Como organizar o processo de planejamento no SAP Analytics Cloud

Os sistemas de planejamento e orçamento existem há décadas, e um dos principais problemas dessa classe de sistemas ainda é a flexibilidade insuficiente. Quase todo mundo está lidando com a tarefa demorada de recalcular e consolidar dados. E quando se trata de alterar o modelo de negócios e o modelo de dados, segundo o qual o recálculo dos indicadores planejados ocorre, quase ninguém consegue lidar. Por exemplo, ao realizar reorganizações ou decidir sobre a terceirização de processos de produção individuais, o sistema de planejamento deve se adaptar e permitir alterações muito rápidas em todos os documentos de liquidação relacionados à formação de custos e resultados financeiros. A consideração desses requisitos não deve levar à formação de um sistema no qual os custos de planejamento excedam o efeito obtido com a implementação.

Planejamento é o estabelecimento de metas estratégicas de um negócio e, em seguida, determinar como alcançá-las, criando orçamentos anuais, acompanhando o progresso nas previsões e modelando cenários para encontrar novas oportunidades. Todos os planos são formados projetando dados históricos para o futuro, coletando informações de várias áreas funcionais e levando em consideração tendências, riscos e possíveis oportunidades de mercado. Por exemplo, a gerência executiva de um fabricante de bicicletas observa uma demanda crescente por bicicletas elétricas e decide aumentar as vendas desse tipo de produto em 20% nos próximos três anos. No orçamento para o próximo ano, o departamento financeiro determina os custos e receitas totais resultantes da implementação deste plano.

No entanto, o planejamento de atividades não se limita a executivos e analistas financeiros. Há uma colaboração de departamentos em toda a organização:

• Os gerentes de vendas definem novas cotas e determinam quais regiões e até que ponto aumentará as vendas. Eles impulsionam as vendas de bicicletas eletrônicas com comissões mais altas.
• O departamento de marketing está planejando promoções e campanhas para aumentar as vendas de bicicletas elétricas.
• O departamento de operações garante a disponibilidade da cadeia de suprimentos e a capacidade de produção para aumentar o estoque desse tipo de produto.
• O departamento de recursos humanos planeja contratar especialistas técnicos com experiência em trabalhar com motores elétricos e criar novos recursos de treinamento para o pessoal existente.

Cada uma dessas ações está associada a um plano financeiro central e a um objetivo comum estabelecido pela gerência. Como qualquer plano é complexo e é formado com a participação de todos os departamentos da empresa, trabalhar com planilhas independentes ou em sistemas de planejamento díspares pode retardar o processo, introduzir erros e incertezas. Também dificulta a adaptação a um mercado em rápida mudança.

Nessa situação, o SAP Analytics Cloud ajuda muito devido à grande variedade de funções de planejamento, inteligência de negócios, previsão e colaboração que tornam o processo de planejamento mais fácil e rápido. A simplicidade e velocidade nesta ferramenta se devem à sua flexibilidade. Em cada estágio, as alterações podem ser feitas, e os estágios seguinte e anterior refletirão as alterações feitas.

Em geral, o processo de planejamento no SAP Analytics Cloud é semelhante a este (Fig. 1)


Figura 1.

Prepare-se. Primeiro, preparamos os dados para o trabalho: nos conectamos às fontes, criamos um modelo de planejamento baseado nelas. Posteriormente, ele será enriquecido automaticamente com novos dados das fontes de origem, de acordo com uma programação especialmente configurada por nós.

Cronograma Em seguida, ocorre o processo de formação de um calendário de tarefas, que permite organizar muitos fluxos de trabalho paralelos, nomear executores e revisores e definir prazos. O calendário acompanha o andamento das tarefas e processos e a carga de trabalho dos funcionários (Fig. 2).


Figura 2.

Prever.Obviamente, ao elaborar um plano, dados históricos ou uma previsão baseada neles, sempre forma a base. Usando a função de previsão preditiva, com o clique de um botão, você pode obter uma previsão automática e exibi-la no gráfico de dinâmica de séries temporais ou colocá-la diretamente na tabela principal com o plano (Fig. 3).


Figura 3.

Plano. Em seguida, vamos diretamente ao planejamento. Usando esses recursos na SAP Analytics Cloud, você pode implementar:

• Construindo planos estratégicos.
• Análise orçamentária e distribuição de seus artigos.
• Comparação de orçamento e previsão com fatos.

Um dos maiores problemas de planejamento de uma organização é a necessidade de criar muitos planos: vendas, produção, finanças e RH. E uma questão separada é a criação com base em um consolidado.

Por exemplo, quando um analista conclui o planejamento de vendas, ele pode transferir a receita gerada para o planejamento de resultados. Da mesma forma, os planos de RH e vendas, vendas e finanças estão vinculados. Ao mesmo tempo, os dados financeiros vêm diretamente do SAP S / 4HANA, dados de RH do SAP SuccessFactors e dados de vendas do SAP IBP (Fig. 4).


Figura 4.

Por exemplo, precisamos atualizar a previsão de vendas para um determinado tipo de produto. Para fazer isso, basta selecionar a célula desejada e inserir a porcentagem de crescimento desejada. Após fazer as alterações, o sistema recalcula todos os indicadores dependentes e os realça com cores. Além disso, as tabelas no SAP Analytics Cloud podem funcionar como planilhas do Excel, ou seja, podemos fazer alguns cálculos intermediários livremente na página do relatório (Fig. 5).


Figura 5.

A ferramenta também permite automatizar processos de alocação.

Distribuir Usando esta função, o usuário pode mover valores de uma célula para outra no mesmo nível de hierarquia dentro de qualquer dimensão disponível. Suponha que desejemos redistribuir os valores planejados dos custos operacionais entre categorias de mercadorias (Fig. 6).


Figura 6.

Após selecionar a célula de origem desejada e chamar a função "Distribuir", uma caixa de diálogo é exibida, permitindo simular várias opções para distribuir o valor existente. Podemos escolher a análise e o nível de hierarquia necessário dentro do qual os valores podem ser movidos. No exemplo acima, 50 milhões são redistribuídos da categoria de produto Vestuário para Calçados.

Espalhando Usando esta função, você pode implementar o processo de distribuição de valores de uma célula na parte superior da hierarquia para a parte inferior. Isso pode ser feito automaticamente ou por personalização.

Se um novo valor for inserido em uma célula vazia, para os níveis inferiores da hierarquia da mesma dimensão, esse valor será distribuído em todos os artigos em compartilhamentos iguais.

Mas também há a oportunidade de fazer a distribuição manualmente. Por exemplo, queremos distribuir o custo dos salários por região. Depois de selecionar a célula desejada e chamar a função Spreading, vemos uma caixa de diálogo. Nele, você pode especificar manualmente a distribuição desejada desse tipo de custo, usar a função de cópia de qualquer célula selecionada na tabela ou selecionar um dos scripts de preenchimento automático disponíveis (Fig. 7).


Figura 7.

Atribuir.Outra função de alocação permite distribuir o valor entre várias células em um determinado nível na hierarquia de qualquer análise. Diferentemente das funções Distribuir e Espalhar, uma célula de origem específica não é necessária aqui. Suponha que desejemos adicionar 50 milhões ao plano de custos de vendas e marketing para um tipo específico de produto. Usando a função Atribuir, podemos adicionar um valor a um item de custo específico e distribuí-lo (Fig. 8).


Figura 8

A ferramenta também permite automatizar o fluxo de trabalho de planejamento criando ações de dados. Estes são processos que incluem funções de copiar e colar, bem como fórmulas complexas usando scripts. Com a ajuda deles, é possível simular processos como planejamento de fluxo de caixa, depreciação e operações de transferência. Processos de diferentes níveis de dificuldade são desenvolvidos pelo usuário em um modo de simulação conveniente, podem ser incorporados aos relatórios e iniciados com o clique de um botão. Em outras palavras, é um análogo de macros no Excel, mas funciona no modo de código baixo.

As operações de cópia facilitam a movimentação de dados entre diferentes modelos. Por exemplo, se tivermos modelos separados para planejar o número de funcionários e as despesas, podemos usar Ações de Dados para copiar dados desses modelos para o modelo financeiro central.

Suponha que desejemos criar um processo automatizado de transferência dos valores da balança para o final do período anterior em uma célula da balança para o início da atual (Fig. 9).


Figura 9. Você pode

criar esse processo usando um editor visual simples ou escrevendo um script na linguagem lógica do BPC, que pode ser familiar para os consultores do SAP BPC. É importante observar aqui que o sistema ajuda o usuário a criar código, oferecendo opções possíveis para funções.

Este é o processo criado no editor visual (Fig. 10).


Figura 10. A

criação de uma ação de dados ocorre em várias etapas. Primeiro, "desenhamos" a estrutura de conteúdo:

• Em primeiro lugar, impomos condições para a transferência apenas de contas de ativos e passivos e patrimônio líquido,
• modelamos a fórmula para transferir o saldo final do mês anterior para o saldo inicial do mês atual,
• a segunda fórmula conterá o cálculo do saldo final do mês atual,
• colocamos todas as fórmulas em um ciclo para que as ações que prescrevemos sejam repetidas para cada mês do ano atual (Fig. 11).

Figura 11.

Depois de construir a estrutura de conteúdo, selecionamos uma fatia de dados específica, aplicamos filtros e começamos a preencher as fórmulas com o contexto: com elementos e indicadores de medidas específicos, ou seja, explicamos ao sistema exatamente a que as fórmulas fornecidas devem ser aplicadas.

Em seguida, adicionamos o botão que inicia a Ação de dados criada diretamente ao relatório analítico e obtemos os resultados necessários no momento em que ele é pressionado (Fig. 12).


Figura 12.

Bloqueio de dados. Essa funcionalidade permitirá impor restrições à edição de determinadas seções de dados para usuários específicos ou seus grupos. Se forem necessárias alterações adicionais nas configurações de bloqueio de dados, você pode agendá-las no calendário de tarefas, mencionado no início do artigo (Fig. 13).


Figura 13.

Versão. Além disso, o usuário pode ver como os vários planos se relacionam entre si e com os dados reais. Uma análise dos desvios deve ser feita e os planos devem ser mantidos dentro do orçamento. Tudo isso é possível devido à versão, que permite criar simultaneamente cenários alternativos de planejamento e compartilhá-los no sistema, sem criar confusão e mantê-lo inalterado (Fig. 14). conjunto de dados original.


Figura 14.

Visualização.A etapa final do processo de planejamento no SAP Analytics Cloud será o reflexo dos resultados de uma maneira conveniente para a percepção visual. Para cada versão de orçamentos e previsões, podem ser criados objetos de visualização que refletem claramente a diferença entre eles (Fig. 15).


Figura 15.

Comunicações. Além de todas essas etapas, todo o processo de planejamento é acompanhado por uma comunicação constante entre os usuários do sistema. Os funcionários podem deixar comentários sobre cada agendamento ou uma célula específica da tabela, marcar qualquer usuário do sistema e conduzir uma discussão em um bate-papo especial (Fig. 16 a, b).


Figura 16 a.


Figura 16 b.

Assim, a metodologia de planejamento no SAP Analytics Cloud é um ciclo que permite colocar todos os processos "em operação", deixando a possibilidade de alterações flexíveis.

O SAP Analytics Cloud é adequado para a construção de um sistema de planejamento corporativo para a empresa, bem como para planos pontuais de departamentos individuais.

Essa ferramenta é uma solução independente e pode se tornar parte de uma arquitetura de vários fornecedores. A integração do SAP Analytics Cloud com as soluções SAP é nativa. Além disso, há conteúdo comercial padrão para vários setores e linhas de negócios. Muitos dos relatórios predefinidos desta lista incluem cenários de planejamento para ferramentas como S / 4HANA, IBP, Ariba, Success Factors e muitas outras soluções SAP. Falaremos sobre cenários de planejamento conjunto com o SAP Analytics Cloud nos seguintes artigos.

Além disso, no próximo artigo, falaremos sobre o AutoML e seus recursos, além de como usar o SAP Cloud Platform para criar extensibilidade para sistemas ERP.

Publicado por Anastasia Nikolaevich, arquiteto de soluções de negócios SAP CIS