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Contabilidade remota - como um benefício comercial

A introdução de um regime de auto-isolamento, dias não úteis, auto-isolamento e outras medidas restritivas em uma pandemia levou um número ainda maior de empregadores a transferir funcionários para o trabalho remoto em casa. A contabilidade é uma atividade que pode ser realizada remotamente. O principal é organizar o processo de trabalho adequadamente e não violar os requisitos regulatórios.

A contabilidade é um procedimento pelo qual a organização e a regulamentação da contabilidade de uma empresa, organização ou instituição de qualquer tipo são realizadas. Como o trabalho de contabilidade está diretamente relacionado às finanças da organização, funcionários experientes e confiáveis ​​devem lidar com isso. No entanto, hoje, as pequenas e médias empresas não precisam de um departamento de contabilidade próprio. As mesmas tarefas, e a um custo menor, podem ser resolvidas pela contabilidade remota.


O que é contabilidade remota? Um terceirizado - uma organização terceirizada especializada neste ou em um freelancer - ou seja, um contador trabalhando remotamente sob um contrato, pode assumir os registros contábeis e fiscais da empresa. Sua tarefa é registrar todas as transações financeiras do cliente e sua documentação, preparação de relatórios, extratos, preparação de documentos de pagamento, contabilidade de ativos fixos, acordos com fornecedores, contabilidade de vendas, etc., portanto, ele deve ser bem versado nos negócios do cliente, entender quais operações valem a pena. para documentos específicos.

Benefícios ...


Idealmente, esse funcionário remoto deve fornecer uma redução na carga tributária sobre os negócios, oferecer a melhor opção para documentar transações, evitar dívidas com compradores ou contratados devido a atrasos na documentação, monitorar o acúmulo e pagamento de impostos, salários e bônus aos funcionários.

Ao contratar um especialista remoto ou uma empresa de terceirização, a empresa pode economizar significativamente em contabilidade. Além disso, o terceirizado está interessado em melhorar constantemente as habilidades de seus funcionários, possui uma vasta experiência em comunicação com as autoridades reguladoras e está sempre ciente das mudanças legislativas. Um terceirizado também se comunica com representantes das autoridades reguladoras. Um especialista que realiza contabilidade remota, calcula antecipadamente o valor dos impostos e informa à gerência da empresa como eles são recebidos, como reduzi-los.

Além disso, se a contabilidade é confiada a uma empresa de terceirização, o cliente não é obrigado a cobrar prêmios de seguro e fornecer aos contadores outras garantias sociais, para lidar com treinamento de pessoal e treinamento avançado. Tudo isso é realizado por uma empresa especializada em contabilidade. O contrato com ela descreve toda a lista de serviços prestados. E se você precisar de aconselhamento profissional, a empresa remota fornecerá um serviço semelhante por uma taxa adicional.

... e riscos


No entanto, a contabilidade remota é o maior risco: operacional, pessoal, riscos de reputação, riscos de segurança da informação, vazamento de informações confidenciais. Também é menos capaz de controlar efetivamente o trabalho dos especialistas envolvidos, uma violação potencial dos prazos de notificação em caso de rescisão do contrato.

Portanto, apesar dos benefícios óbvios, um “contador à distância” é uma opção com certos inconvenientes. Uma empresa de terceirização é uma alternativa mais confiável por quase o mesmo dinheiro. Ela pode fornecer o mais competente em um funcionário de campo específico. Algumas empresas de terceirização fornecem serviços adicionais, como consultoria jurídica, registros de pessoal, otimização tributária, acesso a sistemas de referência, verificação de contrapartes.

O contratante pode ser encarregado da contabilidade completa ou parte do trabalho, por exemplo, relatórios ou folha de pagamento. É mais conveniente instruir o terceirizado a preparar e enviar todos os relatórios que a empresa possui: relatórios ao IFTS (lucro, IVA, imposto de renda pessoal, PFR, FSS, MHIF, imposto de transporte, imposto sobre terras, imposto sobre a propriedade, impostos especiais de consumo e outros). A empresa de terceirização cuidará da criação de uma assinatura eletrônica e a utilizará na preparação de relatórios e sua transmissão pela Internet.

O contrato com o contratante, em regra, prescreve o volume e o cronograma do trabalho, critérios para avaliar a qualidade dos serviços, o tamanho e o mecanismo de pagamento da remuneração, disposições sobre confidencialidade das informações, segredos comerciais e responsabilidade das partes. É necessário preparar os documentos e acordos necessários, determinar o algoritmo para o trabalho remoto de um especialista financeiro. O cliente fornece ao terceirizado acesso aos documentos primários e ao sistema contábil. Existem vários sistemas de contabilidade - 1C, o serviço da web Meu Negócio, etc. O mais comum é 1C.

Também é necessário determinar a medida de responsabilidade do contratante por seus próprios erros. Se um terceirizado assegura suas atividades contra erros contábeis, não há medo de que erros contábeis impliquem multas.

Contabilidade na nuvem


Deve ser decidido sobre o esquema de fluxo de trabalho mais eficaz. Geralmente, é praticado o envio de um contador de documentos primários por e-mail. O software e os bancos de dados podem ser armazenados no servidor da empresa e o acesso a eles é organizado pela Internet ou eles são hospedados nos servidores do provedor de hospedagem ou na nuvem. Os contadores já apreciaram os benefícios da computação em nuvem.


Normalmente, uma empresa de terceirização fornece aos clientes acesso remoto à contabilidade para visualizar dados. E, se necessário, você pode pegar o banco de dados com os dados. A empresa de contabilidade fornecerá a base preparada e ajudará a instalá-la no seu equipamento.

Atenção especial deve ser dada à frequência da criação de cópias de backup dos bancos de dados (geralmente o provedor é responsável por isso) e à segurança da transmissão de dados, porque remotamente agora com mais frequência, por exemplo, dados pessoais são transferidos, outras informações que exigem proteção contra acesso não autorizado.

Se o programa 1C estiver localizado na nuvem, você poderá trabalhar com ele no seu PC ou laptop em casa. Ao alugar uma nuvem 1C, você obtém acesso 24 horas a qualquer lugar do mundo. E a uma nuvem de custos, o 1C é bastante acessível para qualquer empresa.

Alugue ou hospede 1C


Independentemente de quem esteja envolvido em contabilidade, especialistas estatais, freelancer ou terceirizado, é conveniente implantar o 1C: Enterprise em um servidor virtual (VPS) no data center do provedor de hospedagem. Esse servidor pode funcionar no Windows e no Linux. Nesse caso, o custo do equipamento e sua manutenção não serão necessários. Cada vez mais, as empresas estão considerando alugar um servidor como uma alternativa para comprá-lo. 

A maioria dos administradores de sistema e desenvolvedores 1C usa o Microsoft Windows Server e o MS SQL. Normalmente, esse é um VPS com um hipervisor de virtualização KVM ou Hyper-V. Para 1C, você precisa de 2 GB de RAM e pelo menos 40 GB no disco.

Na Rússia , serviços de aluguel de servidor VPS da 1C(1C: Escrituração contábil, 1C: Gerenciando nossa empresa, 1C: Empresa, 1C: Automação integrada, etc.) oferece vários hosters. Nesse caso, você pode trabalhar com o 1C a partir de qualquer dispositivo e de qualquer lugar do mundo. Você pode transferir seus bancos de dados para um servidor virtual ou criá-los do zero.

Vantagens da hospedagem 1C:

  • Economia nos custos de capital, você não precisa adquirir o hardware do servidor, não precisa comprar uma licença para os produtos 1C, Microsoft.
  • As infobases 1C em um servidor virtual estão disponíveis o tempo todo, a qualquer hora e em qualquer lugar. 
  • Facilidade de uso, uma vez que o 1C no VPS opera em qualquer dispositivo com acesso à Internet.
  • Não é necessário gastar tempo com atualizações e backups, geralmente o provedor faz isso por você.
  • Alta confiabilidade do data center.

O RUVDS, por exemplo, possui uma ampla rede de data centers confiáveis ​​(eles estão localizados em Moscou, São Petersburgo, Kazan, Londres, Frankfurt, Zurique, Amsterdã, Ecaterimburgo), e trabalhamos com a maior rede e data centers independentes, com alta taxa de confiabilidade de pelo menos NÍVEL III (SLA 99,998%). Nossos servidores rodam em equipamentos novos e poderosos de um parceiro - a Huawei.
Além da proteção e backup aprimorados no nível do data center, certificação FSTEC, concluímos um contrato de seguro com a maior empresa do mundo - a seguradora AIG e agora podemos oferecer a nossos clientes - entidades legais condições atraentes para o seguro individual de suas atividades e dados nos servidores virtuais da empresa. Esse seguro dá aos clientes a confiança de que, em caso de incidente, poderão receber danos. Além disso, isso minimiza as consequências da crise causada pelo vazamento de dados, compensação em caso de violação da integridade das informações corporativas.

Portanto, o 1C virtual na nuvem de acordo com o modelo SaaS (Software como Serviço) permitirá que você use o software como um serviço de pagamento mensal, trabalhe com o 1C na nuvem de qualquer lugar. Não há necessidade de adquirir software, sua manutenção e atualização. O custo de 1C na nuvem é muito mais barato do que comprar a infraestrutura de TI para 1C.

Portanto, a solução em nuvem é selecionada com base nos critérios de praticidade e custo do serviço. Os clientes recebem uma solução licenciada que funciona sem precisar entrar em contato com especialistas para atualizar o sistema 1C. Economizar tempo, dinheiro e a capacidade de trabalhar com o aplicativo de diferentes PCs podem ser fatores decisivos na escolha de um produto. Ao se inscrever, os clientes podem automatizar seus principais negócios, manter registros, calcular salários e enviar relatórios pela Internet.

Como mostram os resultados dos testes , 1C no VPS / \ VDS é uma solução interessante que pode aliviar as dores de cabeça de muitas empresas. Portanto, vale a pena prestar atenção nos serviços “servidor VPS com 1C pré-instalado”. Claro - levando em conta todos os prós e contras de tal decisão.

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