Compartilhamento de pastas no Zimbra Open-Source Edition

As pastas de correio compartilhadas são um dos recursos de email comercial mais procurados. Essa função permite que várias pessoas leiam cartas que caem na mesma caixa de correio de uma só vez e, portanto, é amplamente usada na organização de trabalhos nos departamentos de vendas e suporte técnico. A pedido do nosso leitor, falamos sobre como funciona a função de pastas de correio compartilhadas no Zimbra OSE e em quais casos ela deve ser usada.


1. O cenário mais simples e comum para o uso de pastas de correio compartilhadas no Zimbra OSE é uma caixa de correio compartilhada para um departamento inteiro. Tomemos, por exemplo, uma empresa que possui um departamento de vendas de cinco pessoas e uma única caixa de correio sales@zimbra.cloud.loc, que recebe solicitações e perguntas de clientes. A tarefa é garantir que todos os funcionários do departamento tenham acesso às cartas recebidas nessa caixa de correio. Supõe-se que posteriormente os funcionários entrem em correspondência com os clientes a partir de suas caixas de correio pessoais.



Para isso, basta fornecer a cada funcionário acesso geral à pasta Caixa de Entrada na caixa de correio sales@zimbra.cloud.loc. Isto se faz do seguinte modo. No Web client, você deve efetuar login com a conta sales@zimbra.cloud.loc e alternativamente conceder acesso à pasta Caixa de Entrada para cada um dos funcionários do departamento de vendas. Ao conceder acesso, você pode selecionar os direitos que o usuário terá nesta pasta. Seria razoável para um funcionário comum dar acesso apenas à leitura de dados de uma pasta e ao chefe do departamento para sua administração completa.



Quando os direitos de acesso dos funcionários são emitidos, cada um deles recebe uma carta no correio com uma proposta para adicionar uma pasta compartilhada à lista de pastas na caixa de correio. Após a aceitação da oferta, o funcionário terá uma pasta compartilhada no lado esquerdo do Web client. Após a aprovação, o funcionário poderá visualizar os e-mails recebidos na caixa de correio sales@zimbra.cloud.loc e trabalhar com essas cartas como se tivessem chegado à sua própria caixa de correio.



Um leitor atento pode perceber que essa abordagem não é muito diferente de uma lista de correspondência comum, mas, na realidade, ainda existem diferenças. O principal é que, diferentemente da lista de discussão, os usuários veem se cada um dos e-mails recebidos foi respondido. Isso minimiza a probabilidade de o usuário receber duas ou mais respostas de gerentes diferentes em uma mensagem enviada.

2)Outro caso de uso comum para o uso de caixas de correio compartilhadas é o suporte técnico interno. Por exemplo, o suporte técnico de uma empresa com muitos departamentos possui um único endereço de email TechSupport@zimbra.cloud.loc, para o qual os funcionários enviam seus aplicativos. Obviamente, coletar todos os aplicativos recebidos em uma caixa e dar acesso a todos os funcionários do suporte técnico não é uma opção, pois há um risco maior de que o especialista certo perca os aplicativos endereçados a ele no fluxo geral.



Os filtros de correio do Zimbra OSE podem ajudar a evitar isso: eles verificam o correio recebido quanto à conformidade com quaisquer condições e, dependendo dos resultados da verificação, executam ou não alguma ação. Como os aplicativos para especialistas vêm de um círculo limitado de pessoas, você pode configurar o filtro de email para que ele envie automaticamente um aplicativo recebido para a pasta do especialista correspondente com base no nome do remetente. Assim, depois disso, todos os aplicativos recebidos dos funcionários serão distribuídos automaticamente em pastas diferentes e o administrador precisará fornecer apenas aos especialistas acesso geral às pastas correspondentes.



O mesmo pode ser feito na linha de comando. Como no caso do cliente da Web, primeiro precisamos conceder direitos de acesso ao usuário para a pasta e montá-la na caixa de correio à qual queremos acessar. Para fornecer acesso à pasta, use o comando zmmailbox -z -m TechSupport@zimbra.cloud.loc mfg "/ TechSupport1" conta TechSupport1@zimbra.cloud.loc r . O último atributo no comando significa os direitos que concedemos ao usuário. Além da permissão de leitura ®, você pode conceder acesso de gravação (w), criar subpastas (i), aceitar convites (x), excluir itens (d) e administrar (a). Você pode montar a pasta usando o comandozmmailbox -z -m TechSupport@zimbra.cloud.loc cm "/ TechSupport1" TechSupport1@zimbra.cloud.loc "/ TechSupport1" .





Uma grande vantagem dessa opção para organizar aplicativos para suporte técnico é que ele se adapta muito bem e é compatível com todos os clientes de email. Por exemplo, a visualização de pastas públicas pode ser configurada no Thunderbird. Para que a pasta compartilhada apareça neste cliente de e-mail, você deve fazer login na sua conta e configurá-la para receber e-mails via IMAP. Em seguida, você precisa se inscrever na pasta compartilhada nas configurações da conta, após o que a pasta compartilhada será exibida na lista geral de pastas de correio. Da mesma forma, a exibição de pastas públicas é configurada no MS Outlook.





3)Além disso, pastas públicas podem ser usadas para delegar email enquanto um funcionário estiver ausente. Assim, por exemplo, se um funcionário sai de férias, ele pode dar acesso às suas pastas de correio ao colega, que pode ver o correio recebido. Normalmente, essa delegação de uma caixa de correio é acompanhada pela concessão do direito de enviar emails em nome do usuário que concedeu acesso às suas pastas de email.

Isso é feito nas configurações da conta do funcionário que sai de férias e pode ser feito de duas maneiras. No primeiro caso, é precisamente "Enviando em nome de", no qual o destinatário da carta verá que outra pessoa está se comunicando com ele pelo correio da pessoa para quem ele originalmente escreveu. No segundo caso, é "Enviar como", no qual o destinatário da carta receberá uma carta da pessoa com quem está falando, sem nenhuma menção ao que outra pessoa realmente respondeu.



O mesmo pode ser feito na linha de comando. Portanto, usando o comando zmprov grr account TechSupport1@zimbra.cloud.loc usr TechSupport2@zimbra.cloud.loc sendComo damos ao usuário TechSupport1 o direito de responder a cartas como usuário do TechSupport2. Da mesma forma, o comandoconta zmprov grr TechSupport1@zimbra.cloud.loc usr TechSupport2@zimbra.cloud.loc sendOnBehalfOf apenas em vez do direito de enviar um email como usuário, concedemos ao usuário TechSupport1 o direito de responder a cartas em nome do usuário TechSupport2.

Portanto, mesmo que um funcionário saia ou saia de férias, sua caixa de correio continuará funcionando, o que significa que parte dos processos de negócios vinculados ao funcionário e seu email não serão interrompidos.

Para todas as perguntas relacionadas ao Zextras Suite, você pode entrar em contato com o representante da empresa "Zextras" Ekaterina Triandafilidi pelo e-mail katerina@zextras.com