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IT GRAD: primeiras impressões do formato de trabalho remoto

Olá Habr! Conectado é a mente coletiva do provedor de nuvem IT-GRAD. No início da semana, nós, como muitas outras empresas, mudamos para um modo de operação remoto. Apesar de ser muito cedo para fazer uma avaliação inequívoca dessa experiência, queremos compartilhar algumas de nossas próprias observações com você, mostrar comentários de funcionários da empresa com diferentes níveis de responsabilidade e, ao mesmo tempo, elaborar uma lista de verificação para mudar para um site remoto. Será útil tanto para aqueles a quem a onda de quarentena ainda não chegou, como para aqueles a quem ela já, figurativamente falando, varreu e derrubou o ritmo usual de trabalho.



Como organizamos a transição para o modo remoto


De fato, começamos a nos preparar para a transição para o escritório em casa com antecedência, quando havia apenas rumores sobre quarentena. Para sua comodidade, daremos uma olhada no artigo sobre o formato remoto do trabalho, de diferentes níveis e pontos de vista. Isso nos permitirá criar a imagem mais detalhada da transição.

Nível organizacional


Contratos adicionais foram assinados com todos os funcionários afetados por alterações no modo de operação. Além disso, como alguns funcionários precisavam pegar temporariamente laptops com informações pessoais do escritório, as permissões apropriadas foram assinadas com eles.

Para criar uma imagem mais detalhada com você, em cada etapa, passaremos a palavra aos nossos especialistas especializados. Em primeira mão, eles falarão sobre a transição para um modo de operação remoto dentro de sua área de responsabilidade.

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Tínhamos que garantir que todos os especialistas, de desenvolvedores a contadores e gerentes, pudessem trabalhar remotamente da mesma maneira que no local de trabalho imediato.
Sendo uma empresa de TI, somos totalmente fornecidos a todos os especialistas necessários que ajudaram a depurar os principais processos de negócios para funcionar em um novo modo. Então, no dia "D", estávamos completamente prontos para a transição e a concluímos sem excessos em apenas algumas horas. Nossos clientes podem confirmar indiretamente que nada caiu, não quebrou e não começou a desacelerar.

Talvez o aspecto técnico da transição tenha sido dado a nós da maneira mais fácil. Ilustramos esta tese com mais dois comentários.
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Os gerentes precisavam discutir previamente questões disciplinares em seus departamentos e introduzir algumas métricas para acompanhar o desempenho da equipe.

Durante os primeiros dias de trabalho remoto, todos os funcionários da empresa mostraram seu melhor lado: nenhuma violação disciplinar grave foi detectada, as pessoas entendem que um dia de trabalho em uma mesa de um escritório difere de um dia de trabalho em seu próprio sofá apenas por ter um gato ou outros membros da família por perto (que também mostrou consciência cívica completa).
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O departamento de marketing do IT-GRAD é uma das divisões mais móveis da empresa. Além de funcionários em período integral, especialistas terceirizados estão na estrutura do departamento. A transição para um formato remoto de trabalho não se tornou algo extraordinário e foi percebida adequadamente pela equipe. Para ser honesto, vale a pena notar que os rumores de quarentena iminente circulam no campo de informações há muito tempo, e a equipe estava psicológica e funcionalmente pronta para a mudança.
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Passamos a palavra a Alik Fakhrutdinov , chefe de suporte ao cliente.
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Concluindo, fornecemos uma pequena lista de verificação, que pode ser útil se a transição para um site remoto em sua empresa estiver sendo preparada apenas ou não estiver indo tão bem quanto gostaríamos. Obviamente, a lista de verificação é baseada em nossa experiência subjetiva, no entanto, a maioria das recomendações é universal e pode ser aplicada em sua empresa, ajustada pelas peculiaridades do campo de atividade e organização interna.

0. Quaisquer circunstâncias "imprevistas" devem ser preparadas com antecedência: analise o campo de informações, estude as notícias, que se correlacionam minimamente com seu trabalho, e pense nas etapas para minimizar as consequências negativas de força maior. Como se costuma dizer, você não pode estar pronto para nada, mas isso não significa que você não precisa se preparar para nada.

1. Estude a estrutura legislativa - é difícil preparar documentos em um ritmo de emergência; portanto, seguindo o parágrafo “zero” da lista de verificação, você deve saber claramente como agir em uma determinada situação do ponto de vista da lei. Passando para udalenka, não se esqueça de assinar todos os documentos necessários com os funcionários.

2. Sempre pense na motivação dos funcionários. É a motivação que os faz não apenas aparecer no trabalho dentro de um cronograma, mas trabalhar com eficiência, para obter resultados. É difícil para muitas pessoas se separarem, mesmo por um tempo, da ordem de trabalho usual. Isso pode causar problemas disciplinares e uma queda no desempenho dos funcionários.

3. Cuide do conhecimento de informática de sua equipe. No contexto do trabalho remoto, a capacidade de usar um PC não é apenas uma linha em um currículo, mas uma necessidade.

4. É claro que a motivação é boa, mas também é impossível perder o controle sobre a disciplina executiva. Envolva os gerentes de departamento, explique a eles a importância da situação. Nenhum funcionário deve ficar fora de vista dos superiores e colegas. A equipe deve permanecer uma equipe.

5. Implementar meios corporativos de comunicação: mensageiros instantâneos, CRM, equipamentos pessoais. Isso permitirá que os funcionários sejam móveis e trabalhem com eficiência, tanto em horários regulares quanto em um site remoto.

6. Considere organizar o acesso remoto aos recursos corporativos.

7. As regras do trabalho remoto devem ser publicadas para os funcionários antes da transição, para que haja uma oportunidade de discuti-las e ajustá-las em tempo real.

8. Confie em seus funcionários. É neles que a sua empresa repousa. As medidas de controle do dragão apenas afastam as pessoas de você, reduzem a motivação e pioram o desempenho. Tudo deve estar com moderação: controle, incentivo e confiança.

9. Não tranque o escritório nem force as pessoas a sair do escritório. Um funcionário sempre deve poder voltar ao escritório para alguns negócios importantes.

10. Por seu próprio exemplo, demonstre uma atitude positiva em relação a colegas e subordinados.

11. Continuando o parágrafo 6, verifique se está ao seu alcance garantir a chegada e a presença seguras dos funcionários no escritório: desinfete salas e locais de trabalho, reduza o número de contatos pessoais entre funcionários.

12. Não tenha medo da implementação apropriada da tecnologia em seus negócios. As modernas tecnologias de nuvem podem garantir o funcionamento de qualquer escritório de qualquer lugar do mundo. Experimente, domine novas ferramentas para organizar seu fluxo de trabalho e confie em seus colegas; nenhuma pandemia pode afetar a eficácia da equipe.

UPD: esclareceu o título do artigo.

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