👨🏿‍🌾 😁 🤟🏽 Erros que arruinam um projeto de qualquer complexidade. Experiência dos gerentes Redmadrobot 🏒 😳 📺

Nós, eletricistas, foram lançando projectos desde 2008, e mais de 11 anos temos formado uma forte equipe de robomanagers. Bombear ferro ajuda a combater missões e uma das mais difíceis é gerenciar o projeto. As situações em que se torna necessário assumir as responsabilidades do PM (gerente de projetos) são diferentes: em marketing - na criação de um site, em RH - na organização de eventos. Recordamos dezenas desses casos.

Preparamos uma lista de erros cometidos pelos novos gerentes de projeto e os complementamos com nossas recomendações. O artigo tem duas opções para recomendações: simples e para quem deseja se confundir - com referências e links para recursos úteis. Portanto, você não terá a chance de repeti-los com a devida atenção. Esperamos que isso torne seu projeto mais fácil, melhor e traga previsibilidade ao processo de sua criação.

No começo

Um começo bem-sucedido é metade do sucesso. Aqui estão alguns erros que podem afetar negativamente o desenvolvimento do projeto.

Erro # 1: falta de fixação de acordos com as partes interessadas

Um momento que não deve ser negligenciado desde o início é uma discussão das expectativas do produto com as partes interessadas - pessoas ou organizações que podem influenciar o desenvolvimento do projeto.

Dica: no início, defina e coordene com todas as partes interessadas as metas e os resultados planejados .

As expectativas do produto estabelecem os requisitos para o resultado e afetam significativamente o trabalho adicional de toda a equipe. A coordenação ajuda a evitar possíveis mal-entendidos e discordâncias sobre o desenvolvimento do projeto.

Uma solução simples : crie um documento de texto ou uma tabela onde as expectativas das partes interessadas serão coletadas. Para simplificar sua vida, você pode usar nossa ajuda em conteúdo estruturado .

No documento, é importante não apenas fixar as expectativas de todos e de todos, mas também trazer desejos a um denominador comum. O objetivo deve ser unificado, compreensível e aprovado por todos os participantes. Após a formação do documento, sincronize-o com a equipe (você provavelmente terá mais algumas idéias) e sinta-se à vontade para enviá-lo às partes interessadas para finalizar todos os pontos.

Opção mais complicada :A equipe de analistas e designers de ferro da Redmadrobot na fase de lançamento do projeto sempre coleta um passaporte do produto - um documento descrevendo as características e os principais objetivos. Ele contém indicadores-chave e atua como uma diretriz para o desenvolvimento de um projeto ou grupo de projetos. Se você quiser evitar problemas, precisará resolvê-lo, sincronizá-lo com a equipe (coletar todos os tipos de idéias) e coordená-lo com as partes interessadas. Depois disso, os resultados da coordenação devem ser fixados para todos - envie cartas, coloque o documento na nuvem ou crie um quadro no Miro .

Para usar o modelo de passaporte para seus propósitos, complemente-o com as perguntas necessárias com base em suas especificidades

Erro número 2: formulação impensada de metas e objetivos em uma equipe

Uma das razões pelas quais as idéias não resistem ao teste do tempo é a falta de uma "ponte de viabilidade". O gerente pode entender os objetivos das partes interessadas e como alcançá-los, mas não representa a visão do resultado. Ou, ainda veja o resultado desejado, mas não leve em consideração todas as dificuldades que possam surgir no futuro. Na saída, temos o bom e velho "nada", mas nos escondemos atrás de "fatores externos", "atividades não planejadas" e "alguém é culpado, mas não suspeitávamos".

Dica: passo a passo, descreva em detalhes como você planeja implementar os planos .

Uma solução simples : uma opção para uso independente - use uma das metodologias testadas pelo tempo para definir metas, por exemplo, SMART. Costumamos usar abordagens em nosso trabalho.DoD e DoR .

Mas o projeto é uma questão de equipe; portanto, se houver uma oportunidade de planejar e pensar juntos sobre a implementação, ele deve ser usado.

A opção é mais complicada : estude com os colegas uma das metodologias para estabelecer metas e implementá-las corretamente. Para fazer isso, divida o planejamento dos resultados em várias iterações e faça um mergulho profundo (imersão no projeto) de toda a equipe de acordo com a metodologia para definir metas. Decida como envolver todos os seus colegas no processo de planejamento e conquista e, o mais importante, verifique se ele funciona para o resultado que você precisa .

Erro # 3: mudar a responsabilidade

Tudo é simples aqui: a responsabilidade e a distribuição de papéis na equipe devem ser claras para todos os participantes. Em algum momento (e certamente pode acontecer, acredite), você precisa descobrir por que algo deu errado e alguém não cumpriu uma tarefa importante.

Dica: para que isso aconteça o mais raramente possível (ou melhor, não aconteça), torne transparente a distribuição de responsabilidades na equipe. Todos poderão entender suas tarefas e como o destino do projeto depende de seu trabalho .

E no caso de algo não correr conforme o planejado no projeto, o gerente deve entender claramente em que parte dele ocorreu a falha. Caso contrário, o PM corre o risco de comprometer os resultados do trabalho e desmoralizar toda a equipe. Uma das melhores soluções para criar transparência é usar uma matrizresponsabilidade. Pode ser escolhido com base na complexidade do projeto, tamanho da equipe e preferências.

Uma solução simples, se você não quer se incomodar e tem um projeto pequeno:

Reúna-se com colegas e identifique quais papéis podem ser na equipe. Por exemplo, o gerente faz anotações durante as reuniões e o designer as coordena com as partes interessadas - as funções podem ser qualquer coisa, pense nelas.
Estime quais papéis cada membro da equipe pode assumir.
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O principal é concordar em como você planeja interagir em uma equipe e corrigi-lo de qualquer maneira conveniente: texto, no Miro, ou, por exemplo, esboçar um mapa mental - como lhe convier.

A opção é mais complicada : para projetos grandes, é possível criar um modelo do projeto na forma de um mapa e adicionar uma descrição das funções de cada função (isso pode ser feito, por exemplo, no Miro) .

Mas a própria matriz fará pouco bem. Para que o sistema de responsabilidade acumulado dê frutos, é necessário monitorar constantemente sua implementação. Por exemplo, para resolver as possíveis conseqüências de sua distribuição: elimine o desnecessário, melhore o atual e adicione um novo.

No curso da implementação: sobre implementação

A principal tarefa do gerente durante a implementação do projeto é concluir as tarefas planejadas que levarão ele e toda a equipe ao resultado desejado. Isso pode ser conseguido se as mudanças forem gerenciadas com competência, melhorias de qualidade forem introduzidas nos processos, se livrar do excesso e obter constantemente um resultado intermediário. E aqui está uma pequena lista do que pode impedi-lo nesse caminho difícil.

Erro # 4: falta de ferramentas de trabalho em equipe

Qualquer trabalho precisa de ferramentas, mas é importante implementar apenas aquelas que contribuirão para o desenvolvimento do projeto. Infelizmente, o oposto geralmente acontece quando novas oportunidades acrescentam burocracia desnecessária, regulamentações prejudiciais e outras coisas desagradáveis à vida da equipe.

Dica: use apenas as ferramentas vitais para a implementação do projeto. Incorpore-os em seus processos e diga à equipe como usá-los .

Em seguida, identifique os responsáveis pelo suporte técnico e a relevância das ferramentas. Todas as informações nelas devem ser atualizadas periodicamente, ordenadas de acordo com as possíveis regras e acessíveis à equipe.

Uma solução simples :Não persiga a moda - use ferramentas acessíveis e universais, como Trello ou planilhas do Google .

Graças ao seu sistema de cartões, o Trello é perfeito para distribuir tarefas. Neles, você pode corrigir partes importantes do projeto: o processo de execução do trabalho, realização de transações e aplicativos, organização do fluxo de trabalho e outras coisas. Bem, as planilhas do Google são boas para multitarefa. Na Redmadrobot, as equipes costumam usá-los de várias maneiras:

Planejar e gerenciar orçamentos de projetos.
Formar e controlar o plano e o andamento de projetos simples.
Distribua tarefas.
Registre os resultados das retrospectivas.
A lista de pendências do produto é formada.
Eles planejam o carregamento de recursos de todos os funcionários e de cada projeto separadamente.
Monte os monitores do produto e os defeitos do sistema e assim por diante.

A tarefa de uma ferramenta eficaz é simplificar a vida da equipe. As planilhas do Trello e do Google fazem um bom trabalho nisso. Mas, independentemente das suas preferências, existem tipos de ferramentas necessárias em qualquer projeto: delegação, reuniões ou sincronização, gerenciamento de riscos, canais de comunicação e interações.

A opção é mais complicada : por muitos anos de danos irreparáveis aos nossos clientes, criamos um sistema de ferramentas. Qualquer equipe que trabalha em projetos de diferentes níveis e complexidade pode usá-lo. Você pode usá-lo como base ao criar sua própria lista de serviços necessários .

Erro # 5: falta de prioridades claras

Em uma situação em que tudo é prioritário - de fato, não existem prioridades. Se o trabalho estiver em pleno andamento e o projeto estiver em desenvolvimento, isso não significa que a equipe está se movendo para o resultado desejado.

Dica: priorize cada tarefa precisamente para que a equipe entenda o que precisa ser feito primeiro .

Assim, você saberá como os esforços são distribuídos entre os colegas e garantirá que as metas e objetivos em sua cabeça correspondam às suas prioridades.

Uma solução simples : se você tem um projeto pequeno, use a metodologia MoSCoW - ela é adequada para determinar a priorização. Também preste atenção às metodologias RICE e ICE .

A opção é mais complicada : em um projeto grande, a formação de nosso próprio sistema para priorizar as tarefas recebidas ajudará. Ele pode ser construído com base em planilhas do Google ou no Trello .

Usando as planilhas do Google ou o Trello, você pode criar um sistema com ênfase nas necessidades da equipe. Por exemplo, as planilhas do Google permitem configurar filtros e fórmulas que automatizam a contabilidade. Com base nos pontos definidos para um parâmetro específico, filtros e fórmulas podem criar automaticamente uma lista final com prioridades, o que economiza tempo.

Erro número 6: falta de pontos de controle e avaliação do resultado

Se o caminho for longo, deverá ser dividido em segmentos. Essa técnica ajuda o gerente a controlar melhor o processo de trabalho, e a equipe vê o resultado e é motivada a trabalhar sem diminuir a velocidade.

Dica: divida cada tarefa em microtarefas e determine o prazo para sua implementação. Quanto mais atenção você prestar aos "pontos de verificação", menor a probabilidade de que algum trabalho seja deixado sem supervisão .

Solução :

Identifique marcos importantes para a conclusão do projeto.
Para cada ponto de verificação, determine o resultado desejado.
Mova para cada ponto de controle em pequenas iterações, ajuste o resultado conforme necessário.
Sinta-se livre para remover o desnecessário.

O projeto é sobre gerenciamento de mudanças, portanto, não tenha medo de correr riscos. O principal é garantir que o resultado planejado valha a pena e a equipe aprove a sua ideia. E não exagere com responsabilidade. O controle total é seu inimigo absoluto, o que leva à desconfiança crônica dos colegas e à criação de uma atmosfera hostil na equipe.

No curso da implementação: sobre interação

Os projetos são implementados por pessoas que interagem constantemente. Sua tarefa como gerente é entender como nivelar a parte "humana" problemática - comunicação e interação. Não cometa os seguintes erros.

Erro número 7: falha em informar a equipe

Para definir claramente o vetor de desenvolvimento do projeto, escalação, resolução de problemas e solicitações, é importante informar à equipe todas as alterações de trabalho. Isso se aplica não apenas aos colegas, mas também às partes interessadas.

Conselho: se você aprendeu sobre as mudanças no projeto, não tenha preguiça de falar para a equipe, para isso, organize informações constantes de todos os seus participantes .

Solução :

Certifique-se de enviar cartas a todos os participantes com o status do projeto. Divulgue: um status atual curto, em quais tarefas principais a equipe está trabalhando agora, onde existem problemas e bloqueadores (onde é necessária a atenção das partes interessadas) e quais resultados a equipe já alcançou.
Determine a frequência dessas letras.
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№8:

Os problemas em si não desaparecem ou desaparecem, mas, como regra, eles se acumulam e criam o efeito de uma bomba-relógio. É ingênuo acreditar que, se um problema ou conflito não for provocado, ele desaparecerá. Portanto, cada equipe precisa de um mecanismo claro para escalar questões e conflitos. O gerente de projeto deve ser capaz de tomar as decisões corretas em situações críticas e não planejadas e encontrar maneiras de sair da "estagnação" (em situações que exijam revisão).

Dica: Crie um mecanismo de escalação compreensível para problemas e conflitos dentro da equipe. Portanto, os colegas entenderão que, em qualquer situação, serão ouvidos e seu ponto de vista é importante para os outros .

Uma solução simples :Informe a equipe sobre as regras básicas para escalação. Para fazer isso, formule, como você vê, o processo de escalação idealmente, corrija-o na forma de resumos simples. Coloque as informações em um "espaço comum" para que, no momento certo, todos tenham acesso ao documento .

A opção é mais complicada : crie seu próprio sistema de escalação. Para fazer isso, faça uma lista de colegas que o ajudarão a resolver situações e conflitos de problemas, bem como a determinar ações estratégicas. Muitos artigos foram escritos sobre os recursos da ferramenta de escalação e como organizá-la. Portanto, se você estiver interessado neste tópico, basta pesquisar no Google .

Lembre-se de que o sucesso do produto depende de suas decisões. A prevenção de conflitos é um sinal de que a equipe está pronta para falar abertamente sobre seus problemas.

E no final

Um projeto sempre tem pontos finais e um final. Reúna sua força e não cometa os dois últimos erros neles.

Erros nº 9 e nº 10: falta de reflexão e debriefing

Sob as condições do projeto, a falta de análise geralmente leva a erros: ações tomadas, abordagens e práticas aplicadas, bem como processos construídos recentemente. Você, como gerente, precisa ouvir e ouvir o que está acontecendo em sua equipe em diferentes períodos de tempo e fazer mudanças qualitativas oportunas em seu trabalho. Nesses casos, a reflexão ajuda, o que permite compreender o caminho percorrido.

Uma solução simples : controle o contexto emocional da equipe, faça um balanço de forma iterativa e constante. Por exemplo, gaste blues semanais ou quinzenais. Ao resumir, não se esqueça de fazer um corte nas tarefas concluídas e planejadas. Sempre comemore o sucesso da equipe e não tenha medo de falar sobre falhas. E falar problemas, não apenas atuais, mas já resolvidosCertifique-se de registrar os resultados dessas reuniões e transformá-los em tarefas de desenvolvimento.

Certifique-se de registrar os resultados dessas reuniões e transformá-los em tarefas de desenvolvimento.

A opção é mais complicada : nós da Redmadrobot usamos duas ferramentas: uma retrospectiva do projeto da equipe e uma reflexão individual para o líder. A retrospectiva ajuda a regular o contexto emocional da equipe, remover o feedback do período anterior e, principalmente, agradecer um ao outro .

A reflexão individual é uma ferramenta do gerente que ajuda a analisar suas ações no projeto no período passado. É importante analisar o que você planejou fazer, o que conseguiu no final e como vai agir da próxima vez. Uma fórmula bastante simples para o sucesso, se você a usar pontualmente e com entendimento.

Os problemas de reflexão são ajustados dependendo da situação, mas há apenas um padrão ao compilá-los. Tente encontrar a resposta para cada um deles:

Onde estou?
O que eu planejei fazer?
O que você conseguiu no final?
O que aconteceu e falhou?
O que farei a seguir?

Não recebemos a lista mais completa de erros, mas se você não pode cometê-los, você tornará o projeto mais fácil e eficiente. Nós, os robôs, estamos convencidos de que cometer erros é o caminho para a excelência, porque aprendemos constantemente com eles. Portanto, recomendamos que você não tenha medo de correr riscos. E também, não esqueça de ouvir não apenas os colegas, mas também a si mesmo. Você concorda?

Kristina Borisova, gerente de projetos da Redmadrobot, compartilhou sua experiência irônica.

Erros que arruinam um projeto de qualquer complexidade. Experiência dos gerentes Redmadrobot