Como fazer um bom relatório breve

O final de maio e o início de junho é o tempo tradicional para a proteção de diplomas nas universidades. Além do trabalho final, os alunos precisam preparar uma apresentação curta (de 7 a 10 minutos) antes da comissão de exame, bem como fazer uma apresentação. E muitas vezes um aluno preparar um relatório / apresentação normal é uma coisa quase mais difícil do que escrever um diploma em si. Além disso, muitas vezes acontece que, quanto mais informativo e interessante o trabalho, mais difícil é obter um desempenho de alta qualidade. Neste artigo, oferecemos nossa visão sobre como resolver esse problema.



No HSE de São Petersburgo, tradicionalmente passamos de abril a maio para trabalhar com estudantes de pós-graduação em seus discursos de defesa (e nos seis meses anteriores para ouvir relatórios completos). E de alguma forma chegamos a um acordo com o fato de que, apesar do alto nível de nossos alunos, poucos deles conseguem passar por um ensaio pela primeira vez. Como regra, temos que ouvir os relatórios 2-3 vezes, editar apresentações, adicionar / modificar / corrigir a apresentação do material antes de declarar a apresentação adequada e liberar o aluno para proteção. E, é claro, de ano para ano, temos que explicar aos alunos os mesmos princípios básicos de construção de um relatório, organização de uma apresentação etc. Este artigo é uma tentativa de apresentar por escrito todos os principais pontos que tradicionalmente explicamos aos alunos que se defendem.E ficaremos felizes se as considerações que apresentarmos aqui forem úteis não apenas para nossos alunos, mas também para todos os outros estudantes - os leitores da Habr que vêm este ano para defender seus diplomas, bem como para todos aqueles que precisam preparar apresentações curtas para o trabalho de acordo com os resultados de seu trabalho atual.

Nota: mais ilustrações são tiradas da apresentação da tese do aluno do primeiro ano do programa de mestrado “ Programação e Análise de Dados ”, graduado no programa de bacharel “ Matemática Aplicada e Ciência da Computação ” Egor Bogomolov.

1Primeiro de tudo, o formato de uma apresentação de 7 a 10 minutos limita significativamente o número de slides em uma apresentação. A experiência sugere que não deve ter mais do que 12 a 15 slides. Por quê? Se pegarmos um relatório de 7 minutos e dividirmos 7 pelo número de slides, obteremos, em média, cerca de 30 segundos por slide. 30 segundos é um período bastante curto, é difícil dizer algo significativo durante esse período. Se o número de slides aumentar, o relatório se transforma em uma fila de metralhadoras e ninguém tem tempo para entender nada, ou o orador é garantido para não caber no tempo previsto para ele. Com base nisso, vamos fixar o número de slides (12–15) e entender o que deve estar neles.



2)Com o primeiro slide, tudo fica mais ou menos claro: o título do relatório, autor, consultor científico, organização é indicado. Também é aconselhável marcar a cidade e o ano. O único ponto sutil: quero que as informações colocadas no primeiro slide sejam formatadas corretamente. Este slide define o estilo de toda a apresentação: o estilo e o tamanho do alfinete, as cores que serão usadas posteriormente. Por exemplo, recomendamos o uso de azul e branco - as cores corporativas da torre.



Vou falar sobre o estilo dos slides restantes. Em cada um deles, é desejável fazer o cabeçalho e o rodapé. É desejável indicar o nome do bloco de apresentação no bloco superior (digamos sobre os blocos abaixo), no bloco inferior - o sobrenome do orador, o nome abreviado do relatório e, o mais importante , o número do slide no formato x / y , em que xÉ o número do slide atual, y é o número total de slides. Por que isso é feito? Os ouvintes, em regra, querem entender em que ponto do relatório eles estão e quantos slides estão à frente. Se essas informações não estiverem disponíveis, é criada a impressão de que o relatório pode durar para sempre ou que pode terminar a qualquer momento. Isso é chato.

3. Agora, vamos ao conteúdo dos slides. O relatório inteiro pode ser condicionalmente dividido em duas partes: a parte introdutória (antes de formular as metas e objetivos do trabalho) e a parte substantiva (após as metas e objetivos). Importante : em um bom relatório, a parte introdutória leva cerca de metade (!)toda a apresentação, e aqui está o porquê. Se o orador não fizer uma introdução normal, não conseguir que todos os presentes compreendam o tópico do trabalho, a declaração do problema, etc., ninguém ouvirá a parte substantiva - o público simplesmente não entenderá do que se trata a palestra. Portanto, 50% de sucesso é uma parte introdutória bem construída.



Importante : do nosso ponto de vista, a parte introdutória deve consistir em três blocos. Primeiro bloco- declaração do problema, na qual o falante diz qual é a tarefa, a qual área a que pertence, introduz conceitos e definições básicas, indica por que a solução para esse problema é importante. E esse bloco, com raras exceções, não se esqueça de incluir tudo no seu relatório. No entanto, nem todo mundo sabe como dizer a ela corretamente. O equívoco típico do orador é que quase todo mundo sabe sobre essa tarefa, exceto por pequenos detalhes. E, em vez de explicar nos dedos qual é a sua tarefa, o falante começa a usar livremente os termos, definições e fatos, conhecidos, em regra, apenas para ele e um grupo restrito de colegas, sem explicá-los de nenhuma maneira.

Posso dizer uma coisa bastante sediciosa, mas a afirmação do problema deve, em certa medida, ser semelhante à resposta aos pais / amigos / conhecidos no bar à pergunta "O que você está fazendo na sua universidade / trabalho?" E é improvável que, sentado em um bar ou na cozinha com seus pais, você derramar em termos desconhecidos e se transformar em um especialista legal. Provavelmente você tentará explicar com os dedos pelo menos a área de assunto em que realiza a pesquisa. E, como regra, enquanto está sentado em um bar / na cozinha, você consegue fazer isso, mas durante o relatório - por algum motivo, não. Você deve entender: quanto mais simples, claro e compreensível você for o seu assunto, mais pessoas ouvirão seu relatório até o final.



Vamos para o segundo bloco- Uma revisão dos resultados disponíveis nesta área. A maioria dos oradores tem problemas com ele. Por alguma razão, acredita-se que ele possa ser jogado fora com segurança, especialmente no caso de breves relatórios. Enquanto isso, é uma falácia colossal; esse bloqueio é categoricamente necessário. Se não estiver no relatório, isso geralmente significa duas opções.

A primeira opção - o palestrante simplesmente não entende que, além dele, existem centenas, senão milhares, de pesquisadores trabalhando e recebendo resultados nesse campo. Como resultado, é altamente provável que tudo o que o falante está prestes a falar já tenha sido feito por alguém em algum lugar há muito tempo, e ele esteja apenas reinventando a roda.

Segunda opçao- que a tarefa é tão desinteressante e desnecessária para alguém que ninguém a está realizando. Portanto, a relevância desta tarefa é próxima de zero, e ouvir este trabalho também não faz sentido. Estes, é claro, são casos extremos, existem casos intermediários. Por exemplo, algumas referências a obras de 1994. E se isso é tudo - então, novamente, veja as duas opções discutidas acima.

Caros colegas, sem revisar os resultados de outros pesquisadores, todo o seu trabalho não tem absolutamente nenhum significado! Nele, você deve convencer os ouvintes de que você está ciente de todas as pesquisas mais recentes neste campo, é o proprietário do material, sabe quem, o que e quando fez nos últimos 4 a 5 anos . Se não for esse o caso, você não poderá mais ouvir o relatório.



Parece que em uma revisão da literatura você pode terminar a parte introdutória e prosseguir com a formulação das metas e objetivos do estudo. Na verdade, a maioria dos falantes inexperientes tenta fazê-lo. E este é um erro muito grave: em qualquer apresentação, deve haver mais um bloco extremamente importante, a saber, um bloco com o codinome “Big MAS”. Neste bloco, você deve dizer algo assim: sim, muito já foi feito na minha área (consulte a 1ª parte obrigatória) (consulte a 2ª parte obrigatória), mas: existem tais e tais desvantagens em tal e qual trabalho, em tal isto e aquilo não foi feito neste trabalho, mas isso e aquilo permanece incompreensível nesse trabalho. E no meu trabalho, vou eliminar esses pontos / concluir essas tarefas inacabadas / oferecer minhas próprias soluções mais bem-sucedidas. E somente depois disso você poderá passar para a parte central do relatório - a formulação das metas e objetivos do trabalho .



4. O objetivo de qualquer trabalho deve ser um. Múltiplas metas não são permitidas. Se existem vários deles, é no lugar errado e na forma errada que os objetivos formulados do estudo. objetivo- isso é algo que você deseja alcançar integralmente com seu trabalho: crie um produto de software, construa um conjunto de dados, construa um modelo, realize uma análise etc. Pense no que deseja alcançar com seu trabalho. Como regra, esse será seu objetivo.

Importante: em muitos trabalhos, um erro bastante significativo é cometido nesse local - o objetivo é formulado de maneira muito geral, por exemplo, "criar um sistema de filtragem de spam" ou "detectar bots nas redes sociais". Colegas, essas são tarefas que, durante vários anos, foram resolvidas por grandes empresas de TI, como Google ou Facebook. E será muito engraçado se, de repente, descobrir que é no seu trabalho que esta tarefa global será finalmente resolvida. Com uma probabilidade muito baixa, os ouvintes acreditarão em um cenário tão otimista. Muito provavelmente, um objetivo similarmente amplamente formulado ainda é, via de regra, um sinal de inexperiência e / ou incompetência. Por favor, não cometa esse tipo de erro - indique seu objetivo de maneira muito específica.

Vamos seguir para as tarefas. Tarefas- Este é, em essência, um breve plano de seu trabalho, uma breve descrição de como você alcançará a meta estabelecida acima. Por exemplo, “você precisa criar um modelo”: 1) crie tal e qual ferramenta; 2) coletar tal e tal conjunto de dados; 3) construir um modelo de protótipo; 4) teste este protótipo em tais e tais dados. Freqüentemente, para formular tarefas corretamente, você só precisa olhar para o seu trabalho mais uma vez, dividi-lo em 3 a 4 blocos grandes e, de alguma forma, chamar esses blocos. Na verdade, essas serão suas tarefas.

Importante : não deve haver novos termos no objetivo ou nas tarefas. Se eles aparecerem repentinamente, isso significa que você não concluiu a declaração do problema, não explicou completamente todos os termos, ferramentas, mecanismos que geralmente são usados ​​para resolver esses problemas, etc. Em seguida, não deve haver muitas tarefas. Como regra, essas são 3-4 tarefas globais. Não esmague-os, não faça 7–8 tarefas. Finalmente, as tarefas devem ser suficientemente curtas e concisas . Idealmente, cada uma dessas tarefas deve ser colocada no rodapé nos slides subsequentes.



5)Passamos agora para a segunda parte substantiva do relatório. Sua construção é muito simples. Você tem cerca de 7 slides em estoque. Você deve deixar o último slide para conclusões, restando 6 slides. Esses slides são divididos em blocos de acordo com o número de tarefas. E para cada tarefa em seu breve relatório, você deixa 1-2 slides. Infelizmente, esse é o valor máximo que você pode pagar por causa do prazo. O que levar já existe uma pergunta bastante específica, todos devem resolver esse problema por si mesmos. É importante aqui escolher pontos realmente importantes em cada uma das tarefas e tentar falar brevemente sobre elas. Não há receitas gerais suficientes para esta parte, e a experiência é muito importante aqui: a sua, seu supervisor e seus colegas.





Frequentemente, neste local, os alunos fazem a pergunta: bem, bem, de alguma forma, de alguma forma, com os dedos, tenho tempo para mostrar algo em 1-2 slides; mas há muitos detalhes importantes, dezenas de detalhes importantes e nem um único profissional que escuta o relatório poderá avaliar o trabalho sem essas informações adicionais. O que fazer neste caso?

Aqui você deve entender o seguinte. Como regra, existem apenas 2-3 pessoas entre o público que realmente entendem do que se trata o seu relatório. Muito provavelmente, eles realmente estariam interessados ​​em aprender sobre os detalhes do estudo. Quanto ao resto, os detalhes não são importantes, eles precisam de uma idéia geral. Explique com os dedos e, para profissionais restritos, prepare a partir de cada bloco vários slides adicionais fora da apresentação. Por exemplo, seu relatório possui 15 slides. Deixe a numeração como x / 15, onde x é o número do slide atual. Por trás do 15º slide, faça 16 a 17º slides adicionais no formato x / 15, x = 16,17 e assim por diante, para os quais informações que não cabem nos blocos principais podem ser retiradas.



Se, de repente (o que não é fato), após o seu relatório, um dos ouvintes decidir fazer uma pergunta específica, você abrirá esses slides e responderá a essa pergunta em detalhes. Ao mesmo tempo, respondendo à pergunta, você não ficará mais limitado aos 7 a 10 minutos que lhe foram dados para o relatório. Portanto, você pode adicionar as informações que fisicamente não se encaixavam no relatório principal, mas sobre as quais você queria contar algo.



6Vá para o último slide. Neste slide, você indica as conclusões ou os resultados de sua pesquisa. De fato, aqui você apenas precisa duplicar as tarefas que foram formuladas no meio do seu relatório. No entanto, surge a pergunta: por que então esse slide é necessário? Não é mais fácil apenas mostrar as tarefas novamente e dizer que estão todas concluídas? Não, existem diferenças importantes. O fato é que, ao formular os objetivos do estudo, você ainda não pode apelar para as informações que terá no conteúdo de seu relatório. Você ainda não divulgou com a ajuda de quais idéias, métodos e abordagens alcançou seu objetivo, quão bem-sucedidas foram suas abordagens, quão bem os testes foram realizados etc. No entanto, no final do seu relatório, o público já está imerso no tópico, eles conhecem a terminologia,as soluções que você propôs são conhecidas e você pode revelar com segurança as tarefas formuladas acima nas conclusões e descrever brevemente como exatamente você resolveu esses problemas.

Bem, a cereja do bolo nesta parte do trabalho será, por exemplo, links para artigos que você escreveu como resultado do estudo, relatórios que você fez em uma conferência específica, produtos de software que começaram a usar o código que você escreveu etc. .

pequena nota: o slide final um separado "obrigado" não é necessário - esta frase perfeitamente calma pode dizer, no final das palavras. Um slide como "Suas perguntas?" Também é inadequado. Esta frase deve ser dita pela pessoa que preside a esta reunião, não tira o pão.

7. Bem, em conclusão, algumas palavras sobre o que fazer se você não tiver um relatório curto de 7 a 10 minutos, mas um grande, de 30 a 40 minutos. Importante:toda a estrutura descrita acima permanece categoricamente inalterada. Restam os blocos “declaração do problema”, “revisão dos resultados disponíveis”, o bloco “mas”, o slide “meta e objetivos”, o slide “conclusões”. O que está mudando? O número de slides está mudando, principalmente na parte do conteúdo: agora, em vez de 1-2 slides, você pode finalmente inserir de 5 a 7 slides detalhados para cada tarefa.

Mas isso não é tudo: expandindo a parte do conteúdo, você não deve esquecer a parte introdutória. Também deve ser expandido: é necessário informar mais detalhadamente sobre a declaração do problema, para fornecer uma visão geral mais detalhada dos resultados disponíveis. Lembre-se de que a parte introdutória permanece pelo menos, se não mais, uma parte importante do seu relatório. Faça mal - e ninguém entenderá todas as informações restantes ou ninguém ouvirá.

Isso é tudo em geral. Esperamos que essas anotações sejam úteis para todos os que estão preparando seus relatórios e, principalmente, para os estudantes que estão preparando apresentações de seus trabalhos de graduação no momento.

PS Aqui você pode ver diplomas e apresentações de graduados do nosso programa de bacharelado em “ Matemática Aplicada e Ciência da Computação ” para 2019. É claro que estão longe do ideal e poderiam (e deveriam) ser aprimorados, mas podem dar uma idéia de parte final do excelente trabalho de preparação de nossos alunos para a defesa.