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Entre casa e escritório. Como organizar o trabalho de uma equipe distribuída

Habr, olá!

Muitas empresas hoje ofereceram seus funcionários para trabalhar em casa. No entanto, nem todo mundo tem a oportunidade de trabalhar remotamente. Alguns especialistas não deixam seus postos de combate nos escritórios.

A equipe Artezio decidiu descobrir como criar trabalho em uma equipe “mista”, que funciona tanto em casa quanto no escritório. Escrevemos este texto no exemplo de como um processo semelhante é construído dentro de nossa empresa. Eles também falaram sobre o urgente sobre o real: quais são os prós e os contras no trabalho remoto. 

Fonte

Nossa empresa usa o princípio: não importa se esses ou outros funcionários trabalham remotamente ou se sentam no escritório, tratamos toda a equipe como se eles trabalhassem em casa com força total.

Simplificando, não dividimos nossa equipe entre aqueles que "sentam" em casa ou trabalham no escritório. Isso é necessário para alinhar os recursos de todos os membros da equipe e fornecer a todos as mesmas ferramentas de trabalho.

Como o trabalho é construído


Tudo começa com o planejamento. Isso nos permitirá representar claramente o prazo em que obteremos um resultado específico. Em princípio, é sempre necessário planejar, mas é durante o trabalho de uma equipe distribuída que todos precisam entender claramente quando e qual deve ser o resultado do trabalho.

Para planejar tudo corretamente, precisamos lembrar alguns pontos.

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Então, temos um plano, que pode ser de qualquer forma: um arquivo MPP ou texto sem formatação. Mas deve necessariamente especificar a sequência do trabalho, os recursos atribuídos e as datas de vencimento.

Após o planejamento, refletimos as tarefas no sistema de colaboração em equipe. Para nossa empresa, este é Jira. É assim: 

  • a tarefa é atribuída no Jira (ou usando outra ferramenta de colaboração) ao executor;
  • o contratado é levado para concluir a tarefa, registra em Jira o tempo que leva para resolver o problema;
  • quando criamos tarefas com base em nosso plano, também indicamos as dependências entre as tarefas no Jira; também podemos criar novas tarefas, por exemplo, se percebermos que precisamos alterar algo ou corrigir um defeito encontrado durante a fase de teste.

Cada tarefa tem seu próprio ciclo de vida. Geralmente, usamos os seguintes status:

  • "Tarefa nova / aberta" - para novas tarefas que ainda não foram atribuídas a ninguém;
  • “No trabalho” - uma tarefa é atribuída a um executor específico, uma tarefa está sendo concluída, há progresso na conclusão e horas estão sendo baixadas para esta tarefa;
  • “Resolvido / enviado para verificação” - a tarefa foi concluída pelo contratado e está sendo verificada;
  • “Redescoberto” - de acordo com os resultados da auditoria, a tarefa foi reaberta.
  • “Fechado / marcado” - uma tarefa fechada, pode ser devido ao fato de ter sido verificado.

Fonte

Para entender como as tarefas são executadas e como nossas expectativas em relação aos resultados intermediários correspondem aos resultados obtidos após a conclusão das tarefas, controlamos os seguintes trabalhos:

  • seguimos o código-fonte através de solicitação de solicitação e realizamos uma verificação de código - após o desenvolvedor concluir a tarefa, o código será verificado pelo líder da equipe ou pelo arquiteto;
  • realizamos testes - este é um estágio imutável que há muito se tornou o padrão, também se aplica ao controle;
  • demonstrações regulares dos resultados da iteração - são feitas para proprietários de produtos, clientes, elas são necessárias antes de tudo para alinhar as expectativas da equipe e de todas as pessoas interessadas no produto.

A principal coisa ao trabalhar com uma equipe distribuída é a comunicação. Todo mundo está em lugares diferentes, e não há como discutir rapidamente ou transmitir algo imediatamente a todos; portanto, as comunicações devem ser planejadas com antecedência, pensadas e usadas meios técnicos que permitam sua implementação confiável.

Aqui está o que é usado em nossa prática.

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  • . . , , , — , , . — Word Google Docs. Google , . Microsoft. 
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  • — , . Jira, . Skype, Hangout, Telegram Viber. Zoom, . , …



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As chamadas devem ser planejadas com antecedência. Em casos urgentes, é claro, você pode até ligar agora, mas os funcionários podem não estar prontos. A regularidade das chamadas também é importante, para que todos os membros da equipe sintam o ritmo e se preparem para um diálogo. É muito importante que haja a capacidade de demonstrar a tela e não se esqueça de transmitir voz. O fluxo de vídeo é completamente opcional. A participação de voz é mais importante. A principal coisa - não se esqueça de ligar e desligar o microfone na hora certa. Sim, não esqueça - para que a comunicação seja eficaz, as chamadas devem ser gravadas e gravadas.

Para comunicação, costumamos usar o Skype e o Telegram, ou seja, bate-papos em grupo para comunicação operacional sobre questões de trabalho e não-trabalho.

Plataformas web úteis que são usadas em eventos offline (para envolver os participantes, mostrar apresentações). MyOwnConference ou iSpring Learn está bom. Essas plataformas também são adequadas para o treinamento on-line de funcionários. Os alto-falantes falam e trocam os slides do telefone ou se conectam via vídeo integrado.

E outra boa idéia seria realizar videoconferências diárias conjuntas pela manhã por 10 a 15 minutos. Para os funcionários que estão em um local remoto, isso permitirá que eles sintonizem o trabalho, servindo como um tipo de vínculo entre a casa e o escritório.

Com o gerenciamento adequado, um modelo misto pode ser muito eficaz. Por exemplo, permite atrair os especialistas certos, não importa onde eles estejam. Isso economizará o dinheiro da empresa para encontrar um funcionário em cidades com alta concorrência de pessoal. 

Além disso, a capacidade de trabalhar em condições confortáveis ​​em casa pode ser uma maneira de as empresas atrairem trabalhadores qualificados, o que significa que tornará a empresa mais especializada e competitiva no mercado.  

Prós e contras de não estar no escritório


Uma das primeiras fotos do Google para um escritório em casa perfeito . Fonte 

No mínimo, nas empresas de TI, a maioria dos especialistas (existe esse sentimento) agora trabalha em casa. 

Como em qualquer outra abordagem da organização do trabalho, o "remoto" tem seu próprio conjunto de vantagens e desvantagens. Alguns deles podem se tornar um obstáculo significativo para vários gerentes transferirem seus funcionários para o modo de trabalho remoto. Para outros, abrirá novas oportunidades de negócios e aumentará a produtividade do trabalho.

Entre as desvantagens estão as seguintes (se esquecemos algo, por favor, conte-nos nos comentários).

  • Disciplina e motivação

É mais difícil motivar os funcionários no "controle remoto" e, mais importante, controlar do que diretamente no escritório. Muitos funcionários podem ter problemas de disciplina devido à falta de um gerente nas proximidades.

  • Ao controle

Supõe-se que o monitoramento do desempenho de suas funções pelo funcionário seja significativamente complicado com um modo de operação remoto. Como resultado, os prazos originais podem ser alterados ou revisados. 

  • mobília doméstica

Acredita-se que o ambiente doméstico seja menos disciplinado que o ambiente do escritório. Além da programação de outros membros da família, o funcionário geralmente se distrai da tarefa que lhe foi confiada ou não trabalha.

  • Falta de contato visual

A barreira psicológica devido à incapacidade de olhar nos olhos do funcionário, para transmitir diretamente as informações necessárias. A incapacidade de abordar o funcionário pessoalmente e discutir as questões necessárias pode agravar a situação.

Além da lista acima, existem várias dificuldades que podem desencorajar os gerentes de transferir totalmente os funcionários para o trabalho remoto:

  • Recursos de negócios

Algumas empresas são fisicamente incapazes de transferir até parte de seus funcionários para o trabalho remoto. Como regra, isso se deve às especificidades do negócio ou a seus recursos tecnológicos. Entre os fatores adicionais, destacam-se os requisitos de muitos clientes das empresas sobre contatos pessoais e comunicação direta com eles.

  • Nível especialista

Para profissionais iniciantes, seu treinamento e implementação podem ser menos eficazes no âmbito da cooperação remota. Os empregadores preferem uma imersão rápida e eficaz de "iniciantes" diretamente no local, com um curador experiente fixo. A cultura corporativa de uma empresa também pode impor restrições adicionais.

  • Segurança de dados pessoais e corporativos

A questão da segurança de dados da empresa e de seus funcionários no modo de trabalho remoto está se tornando de grande importância. O risco de ataques de phishing e vírus, bem como espionagem industrial e roubo de dados, aumenta significativamente.

  • Relações e comunicações pessoais

O trabalho de escritório clássico formou um hábito natural de abordar um funcionário a qualquer momento do dia útil, consultando, explicando algo nos dedos, esclarecendo e resolvendo o problema diretamente no processo de trabalho.

  • O modo de trabalho remoto impõe suas regras na comunicação. O princípio da assistência mútua está muito presente no ambiente de trabalho remoto, mas você deve se acostumar com seus recursos. Por exemplo, em vez de comunicação direta no escritório, às vezes você precisa pedir permissão ao interlocutor para fazer uma ligação ou bate-papo.

Mas há vantagens no trabalho remoto do funcionário (estamos realmente ansiosos por suas adições nos comentários):

  • Comutação do modo de operação

Para muitos psicótipos da personalidade dos funcionários, a capacidade de alternar o modo de trabalho (ou a combinação dos modos de escritório e trabalho remoto) aumenta sua produtividade e responsabilidade pessoal.  

  • Orientado a resultados

Aumentar o papel da responsabilidade pelo resultado do trabalho, e não pelo processo em si. Transparência do resultado. Consciência do que é esperado de você "na saída".

  • Motivação não financeira

Uma oportunidade adicional para o empregador motivar ou recompensar o funcionário.

  • Disciplina

Reduzindo os riscos de atraso, força maior relacionada a uma situação de trânsito ou clima.

  • Conforto no local de trabalho

A ausência de ruídos estranhos, a capacidade de ajustar o microclima e os arredores para atender às suas necessidades.

  • Custos operacionais mais baixos

Por exemplo, aluguel de instalações e despesas para as necessidades domésticas do escritório

Não é provável que exista uma abordagem única e inequivocamente correta para organizar o trabalho remoto ou depurar o processo de trabalho com uma equipe distribuída. 

Cada líder ou proprietário de empresa no primeiro aplica realmente essa ou aquela abordagem em seu caso particular. Onde é possível ser mais flexível, sem perder ao mesmo tempo nos indicadores atuais, e onde vale a pena mostrar contenção e resistência. 

Como sua empresa trabalha com uma equipe distribuída e transfere funcionários para um local remoto?

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