😮 🛢️ 💨 Trello - um sistema eficaz de gerenciamento de conhecimento para uma pequena equipe de TI 👁️ 💗 🏴‍☠️

Quando falamos sobre uma base de conhecimento, geralmente representamos um sistema complexo em uma grande empresa ou corporação de TI. Eles usam o banco de dados para armazenar instruções, documentação, cursos e cartões de habilidades. Mas mesmo pequenas equipes precisam de bases de conhecimento. Por exemplo, designers para armazenar links para sites de inspiração, exemplos para clientes, serviços online para trabalho e artigos.

O uso de produtos volumosos como o Confluence é inconveniente, pois as equipes pequenas estão melhor com o Trello. Essa ferramenta simples e prática permite que você organize um repositório conveniente de conhecimentos em uma noite, fácil de manter e atualizar. Foi exatamente o que a equipe de web design da Atman Digital fez e ficou satisfeita. Como eles usam a base de conhecimento no Trello, quais são as vantagens dessa abordagem e quem é adequado, Roman Khorin dirá - CEO da Atman Digital.

Por que escolher o Trello

Quando um designer realiza um projeto comercial, ele tem duas perguntas: "Onde eu vi isso?" e "Como isso pode ser feito?" Um especialista experiente tem uma memória visual e visual dos projetos e serviços que ele desenvolveu. Encontrar uma referência (exemplo) e entender como implementar um projeto é uma tarefa simples para ele. Mas os iniciantes não têm essa memória - eles precisam estudar constantemente o design de novos sites e serviços.

A Atman Digital tem uma equipe de design jovem. Depois de concluir vários pedidos, surgiu a pergunta: “Como organizar uma troca de experiências em uma equipe?” Para crescer e se desenvolver. Isso requer encontrar uma maneira de trocar serviços úteis e conjuntos de referência - uma base de conhecimento.

Não tivemos tempo para construir uma base sólida e sólida. Como os primeiros projetos foram no Trello, a equipe já estava familiarizada com essa ferramenta. Ele foi escolhido para organizar a base de conhecimento.

A estrutura do Trello é simples e intuitiva: listas, cartões, listas de verificação. Organizamos a base com facilidade e rapidez e adaptamos a ela, graças à interface familiar. No Trello, é fácil organizar os links externos que compõem a base dos designers. Adicionar algo novo ao banco de dados também é fácil e compreensível para toda a equipe.

Como a Base de Conhecimento Atman funciona

A base é hierárquica: é dividida em diferentes categorias, cada uma das quais possui cartões com um subnível adicional na forma de listas de verificação.

Tabuleiro de cartas na base de conhecimento.

O primeiro nível da hierarquia é a separação do fluxo de trabalho . Todos os projetos começam com análises e continuam com a criação de protótipos. Referências e um quadro de lama são um estilo visual que pode ser oferecido a um cliente para realizar todo o projeto nesse estilo. Renderização de design adicional e várias etapas que não estão na imagem.

Quando um designer tem um problema, ele quer se lembrar do que viu ou usar a experiência passada. Os problemas aparecem não apenas assim, mas em relação ao fluxo de trabalho, por exemplo, mostram exemplos de sites de clientes ou adicionam um novo elemento ao layout. Portanto, o primeiro nível é a separação de tarefas.

O segundo nível são os tipos de materiais . Estes são cartões dentro de uma seção que pode ser estruturada.

No nível abaixo - no cartão - uma lista de materiais que usamos no trabalho. Nesse caso, são sites dos quais nos inspiramos. Este é o "conhecimento elementar" que não pode mais ser dividido em componentes.

Recursos da Base de Conhecimento Atman

É construído em links para outros sites e serviços online. Primeiro de tudo, a experiência visual online é importante para o designer. Usando os links, digitalizamos todas as informações necessárias como conhecimento: exemplos de trabalho, serviços, artigos, vídeos, documentos internos no Google Docs. Digitalizado, estruturado e montado em um só local.

A base está desordenada se você não a seguir. Portanto, temos um papel separado como moderador, que limpa regularmente o banco de dados e adiciona algo novo a ele.

Como o conhecimento entra no banco de dados? Todos podem adicionar conhecimento, mas primeiro passam pelo "Distribuidor". Este é um filtro que filtra estúpido de útil.

Quando um membro da equipe vê algo interessante, ele o coloca no "Distribuidor" em um dos cartões: "É definitivamente útil!" ou "Pode ser útil". Os materiais do segundo cartão são discutidos pela equipe para serem úteis.

O moderador entra regularmente no banco de dados e verifica todos os links acumulados no "Distribuidor". Depois, ele decide o que fazer com eles - exclua ou transfira para outra categoria e adicione uma descrição, se necessário.

Um sistema de lembretes e notificações . Nas primeiras semanas de vida, a base estava cheia de emoções. Mais tarde, a popularidade começou a cair e havia apenas um moderador - eu. Para resolver o problema, introduzi um sistema de lembretes e notificações.

O principal canal de comunicação é o Slack. Possui integração com o Trello. Configuramos tudo para que, quando você adicionar novo material ao bate-papo da equipe do Slack, receba uma notificação. Inicialmente, as notificações foram enviadas aos designers que trabalham no chat. Quando eles começaram a reclamar que as notificações eram perturbadoras, criamos um canal separado no Slack para notificações e adicionamos quem quisesse.

Toda semana, telefonando, compartilhamos experiências, impressões, avaliamos o trabalho. No início de cada reunião, lembro -lhe a base - pergunto quem adicionou o que, as novidades que aprendi e o que eu poderia oferecer. Durante o fluxo de trabalho, também dou referências ao banco de dados.

O que aconteceu bem

Estrutura . A hierarquia do processo de produção ao "conhecimento elementar" mostrou-se bem. Os materiais são claramente estruturados e fáceis de encontrar o link que você precisa.

Edição . A base do Trello é fácil de editar: altere o texto, adicione novas seções, listas, links. Mesmo que alguém cometa um erro, tudo pode ser consertado.

Instruções . Escrevemos uma instrução separada que ajuda os iniciantes a entender como o banco de dados funciona e não quebrá-lo.

O sistema de lembrete incentiva a equipe a usar o banco de dados, e o " Distribuidor " ajuda a filtrar materiais inúteis e não a desarrumar o banco de dados.

Trabalho geral. É conveniente quando cada membro da equipe pode participar do processo. Não há uma única pessoa envolvida na gestão do conhecimento - todo mundo ajuda.

O que aconteceu mal

Breves descrições . Não há problema com o conhecimento simples que pode ser descrito em uma frase. Mas isso nem sempre acontece.

Por exemplo, na lista de verificação, os três primeiros links são chamados "Os melhores sites do mundo por categoria". Por que os nomes são os mesmos? Quais categorias? Quais são os números 1, 2 e 3 da hierarquia relacionados? Se você explicar o significado do autor do cartão, ele ocupará muito espaço e o formato da lista de verificação é inconveniente para uma descrição massiva.

Muletas para arquivos grandes . A base não é muito conveniente para postar vídeos, fotos ou materiais de texto. O problema será resolvido se os arquivos forem carregados na nuvem e deixarem um link no Trello. Mas, novamente, isso é uma "muleta".

A base de conhecimento está aberta . Existe o risco de os membros da equipe removerem materiais do banco de dados ou adicionarem mais, ignorando o “Distribuidor”.

Links quebrados . Quanto maior a base, mais links. Alguns deles acabam se tornando inativos - quebrados. Não temos uma verificação automática de sites e recursos inativos.

Artigos agregadores . A hierarquia da base pressupõe que estamos passando do conhecimento geral para o "elementar" - para links para um recurso específico. Os artigos agregadores são materiais como "12 melhores serviços para um designer" ou "999 sites úteis para inspiração".

A equipe tem a tendência de adicionar artigos agregadores ao banco de dados, mas eles são inúteis, quebram a hierarquia e arruinam a lógica. A partir do conhecimento "elementar", nos encontramos nesta mistura, onde novamente precisamos descobrir onde, o que e por quê.

Sem acesso à Internet, o banco de dados não está disponível. O Trello em si e todos os links não funcionam sem a Internet. Você nem poderá fazer o download antecipado.

Como melhorar o sistema

Nossa equipe tem acesso à edição, porque até o momento não houve incidentes com a remoção de algo importante. Mas, se desejar, você pode limitar o acesso da equipe para editar materiais. Para fazer isso, crie duas placas: a base e o "Distribuidor". Os funcionários adicionam materiais a um quadro separado, do qual o moderador os transfere para a base principal. No banco de dados principal, restrinja os direitos dos funcionários para editar.

Use o sistema de tags no Trello . Tags são blocos coloridos com nomes. Por exemplo, vermelho significa livros, azul significa links e verde significa vídeos. Você pode olhar para o cartão e entender imediatamente pela cor o que está nele. As marcas ajudam a adicionar um nível extra de estrutura ao banco de dados.

Use mais recursos de plugins. A ferramenta está se desenvolvendo rapidamente e, com certeza, existem ferramentas que o ajudarão pessoalmente.

Conclusões e Recomendações

O Trello ajudou a organizar uma base de conhecimento rapidamente . Tudo o que restava era coletar todos os links dos favoritos.

A base de conhecimento na forma de links é conveniente para a equipe de design - o material está em três cliques. Também é conveniente usar como um repositório de idéias. Não apenas para designers, mas, por exemplo, para desenvolvimento front-end, como descobrimos.

Quanto mais experientes são os especialistas, menos frequentemente eles usam a base de conhecimento . Quando uma pessoa já está cheia e ganha experiência, ela usa sua própria observação. Mas a base é usada ativamente por iniciantes e aprende mais rapidamente.

Sem um sistema de notificação, a atividade é reduzida . Se você não lembrar, não crie um plano de informações, pois o banco de dados será usado cada vez menos.

Além disso, a atividade caiu porque migramos do Trello para o PlanFix. O espaço de trabalho está desconectado - é mais difícil retornar ao Trello: você precisa abrir uma guia e pesquisar. Se o espaço de trabalho no banco de dados não estiver conectado a outros, a atividade no banco de dados desaparecerá.

KnowledgeConf 2020 Online , : , , ( ). : , , , , lightning talks. .

- , . 2 , — 4. : , . , .

Trello - um sistema eficaz de gerenciamento de conhecimento para uma pequena equipe de TI