👩🏾‍💼 😋 👦 Como o escritório da FunCorp em Moscou mudou para udalenka em 1 dia 🌏 ✍🏻 💆🏼

Em 16 de março, o escritório da FunCorp em Moscou mudou para um modo de operação remoto. Como você decidiu dar esse passo, quais riscos você encerrou e que dificuldades enfrentou na primeira semana? Compartilhamos nossa experiência neste artigo.

Como tudo começou

Já no final de fevereiro, a iminente situação com coronavírus na Rússia foi discutida ativamente em todas as salas de bate-papo e redes sociais. No início de março, desinfetantes apareceram no escritório para prevenção, a temperatura foi medida na entrada e aqueles que retornaram de suas férias na Europa ficaram em quarentena por duas semanas.

Depois de uma semana, ficou claro que essas medidas não seriam suficientes e começamos a nos preparar para a transição para o trabalho remoto.

Quais riscos e novos desafios nos esperavam

Antes de tudo, era necessário preparar equipes mentalmente: muitas estavam acostumadas ao regime de cargos, quando fica claro que todos se reuniram em um só lugar por um motivo e para trabalhar. Tudo é simples aqui: você tem seu próprio lugar, que você ajustou para si mesmo, se comunica com os colegas por voz e todos os problemas atuais são resolvidos muito mais rapidamente. E, claro, guloseimas: café, café da manhã, almoços, jantares, pelos quais pareço ter mudado, mas não perdi o humor no trabalho, porque todo mundo se dispersa e volta ao trabalho.

Alexey Petrov, chefe de controle de qualidade:

Nem todo mundo tem espaço para trabalhar ou condições adequadas (família, filhos). Muitos não sabem trabalhar remotamente (maior controle ajuda a manter o ritmo). Não há rituais diários habituais (estrada, lanches na empresa, jantares, intervalos para fumar). Sem pequenas conversas. Todo mundo precisa se acostumar a conseguir emprego, arrumar horários.

Em segundo lugar, havia riscos de eficiência e qualidade: leva mais tempo para configurar a comunicação, o equipamento e o acesso, para conectar-se às reuniões, nem todo mundo tem uma conexão estável (ao que parece!).

Tive que cancelar ou reagendar as atividades planejadas para março-abril: reuniões, participação em conferências e comemoração do aniversário da empresa. E, no final, revise o processo de contratação e o recrutamento de novos recrutas.

Como mover

Tudo isso não bloqueou os riscos de uma possível infecção. Decidimos não deixar o assunto de lado e, em 16 de março, mudamos completamente para o modo de operação remota.

Aqui, talvez, os administradores tenham aproveitado ao máximo: imediatamente muitos aplicativos para emissão de acesso chegaram. E os gerentes de escritório tentaram organizar a saída dos homens para os escritórios domésticos da maneira mais simples possível: não apenas os equipamentos (alguns precisam de scanners e impressoras para o trabalho), mas também móveis: mesas de trabalho, cadeiras de mesa e candeeiros de mesa. Para exportação e entrega, solicitamos táxis de frete.

O escritório colocou as coisas em ordem: eles removeram todos os produtos perecíveis, a entrega foi quase completamente cancelada (exceto alimentos para quem estava de serviço).

O que mudou

A equipe de fãs de Moscou é bastante jovem e está tentando encontrar algo positivo em tudo. Em um dia, nos adaptamos ao novo regime, todas as mudanças nos processos de trabalho foram percebidas adequadamente e com humor.

Para não perder a eficiência e não desfocar o escopo do dia útil, introduzimos um regulamento claro:

horário de trabalho das 10 às 19;
almoço de 13 a 14;
obrigatório "diariamente" com a equipe;
de manhã, definimos tarefas para o dia;
preparar relatórios à noite.

Realizamos on-line o tradicional Friday Wickley para toda a empresa, através de uma videoconferência no Zoom.

Sergey Aksyonov, chefe de back-end:

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Em uma vida normal, contadores e advogados se comunicam constantemente com os funcionários, assinam papéis no original, organizam o envio de documentos, todo o sistema contábil e tributário visa à disponibilidade dos documentos originais, com assinatura e selo ativos. Agora estamos fazendo tudo eletronicamente, mas quando voltarmos ao escritório, teremos que duplicar esse trabalho e organizar tudo no original.

E perdemos temporariamente os pães comuns de escritório. Adeus, café da manhã conjunto, almoços, lanches, formação de equipes trimestrais - já sentimos sua falta.

profissionais

Adoramos muito o nosso escritório, gostamos de trabalhar nele. Mas vamos tentar pensar que é bom trabalhar em casa.

Alexey Petrov, chefe de controle de qualidade:

Uma vantagem definitiva - economia de tempo na estrada, mais comunicação com a casa (se você souber como normalizá-la adequadamente). E se ninguém está em casa, ficou muito mais fácil se concentrar nas tarefas. Houve muita interação positiva com os caras ao telefonar.

Em geral, nos acostumaremos a isso em algumas semanas e, em seguida, tudo voltará ao normal e, possivelmente, a eficiência aumentará.

Como a situação afeta o produto?

Mikhail Tabunov, CPO:

Quanto mais as pessoas ficam em casa, mais consomem conteúdo on-line: filmes, jogos, música e, é claro, memes. Muitas atividades offline fluirão online em breve. Portanto, é improvável que algo mude no desenvolvimento do produto - continuaremos trabalhando em tarefas para melhorar a qualidade do conteúdo, a fim de entreter os usuários diariamente.

Como o udalenka afeta a contratação

Estamos enfrentando desafios ambiciosos para este ano: a FunCorp expande a geografia das aplicações e lança novas, o que significa que precisamos de sangue fresco. Colocamos entrevistas on-line em todos os casos possíveis. Para a saída total de uma nova pessoa, desenvolvemos um procedimento especial com riscos mínimos de contatos adicionais.

Sim, ainda é impossível evitar uma presença pessoal em todos os casos e o escritório não está completamente fechado. Havia gerentes de escritório de plantão (a propósito, a empresa paga por eles transporte individual). Mas, para entrar nisso, você precisa ter uma razão boa o suficiente e coordená-la com o líder. Todas as pessoas que chegam medem a temperatura (se estiver acima de 37 e depois a devolvem), pedem para desinfetar as mãos e distribuir máscaras.

Team Building e Treinamento

A FunCorp acolhe e incentiva fortemente qualquer atividade social de funcionários fora dos muros do escritório, como parte da formação de equipes. Geralmente os caras se reúnem em equipes ou grupos de interesse e vão ao kart, concertos, missões, etc. Mas agora tornou-se impossível; portanto, em vez de formar equipes ativas, as crianças terão acesso a livros eletrônicos, filmes e jogos. Você pode se encontrar depois de um dia em espaços on-line no Steam. Para trabalhadores mais atléticos, existe uma alternativa na forma de competições virtuais de xadrez.

Cada funcionário também possui um orçamento de treinamento, que em quarentena pode ser usado para pagar apenas por cursos a distância.

E brevemente sobre as mudanças:

marcou o escopo do início e final do dia útil, hora do almoço;
introduziu relatórios diários para todos;
Introduziu teleconferências diárias em equipes
entrevistas são realizadas online (Skype, Zoom);
a formação de equipes mudou-se para o campo da atividade on-line;
Você pode receber uma compensação pela educação on-line.

Transferir o escritório para um local remoto não foi tão assustador. Os resultados da primeira semana mostraram que a eficiência e a qualidade do trabalho permanecem no mesmo nível. Mas estamos ansiosos pelo momento em que o isolamento forçado terminará e será possível voltar aos assuntos e rotinas habituais.

Não fique doente, cuide de si e de seus entes queridos! E conte-nos nos comentários como você trabalha em casa.

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