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Movendo uma conferência on-line: InnerSource Commons Summit Experience

Chinelos caseiros, camisetas e anéis longos de zoom estão na moda nesta primavera. As atividades da conferência também estão acompanhando as tendências. Grandes eventos russos de TI vão para gigantes on - line e internacionais, que tradicionalmente coletam nos sites de milhares de visitantes, agora são pulverizados vírus corona virtuais . Também não ficamos para trás, um pequeno grupo de entusiastas da comunidade InnerSource Commons , que, de acordo com nossos planos, deveriam discutir os problemas do uso de abordagens de código aberto na organização em Madri para paella, e agora, entre os relatórios, estamos organizando uma competição pelo bolo mais delicioso feito no microondas.

InnerSource Commons Summit

Segundo Johannes Tigges, o autor do bolo e da foto, ficou deliciosamente

O InnerSource commons é uma pequena comunidade internacional de pessoas interessadas no tema InnerSource: aplicando os princípios de código aberto em uma empresa. O tópico é interessante, complexo, exigindo atenção e abordagens especiais. Muitas empresas aplicam a prática e, em cada caso, o caminho para o sucesso é diferente: em algum lugar, uma pequena empresa decidiu hospedar uma cultura de desenvolvimento madura e aberta, onde engenheiros se comunicam em uma linguagem de engenharia, em algum lugar uma grande corporação resolve os problemas de dependência excessiva entre equipes e lida com com barreiras linguísticas entre as unidades de negócios. Isso é discutido uma vez a cada seis meses offline: uma vez na América e outra na Europa. Desta vez, por razões óbvias, não pudemos nos encontrar off-line e, para não perder a oportunidade de compartilhar nossas experiências e conversar, decidimos transferir o evento on-line.Vou compartilhar essa experiência.

Como foi bom no começo


Um formato típico de preparação para a cúpula: por alguns meses, ligamos uma vez por semana, planejamos um fim de semana incrível, repleto de comunicação útil e cerveja espanhola. O processo é como nos filhos adultos: receber relatórios, trabalhar com palestrantes, registrar participantes, encontrar patrocinadores, selecionar refeições e alugar um quarto. Seleção de um local adequado - uma sala para a faixa principal de relatórios, a segunda, menor, para “sessões de grupo” - discussões na câmara. A maioria das pessoas envolvidas na preparação trabalha remotamente, enquanto para a parte receptora (a cúpula ocorre sempre em um novo país), há mais trabalho. Ao mesmo tempo , fazemos uma surtidanuma grande conferência de código aberto para falar sobre o InnerSource. Enviamos uma mensagem a todos os participantes que a conferência, como planejada, será realizada em Madri. Uma semana depois, poucas semanas antes do início da conferência, as fronteiras foram fechadas, os aviões pararam de voar, o regime de confinado começou em todo o mundo, como disseram os espanhóis em casa.

É compreensível que não pode haver evento offline e você precisa estar online. Primeiro, alteramos o formato: os três dias completos iniciais do evento se transformam em dois dias por quatro horas. Como a prática demonstrou, é difícil manter a atenção das pessoas mais, os visitantes se cansam. Alguns alto-falantes caem imediatamente, pois não estão prontos para ficar online. A participação em um formato virtual implicava uma saída da regra da regra da Chatham House aceita pela comunidadeprometendo algum nível de privacidade, para completar a publicidade. Os tempos dos relatórios foram reduzidos - em vez de 30 a 40 minutos, restavam 15 minutos para a apresentação das apresentações e 20 minutos para as principais palestras. A decisão é arriscada, mas o que fazer. O formato dos discursos foi alterado - em vez de uma apresentação ao vivo, os palestrantes gravaram a reportagem em vídeo com antecedência.


Participantes no concurso Xícara de café

Uma parte importante da conferência é a comunicação ao vivo: se não fosse por isso, você poderia ter descartado a lista de reprodução no YouTube, e tudo se resume a isso. Isso concentrou cúpulas offline. Isso foi enfatizado desta vez e, como o feedback mostrou após o evento, não foi em vão. Tudo começou com a abertura da entrada da conferência 20 minutos antes do início, onde as pessoas se conheceram e conversaram sobre tópicos gratuitos, e isso sempre aconteceu, com exceção do horário das apresentações. Constantemente ligado webcams de participantes deu o efeito de presença pessoal.

Preparativos da conferência


A primeira tarefa é a escolha da plataforma. Como não havia muito tempo antes do início da conferência, escolhemos uma opção confiável que leva em consideração os critérios:

  • suporte para até cem participantes com vídeo;
  • transmitir conteúdo de vídeo;
  • bate-papo e moderação dos participantes;
  • dividindo o público em pequenas salas de discussão.

Em seguida, escrevemos um plano detalhado do evento indicando os papéis, criamos um plano de marketing com os tweets e publicações preparados, preparamos um vídeo dos discursos e das batidas. Fizemos instruções para os participantes e palestrantes e ensaiamos o processo. Enviou convites para o calendário com antecedência.

Os papéis foram os seguintes.

  • O anfitrião é responsável por entrar na conferência a partir da sala de espera, distribuir os participantes para as salas de discussão e espiar seguindo o plano.
  • MC (emc ou líder) - líder do partido. Inicia uma conversa entre os participantes, informa as regras, anuncia alto-falantes, transmite o vídeo, brinca durante os intervalos.
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Das 80 pessoas presentes no primeiro dia, 70 resistiram até o fim. A maioria dos visitantes da Europa participou da noite, para os habitantes da América era de manhã e para alguns da China - noite profunda. No segundo dia, eles se ofereceram para ligar para amigos e reuniram um pouco mais de cem pessoas. Apesar da on-line e do número total de participantes, a julgar pelas críticas, foi possível manter a sinceridade do formato offline. Isso foi alcançado usando inserções interativas.

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Online é pior que offline. Nada supera a comunicação pessoal. Mas nas realidades atuais, os eventos online com foco na comunicação têm direito à vida. No formato virtual, há uma luta difícil por atenção: você precisa competir com as notificações, o YouTube e o desejo de comprar em vendas que estão a apenas um clique de distância. Sem alterar o formato do evento, as palestras monótonas serão improdutivas. Segundo as avaliações, conseguimos superá-lo.

PS Se sua empresa usa os princípios do InnerSource, escreva em PM ou nos contatos no perfil.

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