🔩 🍭 🤽🏼 Não se apresse em mudar para EDI e EDS hoje: armadilhas que você talvez não conheça ⏪ 😑 💺

A situação dos negócios na Rússia antes da quarentena não era ideal. Mas, na primavera de 2020, as circunstâncias externas atravessaram planos previamente elaborados e forçaram as empresas a se adaptarem nitidamente às novas realidades. A transição de funcionários para um modo de operação remoto colocou problemas que não haviam sido resolvidos anteriormente. Por exemplo, como organizar a impressão e transferência de documentos?

Muitos pensaram sobre a transição para o gerenciamento de documentos eletrônicos (daqui em diante EDI) e o uso de assinaturas digitais eletrônicas (a seguir EDS). As empresas que prestam esses serviços prepararam rapidamente os estoques e implementaram o posicionamento do EDI e EDS como uma alternativa lucrativa à impressão remota e digitalização de documentos. Mas isso é verdade na prática?

Vamos considerar separadamente dois componentes - volume de impressão e custos de impressão - em exemplos reais de empresas que experimentaram EDI e EDS antes de 2020. Adicione informações legais e analise o lado técnico do problema.

Volume de impressão reduzido: resultados mistos

As empresas que introduziram EDI e EDS há vários anos já conseguiram coletar estatísticas sobre o impacto das novas tecnologias nos volumes de impressão. Os resultados foram misturados.

Para alguns, o volume total de impressão diminuiu, mas não o suficiente para o retorno do investimento, para alguém que caiu em um departamento, mas cresceu em outro. Vamos ver por que isso aconteceu.

Redução inadequada do volume de impressão

O EDO cobre apenas uma pequena fração da impressão produzida no escritório. Os resultados da pesquisa mostram que o documento médio do escritório "vive" de algumas horas a 1 dia útil. Ao implementar o EDI e o EDS, um dos funcionários tem o direito de assinar o documento em formato eletrônico e carregá-lo no arquivo online. Mas de onde vêm os dados para compilar este documento?

Por exemplo, um gerente assina um contrato com uma assinatura digital eletrônica e a envia para um EDI. Mas ele recebeu os dados para redigir o contrato em papel: de contratados ou de funcionários que não possuem EDS. A mesma história com os relatórios contábeis. Mesmo que o documento final seja carregado no EDI e a assinatura digital seja assinada, o contador o elaborará com base em documentos impressos e assinados de funcionários que não possuem assinatura eletrônica. Se todos os funcionários forem obrigados a enviar documentos para a pessoa que elabora o contrato ou o relatório eletronicamente, eles também imprimem e assinam o documento manualmente e, em seguida, digitalizam-no. Assim, a introdução de EDS e EDI não afetará a maior parte do volume de impressão na empresa.

O volume de impressões caiu em um departamento, mas cresceu em outro

A empresa introduziu o EDS e o EDI para não imprimir documentos em transações com contrapartes. O volume de impressão no departamento de vendas ou compras diminuiu. Mas ele cresceu em contabilidade. Por quê?
Em primeiro lugar, porque a contabilidade (corretamente) não confia na segurança dos documentos no EDI. Embora seja impossível descartar uma falha no sistema, perda de dados ou corrupção, cada documento eletrônico deve ter uma cópia impressa.

Em segundo lugar, porque o departamento de contabilidade sabe que, durante uma auditoria fiscal para confirmar transações, o Serviço Fiscal Federal solicita documentos em papel: originais, documentação primária. Portanto, os contadores imprimirão e irão para a pasta apropriada, fechando os documentos para cada transação. O volume de impressão de um departamento simplesmente é transferido para outro departamento.

E nem mesmo salvar cópias para a contraparte é sempre inequívoco. Porque cada contraparte da EDS e EDI também transfere as obrigações da imprensa para aqueles com quem interage.

Acontece que a introdução do EDI aumenta (!) O volume de impressão. Uma empresa introduziu a transferência eletrônica de versões intermediárias de documentos em preparação para a final. Anteriormente, 6 funcionários liam e assinavam a folha de aprovação impressa: cada um fazia as correções e depois os transferia para o outro. A versão final do documento foi digitalizada. Agora, os signatários receberam uma versão eletrônica do documento. No entanto, o hábito de trabalhar com papel permaneceu: cada um dos 6 funcionários imprimiu um documento, fez correções com uma caneta, copiou-os eletronicamente e os enviou para o próximo da cadeia. Conclusão: em vez de 1 documento, eles começaram a imprimir 6. O volume de impressão aumentou 6 vezes!

Volume de impressão reduzido: conclusões

Antes de introduzir EDI e EDS, estude cuidadosamente os processos de negócios dentro da empresa. Essas tecnologias são eficazes somente quando sua implementação reduzirá significativamente os volumes e custos de impressão. E lembre-se de que você ainda não deixará de imprimir relatórios para as autoridades reguladoras e de seguro em caso de falha no arquivo e perda ou distorção de dados.

imagem

Redução de custos: resultados opostos

A introdução do EDI e EDS pode economizar algumas folhas impressas. Mas e o dinheiro?

Suponha que a empresa imprima muito e queira se livrar do custo de impressoras, suprimentos e serviços. Um EDS custa de 1.000 a 6.000 rublos por ano, dependendo do escopo da empresa. A implementação do EDI custa cerca de 3.000 rublos por mês (sistema 1C, o envio de 100 conjuntos está incluído no preço, cada 10 rublos adicionais).

Se você colocar um EDS para 1 funcionário, com a quantidade adequada de documentos, ele não poderá resolver outras tarefas. Somente verifique e assine faturas, contratos, faturas, atos e assim por diante. Portanto, o salário anual do signatário será adicionado ao custo da EDS e EDI. E é improvável que a assinatura de quaisquer documentos, incluindo demonstrações financeiras, seja confiada a uma pessoa em uma posição baixa com um salário pequeno. É simplesmente inseguro. Há outro problema: o que acontecerá se o único funcionário com EDS ficar doente, sair de férias ou sair?

Você pode emitir uma EDS para 10 funcionários, mas custa de 10 a 60 mil rublos por ano. E pelo menos 36 mil rublos para o operador EDI.

Se você implementar o software, a licença anual da API para usar o EDI (computador Diadoc) custará 18 mil rublos. A mesma empresa oferece serviços intermediários: de 4200 rublos por mês para a transferência de 600 documentos a 68,4 mil rublos por mês para a transferência de 12 mil documentos.

E é necessário adicionar o custo da impressão de documentos a quaisquer despesas com EDS e EDI, porque a empresa não pode excluí-lo completamente.

Redução de custos: transição temporária para EDS e EDI

Algumas empresas estão cientes das armadilhas listadas acima e, portanto, não consideram a transição constante para EDI e EDS. Mas em quarentena, eles têm pressa de introduzir temporariamente essas tecnologias para economizar na organização de impressão remota.

O pacote mínimo para 1 funcionário custa de 3 mil a 5 mil rublos por mês. Ao mesmo tempo, o mesmo funcionário imprime aproximadamente 300 a 500 folhas por mês. O custo de impressão de 300 a 500 folhas, incluindo equipamentos, serviços e suprimentos, custa à empresa de 500 a 2 mil rublos (o valor final depende do formato e das configurações de impressão, bem como do equipamento). Portanto, antes de introduzir temporariamente o EDI e o EDS, compare os custos de manutenção de uma infraestrutura de escritório em um local remoto com o custo da mudança para outras tecnologias. E lembre-se dos custos ocultos.

Redução de custos: Conclusões

A implementação temporária ou permanente de EDS e EDI é ideal apenas quando o custo dos custos de transição e impressão residual não excederem os custos atuais de impressão. Portanto, no estágio inicial, defina claramente o volume de impressão que você não pode recusar.

A experiência de empresas que experimentaram EDS e EDI mostra que, na maioria dos casos, os resultados não correspondem às expectativas. Por exemplo, o processo de assinatura, transmissão e recebimento de documentos em contabilidade acelerou significativamente, mas os custos totais aumentaram.

Para reduzir os custos de quarentena, explore todas as maneiras disponíveis para otimizar seus custos de impressão. Talvez você economize no diagnóstico de equipamentos remotos ou encontre consumíveis à taxa antiga. E se você estiver firmemente convencido de que é necessário mudar para EDS e EDI, elabore um plano de implementação e critérios claros para a escolha de um provedor. E pré-calcule o volume de impressão, que não pode ser abandonado.

imagem

Notícia legal

Existem vários aspectos legais no uso do EDI e EDS. Segundo especialistas jurídicos, os tribunais são céticos em relação a documentos eletrônicos e relutam em aceitar dados neste formulário.

A segunda pergunta: o prazo de validade dos documentos. Ao contrário do papel, os dados EDI não podem ser descartados após 3-5 anos. E em algumas situações isso é útil. No entanto, no ano passado, o Supremo Tribunal quase levantou o estatuto de limitações por violações de impostos. Diferentes situações acontecem na vida da empresa; portanto, vale a pena consultar os advogados sobre o impacto do EDI e EDS na natureza das solicitações das autoridades reguladoras.

O lado técnico da questão

Vamos começar com segurança. Se o fornecedor da EDI for uma empresa terceirizada, a segurança dos documentos dependerá do sistema de segurança. O que acontecerá com os arquivos se o cliente parar de usar o EDI ou decidir mudar de operador?

Há também a questão da dependência do contratante. Uma empresa não conseguiu enviar documentos sobre a renovação da EDS a tempo para o Sberbank e não pôde usá-lo on-line por duas semanas. Como a conexão foi feita pelo especialista em TI de outra pessoa, e é impossível influenciar a velocidade do trabalho dele.

Falhas técnicas simples também ocorrem: um contador ou gerente não pode assinar e enviar documentos porque o programa não funciona. Um especialista em TI da empresa está conectado e entra em negociações com um especialista em TI de terceiros. Eles estão procurando a causa da falha e uma maneira de corrigi-la. E, neste momento, as atividades da organização estão congeladas. Os parceiros não recebem contratos assinados e faturas de pagamento ou contas pagas, os funcionários não recebem salários, os órgãos governamentais não exigem documentos.

Se a empresa implementa EDI e EDS de maneira abrangente, quem é responsável por manter o arquivo interno? O serviço de TI terá obrigações adicionais ou contratará um funcionário especial. Talvez treinar alguém do estado. São despesas adicionais, mas as principais perguntas são: qual empresa terá acesso aos arquivos e qual deve ser a estrutura dos protocolos de segurança para evitar vazamento de informações ou corrupção deliberada de dados?

Um problema adicional: e se nenhuma das organizações com as quais a empresa interage usa EDI? Contadores de uma empresa disseram que são forçados a realizar dois fluxos de trabalho: papel para parceiros e eletrônico para uso interno. Segundo eles, em áreas de máxima responsabilidade, eles também imprimem documentação interna. Porque nem todos os funcionários são igualmente experientes no manuseio do EDI. E se especialistas, por um motivo ou outro, não estão no escritório, é mais fácil pedir aos colegas que peguem um arquivo em papel do que explicar por telefone como o sistema funciona. Os riscos de perda de dados são muito altos.

achados

Existem empresas para as quais a introdução de EDI e EDS é a melhor otimização de processos internos e interação com contratados. Mas para outras organizações, a assinatura eletrônica e o gerenciamento de documentos eletrônicos não trarão benefícios tangíveis. Para entender a que tipo sua empresa pertence, compare os custos de impressão com os custos de impressão otimizados e o custo da transição temporária / permanente para EDS e EDI.

Não se apresse em mudar para EDI e EDS hoje: armadilhas que você talvez não conheça