Get best of the week

5 armadilhas para a eficácia pessoal

Se você aprendeu a manter todas as áreas da vida sob controle, leia outro artigo. Mas se trabalhar em casa fez você pensar em melhorar a eficácia pessoal, essa análise é para você. Com base na experiência pessoal e na comunicação com colegas, Kirill Beloborodko, gerente de projetos e pessoas do escritório do EPAM em Kharkiv, coletou erros típicos que poderiam levar um novato a procrastinar, em vez de ajudar a fazer mais.

Cyril é um seguidor de longa data de ferramentas para aumentar a eficácia pessoal. Ele os apresenta ativamente não apenas em seu trabalho, mas também em quase todas as áreas da vida. Nesta primavera, quando a quarentena exigiu que a maioria dos profissionais de TI trabalhasse remotamente, eles o ajudaram a permanecer produtivo em casa e a manter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal. A nosso pedido, Cyril compartilha sua experiência e recomendações com você.



Pouco de teoria


Ao longo dos anos de testes e testes, li muitos livros e testei várias ferramentas. Se você acabou de começar a mergulhar no tópico de eficácia pessoal, recomendo:

  • David Allen , “Como colocar as coisas em ordem. A arte da produtividade sem estresse . ” Este é um clássico. Os livros a seguir seguem e desenvolvem as práticas de Allen.
  • Gleb Arkhangelsk , "Time Drive. Como conseguir viver e trabalhar . ” O livro pode ser tratado de maneira crítica, mas é uma das fontes mais abrangentes sobre gerenciamento de tempo.
  • Maxim Dorofeev , Jedi Techniques . Uma coleção relativamente nova de técnicas de desempenho comprovadas de vários autores.
  • , «7 ». . .
  • , , « ! 1 ». , . , , .

Depois de ler qualquer um desses livros, você entenderá que a primeira habilidade básica necessária para a eficácia pessoal é consertar e descrever os casos recebidos e, depois disso - inseri-los em qualquer sistema. David Allen escreveu sobre coisas analógicas como bandejas de correspondência. Agora, é claro, é melhor usar ferramentas digitais. Ao mesmo tempo, o princípio básico não mudou: as tarefas devem ser fixadas, agrupadas em categorias e classificadas pelo tempo de execução. A abordagem clássica da matriz Eisenhower é adequada para isso.

Bem, a chave depois de se familiarizar com a teoria é conectar a prática.

Ferramentas para Eficiência


Dica geral: não importa como você gosta de diários de papel, pense em escolher uma ferramenta digital. Obviamente, a escolha é muito grande e é importante encontrar um aplicativo que atenda aos seus requisitos. Mas você não precisa transferir notas constantemente de um notebook para um laptop ou smartphone. Isso, na minha opinião, é contraproducente.

Aqui estão as ferramentas que eu tentei:

  • notas e listas de verificação padrão no smartphone . A maneira mais comum, mas para iniciantes, é bastante conveniente;
  • quadro pessoal no Trello . Uma boa opção, multifuncional e fácil de gerenciar pequenos projetos. Porque muitas pessoas o usam como um quadro Kanban pessoal. Mas para mim, pessoalmente, era um tanto complicado, com detalhes excessivos. Manter sua relevância todos os dias exigia esforço.
  • - Pomodoro. . , . – . . , . 2020 30 . , .
  • Toggl. . . .
  • Todoist . Este é o aplicativo que eu terminei. Realizo tarefas domésticas e trabalho, faço listas de literatura e assuntos. Meu Todoist é dividido em 7 grandes categorias, de acordo com os princípios de Stephen Covey. Algumas categorias têm subseções internas e eu coloco tarefas nelas, marcando prioridade com códigos de cores. Eu compartilho alguns com minha esposa e amigos, para que você possa otimizar o trabalho geral em uma tarefa específica.

Então, você escolheu uma ferramenta adequada para si mesmo e começou a aumentar a eficácia pessoal, como os livros ensinados e como o aplicativo sugere. É aqui que você pode chegar ...

Armadilhas para iniciantes


Armadilha No. 1 . Passe o tempo todo consertando as coisas. Isso eu senti em mim mesma uma vez. Se você anotar todas as tarefas nos mínimos detalhes, não haverá tempo suficiente para sua implementação direta. Defina uma certa barreira: por exemplo, se levar menos de cinco minutos para implementar, você não confirmará, mas fará imediatamente. Além disso, navegar em uma lista de tarefas é difícil e ineficiente.

Armadilha No. 2. A imagem toda - traços largos. Outro extremo também é possível: as tarefas que você corrige são muito gerais. Se você mudou para outra prioridade, retornando após uma semana, corre o risco de não se lembrar em que fase parou e o que precisa fazer agora. A saída é desenvolver um formato de tamanho de bit digerível e dividir a grande tarefa em partes que podem ser finalizadas em meia hora (por exemplo, "prepare o esqueleto da apresentação e envie-o para aprovação"). Você não deve ter medo de não concluir a tarefa em um determinado momento e, como resultado, o desejo de transferi-la.

Armadilha 3. Redação abstrata. As tarefas devem ser descritas de maneira a serem compreensíveis e o sucesso de sua implementação foi fácil de medir (por exemplo, "Atribuir uma série de chamadas", "Redigir um roteiro para o projeto atual", "Conversar com algo sobre esse e tal tópico" - com êxito opções: “Aprenda inglês”, “construa conhecimento em gestão de pessoas” - na verdade não). Tarefas sem detalhes migram todos os dias e correm o risco de permanecerem por realizar.

Armadilha 4. Dificuldades com prioridades. Existem duas abordagens polares, mas vale a pena escolher uma delas. Diz-se que é melhor começar o dia com a tarefa mais difícil com alta prioridade (Brian Tracy escreve sobre isso em seu livro "Coma um sapo! 21 maneiras de aprender a cronometrar"). Outro - oferece para começar com as tarefas de "overclocking", mas certifique-se de que as mais importantes não migrem de um dia para o outro.

Armadilha No. 5. Altas expectativas. Tente avaliar adequadamente o número de casos que você pode realizar em um dia. Por exemplo, em média, você executa 5 tarefas. Se você planeja 10, será difícil lidar com tudo e a qualidade pode acabar sendo ruim. Além disso, deixe um buffer de tempo para o "SO". Ela sempre será. Também é útil classificar tarefas em táticas e estratégicas (a última, é claro, exigirá mais tempo. Isso deve ser levado em consideração no planejamento).

Algumas dicas não óbvias


Acontece que ficamos entediados com o aplicativo e corremos o risco de lançar um novo bom hábito . Uma boa "prevenção" é pensada por Todoist e em algumas outras ferramentas: o usuário do aplicativo tem carma. Aumenta quando não há tarefas vencidas e você conclui tudo o que planejou. Esporas.

Tente adicionar não apenas trabalhadores, mas também outras tarefas ao pedido de eficácia pessoal. Faça uma espécie de análogo dinâmico da "roda da vida" . Isso ajudará você a perceber em tempo oportuno qual área da vida há muito exige atenção.


Faça do seu calendário de trabalho seu aliado! Isto é especialmente verdade para aqueles que o usam ativamente e participam de muitas reuniões. "Bloquear" no calendário a hora em que você precisa se concentrar(ou almoçar. Às vezes é vital). Ao mesmo tempo, deixe vagas gratuitas para que os colegas possam navegar na sua programação sem esclarecimentos adicionais.

Em conclusão


Você provavelmente está se perguntando por que tudo isso é necessário? Na minha opinião, as técnicas de eficácia pessoal, usadas com sabedoria, ajudam a fechar ciclos. David Allen afirma em seu livro que ciclos abertos (isto é, coisas que não estão concluídas) nos impedem de avançar. Para mim, esse pensamento foi a principal descoberta de seu livro.

E um sistema eficaz de gerenciamento de tarefas pode mergulhar no fluxo descrito por Mihai Chiksentmihayi no livro “Stream. Psicologia da experiência ideal ”, e deduzir dela.



Tente alcançar o estado do fluxo, começando pela manhã para não fazer tarefas muito difíceis e seguindo aumentando. Talvez essa abordagem esteja mais próxima de você do que a oferta "coma o sapo primeiro" de Brian Tracy

More articles:


All Articles