🤜🏾 🙍🏽 🚙 Ferramentas remotas: como o uso indevido de aplicativos quase nos custa US $ 50.000 🛁 🌧️ 🏙️

Trabalhamos remotamente desde 2013 e sabemos em que lugares os trabalhadores recém-chegados e remotos batem a cabeça. Artigo 5 dos erros estúpidos que cometemos ao procurar o conjunto perfeito de aplicativos para o escritório on-line.

Bônus no final: um link para um diretório de aplicativos para trabalho remoto.

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Nossa empresa se chama Ratio, estamos engajados no desenvolvimento personalizado da web. Até 2018, trabalhamos no formato "escritório em Moscou + funcionários remotos nas regiões". Agora não há escritório, mas há uma equipe totalmente distribuída de mais de 20 funcionários.

Aqui falaremos sobre nossos erros na organização de um escritório remoto. Tenha certeza, nos próximos meses muitos líderes tropeçarão nos mesmos lugares que nós, sete anos atrás.

A propósito, lançamos recentemente um catálogo on-line de aplicativos para controle remoto. Há um link no final do artigo: você mesmo pode avaliar o projeto e compartilhar suas impressões nos comentários.

Erro 1: documentos em vez da base de conhecimento

O Google Drive trata de tablets descartáveis e pedaços de papel oficiais. Se você planeja armazenar formulários e regulamentos lá, para os quais retornará novamente - é melhor olhar imediatamente para a base de conhecimento: Noção , Coda , Confluence , Yandex.Wiki .

Na vida de todos os negócios, chega um momento em que é hora de capturar experiências e processos - caso contrário, os recém-chegados enlouquecerão ao entrar em sua equipe. Mas quando os regulamentos se tornam 30-40, eles precisam ser estruturados de alguma forma; caso contrário, você não poderá encontrar rapidamente o caminho certo.

Uma vez, nosso gerente passou meia hora para encontrar um arquivo no Google Drive. Decidimos transferir toda a documentação do projeto para o Noção. Esse caso aparentemente simples custou à empresa 20 horas-homem. 20 horas pagas apenas para organizar os documentos de uma nova maneira.

Percebendo o erro, coletamos com base na Noção toda a infraestrutura de gerenciamento - projetos, gerenciamento de RH, sistema de CRM e rede social corporativa. No Google Docs, certamente não faríamos isso.

Erro 2: os gerentes são controlados como executores

Nos primeiros meses após uma transição completa para um site remoto, tentamos calcular com precisão os custos de tarefas gerenciais. Ha!

O YouTrack com aninhamento quadrado, com TK, prazos e estimativas claros é ótimo para os desenvolvedores. Usando a mesma ferramenta para os gerentes, rapidamente encontramos problemas - as tarefas eram estimadas no trator, os prazos eram constantemente quebrados e as pessoas estavam sofrendo. Inferno perfeccionista: nenhum senso de conclusão, nada funciona como deveria.

É claro que esse controle foi inútil. As tarefas realizadas foram acumuladas e depois marcadas de uma só vez - os gerentes não usaram o YouTrack para organizar o dia útil. A perda exata de produtividade é difícil de medir, mas é claro que eles eram enormes.

Em tal situação, faz sentido mover os gerentes para um site separado, onde há menos campos a serem preenchidos e mais liberdade. Normalmente, este site é mais uma lista de tarefas avançadas do que um rastreador.

No começo, cutucamos o Asana , mas depois decidimos abandonar os aplicativos duplicados e mudamos para o Notion . Não há modelos claros: cada gerente corrige as tarefas da maneira que melhor lhe convier. Além disso, integramos imediatamente o Notion ao Slack - isso nos salvou de comunicações desnecessárias, os relatórios sobre as tarefas concluídas agora vêm automaticamente.

Erro 3: compartilhamento em vez de armazenamento corporativo

Inicialmente, compartilhamos os arquivos conforme necessário: em telegramas, jogamos um no outro ou carregamos em unidades de disco pessoais. Os designers ainda não usaram o Figma, todo o trabalho foi feito no Photoshop - os arquivos eram transferidos com frequência, mas eram perdidos com mais frequência.

Três ou quatro vezes, perdemos tempo operacional em projetos, tivemos que desenhar as interfaces novamente. Não repita nossos erros e use imediatamente o Google Drive , Box , Dropbox ou Yandex.Disk corporativo .

Erro 4: senhas nas descrições de tarefas

A princípio, os problemas de segurança cibernética não nos incomodaram. As senhas foram armazenadas onde geralmente são necessárias - em tarefas e cartões de projetos. Essa abordagem quase nos custou US $ 50.000.

Foi assim: quase chegamos ao NDA, porque o YouTrack esbarrou e permitiu que os mecanismos de pesquisa indexassem seu interior. Tínhamos tudo lá: logins, senhas, todos os dados confidenciais. O cliente notou um vazamento e nos deu um chapéu.

Os desenvolvedores do YouTrack corrigiram o erro, conseguimos concordar com o cliente, mas após essa história não confiamos em senhas para serviços que não são especializados em segurança cibernética. Agora a empresa possui um circuito fechado de informações e regras confusas: todos os nomes de usuário / senhas estão em 1password , não trocamos acesso em chats, não os armazenamos em aplicativos de produção .

Erro 5: código aberto gratuito

Por vários anos, pagamos ao Slack por toda a equipe. As chamadas de grupo são convenientes, o compartilhamento de tela é funcional - foi legal quando eles adicionaram um recurso com o desenho sobre a tela do interlocutor. Mas em 2017, nosso cliente âncora (um terço da receita) reduziu o volume de pedidos devido a problemas nos negócios. Tivemos que cortar ossos, incluindo o escritório.

Aqui descobrimos o mundo do software completo e gratuito. Paramos em um monte de Rocket.Chat + Jitsi Meet como discador - ambos os produtos são instalados em seus próprios servidores, o que nos convém completamente. A interface está torta, mas somos codificadores agressivos - as funções são mais importantes. Pareceu-nos, pelo menos.

Passamos na implantação, teste e implementação de novos aplicativos, 20 horas de gerenciamento e 20 horas de desenvolvimento, e depois começamos a cuspir naturalmente. Rocket.Chat era um buggy, as notificações não chegavam a tempo e, no geral, havia uma sensação desagradável: para trabalhar, tivemos que literalmente percorrer uma interface inconveniente.

Como resultado, mudamos para a versão gratuita do Slack sem um histórico completo de bate-papo e o Google Meet para chamadas. Ainda assim, a versão inicial de um produto pago acabou sendo melhor do que uma solução totalmente gratuita. O histórico de mensagens truncadas tornou-se uma ocasião para melhorar a disciplina na equipe - todas as informações importantes do projeto devem ser armazenadas no Noção, não nas salas de bate-papo.

Escolha ferramentas com sabedoria

O mais importante em uma equipe distribuída não está nas aplicações, mas nos rituais e nas pessoas - nem todo mundo é adequado para um site remoto, e os demais precisam ser periodicamente colados um ao outro. Os aplicativos são secundários, mas sem eles você não organizará um bom fluxo de trabalho.

Lançamos recentemente o Remote, um diretório gratuito de aplicativos para trabalho remoto. Passe para encontrar os serviços certos para o seu escritório. Escolha sabiamente e não repita os erros atrás de nós.

remote.ratio.digital

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