Organização do trabalho remoto com trabalhos digitais da Zextras

Em conexão com a pandemia de coronavírus, muitas empresas enfrentaram a necessidade de transferir todos ou parte de seus funcionários para operação remota. O principal problema desse modo de operação é a organização da interação, para que os funcionários ainda possam se comunicar convenientemente, trabalhar juntos em documentos enquanto estão fora do escritório.

Hoje, existem muitas soluções de software para implementar essa funcionalidade na empresa. No entanto, por várias razões, longe de todas elas podem ser usadas. Por exemplo, algumas empresas estão interessadas em um serviço de nuvem que funcionaria, enquanto outra parte das empresas está procurando um sistema de colaboração confiável para hospedagem em seus próprios servidores. Uma solução universal para todos os gostos é a plataforma de estação de trabalho digital Zextras, baseada no Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition.

Esta solução é baseada em produtos de código aberto e agora tem mais de 15 milhões de usuários em todo o mundo. As estações de trabalho digitais Zextras são escolhidas devido ao bom custo-benefício. Além das funções básicas para sistemas de colaboração como e-mail, diário, catálogos de endereços e listas de tarefas, a plataforma Zextras para criação de estações de trabalho digitais pode oferecer bate-papos completos, edição conjunta de documentos, tabelas e apresentações, além de suporte para dispositivos móveis. Aqueles que pretendem implantar a plataforma Zextras em seus próprios servidores definitivamente apreciarão um sistema de backup transacional confiável e a capacidade de gerenciar hierarquicamente o armazenamento de dados.

Por exemplo, considere uma empresa envolvida no fornecimento de embalagens industriais. Devido à ameaça de infecção por coronavírus, o chefe da empresa considerou apropriado transferir seu departamento de vendas, departamento jurídico e gerenciamento para trabalhos remotos, deixando apenas trabalhadores e motoristas de armazém “em campo”, fornecendo o equipamento de proteção necessário. Juntamente com a decisão tomada, surgiram vários problemas relacionados à forma como as tarefas atuais serão resolvidas.



Assim, o departamento de vendas, além de fazer chamadas e receber pedidos, deve coordenar constantemente com o gerente o valor do desconto para um cliente específico, é necessário coordenar as ofertas comerciais enviadas, além de realizar reuniões e reuniões diárias. O departamento jurídico também precisa constantemente elaborar e aprovar acordos, consultar sobre certos assuntos, e a gerência precisa monitorar o que está acontecendo na empresa e fornecer instruções valiosas a tempo.

Para trabalho remoto, a empresa escolheu o serviço Zextras Cloud.do provedor de serviços em nuvem MerlionCloud, que permite criar um ambiente em nuvem para organizar serviços de e-mail, bate-papos, colaboração de documentos, backup e armazenamento de dados, suporte para dispositivos móveis, armazenamento pessoal. A plataforma se destaca por um alto grau de conveniência, confiabilidade e segurança do usuário a um preço competitivo.

A garantia da confiabilidade do serviço é que ele atenda aos padrões modernos do GDPR, ISO 9001, ISO 27001, ISO 27017 e ISO 27018, que garantem o controle e a qualidade dos processos de negócios, segurança e proteção de dados, confidencialidade. Além disso, graças ao monitoramento 24 horas por dia, 7 dias por semana, bem como ao uso de sistemas avançados de proteção anti-spam e vírus, os usuários de email e, portanto, a própria empresa, estarão protegidos de maneira confiável contra ataques cibernéticos. O próprio serviço Zextras Cloud está localizado no Data Center Europeu.



Assim, a empresa recebeu um email privado, seguro e completo, com suporte a clientes de email populares como Microsoft Outlook e Mozilla Thunderbird, além de dispositivos móveis e muitas outras funções modernas. Além disso, todos os gerentes que usaram anteriormente o email público em seu trabalho migraram facilmente para o novo serviço.



O bate-papo corporativo na solução da Zextras é projetado de forma a ser o mais amigável possível. Para fazer isso, ele usa uma análise detalhada de intercomunicadores, grupos e canais. Eles permitem combinar a empresa inteira em uma grande sala de reuniões, onde serão discutidos os problemas relacionados a cada funcionário e, em seguida, criar um canal separado para cada departamento da empresa, para que os funcionários discutam seus problemas internos. Com a ajuda de grupos, você pode organizar a interação entre diferentes departamentos. Por exemplo, o diretor de uma empresa pode criar um grupo temporário, convidar um designer de produto, um profissional de marketing e um gerente de produção para se juntar a ele, para que juntos desenvolvam um novo design de embalagem, levando em consideração todas as nuances possíveis.



Não perca as mensagens endereçadas a eles, os funcionários são ajudados pelo aplicativo móvel Zextras Team para sistemas operacionais iOS e Android , que envia constantemente aos funcionários notificações sobre novas mensagens e chamadas de

vídeo.Os drives flash USB habituais para troca de arquivos foram substituídos pelo armazenamento em nuvem pessoal privado do Zextras Drive. Nele, os funcionários da empresa podem armazenar os arquivos necessários para o trabalho e, se necessário, fornecer acesso a eles para outros funcionários. Nesse caso, os arquivos não serão armazenados em uma pasta e cada funcionário terá um disco pessoal no qual ele poderá organizar os arquivos como achar melhor. Por exemplo, um funcionário pode armazenar vários tipos de documentos em pastas diferentes.



O Zextras Drive também permite que você forneça acesso baseado em função aos documentos para os funcionários. Assim, por exemplo, um funcionário pode fornecer acesso a um colega de forma que ele possa apenas visualizar o documento e conceder ao gerente acesso ao documento para que ele possa fazer várias alterações. Além disso, você pode compartilhar documentos do Zextras Drive com pessoas que não trabalham na empresa, por exemplo, com clientes ou contratados. Portanto, muitos funcionários dominaram rapidamente o compartilhamento de arquivos diretamente na equipe Zextras, o que aumentou significativamente a velocidade da colaboração.



Todos os benefícios do Zextras Docs foram avaliados pelo departamento jurídico. Essa decisão permite redigir contratos juntos. Graças ao uso dessa ferramenta, o departamento conseguiu até reduzir o tempo de aprovação de documentos em comparação com o tempo que levava em condições normais de escritório. Também agora, os funcionários da empresa têm a oportunidade de envolver funcionários de outros departamentos na preparação de documentos. Graças a isso, a velocidade de compilação de relatórios, contratos e ofertas comerciais aumentou significativamente.

Além dos laptops domésticos, os funcionários podem conectar suas estações de trabalho digitais Zextras aos dispositivos móveis. Para eliminar os riscos decorrentes disso para segurança da informação, o administrador do sistema da empresa permite que a função gerencie dispositivos móveis. Permite apagar dados no dispositivo, bloquear ou até desconectar do servidor no caso de comprometimento de um smartphone ou tablet. Também permite desativar a função da câmera, cartão de memória, conexões sem fio e várias outras funções, cuja utilização está associada a riscos à segurança da informação.

Além disso, o Zextras Mobile permite adicionar uma senha móvel adicional para cada dispositivo. Essa senha não corresponde à senha real da conta, mas pode ser usada para sincronizar o dispositivo móvel com o servidor e é necessária para que os invasores que roubaram ou invadiram o dispositivo não pudessem chegar ao servidor mesmo depois de extrair a senha da conta.

Além da opção de nuvem, é possível implantar as estações de trabalho digitais da Platform for Zextras nos servidores da empresa. Como a plataforma não exige recursos de sistema, você não precisa adquirir um servidor poderoso para isso. Leia sobre como instalar a Zextras Platform for Digital Workstations em seu próprio servidor em nosso artigo .

Com esta opção de implantação, o recurso de backup fornecido pelo Zextras Backup se torna crítico. A reserva é de natureza transacional, ou seja, o sistema faz backup automaticamente de literalmente todas as ações executadas pelos usuários. Essa abordagem de backup permite proteger o servidor de maneira confiável contra vírus de ransomware e sempre ter em mãos um backup atualizado dos dados no servidor.



A função do gerenciamento hierárquico de armazenamento fornecido pela Zextras Powerstore permite otimizar o custo de propriedade da infraestrutura do servidor, reduzindo o custo do armazenamento de informações. Assim, por exemplo, dados atualizados e recentes que os usuários frequentemente acessam podem ser armazenados em SSDs rápidos, mas caros, e dados antigos que os usuários não acessam com tanta frequência podem ser armazenados em HDDs lentos, mas baratos, ou até envie-os para o armazenamento de objetos compatível com a nuvem S3.



Além disso, ao instalar a Plataforma para a criação de estações de trabalho digitais Zextras nos servidores da empresa, torna-se possível obter total confidencialidade dos dados no bate-papo corporativo, o que, em princípio, não pode ser alcançado ao usar serviços públicos e mensagens instantâneas.

Também é possível adicionar uma função completa de bate-papo por vídeo, que permite aos funcionários realizar reuniões completas em formato de vídeo. Graças a isso, os funcionários poderão organizar reuniões familiares sem risco de contrair um coronavírus.



E com o recurso de reunião instantânea, eles podem realizar chamadas de vídeo com os clientes. Para fazer isso, basta gerar um link e enviá-lo ao interlocutor. Depois de clicar no link, uma janela de bate-papo por vídeo aparecerá diretamente no navegador do cliente, e o funcionário poderá negociar ou apresentar o produto de forma totalmente sem contato, sem precisar sair do local. Outra vantagem do bate-papo corporativo da Zextras é a disponibilidade de um aplicativo móvel, graças ao qual os funcionários podem continuar a se comunicar com a equipe pelo celular, sem comprometer a segurança das informações da empresa.

Assim, usando a plataforma Zextras, é possível criar estações de trabalho digitais privadas, seguras e eficientes que não apenas aceleram os processos de trabalho no escritório, mas também, se necessário, transferem vários funcionários para o trabalho remoto sem perder sua produtividade.

Para todas as perguntas, você pode entrar em contato com o representante da empresa "Zextras" Ekaterina Triandafilidi pelo e-mail katerina@zextras.com