🙀 👖 🌉 Regras do bate-papo 👇 🌙 🌨️

Concordamos em comunicação eficaz e conveniente com trabalho remoto (e não apenas)

Recentemente conversei com um amigo que transfere a empresa para o trabalho remoto, conversamos sobre nossa experiência em manter uma comunicação eficaz em equipe. Depois, reli e percebi que tinha uma lista de recomendações que poderiam ser úteis não apenas para meu amigo. E se assim for, vale a pena compartilhá-lo.

Na Setronica, como uma empresa inteira, mudamos completamente para o trabalho de casa há duas semanas. No entanto, a empresa possui muitos anos de experiência online. Sempre trabalhamos com clientes e parceiros remotos, e o trabalho periódico em casa ou em um local remoto era incentivado. Então a transição foi quase indolor para nós.

O artigo descreve minha própria experiência e as regras que tento manter em minha equipe.

Usamos o Slack para a maioria das comunicações de texto e chamadas ad hoc. Você pode usar outros mensageiros instantâneos, o que é mais familiar e conveniente para você. Acho as soluções especializadas para o trabalho mais convenientes, mas conheço equipes que usam, por exemplo, o Telegram. Pessoalmente, prefiro não usar os mesmos mensageiros usados para comunicação pessoal com familiares e amigos; portanto, para mim não seria conveniente. Algumas dicas são específicas do Slack, em outros sistemas podem ser implementadas por outros meios, mas a maioria me parece bastante universal.

Regra 1: conversando durante o horário comercial

A presença no chat durante o horário comercial deve ser obrigatória. Além disso, se antes disso não existia essa regra, é importante explicar por que ela aparece. Caso contrário, a introdução da regra pode ser vista como uma tentativa de microcontrole, que não terá o melhor efeito no moral da equipe.

Isso é importante porque mergulha no contexto geral, substituindo a presença real no escritório:

O análogo "veio ao trabalho / deixou o trabalho". Não há colegas no bate-papo, acreditamos que eles não estão no trabalho, tentamos não puxar sem necessidade especial.
Não há necessidade de correr e procurar uma maneira de entrar em contato com um colega se você precisar conversar.
Uma oportunidade de perguntar "no ar" como se estivessem sentados na mesma sala e obter uma resposta de quem está disponível.
Oportunidade para os colegas acompanharem as discussões, oferecerem seus conselhos ou ajuda, se necessário.

Regra 2: Diga quando você sai e vem

É conveniente concordar em anunciar que você está ausente por um tempo ou terminou o trabalho. Às vezes, faz sentido iniciar um bate-papo especial para isso, para que essas mensagens não sejam perdidas no fluxo geral de discussões de trabalho.

Sem essa regra, se eles escreverem para você, mas você não responder, não está claro o que fazer. Se você escreveu antes de sair por meia hora, todo mundo está calmo, todo mundo entende que você retornará - você responderá. Há um problema com essa regra: os colegas alertam que eles estavam ausentes, mas esqueça de dizer que eles voltaram, imediatamente entraram no trabalho. Pelo menos eu noto isso por mim. No Slack, você pode definir o status do texto e definir imediatamente por quanto tempo ele será redefinido automaticamente. Comecei a usá-lo recentemente, embora pareça conveniente.

Regra 3: verifique se existem os canais certos

Vale a pena iniciar um bate-papo com "todo tipo de coisa" (nome condicional) para facilitar a comunicação. Afinal, "nem um único trabalho". Deixe as piadas enviarem para lá, memes, suas fotos, links interessantes etc. Além disso, se a equipe não começar a fazer isso sozinha, tentarei dar o exemplo. Ainda temos todo um conjunto de bate-papos temáticos, sobre conferências e reuniões, por exemplo.

Ainda precisa de um bate-papo "anúncios", onde, pelo contrário, é altamente recomendável não escrever sem uma razão importante. Este bate-papo tem apenas anúncios importantes que se aplicam a todos. Todo mundo está inscrito nele sem falhas e deve ser lido pelo menos duas vezes por dia.

Agora, abrimos um canal separado para casos quase virais e domiciliares. Porque "dói" e de outra forma, as conversas sobre ele se espalham por todas as conversas e distraem o trabalho. Isso é inconveniente, alguém pode estar nervoso. E aqui estão algumas fotos engraçadas e boas dicas para organizar um escritório em casa e coisas do tipo. Quem não gosta disso não entra nesse bate-papo e se sente mais calmo.

A propósito, isso é uma regra geral, existem canais cuja presença é obrigatória - anúncios, equipe (ou várias, como a nossa, para diferentes tópicos), projeto, se várias equipes trabalham nisso, mas existem apenas voluntárias. Se desejar, cancele a inscrição completamente, se desejar, navegue uma vez por semana.

Regra 4: organize um tempo de resposta confortável

Faz sentido concordar imediatamente com as regras de comunicação e o tempo de resposta esperado. É claro que este não é um SLA, por violação dos quais eles são privados de um prêmio, mas uma referência para a velocidade de comunicação que é conveniente para todos. Por exemplo, as mensagens gerais podem ser visualizadas no modo conforto, mas pelo menos uma ou duas vezes por dia. Ao mesmo tempo, recursos pessoais ( @usernameno Slack) e recursos especiais ( @heree @channelno Slack) exigem uma resposta mais rápida. Aqui, você precisa encontrar um equilíbrio conveniente para distrair as pessoas do trabalho e da eficiência da comunicação.

Regra 5: Modo de Notificação

É importante ajudar todos a configurar notificações para que as mensagens em chats em geral não cheguem com notificações constantes na tela e nos fones de ouvido, distraindo o trabalho a cada poucos minutos, mas os especiais atraem atenção. No Slack, isso é feito convenientemente. Lá você também pode configurar notificações para palavras-chave. Configurei como "falhou" :) Se necessário, você pode concordar com "períodos de silêncio" quando um funcionário pode desativar todas as notificações. É conveniente se esse estado for exibido no status. Ajuda a não ficar nervoso enquanto aguarda uma resposta ou imediatamente liga para a ligação se a pergunta for urgente. O Slack possui uma função de soneca através da qual o remetente, se desejado, pode interromper se realmente houver essa necessidade.

Regra 6: ligue se isso

Se a resposta não exceder o tempo acordado, você sempre poderá ligar. Eu diria que você precisa ligar se o problema for realmente urgente e importante.

Por conveniência, pedimos a todos que preenchessem um número de telefone no perfil do Slack e, se desejado, mensageiros alternativos. Agora você não precisa procurar um contato em outro lugar.

Regra 7: Deixe-me saber que você responderá mais tarde

Nem sempre é conveniente responder imediatamente, mesmo se você ler a mensagem. Talvez porque, para responder, você precise coletar informações, talvez seja mais importante concluir a tarefa atual ou simplesmente não ser conveniente no momento. Mas peço a todos que sejam corteses e observem "Entendo, responderei depois". No Slack, é conveniente usar reações emoji para isso.

Regra 8: não lembro - escreva

Existe o risco de, mais tarde, esquecer de responder, então, nesses casos, coloco imediatamente um lembrete na minha mensagem. Isso ajuda quando "ah, não há tempo para responder à mensagem então" e depois "prosseguiu". É verdade que pode ser que o lembrete o atormente :) Mas é melhor do que deixar a pergunta completamente sem resposta ou esquecer de fazer a promessa. Acho útil que todos aprendam a usar lembretes no Slack. Essa é uma ótima ferramenta.

Regra 9: discuta o trabalho no chat, não no PM

Peço aos meus colegas que discutam todas as questões de trabalho em bate-papos em geral, para não se esconderem na correspondência pessoal. Esse hábito é inculcado lentamente, mas eu não desisto e lentamente todos entendem os benefícios. Primeiro, é fácil convidar outros colegas para se conectarem. Em segundo lugar, não há sensação de "silêncio na sala", é claro que algum tipo de movimento está ocorrendo. Bem, é claro, isso me ajuda, como gerente, a não se envolver em microgerenciamento e a não perguntar constantemente “como você está?”, A acompanhar os problemas e as decisões tomadas.

UPD:AlexP11223nos comentários, deu um link onde é descrito com mais detalhes por que a comunicação em canais públicos é preferível e como parar de ter medo dela.

Regra 10: Use ramos temáticos

Um dos grandes recursos do Slack e de groupware semelhante é o suporte a threads .

Considero útil desenvolver o hábito de responder a uma mensagem não na próxima mensagem, mas no anexo a ela. Temos duas vantagens ao mesmo tempo:

Discussões paralelas não interferem entre si. Pouco é mais irritante do que tentar resolver algumas conversas confusas.
No Slack, os tópicos de discussão são muito inteligentes - as mensagens nos tópicos não são exibidas no status do canal como "não lidas", a menos que você tenha se inscrito especificamente nele ou não esteja inscrito automaticamente nele. Este último acontecerá se você iniciou uma discussão ou participou dela, ou você foi mencionado lá. Você pode cancelar sua inscrição a qualquer momento. Assim, você pode acompanhar apenas os tópicos que são importantes ou interessantes para você.

11:

Recentemente, ouvi recomendações para salas virtuais de voz, onde todos estão com os microfones desligados, mas o som está ativado. Assim, dá a ilusão de estar na mesma sala e a capacidade de falar com os colegas em uma voz. E às vezes recomendações para manter não apenas o som, mas também a câmera ligada. Parece-me uma invasão completamente desnecessária e desnecessária da privacidade. Ainda assim, não estamos no escritório, mas em casa. Nem todo mundo tem um escritório separado acolhedor.

Às vezes, ao resolver um problema conjunto, pode ser conveniente, e usamos essa opção. Quando surge uma tarefa difícil, os desenvolvedores passam várias horas na conferência Zoom. Eles trabalham com o ambiente de desenvolvimento na tela comum, discutem os detalhes, alternam entre o trabalho individual e a tela comum. E assim, por várias horas, o tempo todo mantendo contato.

O importante é que a própria equipe tenha escolhido esse formato, não sendo imposto pelo gerente.

Regra 12: não espere retornos instantâneos

Bem e a regra mais importante - sem fanatismo. Não funcionará imediatamente e 100% de aderência às regras nunca acontecerá. Mas gradualmente todos entendem a conveniência e o bate-papo se torna mais confortável. As regras são desenvolvidas e incutidas gradualmente e não há com que se preocupar se forem violadas acidentalmente. A palavra-chave é algumas vezes. Primeiro você precisa solicitar e lembrar.

Regra 13: Melhorando evolutivamente

Talvez nem todas essas regras sejam úteis para você. Em algum lugar, as especificidades dos instrumentos historicamente selecionados são fortes. Em algum lugar, os processos se desenvolveram de maneira especial.
Mas tenho certeza de que funcionará com certeza: negociar com colegas. Não tome inconveniência por certo. Juntos, buscam oportunidades de melhoria. E estejam prontos para ajudar um ao outro. Portanto, tornaremos eficaz qualquer controle remoto ou o que o universo nos lançar.

E quais são as regras da sua equipe para uma comunicação eficaz?

Adições de Habrovsk

Não faça perguntas meta.

obrigado AlexP11223
Uma meta-pergunta é uma pergunta que implica outras perguntas, por exemplo:

Posso fazer uma pergunta?
Existe alguém que entende N?
Alguém aqui fez um curso com o Yandex em um cursor? Há uma pergunta na análise de texto ...
Pessoal, existe uma pergunta em% framework_name%

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