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Produtividade e motivação à distância: empresas de TI russas compartilham 2 meses de experiência isoladamente

imagemFoto: Accentuate Staffing / Flickr

Muitas empresas de TI colocaram em quarentena em meados de março, sem esperar um pedido oficial das autoridades. Tornou-se interessante para nós como eles foram capazes de organizar o trabalho remoto, quais dificuldades surgiram e, o mais importante, como manter remotamente a motivação dos funcionários. Acontece que nem tudo é tão ruim e alguns estão prontos para continuar trabalhando no novo modo e assim por diante.
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Natalya Tanaeva, gerente de desenvolvimento da marca do empregador da VKontakte:

algumas equipes começaram a trabalhar com mais eficiência, outras mantiveram o ritmo de trabalho anterior; para outras, foi mais difícil mudar para o formato remoto. 

Mas, em geral, a produtividade de toda a equipe aumentou ainda. Com o bloqueio, tivemos muitas tarefas novas - era necessário responder rapidamente às mudanças no mundo e adaptar o produto a formatos remotos. Fizemos isso muito bem.  

Como antes de mudar para um local remoto, não monitoramos o horário de trabalho, mas focamos na quantidade de trabalho realizado e nas tarefas executadas. Temos um roteiro, sprints e rastreadores de tarefas.

Sergey Luchin, porta-voz do Grupo Mail.ru:

No trabalho, estamos mais preocupados com o resultado, não com o processo. Cada funcionário tem suas próprias maneiras de alcançá-lo. Manter o dedo no pulso é importante, mas isso deve ser feito com cuidado. É necessário que os controles não demorem muito tempo - se uma pessoa gasta uma hora ou duas em relatórios, o dia útil é essencialmente reduzido e usado ineficientemente. Além disso, há tarefas para as quais o progresso só pode ser visto após um longo período de tempo e esses relatórios diários simplesmente não fazem sentido. Freqüentemente, uma conversa de meia hora com o líder em uma semana será muito mais eficaz do que cinco "status" diários.
É o suficiente para entendermos que o funcionário está incluído no processo e está disponível para os colegas.

Durante todo o nosso trabalho remoto, realizamos pesquisas regulares para descobrir como os colegas se sentem ao trabalhar em casa. A maioria observa que no modo remoto eles são confortáveis ​​e funcionam ainda mais eficientemente.

Olga Filatova, vice-presidente executiva de recursos humanos e desenvolvimento organizacional da Beeline:

entrevistas com gerentes mostram que o desempenho dos funcionários não mudou nem aumentou. A Beeline começou a implementar o projeto de trabalho remoto BeeFREE em 2016 e, durante esse período, adquirimos uma vasta experiência na organização e gerenciamento de trabalho remoto. Essa experiência também ajudou em abril deste ano a transferir rapidamente mais de 90% dos funcionários para um trabalho totalmente remoto.

Funcionários e gerentes usam o portal corporativo para organizar e gerenciar o trabalho remoto. Os funcionários preenchem listas de tarefas com tarefas do dia, e essa ferramenta ajuda a monitorar a eficácia. Além disso, realizamos pesquisas com executivos.

Serviço de Imprensa do Grupo Rambler:

Após as três primeiras semanas de udalenka, entrevistamos seletivamente colegas e descobrimos como eles se sentem ao trabalhar em casa. Cerca de 20% dos funcionários de diferentes níveis, de diferentes departamentos, participaram. A maioria deles aumentou a quantidade de trabalho (como 57% das pessoas em todo o mundo), enquanto muitos sentiram uma sensação de mobilização e união universal. A produtividade também aumentou - os funcionários em um site remoto começaram a trabalhar mais e mais ativamente. Portanto, após o anúncio dos dias de folga em abril e maio, a maioria dos funcionários (mais de 80%) expressou o desejo de continuar trabalhando nos projetos que estão realizando.

Equipe de RH “Dodo Pizza”:

Após a transição para o trabalho remoto, muitas crianças têm um dia útil mais longo. Ao trabalhar em casa, você não precisa gastar tempo na estrada e é difícil acompanhar o tempo. O dia útil começa mais cedo e termina mais tarde. Muitos trabalham também nos finais de semana.

A cada trimestre, realizamos uma pesquisa de pulso e, em abril, adicionamos uma pergunta sobre trabalho remoto. Os resultados mostraram que os rapazes são confortáveis, têm tudo o que precisam para trabalhar. A única coisa é que não há comunicação ao vivo suficiente com os colegas.

Continuamos a enviar móveis e equipamentos do escritório, se os funcionários precisarem.

Quais são as dificuldades de trabalhar remotamente em uma grande equipe? Como você constrói a comunicação? Quais serviços você usa?


Natalya Tanaeva, VKontakte:

Estamos acostumados a conversar muito: não apenas em reuniões nas salas de reunião, mas apenas fugazmente nos corredores ou na cozinha, em questões de negócios ou informais. Anteriormente, costumávamos almoçar ou discutir questões rapidamente para o café. Isso faz parte da nossa cultura. Portanto, quando todos saíram para trabalhar remotamente, tornou-se incomum e a princípio um pouco complicado - não havia comunicação suficiente.

Mas, ao mesmo tempo, já tínhamos experiência em comunicações remotas. A VK tem escritórios em diferentes locais e cidades, muitos funcionários remotos; portanto, mesmo em "tempos de paz", conversamos não apenas ao vivo. Este sistema está bem estabelecido através da plataforma VKontakte: usamos salas de chat, comunidades de trabalho e outras interfaces internas.

É importante estarmos no mesmo comprimento de onda e sabermos o que as equipes vizinhas estão fazendo. Portanto, o processo de informar os funcionários sempre foi uma prioridade, muito antes do isolamento. No entanto, nas realidades modernas, alguns formatos tiveram que ser ligeiramente corrigidos.

Por exemplo:

  • Longreads relatados de equipes costumavam ser liberados uma vez a cada duas semanas, agora - toda semana;
  • discursos sobre as notícias do trabalho que costumava ocorrer no formato de transmissões da sede. Você pode ir à sala de conferências e assistir ao vivo, fazer uma pergunta ao orador, pat. Agora eles são mantidos em formato de vídeo. Pré-gravamos vídeos, editamos e publicamos no horário habitual da comunidade para toda a equipe. O respeito pode ser expresso nos comentários;
  • reuniões com a gerência (as chamamos de “sexta-feira”), onde o nível c responde às perguntas da equipe e fala sobre eventos importantes, mudados para o formato de transmissão.

Serviço de imprensa do Rambler Group:

fomos capazes de mudar rapidamente para um formato de trabalho remoto - levamos cerca de dois a três dias. O Rambler Group há muito tempo estabelece um processo de trabalho remoto para a maioria dos funcionários do grupo.

Para reuniões em massa, montamos imediatamente equipes para todos, compramos licenças Zoom, ajudamos os funcionários a configurar novos serviços e equipamentos de comunicação (durante o período de acesso total ao modo remoto, a equipe de suporte técnico elaborou cerca de 500 tickets). Para acesso rápido aos serviços internos, substituímos os roteadores VPN e fornecemos acesso padrão para mais de 1,2 mil funcionários.

Para permanecer no campo de informações gerais, realizamos reuniões online semanais com os líderes empresariais, o CEO se reúne com a equipe uma vez a cada duas semanas. Permanecemos em contato com equipes e líderes. Queremos até deixar essa prática no futuro, quase toda a equipe pode participar de uma reunião on-line, minimamente interrompendo as tarefas de trabalho.

Olga Filatova, Beeline:

Uma das tarefas mais importantes é manter uma comunicação constante e transparente com todos os funcionários, tanto dentro dos departamentos quanto com a alta gerência. Para estar constantemente no campo de informações, os gerentes realizam videoconferências contínuas no Zoom, Blue Jeans, Skype for Business, usam grupos em vários mensageiros instantâneos para trocar informações. Um importante papel na comunicação é desempenhado pelo portal corporativo Space, no qual publicamos notícias e anúncios de reuniões com a alta gerência. Tais reuniões são realizadas regularmente conosco, pois a comunicação constante com os líderes da empresa é agora uma garantia de tranqüilidade para os funcionários.

Sergey Luchin, Grupo Mail.ru:

Somos uma empresa de tecnologia e foi mais fácil transferir trabalho para um modo remoto: o Mail.ru Group possui muitos produtos de comunicação robustos, incluindo duas das principais redes sociais russas. Costumávamos resolver muitos problemas em mensageiros, correio e vídeo, mas agora transferimos todas as comunicações on-line, incluindo reuniões com parceiros.

Serviço de Imprensa MegaFon:

A empresa ofereceu a todos os seus funcionários a oportunidade de conectar a Tarifa Unite !, que inclui Internet doméstica, comunicações móveis e TV, para uma organização bem-sucedida do trabalho em casa por três meses, gratuitamente. Com o mesmo objetivo, especialistas da MegaFon Corporate University MegaAcademia realizaram um webinar para funcionários e seus parentes com recomendações sobre melhoria da produtividade, organização do espaço de trabalho, informações sobre ferramentas digitais para comunicação ininterrupta e solução rápida de problemas. Foi desenvolvido um treinamento para os gerentes sobre como organizar adequadamente o trabalho dos funcionários à distância. No total, realizaram mais de 20 eventos on-line: workshops, seminários on-line, feiras de carreira e outros.

Como você motiva os funcionários? Como você compensa a falta de eventos de formação de equipes?


Equipe de RH “Dodo Pizzas”:

Estamos isolados há mais de um mês e todos sentimos falta um do outro. Para manter o espírito de equipe, os caras convocam equipes, jogam quiz nos fins de semana e realizam provas on-line. Em abril, comemoramos o aniversário da empresa online. Eles organizaram a transmissão no canal do YouTube na forma de um guia de programa e seu próprio canal "Dodo TV". Colegas no ar ensinaram a cozinhar, desenhar, praticar esportes em casa, tirar belas fotos e jogar o jogo “Adivinhe a melodia”. Obviamente, houve um programa de notícias do CEO da empresa e da festa posterior no Google Meet.

Natalya Tanaeva, VKontakte:

Antes de mudarmos para um trabalho distante, nossos escritórios tinham muitas atividades e entretenimento para os funcionários: pizza de sexta-feira, jogos no matadouro cerebral, aulas de mestre, campeonatos de tênis de mesa, visitas conjuntas ao cinema e muito mais. Quando ficou claro que o trabalho remoto duraria mais de uma semana, começamos a pensar que de nossas atividades era possível adaptar-se ao formato remoto. E imediatamente perguntaram quais necessidades podem surgir para os funcionários quando trabalham em casa, o que podemos ajudar a fechar. Eles perguntaram a toda a equipe o que faltava e o que gostariam e, com base nas respostas, prepararam novos formatos. 

Como resultado, reformatamos nossa comunidade interna para funcionários da VK Lectures (onde as palestras para a equipe da sede eram transmitidas no horário habitual) em uma comunidade para manter o bom humor em um local remoto - VK Isolation. E eles mudaram os edifícios da equipe para lá em um novo formato.

Reformatamos o entretenimento antigo e adicionamos novos relevantes para o trabalho remoto:

  • Comida. Publicamos receitas simples e legais de colegas para quem ficou sozinho com a cozinha. Para o nível avançado, eles organizaram master classes mais complexas por chefs via comunicação por vídeo. Códigos promocionais para descontos foram enviados a todos os funcionários do Delivery Club.
  • . , , - - . , , - VK, . 
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  • . Random Coffee , Discord.
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  • . .
  • . , , , , , Zoom.

Eles também deram palestras sobre a história da Singer House e da loja de departamentos "Near the Red Bridge" com os historiadores da Casa de Cultura Lev Lurie. 

Olga Filatova, Beeline:

Usamos o envolvimento on-line dos funcionários, o que os ajuda a se sentir parte da equipe. Por exemplo, no portal corporativo, coletamos coleções de fotos no local de trabalho dos funcionários, praticamos esportes online conjuntos, quiz, torneios de xadrez online e esportes eletrônicos. Para um trabalho mais confortável, o Zoom criou fundos corporativos personalizados. Reunimos todos os eventos realizados na empresa no próximo semanário BeeFREE Digest. Todos os funcionários remotos recebem um pacote adicional de tráfego da Internet em seu número de serviço e a telemedicina também é fornecida no pacote VHI.

Serviço de Imprensa MegaFon:

MegaFon organiza eventos de entretenimento online para funcionários que trabalham remotamente na plataforma de TV MegaFon. Em abril e maio, ocorreu um concerto on-line da famosa estrela estrangeira e uma festa da banda cover. Em 7 de maio, um questionário foi organizado. Na sexta-feira, 15 de maio, será realizado um show de rock. Também há planos de realizar uma aula de culinária com os filhos dos funcionários e uma aula de desenho.

Sergey Luchin, Grupo Mail.ru:

Traduzimos quase todas as atividades sociais on-line, inclusive esportes e programas corporativos para os filhos dos funcionários. Eles lançaram projetos adicionais: uma discussão de filmes com o crítico de cinema Anton Dolin, culinária conjunta de café da manhã com chefs profissionais e assim por diante. Além disso, ao mudar para o trabalho remoto, fornecemos descontos adicionais do Delivery Club para todos os nossos funcionários. Nossa política nas áreas de desenvolvimento, treinamento, remuneração e benefícios permaneceu inalterada.

Serviço de Imprensa do Grupo Rambler

Estamos constantemente em contato, podemos dizer que nos encontramos mais cedo com menos frequência. Temos testes online, mitaps. A participação em eventos é exclusivamente voluntária, entendemos que o auto-isolamento não cancela assuntos pessoais e o trabalho pode consumir mais energia. Portanto, estamos apenas tentando ajudar: mantenha as crianças ocupadas, explique novas regras para o auto-isolamento, ofereça ferramentas eficazes.

Muitas atividades são organizadas pelos próprios funcionários. Por exemplo, temos um Rambler / bar semanal, no âmbito do qual todos estão interessados ​​em discutir on-line não apenas questões de trabalho, mas também descansar, conversar sobre tópicos abstratos / pessoais.

Houve algum caso de burnout? Como você trabalhou com esses funcionários? Você tem um psicólogo da equipe que está pronto para ajudar nesses casos?


Natalya Tanaeva, VKontakte:

Há mais de um ano, um psicólogo profissional trabalha em nossa sede, com a qual todos os funcionários podem entrar em contato. Com a transição para o trabalho remoto, a oportunidade de recorrer a um psicólogo foi preservada - só agora as sessões são por meio de comunicação por vídeo. 

Além disso, temos um parceiro comercial de RH com o qual cada funcionário pode discutir qualquer problema que o preocupe. Somos a favor de uma abordagem individual e sempre tentamos encontrar a solução ideal para o problema específico de cada funcionário, inclusive quando se trata do problema de esgotamento. Alguém precisa de tempo para relaxar e mudar completamente das tarefas de trabalho, alguém precisa de uma mudança de atividade dentro da equipe e alguém precisa de ajuda para criar uma linha mais clara entre o trabalho e o tempo pessoal. 

Serviço de Imprensa do Grupo Rambler

No início de nosso isolamento, celebramos um contrato com o Understand Remote Consulting Service, no qual os funcionários de um grupo de empresas podem consultar psicólogos, advogados e consultores financeiros gratuitamente.

Além disso, nossa equipe de treinamento e desenvolvimento oferece a todos uma sessão de treinamento on-line pessoal. Trata-se de comunicação com especialistas de alta classe em várias questões, incluindo desgaste, perda de motivação. Quem quer comer, sabemos com certeza. Mas, naturalmente, todo o processo é completamente anônimo.

Olga Filatova, Beeline:

Nos cinco anos do projeto, estudamos detalhadamente as causas do desconforto da equipe e descobrimos maneiras eficazes de trabalhar com elas. Nos cursos de treinamento necessários em trabalho remoto, damos as notas introdutórias necessárias sobre planejamento e gerenciamento de tempo, compartilhamos hacks de vida, como manter um equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Além disso, após o início da pandemia, nossa universidade corporativa desenvolveu o webinar "Como lidar com a ansiedade". Para manter o estado dos recursos dos funcionários no portal interno, publicamos coleções de músicas, livros e filmes, aplicativos, hacks para o trabalho remoto e outros materiais úteis.

Sergey Luchin, Grupo Mail.ru:

Fornecemos aos nossos funcionários informações úteis sobre o tópico teletrabalho e ajudamos os colegas a se adaptarem ao modo de auto-isolamento. Ajudamos em questões relacionadas à organização do local de trabalho, uso de ferramentas de trabalho e comunicação.

Além disso, lançamos um programa de webinar sobre estresse e estado funcional. Nas condições do trabalho remoto, os colegas podem encontrar uma série de dificuldades, inclusive na construção de um equilíbrio entre trabalho e descanso, portanto, tanto os psicólogos de nossos escritórios quanto os serviços de aconselhamento psicológico on-line de terceiros estão disponíveis para todos os funcionários, para os quais fizemos acesso corporativo.

Serviço de Imprensa MegaFon:

Para evitar o desgaste profissional e resolver rapidamente os problemas que surgem em um modo de auto-isolamento que não é típico para todos, os funcionários podem recorrer a psicólogos da empresa que estão prontos para consultar, fornecer suporte e dar recomendações sobre como lidar com a carga extra.

O que você faz se um funcionário fica desconfortável trabalhando em um site remoto?


Olga Filatova, vice-presidente executiva de recursos humanos e desenvolvimento organizacional da Beeline:

Para organizar adequadamente o trabalho remoto, gerentes e funcionários fazem cursos on-line preparados por uma universidade corporativa. Eles devem passar por todos os funcionários trabalhando remotamente. Nesses cursos, os colegas aprendem sobre todas as ações e algoritmos necessários que ajudam a trabalhar confortavelmente em casa. Ao mesmo tempo, é claro, os funcionários sempre podem discutir questões específicas com seu supervisor e resolver as dificuldades encontradas em uma sessão de treinamento individual.

Natalya Tanaeva, VKontakte:

Realizamos pesquisas sobre como os funcionários se sentem remotamente e se podemos ajudar com mais alguma coisa, ler respostas e tentar resolver os problemas que surgirem. Para todos que se sentiam desconfortáveis ​​trabalhando atrás de telas de laptop, transportamos monitores do escritório e aqueles que sofriam em casa sem uma cadeira de escritório trouxeram cadeiras. Tentamos prever as necessidades que possam surgir para os funcionários com trabalho remoto e procuramos maneiras de satisfazê-las. 

Qualquer funcionário pode resolver problemas com o supervisor imediato e com o parceiro de negócios ou RH da HRD. No momento, não podemos permitir que o funcionário trabalhe no escritório por motivos de segurança, mas estamos tentando resolver todos os outros pedidos.

Serviço de Imprensa do Grupo Rambler

Tentamos informar os funcionários sobre a vida da empresa e apoiá-los. Desde o primeiro dia do trabalho remoto, começamos a fazer conexões diretas com o diretor geral, líderes empresariais e equipes. Além disso, organizamos nossos próprios webinars, onde falamos sobre como manter a calma na nova realidade para especialistas e gerentes. Um dos primeiros seminários on-line sobre habilidades de trabalho remoto (incluindo pessoal e psicológico) teve a participação de cerca de 700 funcionários.

Sergey Luchin, Grupo Mail.ru:

se surgirem dificuldades, qualquer colega poderá recorrer ao supervisor e ao parceiro comercial de RH de sua equipe para ajudar a resolver qualquer problema.

Há quanto tempo sua equipe está, em teoria, pronta para trabalhar de tal maneira como está agora?


Olga Filatova, Beeline:

trabalhamos remotamente desde 2016, por isso não estamos enfrentando dificuldades. Além disso, estamos prontos para compartilhar experiências na organização e gerenciamento de trabalho remoto com outras empresas e seus funcionários. Em março de 2020, a Beeline criou um site com materiais relevantes : regras para trabalho remoto, linguagem de documentos legais, hackers de funcionários, entradas de seminários on-line sobre esse tópico, etc. Mais de um mês, mais de 100 mil pessoas o visitaram.

Natalya Tanaeva, VKontakte:

O trabalho em um formato remoto tem vantagens e desvantagens, e até agora estamos indo muito bem. Podemos continuar assim? Sim, enquanto houver tal necessidade. Mas nós, é claro, como todos os outros, aguardamos a normalização da situação e a oportunidade de retornar ao ritmo usual de trabalhar no escritório e encontrar-se com colegas ao vivo. 

Serviço de imprensa do grupo Rambler

Em alguns ativos médicos ("Poster", "Rambler"), o regime de turno flexível foi introduzido por um longo tempo e sua programação não mudou significativamente. Em termos técnicos e operacionais, estávamos prontos para mudar para um local remoto e, de acordo com os líderes de ativos, mantemos nossa eficácia. Mas existem projetos cujo trabalho não é possível em um formato remoto. Isso se aplica aos estúdios de projeto Okko da mídia - cerca de 3% do número total de funcionários.

Todos nós sentimos falta do escritório, colegas, amigos e gerentes, por isso queremos retornar rapidamente ao escritório. Nós mesmos sentimos e vemos / ouvimos isso no quadro do feedback dos colegas.

Equipe de RH “Dodo Pizza”:

Depois de enfraquecer a quarentena, planejamos recomendar trabalhar em casa para eliminar os riscos de infecção nos transportes públicos.

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