Google Keep来执行操作任务，但它并未放弃Jira和Confluence。为了将Jira和Confluence与G Suite集成，我们已经部署了插件，使您可以快速传输数据。监视系统以及许多其他工具均已保留：Trello，Teamup，CRM，Metrics，AWS等。自然，系统管理员仍留在分支机构中。

Chromebook实验

为了降低成本，Forex Club打算将所有人转移到基于Chromebook的移动工作站上。该设备本身非常便宜，使用其上的云服务，您可以快速部署工作站。

我们在销售部门的25名用户中测试了移动作业。该部门的员工没有阻止仅通过Web进行工作的任务，因此对于他们来说，这种迁移应该被忽略。但是根据测试结果，结果证明廉价的Chromebook的硬件无法在所有Forex Club企业应用程序中正常运行。事实证明，与技术参数相匹配的更昂贵的型号与基于Windows的经典笔记本电脑的价格相当。结果，他们决定放弃该项目。

G Suite的出现改变了什么

尽管存在种种偏见和不信任，但在接受民意测验培训三个月后，仍有80％的员工指出G Suite确实使他们更轻松地处理文档。过渡后，开始更多地使用可穿戴设备工作的员工的机动性得到了提高：

根据Forex Club

Google Forms 的使用移动设备的统计数据非常受欢迎。在部门内部，它们使您可以快速进行以前必须使用邮件的调查，并手动收集结果。大部分问题和投诉是由于过渡到Google Chat和Hangouts Meet引起的，因为它们通常功能较少，但是使用它们可以放弃公司中的许多Messenger。

该项目的结果由Dmitry Ostroverkhov制定，我们与他一起工作：“该项目降低了Forex Club在IT基础架构上的成本，并简化了其支持。由于Google正在解决这些问题，因此整个流程维护任务的层已消失。现在，所有服务都可以远程配置，它们得到了几个Google管理员的支持，并且IT部门腾出了时间和资源来进行其他工作。”

我们如何将数百人的分布式团队转移到SAAS