Existem dezenas de estruturas e metodologias usadas no trabalho de design. Não há mais pessoas que não ouviriam falar sobre agile, scrum, kanban e outras abordagens. Cada um deles prometeu se tornar uma bala de prata, o que ajudará a realizar projetos para que eles atendam a todos os parâmetros de sucesso. Mas, na prática, apenas um trabalho competente com riscos permite que você finalize os projetos a todo custo.Neste artigo, tentaremos considerar os riscos mais importantes que podem aparecer no seu caminho. O material será útil para todos os envolvidos no trabalho de design.
Então, quais projetos são considerados bem-sucedidos? É costume destacar os seguintes parâmetros:- o projeto foi entregue no prazo;
- sem exceder o orçamento;
- com um número mínimo de defeitos;
- funciona como pretendido;
- as pessoas usam;
- resolve os objetivos que lhe foram estabelecidos;
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Então, com que frequência os projetos concluídos atendem a todos esses pontos?Com uma pequena diferença nas estimativas dos estudos do Standish Group, do Project Management Institute, do Gartner, do Wellingtone e de outras organizações respeitáveis , somos informados de que um terço dos projetos de TI são falhas, e metade está enfrentando dificuldades. Basta pensar, estas são estatísticas impressionantes.É difícil dizer qual o nível de projetos que participaram das amostras, mas vamos supor que essas são histórias grandes, como a falha na modernização da infraestrutura de TI da cadeia de lojas KMart por US $ 1,2 bilhão, que se tornou um dos principais fatores de falência da empresa.Isso significa que projetos menores que fazem estúdios da web russos não estão sujeitos aos mesmos problemas? Se você ler comentários de clientes no agregador popular, veremos que, mesmo no caso de páginas de destino típicas e lojas on-line de modelos, os critérios de sucesso acima raramente são atendidos:“Pedimos o desenvolvimento e o design do site em 2015. Design feito rapidamente, mas não quer dizer essa qualidade. O desenvolvimento foi introduzido até o ano de 2017 e nunca foi implementado ”
“O local após esse trabalho teve que ser completamente refeito, no início, é claro que o trabalho foi ativo e parecia que estava tudo bem. Mas então eles começaram a perceber que estávamos repetindo a mesma tarefa por um mês; como resultado, quase paramos de responder às perguntas. Como resultado, ficou muito menos, porque tive que contratar outro fornecedor ”
“Várias vezes adiaram os termos da implementação do site por acordos adicionais. Como resultado, todos os prazos acordados também foram interrompidos e o desenvolvimento do site levou 1,5 anos. A saída foi um produto bruto que não pode ser usado. Eu tive que dar o site para revisão em outro estúdio ”
O que podemos dizer sobre um desenvolvimento individual mais extenso? Afinal, quanto maior o projeto, maior a chance de ele não sobreviver até a conclusão. Portanto, qualquer cliente e contratado deve ter uma pergunta - como não chegar ao cemitério de projetos inacabados.Vamos descobrir o que poderia dar errado em um projeto de desenvolvimento personalizado e o que fazer com isso:Risco 1. Qualificações inadequadas dos contratantes
O problema aqui é como o desenvolvimento personalizado funciona. O cliente geralmente não entende em quem o projeto confia, pois em todos os cantos promete um ciclo de desenvolvimento completo e um trabalho chave na mão.Tendo decidido digitalizar parte do negócio, a empresa recorreu a um estúdio na web (também conhecido como agência digital / integrador de web). O serviço ocorre em um formato de janela única. Solicita-se ao cliente que preencha um resumo, com base no qual o TK é compilado. Se o projeto é complexo e requer programadores experientes, o desenvolvimento é terceirizado para produção.O subcontratado é obrigado a executar o trabalho no ToR, que foi compilado por pessoas incompetentes. Se um projeto sobreviver ao lançamento, geralmente o produto não resolve as tarefas da empresa, ninguém deseja usá-lo.
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Não importa o quão trivial, a coisa mais importante é entender o problema. Não poupamos recursos para imersão nos negócios do cliente. Estamos prontos para organizar uma viagem de negócios e nos comunicar no local, não apenas com as partes interessadas, mas também com as pessoas que usarão o produto final. Não começaremos a gastar o orçamento do projeto até estarmos convencidos de que o descobrimos.O estúdio da TK na Web é composto por analistas que trabalharam como testadores ontem. Sem entender os meandros do desenvolvimento, eles criam um documento que descreve os elementos da interface, mas ao mesmo tempo praticamente ignoram as integrações e algoritmos complexos que estão ocultos por trás desses elementos.
Um exemplo real de formulações com base nas quais o contratante geral exige o cálculo do custo final do desenvolvimento.
O contratante geral pede para calcular o custo do desenvolvimento usando um exemplo de formato semelhante, mas serviços completamente diferentes. “Chegue lá, descobriremos”Quando se trata de automatizar uma empresa, essa abordagem está incorreta. Não é suficiente desenhar layouts e descrevê-los no TOR. Portanto, é melhor confiar o estágio de análise a arquitetos de sistemas que entendem o que está oculto "sob o capô".Risco 2. Exaustão do orçamento antes do lançamento do produto
O mercado de serviços digitais é dominado por orçamentos fixos e pós-pagamento. Portanto, é mais provável que as contas e as vendas concordem com uma estimativa e concluam um contrato. Se o estúdio da web elaborou incorretamente os termos de referência, conduziu um escopo incompleto e contratou subcontratados para o desenvolvimento, o inferno da produção poderia acontecer no projeto.O volume de trabalho será maior, o empreiteiro geral começará a proteger seus interesses e promoverá os artistas finais para que eles se encaixem no orçamento. Em ambos os lados, a lógica pervertida funciona, cada um deles tem uma desculpa para se sair um pouco pior que o oponente: “Você forneceu TK ruim e agora eles aumentam o volume? Então não levaremos em consideração algumas das observações! ” / "Já prometemos ao cliente onde eles irão, terminam ou não recebem o dinheiro!".Essas guerras políticas estão escondidas dos olhos do cliente. Ele não sabe quem está envolvido no projeto e como vai o processo de desenvolvimento - os parceiros do estúdio assinaram o NDA. Como resultado, a produção sacrifica a qualidade do produto para não prejudicar, e o estúdio da web pensa apenas em como assinar os atos e receber o pagamento o mais rápido possível. Ninguém se importa com os benefícios para o cliente.Método de prevenção
Ao fazer estimativas, os estúdios da web se limitam apenas às etapas gerais do trabalho: análise, design, layout, programação. Enquanto um contratado competente incluirá na estimativa todos os elementos funcionais do sistema desenvolvido.Com base em uma conversa de cinco minutos com um cliente, é impossível avaliar o escopo do trabalho na transformação digital de um negócio. Portanto, trabalhar com a estimativa propriamente dita exige vários estágios e, sem análises, não será possível obter o custo final do desenvolvimento.Oferecemos aos clientes em dúvida o cálculo do custo do projeto de acordo com nossos detalhes. Até o momento, nenhum dos concorrentes concordou, apesar de haver estúdios que prometeram reduzir o preço.Mas, mesmo com as especificações técnicas e estimativas elaboradas, o projeto não está protegido contra desequilíbrios no cronograma de produção. Assim que essa ameaça surgir, é importante não apenas avisar o cliente, mas também propor um plano de ação alternativo e otimizar o escopo do trabalho. Você não pode ficar calado e torcer para que "talvez isso acabe".Risco 3. Mudanças no meio do projeto
Os projetos para o desenvolvimento de sistemas digitais duram em média pelo menos um ano. Tudo pode acontecer durante esse período.Pode acontecer que, no meio do projeto, o cliente tenha mudado a maneira de fazer negócios, ou tenham surgido tecnologias mais avançadas, ou talvez algo tenha mudado no mundo.Por exemplo, eles desenvolveram um sistema de entrega de correio, mas devido à situação política, o mercado mudou, os grandes agregadores reduziram suas comissões e o projeto não resolve mais os objetivos que foram estabelecidos para ele. Em tais circunstâncias, é absolutamente normal que o cliente comece a alterar as tarefas sem esperar pela conclusão do desenvolvimento. Você precisa ser capaz de trabalhar com isso.Método de prevenção
Se o cliente se oferece para mudar alguma coisa, primeiro você precisa descobrir por que isso acontece e quais circunstâncias levaram a essa decisão. Traga o cliente para uma conversa franca para entender sua dor.Somente depois disso, avalie se essas mudanças beneficiarão o projeto e tente antecipar os riscos decorrentes, inclusive exceder o orçamento. Em seguida, encontre a melhor abordagem para implementar essas mudanças no produto e ofereça-o. Mas a escolha deve permanecer com o cliente.Risco 4. Perda de interesse por parte do proprietário
Quando algo muda no mundo, o cliente pode se deixar levar por outra linha de negócios e esquecer o projeto atual. A perda de interesse leva ao fato de que o artista é solicitado a reduzir completamente o trabalho ou, pior, deixado no limbo. Esperar por uma decisão leva a tempo de inatividade e custos.Porém, mais frequentemente, o interesse desaparece quando mudanças sérias na estrutura organizacional ocorrem no lado do cliente, as pessoas mudam no projeto. Como regra, essas pessoas não possuem o contexto completo e, portanto, não veem o valor do projeto. A motivação deles para lançar o produto é extremamente baixa.Método de prevenção
Para manter o interesse constante no projeto, mostramos ao cliente todos os resultados intermediários. Projetos grandes geralmente consistem em um conjunto de serviços; portanto, como resultado de cada iteração de desenvolvimento, nos esforçamos para demonstrar a funcionalidade totalmente pronta de um serviço separado que já pode ser usado. Portanto, o cliente vê que o produto resolve seus problemas de negócios.Durante o desenvolvimento, verificamos se os objetivos do projeto foram alterados e os consultamos regularmente. Realizamos análises adicionais e coletamos feedback do público-alvo. Envolvemos os representantes dos clientes no processo de desenvolvimento e apoiamos a avaliação das perspectivas do projeto em um estado atualizado.Risco 5. O cliente não aloca tempo para participar do projeto.
Os funcionários do cliente não fornecem as informações necessárias, o gerente responde lentamente e tudo fica mais lento. Ao mesmo tempo, sabemos com certeza que o cliente precisa do projeto, o interesse não foi perdido, os prazos ainda são convenientes.Infelizmente, isso acontece com frequência. Nesse caso, um executor inexperiente começará a se ofender, diminuirá as prioridades das tarefas do cliente e, finalmente, mudará toda a equipe de desenvolvimento para outro projeto. A lógica do artista é clara aqui, ninguém quer um tempo de inatividade da equipe devido a aprovações excessivamente longas. Isso resulta em um relacionamento quebrado com o cliente. O projeto não está sendo concluído.Método de prevenção
Pessoalmente, concordamos com o cliente na definição de pessoas responsáveis. Discutimos seu status e grau de responsabilidade. Fixamos suas funções e responsabilidades no cronograma de trabalho.Assim que percebemos que as pessoas responsáveis enfrentam algum tipo de restrição, junto com o cliente, procuramos uma solução para eliminar esses obstáculos e continuar o processo de desenvolvimento. Se as pessoas indicadas não cumprirem totalmente o contrato, sugerimos que você indique outros funcionários em seu lugar.Risco 6. Ajustes / melhorias prolongados
O cliente nem sempre é competente o suficiente para avaliar o grau de prontidão do projeto. Isto é normal. É muito pior quando o contratante não entende se o projeto está pronto. O comissionamento geralmente é atrasado devido a alterações não razoáveis. Isso leva ao fato de que ambas as partes perdem tempo e dinheiro.A situação geralmente está relacionada ao fato de as edições serem oferecidas por pessoas que não são responsáveis pelo resultado final. Se você não resolver o problema com antecedência, as pessoas responsáveis não terão um contexto incompleto. Acontece que eles estão conectados em um estágio avançado e, portanto, não sabem nada sobre as limitações e objetivos do projeto.Um contratado inexperiente contestará infinitamente essas edições para não fazê-las às suas próprias custas ou, pelo contrário, levará em consideração absolutamente todos os comentários. Tudo isso afeta negativamente a consecução dos objetivos iniciais do projeto.Método de prevenção
Se os comentários vierem de uma pessoa que não é responsável, então os corrigimos e discutimos com aqueles que são diretamente responsáveis pelo projeto. Antes de fazer qualquer edição, tentamos entender como essas alterações ajudarão os objetivos gerais do projeto. Se as edições não ajudarem, mas apenas interferirem, expressamos nossas preocupações.Caso o proprietário do produto solicite alterações, alertamos que isso atrasará o lançamento. Oferecemos uma solução competente para otimizar o escopo do trabalho, levando em consideração os novos e introdutórios. Juntamente com o cliente, descobrimos o que acontecerá se lançarmos o produto da forma que ele é. Quando não há consequências negativas claras, sugerimos adiar edições para as etapas subsequentes. Além disso, a escolha permanece sempre com o cliente.Risco 7. Indisponibilidade da infraestrutura para lançamento
O fato de a infraestrutura do cliente não estar pronta, as nuances legais não são elaboradas e não há acordos de parceria que possam impedir o lançamento do projeto em operação.Por exemplo, o sistema foi projetado para funcionar com SSDs e a infraestrutura atual usa o HDD, ou a empresa está lançando uma nova direção, mas ainda não recebeu permissão do departamento governamental.Às vezes, o contratante continua trabalhando em tal situação, ignorando os problemas do lado do cliente. Porque ele se sente confortável para não ir além de sua área de responsabilidade. Formalmente, o contratado faz a coisa certa, o problema está no lado do cliente. Mas qual é a utilidade de um produto que será impossível lançar, que benefícios trará?Método de prevenção
Antes de começar o trabalho, discutimos com o cliente os recursos necessários para iniciar o projeto. Fornecemos recomendações sobre quais pessoas contratar e quais equipamentos comprar. Se o projeto não for padrão, consulte advogados e certifique-se de que não haverá problemas por parte da legislação no lançamento.Na fase de formação da TK, verificamos as oportunidades de integração e outros aspectos técnicos da operacionalidade do produto final.Conclusão
Todos os riscos estão de alguma forma interconectados. Um problema que não foi corrigido a tempo pode causar um efeito de bola de neve.Mas a experiência mostra que existem três maneiras universais de prevenir e minimizar as consequências dos riscos:- Fixação de riscos potenciais;
- Plano de ação para evitá-los;
- Disposição de mudar de rumo e procurar soluções alternativas.
Pensar corretamente não é sobre projetos, mas sobre clientes. Comunicar e trabalhar constantemente com as expectativas do cliente. Não esconda nada e ajude a ver a plenitude da situação.Por trás de cada risco descrito, há casos reais da experiência da Work Solutions. Essas nem sempre foram histórias com final feliz: algumas custam milhões de rublos à empresa.Mas todas as forças que colocamos para construir parcerias confiáveis com os clientes geralmente são recompensadas, embora não rapidamente.Devido à transparência nas relações, temos clientes com quem trabalhamos há mais de seis anos e para os quais descarregamos dezenas de milhares de horas comerciais. Por um período tão longo de cooperação, vários riscos surgiram antes do projeto, mas sempre tentamos informá-los a tempo e propor maneiras de resolvê-los. Portanto, acreditamos que o gerenciamento de riscos competente garanta a conclusão dos projetos.Nos comentários, sugiro compartilhar histórias de sua experiência quando os projetos não foram concluídos. Algum dos sete riscos que descrevemos é responsável por isso? Ou a razão era outra coisa?