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Como trabalhar em casa. Lista de verificação de Deletedman

Há muitas notas na Internet sobre o tema do trabalho remoto, com uma visão concisa dos pontos negativos, vantagens e dicas bem conhecidas sobre como sair da rotina, começando com “Primeiro, tire o seu pijama”. No blog Surf, já abordamos esse tópico em um artigo de minha colega que compartilhou sua experiência, mas com o aumento do número de funcionários remotos (e minha transição para udalenka 'após 20 anos de experiência no escritório), decidi estudar o assunto mais profundamente: li estrangeiros blogs sobre trabalho remoto e tentou idéias diferentes. Aqui vou compartilhar minha experiência, métodos para manter e aumentar a motivação. E no final do artigo, preparei um pequeno memorando para um funcionário do escritório em casa.

UPD: Comecei a escrever um artigo antes do vírus em Wuhan e, quando terminei, o número de amigos que tiveram que mudar para o trabalho remoto aumentou bastante. Espero que a medida seja temporária e todos sejam saudáveis.




Antes de iniciar o trabalho no artigo, realizei uma pesquisa entre colegas do Surf sobre problemas no trabalho remoto, pedi receitas de motivação e auto-organização. Ela compartilhou os resultados abaixo.

A pesquisa de surf mostrou que apenas um funcionário escreveu “está tudo bem e não tenho problemas”, quase 40% responderam “nada precisa ser mudado, nem a formação de equipes não é necessária”, 57% iriam ao escritório por alguns dias, 18 % - eles querem ir ao escritório por uma semana inteira, 30% observaram que não têm motivação para começar o trabalho e as tarefas. Os resultados são contraditórios - existem problemas, nem todos estão prontos para resolver.



O resultado das pesquisas depende de quantos funcionários escolheram conscientemente esse método de trabalho. 24% dos entrevistados disseram que não há outras propostas em sua região. Isso significa que não há escolha e você precisa sintonizar, talvez, uma opção não muito confortável.

Como começar o seu dia? Vamos ver como os funcionários do Surf passam a manhã:



2017 é um boom no crescimento de escritórios remotos, o que deu impulso ao desenvolvimento de um grande número de novas ferramentas para gerenciar tempo e tarefas para equipes distribuídas. Mas eles não resolvem os problemas de motivação, horários de trabalho, estados depressivos e falta de comunicação verbal. A distribuição das respostas dos colegas do Surf praticamente coincidiu com as pesquisas do Google e de outras grandes empresas realizadas em 2018 e 2019:



correlacionando as respostas, o problema mais óbvio é “começar”, o próximo é “falta de comunicação verbal”. Nada original, mas é com isso que a maioria dos funcionários de escritórios domésticos em todo o mundo está enfrentando dificuldades.

Como base das informações abaixo, adotei a prática de empresas de TI com vasta experiência na organização de equipes distribuídas, citações, dicas dos “manuais” e análise dos blogs mais populares sobre trabalho remoto. Classifiquei todas as recomendações em 5 partes principais:



Tempo


Estágios


Divida o seu dia de trabalho em 2 grandes etapas de trabalho. Idealmente, 4 horas e alterando o local, se possível.

Noite


Se você se sentir confortável trabalhando tarde da noite - não se quebre. Mas isso deve ser apenas parte do seu trabalho (não mais que a metade), e os colegas devem conhecer sua programação. 5 horas durante o dia para tarefas que requerem comunicação e 3 horas à noite - uma boa programação com um temporizador.



Começo e fim


Defina a hora de início e a hora de término da fase de trabalho. No escritório, o tempo parece diferente. Você pode gerenciar melhor suas tarefas e controlar o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. Se você entende que resta uma hora e há duas tarefas - não tão facilmente distraídas.

Estou sempre online


Não é necessário fingir que está online se você saiu do local de trabalho. A velocidade da resposta às solicitações é muito mais importante que o senso de presença criado. Os membros da equipe estão em pior situação se não responderem on-line ao cronograma não-padrão do seu trabalho. De acordo com uma pesquisa entre 5.000 funcionários remotos (EUA), o status “saiu para passear com o cachorro”, “foi almoçar” é percebido de forma positiva, os colegas estão prontos para esperar por uma resposta e “trabalho ativo” sem resposta é percebido como ignorado.

10 minutos a cada hora


Gaste até 10 minutos em seus assuntos a cada hora. No escritório, todos estão distraídos, conversando, tomando café. Uma pequena pausa a cada hora, por exemplo, ligando para negócios, pedindo comida, lavando, tomando café, checando instagrams, passeando com um cachorro, conversando com uma criança - isso é necessário para descarregar o cérebro, caso contrário, diminuirá a velocidade. Para ajustar a hora, as configurações do timer no smartphone são adequadas.

A severidade da grande tarefa


Se for difícil forçar-se a iniciar tarefas grandes, é melhor dividi-las em tarefas pequenas (25 minutos cada) e experimentar a técnica Pomodoro:



Existem muitos rastreadores instantâneos para essa mecânica, por exemplo, MarinaraTimer e Pomodoro , e essa técnica se provou em grandes empresas. Existem também aplicativos Focus Time Activity Tracker

Agenda social


Crie você mesmo não apenas um horário de trabalho, mas também uma agenda social. Pelo menos 1,5 horas por dia, você não deve estar em casa. Fitness, cinema, uma exposição, um shopping center, um café, apenas uma caminhada no parque ou um jogo de tabuleiro com os amigos - qualquer opção de atividade fora de casa. O item "Não está em casa" deve estar na lista de tarefas do dia e é melhor elaborá-lo com antecedência e até fazer um plano para a semana e ainda melhor ter aulas pagas dentro do prazo.

Oh esta família


Todos os membros da família devem conhecer as regras do jogo: você pode ser perturbado no caso de um "incêndio ou perigo mortal". Ou às 12:50, 13:50 em uma de suas "pausas", estritamente no tempo. O relógio é dado às crianças e as regras são explicadas e, melhor ainda, pendure as regras na porta do seu quarto. Defina um horário para todos os correios e serviços que dependem de você, pois você está "sentado em casa". Se uma placa estiver pendurada na porta, você não poderá entrar.

Comunicações




Por que 42% dos funcionários do Surf e pelo menos 35% de pesquisas de outras empresas veem o problema na ausência de comunicação verbal?

Conhecido


Regra número 1 para funcionários remotos no Google: conheça-se, em vez de entrar diretamente na agenda, reserve um tempo no final da reunião para uma pergunta em aberto, por exemplo: "O que você fez neste fim de semana?". Essa é uma maneira fácil de criar conexões remotas e estabelecer um entendimento mútuo. As práticas de empresas estrangeiras são muito diferentes das russas. Os gerentes fazem esforços adicionais para conhecer os membros de uma equipe distribuída, isso traz benefícios e facilidade de comunicação.

Vocabulário. Regra muito importante


O estilo da apresentação deve ser mais suave do que as mesmas palavras que você disse oralmente. Qualquer conflito ocorre na chave em que os oponentes leem o que foi escrito no chat. Não há como transmitir entonação, meios-tons, abertura ou, inversamente, categorização. Sua voz na cabeça de um colega por suas palavras, mas não lhe pertence. Se o interlocutor não teve a oportunidade de ouvir e vê-lo pessoalmente antes - todo o tom da correspondência deve estar em um nível mais amigável do que seus sentimentos.

Por favor e obrigado. É sempre


"Enviar um arquivo" - sem a palavra "Por favor", pode ser percebido com muita grosseria (parágrafo acima). Nunca tenha preguiça de escrever essas duas palavras. E também "Bom dia", "Boa tarde" e outras saudações. A palavra "obrigado" tem muitos sinônimos e traduções para outros idiomas: "obrigado", "misericórdia" etc. etc., se você quiser ser original.

Comícios Scrum malsucedidos, “silêncio dos cordeiros”


Nem sempre é necessário discutir tudo em uma equipe e, se você sentir que alguns participantes são mais eficazes em discutir problemas em suas tarefas em particular com você - apoie-o e reserve um tempo para o contato pessoal. Além disso, enquanto a equipe ainda não está muito familiarizada uma com a outra.

Você me ouve jogo?


A eficácia e a necessidade de videoconferência para funcionários remotos foram comprovadas. Pelo menos 1 vez por semana, de preferência 1 vez por dia. Esta não é uma maneira de sair da zona de conforto e não da necessidade de pentear o cabelo, é apenas necessária para a velocidade do envolvimento nas questões discutidas. O nível de atenção ao que está acontecendo pela videoconferência é 40% maior.



Telefone de dispersão


Francamente, com que frequência você olha para o telefone enquanto alguém tenta transmitir seus pensamentos por causa de toda a sua força? Neste momento, você gasta não apenas seu tempo, mas também o tempo do seu oponente. Suas respostas são superficiais, em regra, e a falta de envolvimento é sentida pelas “costas”. Antes do rally, defina o modo avião ou remova o telefone o mais longe possível das mãos.

Agenda


É familiar “Ahhh, e espere, ainda verei quais perguntas eu tive?”. Gaste 5 minutos escrevendo um breve resumo em seu caderno, mesmo que pareça que você se lembra de tudo. Economize 20 minutos para você e a outra pessoa.

Escuta activa


Frequentemente ouvimos o interlocutor e, após uma breve passagem, já queremos responder e, neste momento, paramos de ouvir. A escuta ativa requer uma presença presente e um interesse genuíno no que a outra pessoa está dizendo. O objetivo da escuta ativa é entender por que as opiniões diferem. Na ausência de ferramentas de visualização, em uma conversa telefônica, ouvir o interlocutor da posição de "por que ele pensa assim" em vez de "agora vou provar o contrário" levará mais à verdadeira razão das opiniões das duas partes e à solução do problema do que uma disputa e interrupção.

Como é o clima onde você vive?


Bate-papo no Slack, onde uma a uma a abordagem de bug ou desenvolvimento é discutida no modo lento - isso é ótimo. Mas o conceito de "equipe" é a aproximação das pessoas e a comunicação além do escopo das tarefas de trabalho. Não tenha vergonha de dizer que você está com corrimento nasal, pergunte "o que devo ver à noite?" ou conte como você acabou de queimar uma omelete. As pequenas coisas mais simples reúnem os colegas e fica mais fácil ouvir um ao outro e ter pontos de vista diferentes. Defina uma regra: uma mensagem e uma pergunta por dia, que não se aplicam a problemas de trabalho.

Cozinha virtual


Algumas empresas têm salas abertas do ZOOM para “pausas”. As pessoas chegam lá a qualquer momento para conversar com uma xícara de café na tela para discutir questões de trabalho (linhas laterais) e as últimas séries de programas de TV favoritos.



Hábitos ou como enganar o cérebro


Escrevendo com as mãos


Volte ao bloco de anotações ou faça um quadro físico Kanban. Qualquer trabalho com as mãos envolve mais áreas do seu cérebro, o momento de uma pausa, por exemplo, quando você lava um copo sujo na cozinha ou escreve uma lista de tarefas com a mão, produzirá o efeito desejado. A tarefa não vai? Desenhe, anote o problema no papel. Vários colegas do Surf indicaram modestamente "somos antiquados com um notebook pela manhã" e somos muito tímidos quanto a isso.

Casaco da fortuna


Você vai trabalhar efetivamente, sabe o que fazer agora, está cheio de energia. Escolha roupas confortáveis ​​e favoritas ou apenas um atributo, coloque e comece a executar tarefas. No final do dia de trabalho - troque de roupa. O princípio da PNL - "âncora" é aplicado com sucesso a si próprio. Após várias iterações, apenas trocar de roupa para "eficaz" dará um grande chute motivacional.

Status


Em uma das empresas, onde há uma equipe muito grande de funcionários remotos, eles tentaram mudar o status do Slack e escrever brevemente qual tarefa, gostando ou não, quais são as chances. Por exemplo, "estou cometendo um erro ao digitar uma senha, isso me enfurece, vou terminar no jantar". Qualquer declaração "pública" sobre o resultado programa o cérebro para executá-lo e o obriga a levar a tarefa a trabalhar.

Sem super talentos, mova-se em pequenos passos


O planejado "Atividade física de segunda a 2 horas" é um fracasso para a maioria. A solução mais ideal é algo simples, útil na forma de uma maratona de 30 dias. O agachamento é considerado o melhor exercício para os funcionários que trabalham em casa. O exercício está no top 3 da aceleração do metabolismo. Imprima a mesa e pendure-a no local de trabalho. Atravesse diariamente e, no final do caminho, dê a si mesmo um presente, incentive-se. Pode fazer por toda a equipe. O número de abordagens não importa - o principal é concluir a quantia por dia. No próximo mês, encontramos uma mesa na barra e a adicionamos à área de trabalho. A vantagem é que, no escritório, isso não é fácil, mas é fácil para você. Comece com uma quantia muito pequena, que leva 10 segundos para se distrair. No quinto dia, a emoção parecerá cumprir o plano,e até o trigésimo dia - vários intervalos por dia para um aquecimento se tornarão um hábito.



Nutrição


Pequeno-almoço saudável


De manhã, maximize o uso de carboidratos e glicose para melhorar a atividade cerebral.

Almoço leve modesto


Após uma refeição saudável, seu corpo direcionará a maior parte de sua energia para o processo de digestão, resultando em um cansaço e sonolência, e você não será capaz de fazer o trabalho duro.

Água


Compre uma garrafa esportiva de 1 litro e coloque-a no local de trabalho. Beba a cada hora para que, no meio do dia, a garrafa esteja vazia ou próxima a ela. Muitas experiências diferentes e experiências científicas mostraram a relação de "vigor" do corpo e do cérebro com a quantidade de água consumida. Há uma recomendação obrigatória para os caminhoneiros beberem 1 copo a cada hora. Se o motorista não beber água dentro de 4 horas, a porcentagem de adormecer durante a condução aumentará 10 ou mais vezes.

Beliscando


Após o café da manhã, corte fatias finas de pepino, maçã e outros vegetais, coloque um prato no local de trabalho. Se você quiser afiar algo - pegue um pedaço. Isso ajudará a evitar bloqueios ruins com carboidratos, que aumentam drasticamente o nível de açúcar e, após a queda, você se sente fraco.

Saciedade por muito tempo


Se você precisar se sentar para trabalhar por um longo tempo e não se distrair com a comida, seu lanche ou almoço deve consistir em alimentos protéicos sem carboidratos (ovos cozidos, carne, queijo cottage).

Ferramentas




As informações deste bloco não são novas para funcionários experientes, fiz a análise por mim mesmo, mas se houver "novos produtos" para os leitores, ficarei feliz.

Distraindo sites


Aplicativos e extensões que ajudam a configurar barreiras e restringir o acesso, configurando seu tempo de trabalho sem distrações. Quando você interrompe e conclui tarefas, você pode mudar merecidamente para a série.


Reuniões e bate-papos


O Zoom é a ferramenta mais usada para scrum e outras reuniões, bem como para as "salas abertas" de funcionários remotos. Em muitas empresas, são necessárias videochamadas. Outras alternativas interessantes de gerenciamento de reuniões: Soapboxhq e Clickmeeting , Google Hangouts , Join.me
Slack - o bate-papo mais popular para equipes distribuídas em todo o mundo. E aqui um interessante "livro" sobre comunicação corporativa no Slack é simples e acessível. Bate-
papo alternativo: Basecamp , Fleep , HipChat .
Worldtimebuddy - um serviço que permite determinar rápida e convenientemente a que horas todos os membros da equipe têm agora, salvar as configurações e tomar rapidamente uma decisão sobre a hora da chamada.

Quadros, tarefas, gerenciamento de tempo e outros


Trello , Favro , Asana , Redbooth , Paymo para a formação, de controlo e distribuição de tarefas;
O Scoro é recomendado como um painel muito interessante e ideal. É conveniente quando se trabalha com um grande número de pequenos projetos.
O Zapier vinculará suas ferramentas e programas usados ​​em um único sistema.
Toggl é uma faixa de tempo conveniente e fácil para você.
O Timely e o Time Doctor são ferramentas simples e fáceis de acompanhamento do tempo da equipe, com alertas e configurações flexíveis.

Software especializado multifuncional


Sococo - todas as ferramentas, incluindo escritório virtual, salas de reunião virtuais. Um exemplo interessante da gamificação de equipes distribuídas



Hubstaff - um sistema para gerenciar equipes remotas com integração com contabilidade, Jira, etc. Sistema detalhado de contabilidade do tempo de trabalho e marginalidade.

Conteúdo, notas, protótipos


O Pocket é uma boa "carteira" para todos os tipos de conteúdo que você precisa selecionar em um determinado tópico (geralmente usado por analistas de negócios). Bem como o Evernote.
O Google Drawing é uma boa alternativa ao draw.io quando você precisa desenhar diagramas simples e trabalhar juntos neles. Todo mundo sabe sobre documentos, desenhando merecidamente ignorado.
O InVision é a ferramenta mais popular para colaborar com conteúdo, um projeto e sua discussão. Nos blogs sobre trabalho remoto, suas alternativas são: Marvel , Webflow , Framer, Kite Compositor .

Memorando da área de trabalho




De mim


Minha experiência no escritório é de mais de 20 anos na área de gerenciamento de projetos. Periodicamente, ela trabalhava em casa, mas, no geral, as comunicações verbais ocupavam 70% do tempo. Seis meses atrás, mudei para o trabalho remoto. Minha principal dificuldade nos primeiros meses foi constantemente distraída sem ouvir ativamente o interlocutor, a visualização e a presença pessoal. Eu me peguei desligando o telefone e depois perguntando novamente. A primeira coisa que fiz foi definir o modo avião e guardar o telefone; aprendi a tomar notas durante a história do interlocutor. O último é muito importante, já que nos concentramos no que queremos objetar e não ouvimos mais nada do que nos dizem mais. Tendo notado a si mesmo que perguntar depois, não comece a falar até ouvir o final. E, muitas vezes, sua objeção desaparece por si só se você não "escuta, mas" ouve ". Eu entendo as dificuldades dos jovens profissionais,quem não tem festas suficientes no escritório (não as recuse muito cedo se for extrovertido). Eu tinha muitos deles, esse estágio foi substituído por reuniões mais tranquilas com os amigos e agora eles têm mais força.

Todo mundo tem seus próprios métodos de preservar a motivação e a eficácia, nem todo mundo é adequado, incluindo o acima. O principal é poder prestar atenção atempadamente ao fato de que o “acúmulo” diante da grande tarefa se tornou longo, as fronteiras entre o tempo de trabalho e o pessoal foram apagadas e não se esqueça de tentar novas maneiras de organizar a jornada de trabalho.

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