👃🏼 🙌 🤾🏻 10 truques para não mesclar o konfu online 🥐 🤨 🌴

(Covid-19) . . . - , . , . - , .

1.

Problemas comuns com reuniões on-line são a letargia dos participantes e seu fraco envolvimento no processo. O uso de vários computadores conectados simultaneamente à conferência ajudará a adicionar dinâmica e fortalecer a presença da liderança. Para evitar interferência no som, ligue o alto-falante e o microfone em apenas um computador. Se necessário, use dispositivos adicionais como telas. Um pode ser compartilhado para visualizar a apresentação, o restante pode ser configurado no vídeo dos principais participantes. Para que você possa ver e controlar melhor o clima da reunião. Se ocorrer um problema técnico, vários computadores salvarão a reunião. Você pode facilmente mudar para outro e continuar a comunicação sem interromper o ritmo da reunião.

2. Sala de conferências virtual e regras de reunião

Para conduzir reuniões eficazes, você precisa de regras claras de conduta que sejam compreensíveis para todos os participantes. Sua forma e conteúdo dependem diretamente da organização e do clima corporativo. As regras para a realização de conferências online podem ser as mesmas para todas as reuniões ou formadas separadamente para cada reunião. Existem várias regras que consideramos muito importantes:

Assentos Quando nos encontramos offline, é fácil ajustar o processo de discussão. Sem regras em uma conversa online, uma discussão se tornará um caos de voz sem um resultado concreto. Para evitar isso, você pode concordar com uma sequência antes do início da conversa ou enviar um plano de assentos virtual aos participantes com antecedência. Para a última opção, um desenho de uma ferradura em uma folha e marcas de quem fala com quem são usadas. Isso economiza bastante o tempo de discussão e os nervos dos participantes.

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3.

Quando os participantes da reunião estão no mesmo território, eles são tentados a participar de um comício online coletivamente. Na maioria das vezes, parece reunir uma massa de pessoas em uma sala de conferências com um computador conectado. Nesse caso, não há necessidade de falar sobre a eficácia do processo. Os participantes on-line não veem ou ouvem ninguém do campo off-line. Portanto, se você realizar uma reunião na Internet, faça-a na Internet. Peça aos participantes para participarem da conversa em salas diferentes e em dispositivos diferentes. Limite o número de participantes em um computador para três pessoas. Portanto, cada participante será claramente visível e ouvido.

4. O teste. Teste. Teste

Problemas técnicos drenam o fusível de qualquer reunião online. Se houver problemas com o sistema, a reunião será iniciada mais tarde ou não será iniciada. Tais situações interferem nos funcionários e nas empresas. Para evitar decepções, entre com pelo menos 10 minutos de antecedência. Recomendamos que você faça isso com outros participantes da reunião. Esse momento pode ser incluído nas regras gerais da empresa ou redigido antes da organização de cada reunião específica. Por exemplo, o início da reunião às 11h00, a entrada no sistema às 10h45 - 10,50.

5. Aquecendo os participantes

Conversas informais são um dos fatores principais em um fluxo de trabalho tranquilo. Mas, trabalhando na Internet, você corre o risco de perder a maior parte de suas interações pessoais. Se uma conversa on-line falar apenas regularmente sobre trabalho, os funcionários terão um sentimento de comunicação com pessoas inanimadas. O problema é encerrado com um aquecimento de 5 a 10 minutos no início da conversa. É um grupo de perguntas informais para cada participante: “Como você está?”, “O que é interessante na vida?”, “Você já comprou todo o trigo sarraceno?” etc.

Ao fazer essas perguntas, você:

criar a base para discussões gratuitas, onde todos possam compartilhar suas opiniões pessoais;

dê a todos a oportunidade de falar, relaxando moralmente antes de falar na reunião;

dê a eles a oportunidade de verificar a estabilidade da conexão, câmera e microfone;

forneça um buffer temporário para visitantes atrasados ou participantes com problemas técnicos. Para que eles possam participar da reunião mais tarde, sem perder o conteúdo crítico.

6. Trabalhe com os principais participantes

Independentemente do formato da reunião, coordene a agenda com os principais participantes da conversa. Para online, isso é duplamente importante. As reuniões virtuais dificultam o monitoramento das pessoas e o controle do ambiente de trabalho. E o pânico inesperado do orador pode anular todos os esforços para organizar uma conversa construtiva. Converse com os principais participantes e descubra suas necessidades, preocupações e comportamentos. Compreendendo isso, você tornará a agenda conveniente para todos e a reunião mais produtiva. Durante o intervalo de 5 minutos, entre em contato com os alto-falantes por telefone. Avalie seu humor e faça ajustes, se necessário.

7. Apresentação

Além de regras claras para os participantes, uma agenda e um cronograma acordados, existe outro esqueleto da reunião. Você sabe o que deseja discutir, quais perguntas fazer, quais informações fornecer e que resultado obter. Em seguida, crie uma apresentação que guie os participantes por toda a agenda. Os slides devem ser bem estruturados e concisos. Você pode compartilhar sua tela com uma apresentação ou simplesmente caminhar nela. Isso ajudará você a manter o controle e aproveitar ao máximo sua reunião on-line.

8. Menos pessoas

As reuniões online são mais difíceis de gerenciar do que as reuniões presenciais. E quanto mais pessoas se envolvem, mais difícil é. Lembre-se disso ao formar a composição da reunião. Tente incluir apenas as pessoas sem as quais a reunião não faz sentido. Participantes não essenciais podem enviar uma gravação da conversa, se houver tal necessidade.

9. Tempo

Como regra, as reuniões on-line levam 30% mais tempo do que as reuniões presenciais. Isso ocorre devido ao aquecimento e à necessidade de esclarecimentos adicionais e da definição de regras. Leve isso em consideração ao agendar. Não esqueça de incluir tempo para resumir a reunião e depois os adeus informais.

10. Sem silêncio no ar

Imagine que sua reunião é um rádio cuja transmissão não deve ser interrompida. O silêncio, quando nada acontece, leva os participantes a perplexidade e frustração. Nesses momentos, alguém pode "sair" da reunião, começando a pensar em outras coisas. Outros participantes podem ver em silêncio a oportunidade de se mostrar e assumir o controle da reunião. Tais ações não apenas prejudicam sua liderança, mas também desviam a atenção da agenda. A única exceção para o silêncio é o silêncio planejado, quando os participantes recebem atribuições pessoais. Do “silêncio no ar” economizará apenas uma preparação completa para a reunião. Uma preparação completa é composta pelos 9 pontos anteriores.

10 truques para não mesclar o konfu online

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