Wrike: 5 anos com OKR

O tópico OKR (Objetivos e Principais Resultados) agora está se tornando cada vez mais popular nos negócios. Muitas empresas estão pensando em introduzir essa metodologia. No Wrike, mudamos para a OKR em 2015 e, na época, era um tópico relativamente novo e pouco estudado, pelo menos em nosso país. Agora, depois de vários anos, parece útil falar sobre nossa experiência com a OKR. E sobre nossos erros que poderiam ter sido evitados. Avalie o resultado geral que recebemos da introdução da OKR na empresa. Talvez nossa experiência seja útil para quem está pensando em mudar para a OKR.



A metodologia OKR é baseada no princípio de gerenciamento por objetivos (que resultado queremos obter), que difere significativamente do gerenciamento com base em um plano (quem, o que e quando deve fazer). Três estágios principais podem ser distinguidos no desenvolvimento da abordagem OKR:

• 1954 - Peter Drucker propõe a abordagem Gerenciamento por objetivos em seu livro A Prática da Administração.
• 1983 - Andy Grove, co-fundador da Intel, desenvolve essa idéia em seu livro, High Output Management, ss. 50, 112-113.
• 1999 - John Doerr, que trabalha na Intel desde 1974, investe no Google e traz de volta as idéias OKR desenvolvidas pela Intel. O Google adapta rapidamente essa abordagem e, mais tarde, começa a promovê-la fora da empresa.

Aparentemente, a promoção ativa do OKR para um grande público ocorre desde 2012, quando o Google começou a promover o OKR, veja o vídeo . Portanto, para uma ampla gama de gerenciamento, esse ainda é um tópico relativamente novo, mesmo que suas raízes se aprofundem na década de 1950.

Em 2015, nós da Wrike fizemos a primeira abordagem da OKR. Naquele momento, o planejamento trimestral já funcionava para nós, mas foi organizado de maneira aleatória. Os planos trimestrais costumavam incluir detalhes desnecessariamente pequenos e havia muitos projetos trimestrais em si. Como resultado, os próprios planos muitas vezes se mostraram inconsistentes e irreais. Começar a usar o OKR como uma ferramenta de planejamento trimestral naquele momento foi uma etapa lógica, por isso fizemos.

A primeira implementação do OKR foi simples, muito simples. A mensagem era a seguinte: o segundo trimestre deve ser planejado de acordo com o período OKR. Não antes de dizer que acabou. Todo mundo estava livre para descobrir o que é OKR. Uma fonte "boa" de informações sobre esse assunto foi a Wikipedia . Previsivelmente, a primeira abordagem não foi totalmente bem-sucedida. Pegamos o formulário OKR, mas não entendemos a essência. Talvez o processo de planejamento trimestral tenha se tornado um pouco mais organizado, mas isso é tudo. Nos dois anos seguintes, o tópico OKR não se desenvolveu conosco; estávamos ocupados com outras mudanças organizacionais que eram mais importantes para nós.

Em 2016, expandimos ativamente a equipe de desenvolvimento e introduzimos o Scrum. Veja os artigos: “ Scrum: Regras do Jogo ” e “ Thin Scrum é Melhor que um Bom Ágil" O Scrum nos deu a oportunidade de escalar o desenvolvimento, para torná-lo organizado, gerenciável e previsível. Agora, é mais do que óbvio que esse foi o passo mais correto e é bom que não tenhamos começado, ao contrário de todos, a desenvolver o tema da OKR. É ingênuo tentar planejar um quarto, se você não puder planejar um emprego, mesmo nas próximas duas semanas. E foi nessa situação que estávamos. O fato de termos estabelecido um planejamento de sprint de curto prazo nos deu a oportunidade de planejar significativamente o trimestre e o ano.

Em 2017, reiniciamos o OKR. Desta vez, começamos a estudar seriamente e profundamente as perguntas: "O que é OKR?" e "Como o OKR funciona?" Tenho um bom artigo sobre este assunto: “ OKR: Como definir metas e cumpri-las em 70%" É curioso que o artigo continue sendo lido mesmo três anos após a publicação, isso raramente acontece. Além disso, estávamos preocupados com a pergunta: “Como combinar OKR e Scrum?”. Encontramos a resposta no conceito sobre o qual falei em uma das mitaps do Wrike: “OKR: Planejamento Estratégico no Topo do Scrum” ( vídeo , slides ).

A essência do conceito é limitar o uso da OKR apenas ao nível estratégico e o Scrum para aplicar taticamente. Colocamos a OKR apenas no nível de todas as unidades de engenharia e produto (grupos de equipes Scrum sob a gerência geral do gerente de produto sênior). Não usamos o OKR abaixo desse nível, o Scrum ou o gerenciamento dos chefes dos departamentos de desenvolvimento trabalha lá. Essa é a nossa especificidade. A abordagem original da OKR implica objetivos transversais, até a OKR de um desenvolvedor em particular. Mas nossa experiência mostrou que, junto com o Scrum, esse conceito não pode viver. Recusamos, deixando a OKR apenas como planejamento de alto nível. Além disso, temos empresas OKR há um ano. Parece que isso é a coisa mais importante, e como poderíamos trabalhar na OKR por dois anos sem isso? ... Mas poderíamos.

Havia outras dificuldades cuja superação levou tempo. E embora agora a situação tenha melhorado em muitos aspectos, periodicamente continuamos a encontrá-los:

1. Acontece que os OKRs trimestrais aparecem apenas algumas semanas após o início do trimestre.
2. Acontece que finalizamos os planos para o próximo trimestre, ainda não avaliando os resultados do anterior.
3. A avaliação da obtenção dos principais resultados em muitos casos é subjetiva.
4. Estabelecer objetivos conjuntos entre duas unidades funcionais é difícil para nós.
5. Além disso, o trabalho em metas conjuntas geralmente recebe uma prioridade mais baixa do que o trabalho em metas na direção e unidade. Isso geralmente leva ao fracasso de objetivos compartilhados.
6. Alguns gerentes não conseguem formular corretamente metas para a OKR. Em vez disso, eles continuam custando planos trimestrais, passando-os como OKR.

Vale ressaltar que muitos desses problemas são resolvidos de maneira simples, devido à melhor organização do trabalho. Para que os OKRs trimestrais apareçam no prazo, eles precisam começar a planejar com antecedência. Apesar da banalidade e da auto-evidência dessa decisão, houve momentos em que a perdemos. No entanto, com o tempo, o processo de trabalhar na OKR melhorou e os problemas listados são amplamente a exceção e não a regra.

No entanto, para resolver a situação com o fato de que "alguns gerentes não sabem como formular corretamente as metas da OKR", era necessária uma abordagem diferente. A capacidade de fazer algo não vem por si só, mesmo que todas as etapas do trabalho sejam organizadas em tempo hábil. Formular corretamente as metas da OKR é realmente difícil, você precisa de uma habilidade. E para sua aquisição, tanto a teoria quanto a prática são importantes. O último é absolutamente necessário. Nesta questão, fomos ajudados por treinamento interno sobre a formulação de OKR. Incluía teoria, prática e análise de erros. Como autor do treinamento, realizei-o em 2017 cerca de 10 vezes, com vários grupos de nível, de gerentes de equipe a gerentes seniores da empresa. De muitas maneiras, ele se beneficiou.

Agora, em 2020, se compararmos o Wrike antes e depois da OKR, podemos dizer que a introdução da OKR foi definitivamente útil. E aqui quero observar não apenas o impacto positivo da OKR na produtividade da empresa como um todo, mas também nas mudanças culturais que a OKR trouxe para cada funcionário. Com a OKR, os objetivos globais da empresa se tornaram claros e acessíveis a todos, e o trabalho de cada um se tornou mais significativo e significativo. A OKR possibilita entender como uma tarefa separada realizada por você afeta pessoalmente os objetivos da empresa e leva ao desenvolvimento de negócios. Claro, não para todos, mas para muitos é importante.

No entanto, se você pudesse agora voltar no tempo e mudar algo na história com a OKR, definitivamente valeria a pena. Muitos problemas poderiam ser evitados, muito poderia ser feito melhor e, o mais importante, muito mais rápido. Se tivéssemos essa oportunidade, em 2015, valia a pena entender completamente a abordagem da OKR, transmiti-la a todos os funcionários envolvidos, planejar a implementação da OKR e organizar a implementação. Mas havia pouca informação ou não procurávamos o suficiente. O que é absolutamente certo - não havia ninguém para pedir conselhos. É bom que agora haja essa oportunidade.

Em 20 de abril de 2020, muito em breve, será realizada a Conferência Online da OKR na Rússia”, Onde especialistas de muitas empresas russas que implementaram o OKR podem ser ouvidos. Meu pequeno relatório estará lá: "OKR: Como formular objetivos corretamente". Inicialmente, a conferência foi planejada ao vivo, mas em conexão com o COVID-19 foi transferida para o Online. Mas isso é bom, o novo formato permitiu expandir o público para 500 participantes, então agora ainda há a oportunidade de se registrar . Não perca se você estiver interessado no tema OKR.

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Dmitry Mamonov,
Wrike

conexão PS In com COVID-19, muitas empresas mudaram para um formato de trabalho remoto, para a organização da qual Wrike é excelente . Além disso, o Wrike ajuda você a trabalhar com eficiência no OKR (consulte o modelo ), combinando planejamento e execução.