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Reuniões são fáceis. Três dicas práticas diárias



Segundo o PMI , o gerente de projeto gasta 90% de seu tempo se comunicando com as partes interessadas. O objetivo dessa comunicação é discutir e decidir sobre uma série de questões. Uma reunião dedicada a discutir qualquer problema é a definição de uma reunião.

Continuando a cadeia lógica, presumo que a condução eficaz das reuniões seja uma habilidade essencial para qualquer líder, pelo menos em termos de frequência de uso.

Em dezembro do ano passado (2019), o Comedy Club foi lançado com a produção de "Uma reunião muito importante em uma empresa muito grande" . Minha fita do Facebook estava cheia de republicações deste vídeo com as palavras "parecido com o nosso", "o principal é que não funciona dessa forma novamente" ou "não se parece com nada?". Um artigo apareceu no habr com uma análise da produção .

Muito antes do clube de comédia, as reuniões se tornaram um dos principais temas da popular história em quadrinhos de Scott Adams, Dilbert . Este é apenas o caso quando engraçado e triste ao mesmo tempo.

Penso que não apenas naquele momento tive a pergunta retórica: "Se todos estão cientes desse problema e descrevem tantas maneiras de resolvê-lo, então por que ainda é tão relevante?"

Meu livro favorito sobre esse assunto é "Morte nas reuniões", de Patrick Lensioni . Quando li isso alguns anos atrás, decidi que definitivamente tentaria colocá-lo palavra por palavra.

Seis meses atrás, eu tive essa oportunidade, mas não podia prescindir de desvios do original.

No momento, posso dizer que estou satisfeito com o resultado, então decidi compartilhar algumas dicas da minha experiência. Espero que você os ache úteis.

Então, adaptação em 3 pontos por dia:

Classificação


Veja seu calendário e tente atribuir cada uma de suas reuniões a um dos grupos:

  • status
  • tático
  • estratégico

Os problemas surgem quando tentamos combinar 2 tipos de reuniões em uma.

Por exemplo: os gerentes são sincronizados por status uma vez por semana e depois discutem os problemas acumulados. No meu caso, isso levou ao fato de a agenda vagar de uma semana para a outra e não houve progresso perceptível em questões importantes.

Visualização


Encontre uma ferramenta para gerar agendas dinamicamente para reuniões táticas. Pode ser qualquer ferramenta na qual é possível criar um quadro Kanban (por exemplo, Mirro, Trello, Asana, JIRA); será muito mais fácil se as perguntas forem classificadas por importância e os acordos e as próximas etapas serão fixados em um só lugar. Também não se esqueça de adicionar à agenda as questões necessárias para alcançar objetivos estratégicos.
Por exemplo:Criei um quadro Kanban simples no Trello e pedi a todos os participantes que anotassem todas as perguntas na coluna "Backlog". Isso levou ao fato de que, mesmo antes da reunião, os caras podiam ver possíveis tópicos e se preparar para a discussão. Inicialmente, pedi aos rapazes que indicassem com uma cor no cartão sua satisfação com o progresso nessa questão, a fim de entender quais são as mais dolorosas. Com o tempo, passamos à classificação por urgência e importância (baixa / média / alta) usando as mesmas cores de etiqueta.

Ao controle


Divida as reuniões táticas em 2 tipos: uma reunião semanal para discutir questões e reuniões especiais dedicadas a uma questão específica. Se a pergunta parecer simples para todos, um acordo sobre o algoritmo para resolvê-lo e as próximas etapas não levará mais de cinco minutos. Se ficar claro que a solução do problema requer elaboração e coleta de informações adicionais, a pessoa responsável pela pergunta é nomeada e o tempo estimado para concluir a próxima etapa é corrigido. Com essa abordagem, torna-se possível discutir todas as questões da agenda, bem como identificar todos os pontos problemáticos. O principal é que cada pergunta terá um proprietário que será responsável pela implementação das etapas planejadas e manterá as partes interessadas informadas das mudanças durante as reuniões do tipo "status".

Por exemplo:para perguntas em que "está claro o que fazer", iniciei a coluna "status" no mesmo quadro. Eu o uso para me preparar para uma breve reunião sobre sincronização, para não perder as notícias sobre as etapas que foram planejadas para serem tomadas no intervalo desde a última reunião.

Algumas dicas de tempo:


Status - pelo menos a cada 2 dias, de 5 a 15 minutos.
Tático semanal de 45 a 90 minutos.
Especiais táticos de 30 a 90 minutos.

Reuniões estratégicas requerem preparação e tempo. É melhor tirá-los do escritório para que os funcionários não tenham chance de se distrair com as tarefas diárias. Eu as gasto uma vez por trimestre e peço que as solte o dia inteiro para este evento.

Tentei tornar o artigo o mais conciso e útil possível. Trago também uma série de publicações da Habr que, na minha opinião, ajudam a abrir um assunto:


Ficarei feliz em suas perguntas e comentários.

Reuniões produtivas e tenha um bom dia :)

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