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Udalenka: como no X5 eles planejavam mudar para um formato remoto de trabalho

E então realmente cruzou


Hoje, o X5 não pensou em transferir funcionários para um formato de trabalho remoto - em 2019, realizamos um piloto que mostrou excelentes resultados e planejou uma "distribuição", porque o controle remoto é uma das opções e oportunidades importantes para trabalhar em uma empresa digital. Preparamos a infraestrutura, compramos licenças, testamos a eficiência do trabalho. Mas, em meados de março, tudo mudou: em apenas alguns dias, tivemos que garantir que milhares de colegas pudessem trabalhar em casa praticamente sem restrições de infraestrutura.
Spoiler: nós conseguimos. Então percebemos que somos uma verdadeira empresa digital, capaz de realizar conquistas tecnológicas.




Funcionário de varejo: do analógico ao digital


Estamos acompanhando de perto as tendências globais: mesmo em uma situação epidemiológica difícil, as principais empresas digitais do mundo, os tecno-gigantes não entraram em pânico, mas lançaram a transferência do número máximo possível de seus funcionários para um modo de operação remoto. Eles rapidamente perceberam que a situação não era simples e não duraria um dia ou dois. É necessário reconstruir nas condições atuais com maior velocidade - quem se tornar o mais rápido terá sucesso. Obviamente, muitas dessas empresas já foram aprimoradas, adaptadas ao trabalho remoto, técnica e culturalmente.

Mas na Rússia, nem tudo é tão otimista: nem todo mundo tem a infraestrutura pronta para o trabalho remoto completo, e a questão da eficiência permanece. Nós, no X5, também pesamos todos os riscos e oportunidades e decidimos "remoto" - ser! Os eventos das últimas semanas aceleraram a implementação das medidas adotadas às vezes: tivemos que comprar massivamente capacidades e licenças e "trocar de sapato" em movimento, tornar o processo de preparação de uma estação de trabalho remota totalmente automático e "sem freio de mão".

O mais rápido possível, elaboramos um novo plano e avaliamos as necessidades. A principal tarefa era transferir para o trabalho remoto o número máximo possível de funcionários X5 em Moscou, onde a situação com o coronavírus se desenvolveu mais rapidamente. Em apenas alguns dias, criamos um mapa de posições críticas em todo o centro corporativo X5, identificando os funcionários que podem mudar para o trabalho remoto, bem como aqueles cuja presença nos escritórios depende da operação contínua dos negócios. O mesmo trabalho foi realizado pelos escritórios de redes de varejo de Moscou. Isso nos ajudou a entender quantas licenças ou laptops eram necessários, quantos funcionários e em que período os horários deveriam mudar para o formato remoto, embora muitas vezes precisassem ser adaptados várias vezes ao dia à situação.
Esse processo foi organizado por várias divisões X5 de uma só vez - tecnologia da informação, segurança da informação, desenvolvimento de pessoal e organizacional e questões administrativas.

Nas duas semanas anteriores, o número de usuários no trabalho remoto aumentou quase 19 vezes - hoje 94% da equipe dos escritórios de Moscou trabalha no "remoto". A transferência para um formato remoto de trabalho para funcionários de escritórios regionais foi iniciada. Este trabalho colossal não tem análogos no mercado de varejo russo.

Para organizar o trabalho remoto em um volume como esse, o X5 em apenas alguns dias resolveu todo um conjunto de tarefas de volume e complexidade diferentes, incluindo:

  • Fornecendo as licenças e acesso necessários.
  • Extensão e configuração de canais de comunicação e infraestrutura centralizada.
  • Desenvolvimento de novos esquemas de acesso remoto.
  • Adaptação de regras de segurança da informação.
  • Equipamento adicional para usuários.
  • Instruções de atualização e adaptação.

Os funcionários de segurança da informação do X5 também estavam na vanguarda, porque garantir a proteção dos dados do usuário agora é a questão mais importante. Assim, o número de solicitações de coordenação de acesso aumentou significativamente, assim como o desenvolvimento de novas e modernizações das soluções de TI usadas como parte do fornecimento de acesso remoto.

Graças ao trabalho conjunto de especialistas em segurança da informação e equipes de TI, foi possível acelerar significativamente a adoção e aprovação de soluções de segurança da informação, o que, por sua vez, afeta a velocidade de prestação de um novo serviço aos funcionários da empresa.

Em apenas alguns dias, as necessidades de todas as divisões X5 e cadeias de varejo na infraestrutura de TI necessária foram claramente identificadas: cerca de 16.000 licenças VPN foram emitidas até o momento, laptops corporativos foram alinhados com os crescentes requisitos de segurança para o trabalho remoto.

O suporte de TI funciona em um modo de mobilização: as solicitações dos usuários são processadas como parte de uma linha direta especial por telefone e no WhatsApp, as instruções necessárias estão sendo finalizadas e enviadas, a largura de banda dos canais de comunicação e a VPN foram expandidas. Todos os sistemas lidam com o aumento da carga.



A coisa mais importante em udalenka é a cultura


Uma das tarefas da digitalização de varejo são as estações de trabalho remotas: o mais automatizadas possível, com o conjunto necessário de programas. E quando traduzíamos pessoas, fomos confrontados, por exemplo, com um nível insuficientemente alto de cultura de digitalização - tanto seu entendimento quanto suas capacidades e ferramentas.

O papel da TI na empresa está mudando: de uma unidade de serviço com administradores que vêm com algum tipo de tarefa, a TI se tornou o iniciador de muitos processos. Por exemplo, através do monitoramento no Splunk, você pode analisar os processos de trabalho existentes, identificar pontos fracos e propor proativamente soluções.

É por isso que, além de bombear a "tecnologia", percebemos que para a TI, a comunicação está se tornando uma tarefa crítica e é isso que você precisa fazer:

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Há três semanas, no X5, havia todo um conjunto de instruções diversas para todas as ocasiões e um nível diferente de tecnologia. Decidimos elaborar um assistente de instruções claro, compreensível para a maioria dos usuários e aplicável a todos os dispositivos.

Agora, todos os funcionários X5 e escritórios da rede de distribuição no portal corporativo podem acessar não apenas uma única instrução simples e compreensível sobre como conectar uma estação de trabalho remota aos serviços oficiais necessários, mas também informações sobre cursos e palestras gratuitas, transmissões on-line educacionais e até participação em visitas a museus virtuais .

No fórum sobre trabalho remoto, você pode compartilhar hackers e as dificuldades da nova realidade, discutir atualizações técnicas, entrar em contato com especialistas em TI ou fazer qualquer pergunta sobre como trabalhar fora do escritório.

HomeVSWork Home = Trabalho


Trabalhar em casa nem sempre é fácil. Estamos acostumados a mudar a situação, nem todos têm uma sala que pode ser fechada. Do ponto de vista da cultura e da capacidade de trabalhar de forma independente, a “udalenka” é muito difícil.

Por isso, já nos primeiros dias, diante de um novo desafio sério, iniciamos um flash mob no instagram # X5 no controle remoto . Aqui, compartilhamos nossos novos empregos, avanços tecnológicos e hackers - como transformar uma área de jogos em um local de trabalho eficiente.


Agora, esse metro quadrado é a minha


principal coisa, para torná-lo conveniente.Existe

apenas uma saída: precisamos aprender a trabalhar em casa. Juntos.

Aqui estão as primeiras dicas para seus colegas sobre como mudar para um site remoto a partir de Yuri Pchelin, # ITX5:
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  • skype for business .
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Portanto, vista uma camiseta, reproduza um vídeo e corte a udalenka ao máximo!
Para que nossos colegas não fiquem entediados um com o outro, introduzimos a prática de coffee breaks conjuntos - eles são realizados regularmente via Skype. Em reuniões tão curtas (das 11h às 11h20), qualquer funcionário do X5 pode falar - discutir um assunto quente e fortalecer suas habilidades de oratória (e apenas falar “doloroso” com os colegas).

E para manter a forma física - eles lançaram no canal do Instagram a prática de exercícios matinais conjuntos conduzidos por treinadores profissionais. Hábitos úteis, mesmo em um site remoto - ninguém cancelado!

Apesar de todas as dificuldades, uma rápida mudança para o trabalho remoto já trouxe muitas vantagens. Percebemos que nosso equipamento tecnológico está pronto para quase qualquer carga, e as equipes são capazes de treinar rapidamente e trabalhar no novo modo - ainda mais eficientemente do que antes. E mesmo quando essa difícil situação epidemiológica acabar, estamos prontos para continuar trabalhando no novo formato "digital" - já desenvolvemos essa "habilidade".

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