Automatize processos de RH usando Microsoft Teams, PowerApps e Power Automate. Solicitações de retirada de funcionários

Bom Dia a todos! Hoje, gostaria de compartilhar um pequeno exemplo de automação do processo de criação de aplicativos para novos funcionários usando o Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate e Teams. Ao implementar esse processo, você não precisará adquirir planos de usuário separados do PowerApps e do Power Automate; uma assinatura do Office365 E1 / E3 / E5 será suficiente. Criaremos listas e colunas no site do SharePoint, o PowerApps ajudará você a criar o formulário e o Power Automate fornecerá a capacidade de personalizar a lógica dos processos de negócios. O processo final está conectado à equipe do MS Teams. Não vamos perder tempo e ver o que acontece.



Na primeira etapa, criamos listas e detalhes. Vamos precisar de listas:

1. Solicitações de retirada de funcionários
2. Divisões
3. RH por unidade
4. Administradores

Cada lista terá um papel no futuro, e veremos qual. Criamos os detalhes e configuramos o menu de navegação:

Powerapps

Agora, vamos criar um formulário para a lista Aplicativos de retirada de funcionários usando o PowerApps. Na forma final, será assim:



No campo "Funcionário", os usuários do Office 365 são selecionados na lista de usuários, "Data da liberação" é indicada no calendário, "Departamento" é indicado no diretório de departamentos e "RH" é selecionado no diretório "RH por departamentos" :



Mas você precisa garantir que a lista de RH disponível para seleção seja filtrada pela unidade indicada no formulário. Use uma fórmula para filtrar dados no PowerApps. Para a propriedade "Items" do campo "HR", escrevemos:



Além disso, no formulário, você pode fazer pequenas configurações para o valor padrão do campo Status. Para a propriedade "Padrão" do campo "Status", escreva:



Se o formulário de criação do item for aberto, o valor “Novo” será gravado no campo Status; caso contrário, o valor da coluna SharePoint para o elemento atual será substituído no campo status no formulário.

Um dos problemas do PowerApps é a incapacidade de recuperar dados facilmente dos grupos do SharePoint. Nesse sentido, não é possível configurar facilmente a visibilidade / disponibilidade de campos ou objetos no formulário se você desejar sintonizar a entrada do usuário no grupo do SharePoint. Mas você pode fazer uma solução alternativa. Especialmente para isso, criamos uma lista de administradores com antecedência:



Esta lista contém o campo "Funcionário", com o tipo "Usuário ou grupo" exibido apenas no formulário e o campo "Nome", no qual o nome do funcionário selecionado é gravado, exibido apenas na exibição em lista. Agora, vamos fazer um pequeno truque no PowerApps. Por exemplo, você pode configurar a disponibilidade de qualquer campo com a condição de que o usuário atual esteja na lista Administradores. Encontramos a propriedade "Modo de exibição" do campo "Data de lançamento" e escrevemos:



De acordo com esta fórmula, se houver pelo menos um funcionário na lista Administradores cujo login corresponda ao login do usuário atual, o campo estará disponível para edição, caso contrário, para visualização. Para maior confiabilidade, trazemos o logon para minúsculas, caso contrário, existem todos os tipos de casos.

Você deve ter notado que existe um botão "Ações no aplicativo" no título do formulário:



Este botão irá para outra tela, onde, por conveniência, todas as ações possíveis no aplicativo são coletadas:



Após clicar em cada botão, uma janela adicional de ações é aberta, por exemplo, se a ação "Cancelar solicitação" for selecionada, uma janela adicional será aberta com a capacidade de inserir um comentário:



Depois de clicar no botão "Confirmar", o status do aplicativo muda e isso pode ser feito mesmo sem iniciar o fluxo do Power Automate. Usamos a função “Patch” para a propriedade “OnSelect” do botão:



Usando a função Patch, atualizamos o item da lista de aplicativos filtrando-o pelo identificador do item atual. Alteramos o valor do campo "Status" e vamos para a tela principal. Para os botões de ação restantes, a lógica é semelhante.

Resta configurar o fluxo de negociação. Vamos fazê-lo na sua forma mais simples.

Automação de energia

Nosso fluxo de aprovação será iniciado automaticamente quando você criar um aplicativo. Durante a implementação, o status do aplicativo será alterado, o chefe da divisão será recebido e uma notificação de um novo aplicativo será enviada ao chefe. Para determinar o líder, temos um diretório de "Departamentos":



Criamos um fluxo do Power Automate:



Durante a execução desse fluxo, o chefe da divisão recebe uma notificação por email sobre a criação de um novo aplicativo e pode clicar no link para tomar uma decisão clicando no botão:



Clicar no botão "Concordo" ou “Rejeitar” também aciona o segmento do Power Automate, que altera o status do aplicativo e envia um email de notificação a um especialista em RH:



O processo está pronto.

Equipas

E o toque final é a organização da colaboração com esse processo. Para fazer isso, conectamos o processo à equipe do MS Teams:



Agora, todos os membros da equipe do MS Teams têm acesso ao processo de saída de novos funcionários em uma guia separada.

Obviamente, a correspondência de vários estágios pode ser fornecida na lógica do fluxo, além da possibilidade de usar o componente Aprovações para atribuir tarefas do Power Automate. Você também pode configurar relatórios e gerar notificações que serão enviadas ao chatbot do Microsoft Teams. Mas mais sobre isso nos seguintes artigos. Obrigado por sua atenção e tenha um bom dia!