🧜🏽 💌 ⤴️ Lifehacks para organizar eventos online 👩🏼‍🍳 🛀🏾 🗂️

Eu organizo conferências de TI offline por muitos anos. Mas novas realidades estão forçando nossa equipe a explorar as possibilidades de entrar na Internet. Neste artigo, coletei informações e hacks de artigos de colegas estrangeiros. Muitas dicas serão relevantes para os organizadores de eventos offline.

Formatos de Eventos Online

Viver

A opção é a mais próxima do formato de eventos offline, apenas sem falar durante os intervalos para café. Oradores e ouvintes ao mesmo tempo estão conectados à plataforma, os relatórios são entregues “ao vivo”, os participantes se comunicam em um bate-papo e fazem perguntas.

Vantagens: formato claro e simples, os alto-falantes não precisam fazer gravações preliminares.
Desvantagens: muitos riscos e situações não controladas para os organizadores: os palestrantes têm problemas com a parte técnica / o palestrante simplesmente não aparece no momento certo, os problemas técnicos da plataforma.
Ao vivo por dias ou semanas

Este formato faz do evento um mini-festival. Isso pode incluir várias sessões adicionais, discussões e discussões, algumas redes, que expandem significativamente a interação durante o evento.
Na gravação

Todas as sessões são pré-gravadas e exibidas no dia marcado para o evento.

Vantagens: menor risco para os organizadores.
Desvantagens: preparação mais preliminar e nenhum sentido de “evento”, já que tudo já foi registrado previamente.
Numa gravação envolvendo

Nesse formato, os discursos são gravados, mas os palestrantes estão presentes on-line durante a palestra e podem responder perguntas e realizar outras atividades.

Benefícios: os palestrantes podem se concentrar na comunicação com os ouvintes. Nesse formato, o bate-papo ao vivo e a gravação são mais equilibrados.
Desvantagens: é necessária a organização da gravação em vídeo das performances.

Mais informações sobre formatos podem ser encontradas neste artigo .

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Um exemplo do discurso ao vivo de um palestrante em uma conferência offline

Independentemente do formato escolhido, há várias dicas e truques gerais sobre os quais fontes estrangeiras escrevem. Então, você decidiu organizar seu evento online.

Life hacks

1. Encontre uma “grande ideia” para o seu evento

É relativamente fácil reunir palestrantes, agendar vários dias de webinars e chamar de conferência online. O problema com essa abordagem é que, como resultado da sessão, eles são geralmente fracamente acoplados, os participantes recebem apenas fatos seletivos e ocorre muito pouco treinamento real.

Encontre a “grande ideia” que une seu evento. Essa ideia deve se tornar uma única linha em torno da qual você pode criar todos os relatórios e conectá-los.

Para destacar essas conexões para os participantes, você pode organizar sessões introdutórias “preparatórias” e finais “resumidas” em cada dia da conferência.

Use sessões preparatórias (aproximadamente 30 minutos) para destacar um dos principais tópicos ou idéias da conferência, contar como os relatórios do dia seguinte estão relacionados a ele e o que os une.

Ao resumir as sessões, convide os participantes a fazer um balanço do dia, pensar no que experimentaram e dizer como planejam agir.

2. Crie um local para os participantes interagirem

Uma das principais desvantagens dos eventos virtuais é geralmente chamada de incapacidade de atingir o mesmo nível de comunicação dos eventos offline. Embora a comunicação cara a cara tenha qualidades que não podem ser traduzidas em um ambiente virtual, o nível de interação que você pode criar na rede é bastante alto - se você se esforçar.

Como plataforma de webinar, você pode usar serviços que têm a opção de realizar sessões ao vivo. Por exemplo, o Zoom permite conectar o bate-papo além do recurso de perguntas e respostas durante os seminários on-line.

Encontre um moderador de bate-papo separado. Prepare com antecedência perguntas adequadas sobre sementes, que ele poderá enviar ao bate-papo e iniciar a discussão. Peça ao moderador que incentive constantemente os ouvintes a participarem da conversa.

Após as sessões on-line, forneça um local onde a discussão possa continuar entre as apresentações e depois delas. Por exemplo, grupos privados Facebook e LinkedIn são adequados. E serviços especiais ajudarão a integrar o mural de discussões e os recursos de mídia social com o WordPress.

Lembre-se de que as discussões nunca começam assim. Precisa lembrar as pessoas para participar. Convide os participantes constantemente para conversar durante as sessões ao vivo. Após o evento, inclua no boletim por e-mail as menções das discussões mais ativas em grupos e coloque links para elas.

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Use grupos privados em redes sociais ou mensagens instantâneas como plataformas para discussões

3. Use pelo menos algum vídeo ao vivo

Mesmo que seu evento esteja totalmente programado na gravação, use pelo menos alguns vídeos ao vivo. Por exemplo, um moderador pode representar palestrantes no início de um relatório. O objetivo é mostrar que, embora o ambiente de aprendizagem possa ser "virtual", ele é preenchido por pessoas reais - as pessoas que estão lá para aprender e discutir.

Observe que os participantes verão o próprio palestrante e sua apresentação. Isso se aplica a eventos on-line, bem como na gravação. Os “quadros” do orador e da apresentação podem substituir um ao outro no momento certo ou ser combinados em uma janela.

Por exemplo, em nossas conferências off-line, o voluntário Stas Fomin gravou apresentações para sua biblioteca 0x1.tv e depois adicionou apresentações ao vídeo.

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Adicione uma apresentação ao vídeo do palestrante

4. Fornecer excelente suporte ao cliente

Certifique-se de que todos os participantes entendam quais relatórios, quando e onde serão realizados, como obter acesso, quando os registros estarão disponíveis etc. Certifique-se de que os links de navegação para as informações principais estejam localizadas nas áreas óbvias do site da conferência e envie lembretes para a lista de emails registrada várias vezes com todas as informações necessárias.

Coloque seu endereço de e-mail e número de telefone de suporte no rodapé do site, crie uma página de contato e lembre-se de onde procurar ajuda no boletim.

5. Fale com os alto-falantes com antecedência

“Fale com a voz” com seus alto-falantes antes que eles falem. Conte-nos mais sobre o seu público, as expectativas do relatório, que geralmente são melhor percebidas pelo público. Descubra quais perguntas o orador planeja discutir e como você pode ajudar a tornar a sessão o mais bem-sucedida possível.

Programe um tempo de "execução de teste" para cada relatório. Faça com antecedência para que os palestrantes finalizem o material e ouçam novamente, se necessário. Apresente ao orador todas as nuances técnicas do serviço da conferência on-line em que você decidiu realizar um evento.

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Converse com seus apresentadores antes do evento.

6. Endereço participantes como co-autores

Peça aos participantes casos específicos para algumas apresentações. Por exemplo, os registrantes podem fornecer uma descrição da tarefa do projeto ou um pedaço de código para analisar em uma apresentação.

Realize sessões gerais de “acompanhamento” para discutir questões e qualquer conteúdo coberto no evento. Convide os ouvintes a participarem da discussão e participarem do vídeo.

7. Atrair patrocinadores e parceiros

Se você estiver organizando um evento de uma empresa - encontre aqueles que não são seus concorrentes diretos, mas, idealmente, os serviços deles complementam o seu produto.

Não se preocupe se você não tem um grande público. A maioria das empresas deseja encontrar um público bem qualificado. Se você puder falar na frente de um grupo assim, isso é valioso.

Existem várias opções que você pode oferecer aos patrocinadores: desde mencionar a empresa (por exemplo, exibindo seus logotipos na página do site ou links para eles no boletim informativo) até oferecer uma oportunidade de gerenciar a sessão ou conversar com seu público durante o evento. Essas abordagens diferentes devem, é claro, ter preços diferentes.

Os patrocinadores podem oferecer prêmios ou descontos para seus membros - esta é uma ótima abordagem que chama a atenção para o patrocinador. Por fim, uma marca de patrocínio pode ser útil para apoiar sua própria marca e aumentar a confiança no evento, o que, novamente, ajuda a atrair visitantes.

Abaixo estão algumas dicas importantes para encontrar patrocinadores, se você nunca trabalhou com essa tarefa antes.

Identifique os benefícios que você poderia oferecer aos possíveis patrocinadores e descreva-os claramente.
Explore outros eventos em sua área para descobrir quem patrocinou esses eventos. Ao mesmo tempo, procure também informações sobre os preços dos pacotes de patrocínio.
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8. -

Um evento virtual pode ocorrer por um longo período de tempo, com sessões mais curtas agendadas para 1 a 2 horas, vários dias por semana.

Ao adquirir conhecimento por um longo período, seus participantes terão mais tempo para digerir, analisar e aplicar o que aprenderam. E você terá uma pausa no planejamento, ajustará durante o evento e reduzirá sua carga de trabalho.

Aumentará a probabilidade de os ouvintes usarem salas de bate-papo para discussões. Primeiro, eles só têm mais tempo. Em segundo lugar, eles quase certamente receberão mais perguntas e comentários relacionados ao conteúdo.

Outro benefício importante é a capacidade de pré-gravar performances. Você pode gravar totalmente as sessões antes da conferência ou fazer uma gravação para casos de emergência, se, por exemplo, acontecer que o orador não poderá falar on-line.

9. Não economize em lembretes

Uma das características das conferências virtuais é a capacidade de adiar mais tarde ou não aparecer mais.Além disso, as gravações de relatórios - que são oferecidas pela maioria das conferências virtuais - dão a desculpa de "verei mais tarde" (e, é claro, elas raramente assistem mais tarde).

Não há como superar completamente esse problema, mas um dos métodos mais eficazes é enviar lembretes frequentes. Isso inclui lembretes por e-mail para os próximos relatórios, lembretes para participação em discussões, lembretes de que as postagens são postadas - tudo isso ajuda a manter você atualizado e envolver os participantes.

Obviamente, é importante não exagerar e incomodar os participantes com muitas notificações, mas é melhor estar enganado do que seu evento não será lembrado antes de começar.

10. Encontre tempo para todas as opções acima.

Se você gostaria de adicionar uma dica à lista acima, seria "começar com antecedência!"

Tudo o que é descrito aqui é viável, mesmo sozinho ou por uma empresa muito pequena, mas você precisa planejar com antecedência para que todas as peças estejam alinhadas.

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Um artigo detalhado sobre esses hackers (em inglês).

E, finalmente, mais algumas dicas curtas

Lembre-se dos fusos horários (especialmente se você planeja participar de palestrantes estrangeiros);
use seus palestrantes e participantes para promover - ofereça textos e imagens prontos sobre o seu evento, que eles podem compartilhar nas redes sociais, peça aos palestrantes para contar em suas páginas sobre a preparação de um discurso;
escreva um cenário detalhado da conferência e pré-escreva todos os riscos e soluções possíveis;
estude e configure uma plataforma sobressalente com antecedência para evitar problemas técnicos, ensine seus palestrantes e moderadores a usá-la também;
crie um bate-papo com os organizadores durante o evento para discutir questões urgentes.

Você já teve um evento online? Compartilhe dicas e truques de vida com iniciantes. :)

Lifehacks para organizar eventos online