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Como trabalhar juntos, trabalhando separados

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A mídia está cheia de notícias sobre a situação epidemiológica e recomendações para o auto-isolamento.

Mas não há recomendações simples em relação aos negócios. Os executivos da empresa enfrentaram um novo desafio - como transferir funcionários para um local remoto e desenvolver seu trabalho para que tudo estivesse como antes, com perdas mínimas de produtividade.

O que funcionou no escritório geralmente não funciona em condições remotas. O que pode ser feito para garantir que as equipes distribuídas mantenham uma cooperação e interação eficazes dentro e fora da equipe?

A disponibilidade de comunicações móveis, Internet rápida, aplicativos convenientes e outras tecnologias modernas, em geral, ajudam a superar muitas barreiras e a construir um trabalho produtivo com parceiros ou colegas.

Mas você precisa se preparar.

Tudo irá conforme o planejado. Se ele é


O trabalho remoto requer uma construção especial de processos e comunicações internos. E a fase preparatória pode eliminar muitas perguntas e problemas antes que eles surjam.

Tanto no escritório quanto em condições remotas de trabalho, tudo se baseia em quatro pilares:

  • Planejamento
  • Organização
  • Ao controle
  • Motivação

Primeiro, você e sua equipe precisam definir os objetivos certos, reconstruir o sistema de relatórios e combinar corretamente as comunicações assíncronas e síncronas dentro da equipe. Comunicação assíncrona é cartas, chats, relatórios atualizados e quaisquer opções de comunicação que não exijam reação imediata. Comunicação síncrona é comunicação em tempo real, com feedback rápido.

É muito importante lembrar que, ao trabalhar remotamente, o planejamento exige regularidade. É necessário manter um equilíbrio de trabalho com tarefas estratégicas e operacionais, para definir o ritmo do trabalho em tarefas prioritárias semanalmente ou mesmo diariamente. O planejamento adequado e o estabelecimento de metas tornarão o trabalho compreensível e ajudarão a evitar desgaste. Eles não se sentirão isolados do processo.

Videoconferência: Ferramenta Número Um


O isolamento de funcionários remotos é mais informativo que social. Eles não sentem falta de sentar ao lado de alguém (embora isso aconteça de maneiras diferentes), mas principalmente se preocupam com a falta de acesso rápido a informações e comunicação com colegas. Eles não têm a oportunidade de fazer uma pergunta a um colega e obter imediatamente uma resposta, celebrar uma pequena vitória ou realizar um interrogatório, realizar uma sessão de brainstorming ou apenas conversar sobre planos para o fim de semana.

Em parte, esse déficit é compensado pelos serviços de videoconferência.

A videoconferência permite que uma ou mais pessoas conduzam uma conversa em tempo real, por telefone ou por meio de uma plataforma de videoconferência online. As chamadas são um canal de comunicação síncrona, mas também podem ser usadas quando apenas uma pessoa fala com um grupo, por exemplo, para a realização de webinars . Exemplos de tais serviços: OVKS da MegaFon , Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.

Benefícios:

  1. As chamadas de vídeo transmitem entonações, emoções, sinais faciais e outros sinais verbais do interlocutor, ajudando assim a esclarecer e entender seu humor.
  2. Informações adicionais tornam as mensagens mais claras, adicionam conteúdo emocional e ajudam a criar comunicação e confiança.

Desvantagens:

  1. Coordenação no tempo. As chamadas só podem ocorrer em tempo real, o que complica o processo de comunicação para uma equipe distribuída em diferentes fusos horários.
  2. O curso da comunicação não está documentado de forma alguma. As chamadas não deixam um resultado por escrito.
  3. Interpretação. A qualidade da comunicação não é ideal para todos (especialmente para aqueles que são isolados no país). As palavras nem sempre são percebidas corretamente.

Quando usar a videoconferência?


  • Reuniões regulares, uma a uma, e grupo
  • Team Mitapas
  • Planejamento e brainstorming (melhor com vídeo)
  • Resolver mal-entendidos ou lidar com situações agravadas ou emocionais de outros canais (como correio, bate-papo)

Se você acha que seu trabalho em equipe em um site remoto não é produtivo o suficiente, não perca tempo - tente mudar a situação.

  1. Faça verificações diárias com a equipe.
  2. Siga atentamente o calendário e os objetivos da reunião, escreva-os no convite e lembre-os desde o início.
  3. Faça sua lição de casa. Prepare-se para a reunião e anote em papel quais idéias o levaram a esta reunião, quais são suas expectativas dos participantes e quais são as expectativas deles em relação a você?
  4. Peça aos participantes que compartilhem papéis (faça anotações, forneça informações, atue como moderador da reunião).
  5. Não realize reuniões para uma equipe grande (mais de 8 pessoas).
  6. Não se esqueça de sincronizar suas reuniões com o fuso horário dos participantes.

Quando todos juntos: como organizar reuniões gerais da empresa


As reuniões de todos os funcionários da empresa se tornaram uma maneira popular de compartilhar informações.

Existem algumas dicas sobre como organizá-los melhor:

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Quando se trata de brainstorming, é importante que as equipes distribuídas usem uma ferramenta digital comum. Ele permite que você colete, agrupe e classifique idéias durante uma sessão de brainstorming.

Aqui estão algumas dicas importantes para ajudá-lo a invadir com eficiência:

  1. Uma equipe remota pode escolher uma ferramenta de gerenciamento de projeto colaborativo que suporte a funcionalidade do Kanban-board com a qual muitas equipes já estão familiarizadas, como o Trello.
  2. Uma alternativa pode ser a ferramenta fornecida pela plataforma dos seminários on - line - uma prancheta que todos veem e pode ser editada por qualquer um dos participantes.
  3. Use a opção de votação para avaliar qual ideia é a mais interessante de implementar. Todas as estatísticas podem ser carregadas posteriormente no formato csv ou xlsx.

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  4. A experiência mostra que é melhor avisar os funcionários antes de um ataque, para que eles tenham tempo para pensar em idéias. Quando o grupo se reúne, os participantes não virão de mãos vazias.

Quando usadas corretamente, as comunicações síncronas, como videochamadas, podem ser uma excelente ferramenta para conduzir o trabalho em equipe, rastreando seus resultados e suporte emocional a todos os membros da equipe. E, em combinação com ferramentas assíncronas, ajudam os participantes do processo distribuído a não serem menos (e às vezes mais) produtivos do que seus colegas no escritório.

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