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A transição abrupta para o trabalho remoto para muitos se tornou um verdadeiro desafio. A maioria dos funcionários do Localization and Support - departamentos do estúdio Plarium Krasnodar - trabalha remotamente há cerca de cinco anos, mas no mês passado eles também tiveram que superar algumas dificuldades. Pedimos aos caras que dessem algumas dicas sobre como organizar efetivamente o trabalho remoto e o que é importante considerar.

Treinamento

Na fase preparatória, muitas decisões importantes são tomadas, a parte legal é levada em conta, adições aos contratos de trabalho são assinados ... Mas quero focar no que afetará todo o processo de trabalho futuro.

É importante pensar no estado psicológico dos funcionários para quem o trabalho remoto é novo. Deixe-os saber: a gerência sabe o que está fazendo, tudo está planejado, eles estão em boas mãos. Aqui, a confiança do próprio líder desempenha um papel importante. Também vale a pena considerar que nada acalma nada melhor do que processos de trabalho bem estabelecidos: cada funcionário deve entender como agir nas novas condições e não deve sentir dificuldades.

Falando em processos, se você não tinha uma ferramenta de definição de tarefas antes, agora definitivamente precisa dela: não vai muito longe em acordos verbais e e-mail. O que será um rastreador de tarefas - depende das necessidades da empresa. Temos experiência com muitas ferramentas e entre elas:

Jira - pode ser usado como o principal gerenciador de tarefas para todos os departamentos envolvidos no trabalho no produto;
Hansoft é um sistema flexível que permite monitorar de perto os processos de trabalho e o tempo gasto;
Asana - uma ferramenta simples com uma interface intuitiva, conveniente para pequenas equipes;
Trello - uma opção ainda mais simples, o bom e velho "quadro" para a realização de tarefas;
O Planilhas Google é o líder da nossa lista em termos de simplicidade e acessibilidade, permitindo que você personalize o processo de acompanhamento de tarefas, use várias fórmulas e diagramas, formate documentos para obter uma percepção mais conveniente das informações.

Mantenha contato

Campo de informações da equipe e suporte mútuo

Depois de se sentar em computadores domésticos, seus funcionários começam lentamente a esquecer que são uma equipe. Agora você não pode abordar um colega, não conhecer ninguém durante o intervalo, para que alguém sinta falta de informações. Em um site remoto, é especialmente importante dar à equipe tarefas que as incentivem a se comunicar. Devemos tentar organizar um campo de informações comum para que todos possam participar da discussão de questões de trabalho. A videoconferência é adequada para isso, o que contribui para um maior engajamento, comunicação produtiva e fácil.

Não vendo uma pessoa, descobrir sobre sua condição é bastante difícil. Se o funcionário não estiver acostumado a relatar suas próprias dificuldades, o gerente poderá permanecer no escuro e não conseguir evitar um agravamento da situação. Defina seus subordinados com a máxima abertura, informe sobre sua disponibilidade para ajudar, se necessário. Participe da vida da equipe, atribua chamadas pessoais e gerais. Quanto mais distinta for sua presença, melhor o funcionário sentirá apoio (mas não vá longe demais!).

Você não deve permitir isolamento emocional e desapego de um funcionário, porque corre o risco de obter, em vez de uma equipe, um grupo de pessoas alienadas que não estão interessadas na qualidade do trabalho realizado. Organize um espaço para comunicação informal em uma equipe - salas de bate-papo para inundar mensageiros, grupos nas redes sociais com notícias da empresa ou departamento - e conte-lhes, por exemplo, o que foi feito na semana passada ou o que será feito na próxima troca de memes. Se você gosta de soluções personalizadas, pode ir além - as tecnologias modernas permitem organizar o rádio corporativo na Internet.

Regras de Comunicação Online

No trabalho remoto, a importância da comunicação na Internet às vezes aumenta. É importante discutir com a equipe, regular as mais diversas formas de interação, que permitiriam que todos permanecessem no mesmo campo de informações, estivessem envolvidos - e não interferissem no trabalho uns dos outros. Aqui estão algumas regras que você pode achar úteis.

Mantenha a ordem nos chats, encontre e use o messenger certo para você, configure as listas de conversas e contatos para não se perder no aumento do número de canais.
Pense em comunicações alternativas e quando usá-las. Os funcionários devem poder ligar para um colega em um telefone móvel ou residencial se não responderem às mensagens ou se for mais fácil discutir o assunto verbalmente.
Certifique-se de que cada funcionário tenha todo o necessário para chamadas de vídeo (fones de ouvido, câmera). Não subestime esse formato de comunicação: ele compensa a falta de sinais não verbais - gestos, expressões faciais - e reduz a probabilidade de uma interpretação com vários valores, o que geralmente ocorre durante a correspondência.
Ao bater persistentemente em um colega em um bate-papo ou tentar entrar em contato com ele com urgência, podemos não ver quantas pessoas o estão batendo no mesmo momento, exigindo atenção, e o próprio colega está catastroficamente ocupado. Use status em mensageiros instantâneos, por exemplo, ou no Google Agenda - qualquer ferramenta que permita que você leve em consideração o emprego um do outro.

Utilizamos várias ferramentas de comunicação:

Google Hangouts - para videochamadas com funcionários de vários departamentos. Muito conveniente, porque há sincronização com o Google Agenda, que permite que todos vejam quando uma reunião está agendada;
Slack - para chamadas rápidas não planejadas;
Discórdia - para interação contínua com a equipe. Sentado na "sala", você pode entrar em contato verbalmente com um colega a qualquer momento. Esse formato cria o efeito da presença e aumenta o espírito de equipe.

Controle de qualidade

O formato udalenka inevitavelmente levanta questões sobre o monitoramento da produtividade dos funcionários e da qualidade de seu trabalho. O gerente se encontra em uma situação em que ele não pode apenas olhar ao redor do escritório e verificar a ocupação de seus subordinados - quem trabalha e quem desapareceu em algum lugar. Ele tem um desejo completamente compreensível de reforçar o controle, mas esse desejo deve ser contido, porque pode impedir que os subordinados funcionem.

Existem programas que coletam análises da área de trabalho no computador do funcionário durante o dia, por exemplo, o Screenshot Monitor. Eles podem ser úteis se os salários forem de hora em hora e é importante que o gerente saiba se uma pessoa está gastando suas horas ou se exercitando. Além disso, usando essas ferramentas, você pode responder em tempo hábil quando um funcionário comete um erro grave ou seu desempenho diminui - em geral, quando é necessária ajuda.

No entanto, em nossa experiência, a eficácia de tais ferramentas é ambígua: às vezes desmotiva, especialmente representantes de profissões criativas. Não recomendamos a introdução de tipos adicionais de relatórios ou a exigência de que as pessoas confirmem constantemente sua presença no local de trabalho. É melhor começar com o seguinte pensamento: se a qualidade do resultado não suscitar dúvidas, podemos assumir que as obrigações para com o empregador sejam cumpridas.

Sumário

Como não perder nada importante? Oferecemos uma pequena lista de verificação.

A equipe está no mesmo campo de informações - graças a telefonemas regulares, correspondência geral e bate-papo em mensageiros.
Todos aparecem no local de trabalho sem demora - isso pode ser rastreado pela atividade no bate-papo geral ou durante as chamadas diárias da manhã.
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Mas o sinal mais importante que o ajudará a entender que a transição para um site remoto foi bem-sucedido é o seguinte: os principais processos continuam a ser executados e a eficácia da equipe não diminui. É interessante notar que muitos funcionários, trabalhando em casa, demonstram produtividade ainda maior do que no escritório. Obviamente, o udalenka tem prós e contras, mas não há nada a ser tratado. Boa sorte