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Como as grandes empresas de TI transferiram sua equipe para o trabalho remoto

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Há um mês, apenas algumas empresas começaram a transferir cuidadosa e gradualmente os funcionários para o trabalho remoto em casa. Após o discurso do presidente em 25 de março, quase toda sua equipe teve que ser mandada para casa para todos os demais, incluindo grandes empresas empregando milhares de pessoas. Essa é uma tarefa logística difícil, porque muitos funcionários precisavam de uma VPN, ferramentas de comunicação e alguns computadores de trabalho e outras ferramentas. Entramos em contato com grandes empresas de TI e perguntamos como elas lidavam com isso.

Quem foi transferido para trabalhar em casa


Em contato com


Desde 16 de março, toda a equipe do VKontakte mudou para um modo de operação remoto. Um pequeno número de especialistas que suportam a infraestrutura do VKontakte e devem estar nos locais de trabalho pode pegar um táxi gratuitamente.

Grupo Mail.ru


A maioria dos nossos funcionários mudou para udalenka a partir de terça-feira e retornará ao escritório antes de 10 de abril. Para ajudar os colegas a não se distraírem com a rotina diária, oferecemos a todos os códigos promocionais individuais no Delivery Club.

Somente aqueles cujas tarefas de trabalho não podem ser resolvidas remotamente chegam ao escritório agora. Ao mesmo tempo, a sala de jantar, restaurante, academia, salão de beleza, cafeterias, lavagem a seco, bar fresco, bem como os escritórios do massagista e psicólogo estão fechados. Os funcionários que precisam ir trabalhar são trazidos e conduzidos pelo CityMobile gratuitamente. Ao mesmo tempo, as medidas de segurança são reforçadas no escritório - um termovisor verifica todas as mensagens recebidas, desinfetantes são instalados em cada andar. Em todo lugar, existem anti-sépticos de pele individuais para as mãos, constantemente reabastecemos kits de primeiros socorros com medicamentos antivirais, géis e máscaras antibacterianas, telas sensíveis ao toque do elevador e todas as maçanetas das portas são tratadas regularmente com uma solução desinfetante.

Dodo Pizza


Temos quatro escritórios (dois em Moscou, em Syktyvkar e em Nizhny Novgorod). Agora, fechamos completamente um escritório em Moscou e um escritório em Níjni Novgorod. Somente os funcionários da equipe de desenvolvimento de produtos, laboratório fotográfico e contabilidade entram em outros escritórios para receber documentos. No total, em escritórios não mais que 15 pessoas por dia.

Tinkoff


De uma carta de Oliver Hughes em 23 de março:

“Transferimos mais de 75% de todas as pessoas sentadas em nossos escritórios em toda a Rússia para suas casas. Esse processo continua e, se necessário, podemos transferir rapidamente mais de 20%. Haverá muito menos que 5% dos funcionários que precisam ter uma presença física no escritório (por exemplo, suporte técnico, cobrança, segurança). Para eles, garantiremos plenamente condições de trabalho seguras, de acordo com todos os requisitos de higiene. Hoje vou para a nuvem e trabalharei em casa. Agora, o que fazer a seguir?

Agora, cerca de 95% estão à distância: [funcionários] da sede, escritórios e shopping centers de Moscou, 12 centros de desenvolvimento Tinkoff nas regiões.

Rambler


Atualmente, a maioria da equipe do Grupo Rambler trabalha remotamente, no escritório são apenas cerca de 2% dos funcionários. Esses são colegas de meios de comunicação cujo trabalho devido a recursos técnicos não é possível em casa: funcionários responsáveis ​​pelo departamento de notícias, vídeo e colegas do estúdio Okko. Ao mesmo tempo, o grupo tomou todas as medidas necessárias para combater a disseminação do coronavírus para aqueles que precisam estar presentes no local de trabalho.

Megafone


O megafone foi um dos primeiros a começar a transferir funcionários para um local remoto, no entanto, transferir todos os 100% é impossível devido às especificidades do processo. Todos os nossos esforços têm como objetivo manter comunicações de alta qualidade, especialmente nas condições atuais de aumento da carga da rede. Agora a maioria dos funcionários trabalha em casa.

Beeline


A Beeline implementa um projeto de trabalho remoto desde 2016. Na empresa, é chamado BeeFREE. Antes da introdução de medidas relacionadas à luta contra a disseminação do coronavírus, 65% dos funcionários de escritórios administrativos de diferentes departamentos usavam essa oportunidade: finanças, marketing, RH, TI e outros. Diferentes funções em diferentes departamentos podem ser executadas fora do escritório - e será uma ilusão acreditar que apenas o suporte comercial pode ser assim. Em conexão com a infecção por coronavírus, estamos realizando uma análise reversa: quem exatamente deve trabalhar no escritório? E, primeiro, podemos dizer: quase todas as funções podem ser executadas em casa, se os sistemas de TI tiverem essa oportunidade. Existem funcionários que, devido às especificidades de suas funções, não podem acessar um site remoto. Nossa empresa possui várias posições técnicas que garantem o bom funcionamento da rede,eles estão localizados em nossas instalações e não podem trabalhar em casa. Entendemos que fornecer comunicação estável e serviço de qualidade é especialmente importante e crítico para nossos clientes.

Além disso, os funcionários de nossas lojas não podem trabalhar remotamente. Agora, para esses funcionários, é fornecido para equipar lojas e escritórios administrativos com ionizadores, anti-sépticos e termômetros.

Como resolver problemas técnicos


Megafone


No momento da transferência para o local remoto, o suporte técnico da empresa e o serviço de comunicação interna estavam em constante diálogo com os funcionários, eles trabalhavam em um modo de carga aumentada, o que tornava a transição o mais rápida possível. O serviço de suporte técnico interno conseguiu transferir parte das solicitações para o serviço de assistente de voz, bem como para o bot de bate-papo.

Tinkoff


As dificuldades estavam ligadas apenas ao que precisava ser feito muito rapidamente, mas nós lidamos com elas. Por um longo tempo, todos os funcionários têm Slack, Zoom e a maioria deles já possui acesso remoto.

Dodo Pizza


Na situação atual, começamos a transferir funcionários para um site remoto há três semanas. Para garantir um trabalho confortável e produtivo em casa, demos a oportunidade de pegar mesas e cadeiras no escritório. Os táxis corporativos e o compartilhamento de carros estavam conectados a todos os funcionários, se fosse necessário pegar o monitor no escritório ou vir testar o equipamento da caixa registradora.

A parte mais difícil é compensar a falta de comunicação. Estamos à procura de opções diferentes.

  • Temos jantares aleatórios. Toda semana, o Slack bot conecta duas pessoas que precisam tomar café ou almoçar juntas. Pode ser um colega do seu escritório ou de outro país.
  • Já realizamos um almoço comum para todos. No escritório, muitos almoçam juntos ao mesmo tempo e isso já se tornou sua pequena tradição.
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Mail.ru Group


Somos uma empresa de tecnologia e foi mais fácil transferir trabalho para um modo remoto: o Mail.ru Group possui muitos produtos de comunicação robustos, incluindo duas redes sociais, que costumamos resolver muitos problemas em mensageiros instantâneos, correio e vídeo. Agora, apenas transferimos todas as comunicações on-line, incluindo reuniões com parceiros.

Em contato com


Nossa equipe está sediada em cidades diferentes e, antes do auto-isolamento, realizamos reuniões on-line com frequência, para que não tenhamos dificuldades técnicas no controle remoto. A VK possui muitas de suas ferramentas para trabalho remoto: bate-papos, videochamadas, comunidades, transmissões de vídeo e outros serviços. Nós os usamos diariamente, e não apenas durante o trabalho remoto de toda a empresa.

Para que os funcionários tenham acesso a todos os serviços de trabalho necessários, fornecemos tokens de VPN para toda a equipe para acesso remoto. Além disso, você pode pegar o monitor no escritório para uma operação conveniente. Também tentamos facilitar a vida de nossa equipe e, durante o período de remoção, concedemos aos funcionários descontos na entrega de alimentos do Delivery Club.

E também temos uma comunidade interna VK Isolation, onde, juntamente com colegas, fazemos yoga online, cozinhamos de acordo com as receitas, compartilhamos shows online e fazemos muito mais juntos. Nós nos adaptamos às novas realidades e tentamos não ficar entediados.

Rambler


O Rambler Group, muitos de seus ativos há muito tempo operam em um horário flexível, estava técnica e operacionalmente pronta para o trabalho remoto. Uma transição completa para o formato remoto de trabalho levou cerca de dois dias. Criamos equipes para todos, compramos licenças Zoom. Durante a primeira semana, realizamos vários seminários on-line em um site remoto, durante o qual funcionários de diferentes departamentos do Grupo Rambler falaram sobre como manter a calma na nova realidade para especialistas e gerentes. Emitimos equipamentos para trabalhar em casa, para a unidade financeira, departamento de contabilidade e departamento de RH.

A VPN é utilizada há muito tempo pela equipe editorial e por especialistas técnicos - substituímos os roteadores e aumentamos a carga para 2,5 mil conexões. E o objetivo principal era fornecer acesso padrão a mais de 1,2 mil funcionários. Enviamos uma carta com instruções detalhadas, mas recebemos cerca de 600 respostas solicitando assistência na conexão. Isso excede significativamente o número padrão de solicitações ao serviço de suporte técnico (cerca de 80 tickets por dia útil) e deve-se ao fato de muitos funcionários trabalharem constantemente no escritório e, em alguns casos, trabalhar em casa não usarem serviços corporativos.

A segunda tarefa (também é a mais trabalhosa) é a emissão direta de acessos (personificados ou em grupo). Por vários dias seguidos, calculamos centenas de tickets para o fornecimento deles.

Somos confrontados com o fato de que alguns funcionários não podem articular claramente sua necessidade de acesso a um recurso específico e solicitar muito mais direitos do que precisam, e em uma situação de emergência você pode não perceber essas inconsistências. Também descobrimos que algumas das VPNs do grupo não têm proprietários que podem coordenar a inclusão do usuário ou ajustar o conteúdo do grupo, o que atrasou o processo de fornecimento de acesso.

Não tivemos que introduzir medidas de segurança adicionais, porque o processo de trabalho remoto no Rambler Group já existe há muito tempo e permitimos que nossos funcionários trabalhem em computadores domésticos. No entanto, estamos cientes de que conectar usuários de dispositivos pessoais acarreta riscos adicionais, para minimizar os quais publicamos um lembrete no portal corporativo no segundo dia com medidas para trabalhar com segurança em casa. Para evitar ataques de phishing, o departamento de segurança cibernética já realizou duas ondas adicionais de crime cibernético.

Megafone


O MegaFon usa o modo HomeOffice para usar soluções para desktops virtuais remotos (VDI, o serviço está disponível para quase todos os funcionários da empresa, mesmo a partir de seus computadores domésticos) e outras soluções tecnológicas (VPN) que permitem acesso remoto aos recursos da empresa para funcionários, contratados e parceiros. Decidiu-se transferir gradualmente para o HomeOffice por região, o que permitiu que a carga aumentasse sem problemas. Como a carga nos principais serviços (VDI, VPN, AD, Exchange, SfB) aumentou de 2 a 5 vezes, todas essas soluções exigiram um reequipamento significativo não planejado anteriormente (levando em consideração a necessidade de preservar a reserva geográfica). Isso foi realizado em dois dias. Para monitorar e distribuir a carga, os painéis foram atualizados rapidamente, o que possibilitou tomar decisões de gerenciamento informadas.

Continuamos a usar o serviço de correio do Exchange implantado localmente pelo Skype4Biz como ferramentas de comunicação. Havia a necessidade de fornecer rapidamente a parte dos funcionários laptops pré-configurados antes que eles entrassem no modo remoto.

Beeline


Uma parte importante da transição para o trabalho remoto foi a criação da infraestrutura de TI necessária e seu suporte. Nossos funcionários usam o VDI para acesso remoto a recursos corporativos, Skype for Business e Zoom para videoconferência, Jira, Trello e ferramentas corporativas para planejar e monitorar tarefas.

Você precisa estar preparado para o fato de que, sem trabalhar com ferramentas de TI, o trabalho remoto não é eficaz. Organizamos suporte de alta qualidade para ferramentas de TI, trabalhamos com feedback do usuário on-line e treinamos funcionários para trabalhar com novas ferramentas de TI

Integração de novos funcionários e instruções para idosos


Rambler


No dia em que o novo funcionário é contratado, o recrutador chega ao escritório para encontrar e dar a ele o pacote de boas-vindas e o equipamento necessário, conversar sobre a situação atual e ajudar com acessos adicionais. Em seguida, liberamos o novo funcionário em casa e o transferimos para o supervisor imediato, que apresenta o novo funcionário à equipe e se conecta a reuniões diárias.

Em contato com


Preparamos materiais adicionais para iniciantes e gerentes que os contratam. Eles também adicionaram reuniões adicionais com adaptadores e gerentes ao processo de integração e, é claro, mudaram o processo de adaptação para interação remota.

Mas a parte informal da adaptação também é importante. Por exemplo, chats de inundação. Esta é a mesma cozinha de escritório virtual onde você pode brincar, fofocar, brincar - sinta-se como pessoas vivas, e não como avatares. Recentemente, nosso colega fez aniversário e ele "largou" nas fotos de bate-papo pizza e suco, prometendo comida de verdade após o fim do auto-isolamento. Esses momentos nos ajudam a relaxar e a nos sentir como uma equipe.

Beeline


O processo de trabalho no BeeFREE na Beeline é organizado de acordo com certas regras. É necessário assinar um contrato adicional ao contrato de trabalho, que regula os principais aspectos do trabalho remoto do ponto de vista jurídico. A cada semana, você precisa elaborar e coordenar um cronograma de trabalho remoto com o chefe com antecedência, além de criar uma lista de tarefas a cada dia. Também é necessário informar os colegas sobre quando você trabalha remotamente. Um funcionário remoto deve estar em contato durante o dia útil. Para realizar reuniões de trabalho e reuniões, você pode usar os recursos da conferência de áudio e vídeo - embora atrasar-se para essas reuniões "virtuais" também não valha a pena. Para garantir a segurança das informações do processo, um local de trabalho virtual individual é organizado para cada funcionário.

Recomendações a outros


Em contato com


Não entre em pânico! Com a cabeça fria, verifique os processos de gestão, coloque-se no lugar dos novos, entenda o que está faltando, faça pesquisas na empresa para conhecer a "temperatura média no hospital" e, dependendo dos resultados, organize o que os funcionários não têm.

Não perca o contato com seus funcionários: incentive, não esqueça de elogiar, neste momento instável, a comunicação entre as pessoas é especialmente importante. Preste atenção às necessidades e desejos dos colegas. Mantenha o espírito de equipe - ainda que através de transmissões de vídeo, e não durante reuniões pessoais. 

Também pode valer a pena discutir com o trabalho em equipe em novas realidades. Especialmente se você e seus colegas não precisaram trabalhar remotamente antes. Quando você inicia e termina um dia útil, como distribuirá tarefas, relatará o trabalho realizado, com que frequência precisará de telefonemas ou até mesmo como construir comunicação em um bate-papo em trabalho. 

Rambler


É difícil dar recomendações gerais, pois cada empresa tem suas próprias especificidades. Principalmente, aconselhamos a todos a abandonar os computadores desktop em favor dos laptops - para que um funcionário possa trabalhar remotamente de qualquer lugar, se necessário. Também é importante traduzir todo o trabalho em papel em formato eletrônico - implementar o gerenciamento de documentos eletrônicos: isso pode aumentar significativamente a velocidade dos processos de negócios da empresa.

Use imediatamente uma solução de controle de acesso centralizado; caso contrário, você poderá ter um zoológico de acesso à rede corporativa por canais inconsistentes. Também é importante fornecer aos funcionários ferramentas de colaboração. Ao mesmo tempo, lembre-se das regras para trabalhar com informações confidenciais ao usar plataformas de colaboração online.

Não deixe de nos informar sobre medidas para trabalhar com segurança em casa, pois seus funcionários e seus dispositivos pessoais são mais vulneráveis ​​fora do escritório. Você pode tirar proveito das recomendações prontas de fornecedores e grandes empresas. Preste atenção aos meios técnicos de proteção - comece a implementar (ou pelo menos observe) o NAC (Network Access Control). Certifique-se de usar os métodos 2FA para acesso remoto à rede.

E, é claro, nesses momentos, a motivação é crucial para que os funcionários sintam apoio e segurança. Desde o primeiro dia do trabalho remoto, trabalhamos nisso: conexões diretas com o CEO, líderes de negócios e equipes. Sessões individuais para funcionários que não possuem ferramentas de gerenciamento no ambiente atual ou para novos / jovens gerentes. Nas transmissões ao vivo, falamos sobre como lidar com o aumento do estresse psicológico: trabalho no ambiente infantil, vida cotidiana, regulação da nutrição e atividade física. Não esquecemos como todos trabalhamos juntos no escritório: no portal corporativo, continuamos enfrentando desafios (coletamos fotos dos escritórios dos funcionários, mais trabalho remoto, etc.), desenvolvemos pacotes de adesivos para o Telegram e realizamos muitas outras atividades ,que nos ajudam a fortalecer o espírito de equipe!

Beeline


A Beeline está pronta para compartilhar experiências e compartilhar as melhores práticas. Abaixo estão alguns links para informações sobre o projeto de trabalho remoto BeeFREE:

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