👨🏽‍💼 ⛹🏾 🎅 Um sistema de certificação eficaz que permitirá que você se torne um líder melhor ⛰️ 🗣️ 🐒

No passado, quando eu era um jovem gerente de produtos, um dos meus líderes mudou radicalmente minha carreira. Foi meu segundo ano no Airbnb. Eu lidei com meus deveres, mas não mais. Meu novo líder, Vlad Loktev, chamou a atenção para o fato de que a conclusão do projeto que eu conduzi foi adiada por semanas. Ele não ficou surpreso, ele ajudou a trazer o projeto de volta aos trilhos e concluí-lo. Mas eu sabia que na próxima certificação me lembraria desse erro. Quando chegou a hora, realmente recebi longe de marcas brilhantes. Vlad destacou meus pontos de crescimento, inclusive recomendando que eu me concentre nas comunicações destinadas a monitorar o status das tarefas e sua estrita priorização. Após essa conversa, eu posso ficar deprimido. Mas, pelo contrário, senti um surto emocional sem precedentes e desejo de agir - ficou claro para mimO que nós temos que fazer.

E é por causa disso. Vlad usou um sistema de análise de desempenho muito simples e eficaz. A clareza de seu feedback, sua ajuda, a organização simples do processo de trabalho - tudo isso juntos criaram a base para o meu crescimento na carreira. Isso me permitiu decolar do cargo de gerente de novos produtos para o chefe de meia dúzia de gerentes, com uma área de responsabilidade, desde melhorar a qualidade do produto até criar e gerenciar uma equipe multifuncional de 80 pessoas, garantindo o crescimento do Airbnb.

Um ano depois que me tornei líder e recebi subordinados diretos, realizei mais de 50 certificações. Adaptei e ampliei o sistema de Vlad, transformando-o em um sistema completo de gerenciamento de pessoal -estrutura O sistema me permitiu desenvolver constantemente gerentes altamente qualificados de jovens gerentes, transformar suas deficiências em superpotências e criar uma das melhores e mais eficazes equipes do Airbnb .

Eu acho que muitos líderes acharão esse sistema útil. Portanto, descreverei em detalhes por que o sistema de certificação aceito geralmente funciona mal e como corrigi-lo. Então, passo a passo, explicarei como minha estrutura funciona. Independentemente de quem você é - um gerente recém-criado que está procurando instruções sobre como realizar a primeira certificação, ou um gerente experiente que deseja atualizar seu nível para uma inclinação incrível, ou um empreendedor iniciante tentando implementar um sistema de certificação na empresa - você pode usar minhas melhores práticas, métodos e práticas reais exemplos de trabalho que você encontrará neste artigo.

Líderes, evite os principais erros durante a certificação!

É uma raridade quando uma ou duas reuniões por ano têm um impacto fundamental na motivação, eficiência e desenvolvimento dos funcionários. Infelizmente, a certificação geralmente não é suficiente e é mal conduzida. Como resultado, a perspectiva de avaliação causa mais horror do que esperança entre subordinados, e os gerentes percebem a certificação como um dever de rotina, e não como uma oportunidade.

Um sistema de avaliação bem organizado aumenta a eficiência, atende às expectativas e estimula o crescimento dos funcionários, e um sistema de avaliação mal organizado os aciona.

6 principais erros dos gerentes durante a certificação

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Se você não conseguir encontrar uma dúzia de horas durante o ano para se concentrar no desenvolvimento dos subordinados, isso geralmente significa que você tem muitos subordinados ou não pode ser um líder.

Sistema de certificação de 3 etapas

O sistema que ofereço consiste em três partes importantes:

Treinamento,
executando
ações futuras.

Essa é a base, a base do sistema. Considere cada parte em detalhes. Vou dar um formulário de certificação que você pode usar no seu trabalho .

Etapa 1. Preparação, preparação, preparação

Você deve gastar a maior parte do tempo trabalhando em cada etapa. Comece coletando dados sobre o trabalho do subordinado, usando feedback de seus colegas e informações fornecidas por ele. Você precisa coletar o máximo de dados possível neste momento. Quanto mais cedo você iniciar esse processo, melhor. Eu normalmente inicio um mês antes da próxima certificação para obter respostas de todos. Existem várias maneiras de coletar feedback, e a maioria das empresas possui suas próprias ferramentas, mas você sempre pode fazer isso por email.

Escolha de 5 a 8 pessoas que possam dar feedback sobre seu subordinado e envie-lhes cartas com três perguntas simples .

Oi Joe!

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1. 2 – 3 ? ?
2. 2 – 3 ? ?
3. 2 – 3 ? ?

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Paralelamente, peça auto-estima ao seu subordinado enviando aproximadamente a seguinte carta.

Olá jane

Antecipando a próxima certificação, gostaria de saber sua opinião sobre como as coisas estão indo. Você poderia responder às três perguntas a seguir e fornecer outras informações a seu critério para o X / X?

1. Quais são as suas 5 principais conquistas para o período coberto pelo relatório?
2. Em quais competências 2 - 3 você gostaria de se concentrar no próximo período?
3. Quais são seus objetivos de carreira para os próximos 2 anos? Obrigado!

Enquanto o feedback está sendo coletado, recomendo começar a formar sua própria opinião sobre os resultados do subordinado. O que ele fez bem? O que o puxa de volta? Quais são seus principais pontos de crescimento no próximo período (um ou dois)? Essas são as principais etapas para reduzir o preconceito e o risco de serem completamente influenciados pelo feedback dos colegas.

Quando você decide, recebe feedback dos colegas, começa a sistematizar as informações e as insere no formulário de certificação (veja acima). As informações deste formulário serão discutidas com um subordinado. Vamos percorrer cada seção deste formulário.

Progresso- Este é um detalhe das realizações durante o período estimado. Ele é coletado com base em informações dos certificados, feedback de colegas e suas próprias anotações. Realizações devem ser significativas. Por exemplo, “cumpriu os objetivos da equipe”, “concluiu o projeto X no prazo e cumpriu o orçamento” em vez de “teve uma ótima reunião” ou “participou de 3 conferências”. Nesta seção, também prefiro incluir os melhores exemplos de feedback positivo de colegas, idealmente 3-5 das melhores citações (é claro, anonimizadas).

Superpotência- Essa é a competência mais desenvolvida, talento. De fato, a contribuição do funcionário para a empresa será maior se ele fizer o que faz muito bem e não tentar desenvolver qualidades que exijam uma luta consigo mesma. Você tem a oportunidade de se concentrar nisso. Descreva sua superpotência subordinada e como ele pode usá-la no futuro. Tive ocasião de revelar superpotências, como a capacidade de conversar com a equipe, de conseguir sua unidade e mobilização. Existem muitos estudos que mostram que o foco nos pontos fortes é muito mais eficaz do que o foco nos pontos fracos. Mas tenha cuidado: é fácil cometer um erro, porque muitos de nós percebemos inconscientemente o mesmo comportamento como uma virtude quando se trata de um homem e como uma desvantagem se uma mulher age dessa maneira.(Você pode ler mais sobre isso.aqui , aqui e aqui .)

Resumindo - os resultados do funcionário em 4-6 frases, que descrevo, voltando. Tento criar uma história simples: começo com uma descrição de quanto ele avançou, depois falo em uma ou duas frases sobre como foi o período do relatório e finalizo com uma generalização - na qual o funcionário deve se concentrar no futuro.

Pontos de crescimento - uma ou duas competências que precisam ser identificadas e cujo desenvolvimento deve ser concentrado no próximo período. Descreva isso na coluna do meio (veja acima). Esta parte é o núcleo da certificação, pois a escolha certa dos pontos de crescimento é crucial. Vou dar algumas recomendações.

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Vou dar exemplos de pontos de crescimento: “aumentar o controle”, “trabalhar na qualidade do código”, “usar palavras mais curtas”. Não dê muita importância à compilação de descrições abrangentes, pois todos os detalhes serão fornecidos na próxima coluna. Os principais erros que podem ser cometidos aqui são indicar muitas direções para o desenvolvimento (se houver mais de duas delas, é extremamente difícil obter progresso visível) e identificá-las de maneira insuficiente (se o subordinado precisar adivinhar o que você realmente tinha em mente).

Descreva os detalhes para cada direção do desenvolvimento.

A coluna à direita sugere a maior quantidade de informações e, como regra, o maior número de razões para discussão. O objetivo é descrever claramente quais são os pontos de crescimento, por que são importantes e o que precisa ser feito. Costumo editar esta seção até o último minuto antes da certificação.

Para cada ponto de crescimento, descrevo o seguinte.

Resumo nesta área de desenvolvimento. Por exemplo, “sua equipe não possui uma estratégia clara para os próximos 6 meses. Na ausência de uma estratégia, não está claro para os membros da equipe como eles devem trabalhar juntos, e é difícil para seus colegas de fora entender como você prioriza suas tarefas e por quê. ”

Exemplos concretos do que não deu muito certo.Aqui, o feedback dos colegas é útil, exemplos de situações em que surgiram problemas, surgiram reclamações que se tornaram a ocasião para discussão nas reuniões. Estabeleça como regra registrar esses fatos ao longo do ano.

Sugestões concretas para o desenvolvimento.Aqui você tem que compartilhar sua experiência. O que especificamente você pode sugerir que um subordinado alcance o progresso máximo em pontos de crescimento selecionados? Formule sentenças direta, ambiciosa e construtivamente. Como resultado, essas serão as tarefas nas quais você deve trabalhar junto com seu subordinado. Incluo artigos e livros para ler nesta lista, pessoas com quem conversar, experimentos a realizar. Sempre que possível, use superpotências juntamente com outros pontos fortes para progredir na direção escolhida. Por exemplo, se o ponto de crescimento designado estiver associado à comunicação oral, a proposta pode ser essa: faça um curso no oratório. Se a competência selecionada para desenvolvimento estiver relacionada ao controle,faz sentido formular a proposta dessa maneira - planejar atividades semanais de monitoramento, quando serão verificados bloqueios e prioridades para cada membro da equipe. Se estamos falando de trabalho para cumprir os prazos, podemos sugerir - alocar tempo adicional para os próximos 5 projetos para avaliar o trabalho futuro.

Super gols. Não superestime os subordinados, permitindo que eles permaneçam na zona de conforto por um longo tempo. Descreva nesta seção quão impecavelmente os próximos 12 meses podem durar. Não espere que alguém seja capaz de conseguir isso, mas dê à pessoa espaço e inspiração para o crescimento.

Pessoas ambiciosas querem saber não apenas como melhorar, mas também quais benefícios isso trará para elas. Faça um desenho para o subordinado - como será a conquista dos super objetivos na próxima certificação.

Prazo estimado para promoção.Você precisa deixar um subordinado com uma compreensão de quanto tempo ele precisa antes de passar para o próximo nível. Se sua empresa não possui níveis oficiais, use marcos significativos para o subordinado cujas realizações ele gostaria de (tornar-se um líder, expandir a esfera de influência, transferir para outra posição). Vou dar três tipos gerais de tais situações.

Quase pronto: essa pessoa atingiu a fronteira de seu nível, mas ainda não a atravessou. Eu uso uma pontuação de 6 a 12 meses (supondo que você se encontre a cada 6 meses para avaliar o desempenho no trabalho). E essa estimativa é significativamente menor que 6 meses.

Apenas atualizado:essa pessoa não está muito preocupada em alcançar o próximo nível. Seja o mais realista possível sobre o momento. Eu acho que o período de 12 a 18 meses é bastante normal.

Em seu lugar: este é o caso mais comum e a avaliação do crescimento geralmente é de 6 a 12 meses.

Etapa 2. Conduta

Para a certificação, é realmente importante não o que discutimos (notas, pontos de crescimento, mudanças de carreira), mas como o fazemos. Eu tinha certificações nas quais recebi notas baixas, mas deixei a reunião motivada e com um surto emocional. E houve certificações com excelentes notas que culminaram em um sentimento de incerteza sobre o meu futuro. Isso acontece porque as pessoas querem detalhes, clareza e, acima de tudo, compreensão dos próximos passos.

A maneira como você dá feedback e como o subordinado se sente após a conversa geralmente é mais importante do que seu conteúdo.

Aqui estão algumas dicas para se preparar para a certificação.

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Após essa preparação, a conversa geralmente é a seguinte.

Introdução
Começo a conversa com uma tentativa de animar e verificar como uma pessoa se sente. É importante encontrar uma maneira de neutralizar a situação. Então você deve fazer o seguinte.

Deixe claro que esse é um diálogo e é bastante normal fazer perguntas e encontrar respostas para elas em conjunto.
Lembre-me da seriedade com que você leva essa conversa sobre o desenvolvimento da carreira de um funcionário, quanto tempo e esforço você gastou para se preparar para a certificação.
Explique a ordem da reunião, pontos-chave, informe-se sobre os subsídios fornecidos de acordo com os resultados da certificação e deixe a maior parte do tempo para a entrevista.

Discussão dos resultados do trabalho

Vários sistemas de classificação.via de regra, ajude os subordinados a ter uma ideia clara de seus resultados. Portanto, se eles ainda não estiverem sendo usados em sua organização, implemente-os no próximo período. Eu informo a pessoa sua classificação o mais cedo possível. Esta é uma questão urgente, e notei que uma pessoa não pode mergulhar completamente no processo de certificação até receber os resultados oficiais de seu trabalho. Se esses resultados não forem brilhantes, dê voz a eles, mas não pare por aí por muito tempo. Vá em frente, fale sobre oportunidades para melhorá-las. Na medida do possível, verifique se os resultados da avaliação não serão uma surpresa absoluta. Seu subordinado deve entender basicamente como o trabalho dele é avaliado durante reuniões regulares ao longo do ano. Se os resultados do trabalho realmente apresentarem um problema, atenção especial deve ser dada a esta parte.Muitas vezes, isso envolve trabalhar em contato próximo com o serviço de pessoal.

Movemo-

nos para o interior Movemo-nos no documento. Se você o enviou com antecedência e a pessoa o leu, concentre-se nos pontos principais. Pare e esclareça todos os pontos sobre os quais você sente discordância. Acompanhe o tempo e deixe dois terços da reunião para uma discussão detalhada dos pontos de crescimento. Ao analisar situações difíceis, exorto você a ser aberto e sensível. Sempre que possível, compartilhe sua própria experiência em superar essas dificuldades, os problemas que você teve que enfrentar e as soluções deles. Quanto mais o subordinado sentir seu desejo de ajudar (em vez de condenar ou repreender), melhor ele aceitará o feedback.

Aqui estão algumas reações comuns que podem ser vistas durante uma conversa.

Proteção.Se você a notar, ouça atentamente o subordinado para entender o ponto de vista dele. Sempre existe o perigo de você ter perdido algo ou ter entendido mal. Mesmo se não, é importante dar à pessoa a chance de expressar sua opinião. Se você começar a andar em círculos, tente mudar sua atenção e passar para o próximo passo. Não mencione uma pergunta. Se ele permanecer por resolver até o final da reunião, e você não chegar a um consenso, fique com o seu. Fale claramente. Isto é normal. Discuta as próximas etapas e concorde em ver como estão as coisas nos próximos 12 meses.

Silêncio.Essa é a reação mais comum. A certificação é uma quantidade enorme de informações, para que as pessoas as escutem e processem. Isto é normal. Mas se você sentir que a pessoa está muito calada, diga abertamente, por exemplo: “Percebi que você fica calada o tempo todo e quero ter certeza de que nos entendemos. Você pode expressar seus pensamentos, fazer perguntas antes de prosseguirmos.

Parece confuso ou atordoado.Isso acontece quando você fornece muitas informações ou a certificação é negativa. Desacelere. Continue assistindo. Às vezes, paro o atestado e começo uma conversa de coração para coração. Descubra o que acontece com a pessoa. Às vezes, ele percebe informações muito mais próximas do coração do que o necessário. Talvez isso seja uma questão de dificuldades da vida. Retorne à comunicação humana normal e não se preocupe em passar por todos os pontos e detalhes da certificação.

Relatar bônus com base nos resultados da certificação (se for tomada uma decisão)
Uma conversa sobre os subsídios estipulados com base nos resultados da certificação completará positivamente esta parte da conversa. Faça de forma simples, liste os fatos e parabenize a pessoa pela conquista. É fácil para ele tomar a promoção como garantida e não considerá-la como um evento importante. Use esta oportunidade para lembrar ao funcionário como você valoriza o trabalho dele.

Deixe tempo para discussão

Dê ao subordinado a oportunidade de fazer qualquer pergunta, expressar pensamentos. Existe algo que ele não concorda? O que devo analisar com mais detalhes? É necessário esclarecer suas expectativas para o próximo período? Tente dar à pessoa pelo menos 5 minutos. Eu tento não ficar aqui por muito tempo, especialmente se não houver momentos desconfortáveis e tudo correu como deveria. Muitas vezes, as pessoas precisam de tempo para compreender tudo o que ouviram. Você pode discutir as próximas etapas em sua próxima reunião individual.

O plano de novas ações

Passe à discussão sobre o plano de novas ações (instruções, veja abaixo). Isso permitirá que você leve em consideração todas as idéias, promessas e pontos-chave na próxima reunião, durante a qual você e o subordinado concordarão em outras mudanças.

Final

Encontre uma maneira de encerrar a reunião de maneira positiva. Lembre ao subordinado quão valiosa é sua contribuição para o desenvolvimento da empresa (se é assim), como é agradável trabalhar com ele (se isso é verdade) e o que ele pode obter na empresa (se ele puder). E não menos importante: deixe o funcionário entender que, se algo acontecer antes da sua próxima reunião, ele poderá entrar em contato com você a qualquer momento, sem hesitar.

Etapa 3. Plano de Ação

Todo mundo conhece a frase de George Bernard Shaw: "O maior problema de comunicação é a ilusão de que isso aconteceu".

Você quer acreditar que suas palavras sábias cuidadosamente selecionadas são entendidas corretamente e impressas na mente de um subordinado. É mais seguro supor que não seja assim.

Eu tinha um subordinado, mal gerenciando seus deveres. Passei horas me preparando para sua certificação, determinados pontos de crescimento, dei vários exemplos, toneladas de recomendações. Eu falei tudo isso nas reuniões do relógio. Eu pensei que estava dando uma contribuição real. Um mês depois, voltamos à nossa conversa e foi como se não houvesse conversa anterior. O subordinado tinha vagas lembranças de algumas áreas de desenvolvimento que eu indiquei, e um desejo sincero de se desenvolver. Mas 95% do que eu disse foi perdido.

Com isso, aprendi duas lições. Primeiro, minha culpa como líder é que meu subordinado não se lembrava de quais competências ele deveria se concentrar no desenvolvimento. Em segundo lugar, pensei que havia concluído a certificação quando estava apenas no início desse processo.

A solução para esses problemas é simples - dedique tempo suficiente a isso e aceite responsabilidades mútuas. Você pode fazer assim.

Crie um plano de ação bidirecional. No final da certificação, peça ao subordinado que faça uma lista de 5 a 7 ações específicas que ele gostaria de executar nos próximos 6 meses. Adicione-os a uma tabela simples. Dê ao funcionário uma semana para concluir esta tarefa enquanto as memórias estão frescas. Vou dar um modelo e alguns exemplos.

Certifique-se de que o subordinado tenha incluído nesta lista tudo o que ele precisa de você para obter sucesso. É importante que ele assuma a responsabilidade por esse processo e escolha tarefas (com base no feedback de você). Nesse caso, ele estará realmente motivado para trabalhar. A lista deve incluir recomendações específicas que foram ditas na certificação, momentos que o próprio subordinado queria elaborar, bem como o que você precisa fazer para que o subordinado possa cumprir com êxito o planejado. Marque o status de cada tarefa com cores e atualize-o mensalmente.

Programe monitoramento mensal.Imediatamente após a conclusão da certificação, crie um compromisso no calendário. Eu o chamei de “Conselho Mensal de Desenvolvimento de Carreira” para diferenciá-lo de uma reunião semanal individual. Durante esta reunião, é importante se afastar das tarefas diárias e se concentrar nas questões de desenvolvimento de carreira e eficiência. Não discuta o projeto atual, os próximos prazos, bloqueios: para isso, há uma reunião individual. Lembre o subordinado antes de cada reunião para atualizar os status das tarefas do plano acima e incluir novos itens aos quais ele gostaria de dedicar tempo.

Aconselhamento mensal de carreira. Nesta reunião, você tem três tarefas:

monitorar o progresso do subordinado nas direções planejadas de desenvolvimento;
verifique se ele tem tudo o que precisa para seguir em frente;
verifique se a lista de tarefas permanece relevante (não requer revisão).

Em uma reunião, você deve ouvir principalmente, fazer perguntas e, se necessário, fazer recomendações. O subordinado deve realizar uma reunião: analisar cada item do plano, relatar novas informações e alinhar a cor do status. Como regra, meus subordinados tinham tudo em ordem com isso. Se você não concorda com algo, discuta. Agir através da discussão, em vez de dizer aos subordinados o que fazer, ajude-os a formular tarefas por conta própria. Quando eles pedirem uma resposta ou conselho, pergunte novamente: "Que decisão correta você vê?" ou "Antes de responder, diga o que pensa". (Isso é de um livro de David Rock e Julie Jo, que me ensinou a perguntar aos subordinados corretamente.)

Entre as reuniões.Acompanhe o que o funcionário fez bem, o que não resultou tão bem, bem como quaisquer realizações notáveis. Converse com seu subordinado o mais rápido possível ou em reuniões semanais individuais. Anote também esses momentos em um arquivo, por exemplo: “10 de julho - tive uma ótima reunião com o gerente principal” ou “3 de setembro - desenvolvemos uma forte estratégia para o terceiro trimestre”, insira o feedback de outras pessoas aqui: “4 de janeiro - Spike contou como estava impressionado com a capacidade de Jane de conhecer ". Para fazer isso, mantenho os documentos do Google separadamente para cada subordinado. Além deles, existem ferramentas como Matter, Culture Amp e TINYpulse para trabalhar com feedback e outras atividades de gerenciamento. Eles podem ajudá-lo a manter esses problemas sob controle ao longo do ano.

Coloque tudo junto

A coisa mais agradável para um líder é ver como seus subordinados estão crescendo. Nunca esquecerei o jovem gerente de produtos que veio à nossa equipe com sérias lacunas nas habilidades de trabalho em equipe. Depois de identificar pontos de crescimento e trabalhar juntos neles, fiquei incrivelmente feliz seis meses depois ao ver, pelos comentários dos colegas, que a tarefa estava concluída. A competência que requer desenvolvimento tornou-se uma força. Esse resultado torna o processo de certificação mais estruturado, exigindo atenção, preenchendo-o de significado.

Resumo do processo de certificação:

Treinamento
- Reunir feedback de um subordinado e de seus colegas
- Comprometer-se com suas realizações
- Descreva sua superpotência
- Escreva uma breve conclusão sobre o resultado de seu trabalho
- Definir 1 - 2 pontos de crescimento com exemplos, recomendações específicas e formular um super objetivo para seu desenvolvimento
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Se sua empresa estabeleceu a certificação, você pode implementar facilmente esse sistema. Acredito que os gerentes tenham muitas oportunidades de usar suas próprias abordagens, que mantêm há muito tempo e mudanças organizacionais. Você não deve apenas usar modelos, recomendações e realizar reuniões formais. Trabalhe-o corretamente. Você notará imediatamente o resultado e se encontrará no caminho para se tornar um líder melhor.

Um sistema de certificação eficaz que permitirá que você se torne um líder melhor