📸 🎢 👣 Escrevendo um processo comercial no Bitrix24 com um depósito para o futuro 👨🏾 💨 🚉

No trabalho, estou envolvido no suporte ao usuário e na manutenção da versão em caixa do Bitrix24 CRM, incluindo a criação de processos de negócios. Deve-se notar que, na verdade, eu não sou um especialista "Bitrix" puramente, mas essa é uma das minhas responsabilidades. Na verdade, tenho muitas responsabilidades, então quase sempre tenho que fazê-lo não como gostaria, mas rapidamente e trabalhar, porque há muito tempo faltando (tenho certeza de que não sou o único a trabalhar nessas condições). Atualmente, tenho dois anos de experiência trabalhando com este CRM (conheço o Bitrix há mais de 10 anos) e gostaria de falar sobre alguns dos erros que cometi ao escrever, testar e atender processos de negócios, pelos quais tive que você precisa ajudar constantemente os usuários, fazer alterações e até reescrever completamente os processos de negócios do zero.

Para começar, precisamos acreditar que qualquer estabilidade é relativa, e estar em uma zona de conforto é temporário. Os funcionários vão e vêm (mesmo aqueles que se sentam em um lugar muito bom), os departamentos serão reorganizados, a equipe aumentará e diminuirá, os departamentos abrirão e fecharão, etc. Quando eu estava estudando no instituto, o professor de informações comprometedoras nos disse que, ao estudar copromat na Rússia, o estado estático é tomado como base e depois aprendemos a dinâmica, mas em outros países a dinâmica é tomada como base e a estática é considerada um caso especial caixas de som. Pessoalmente, gosto mais dessa abordagem, não dá a oportunidade de me divertir com o fato de que "agora tudo se acalmou e nada vai mudar". Apenas acredite, será mais fácil para você mais tarde.

Digressão lírica: antes de falar sobre como escrever processos de negócios "com as características do futuro", você deve estimar a hierarquia da sua empresa para entender quem pode pedir ou exigir que você escreva ou altere um processo de negócios. Quando o chefe de uma unidade veio até mim e disse: precisamos de um processo de negócios para interagir com outras unidades, caso contrário, tudo está ruim conosco. E eles realmente tinham tudo de ruim, mesmo horrível. Por três ou quatro dias úteis, escrevi este BP, o fiz quase perfeitamente, e outras unidades o pegaram e disseram que o processo de negócios é um absurdo, não é conveniente e eles não vão trabalhar com ele. Estou sentado, sem preocupação (esse não é o meu problema, eles deveriam ter resolvido isso no nível do diretor geral), e então esse líder vem até mim e diz: obrigado pelo trabalho,Você pode excluir o processo, a posição geral dessas unidades foi aceita. E assim foi muitas vezes em uma variedade de questões e mudanças. Desde então, escrevo processos de negócios apenas quando o diretor concorda com isso.

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Agora, de volta aos nossos processos de negócios. Às vezes, eles são muito pequenos, apenas 1-2 cliques, apenas para corrigir o fato de que alguém pediu permissão para fazer alguma coisa, e alguém permitiu não correr com os papéis (e não perdê-los). Parece óbvio: o subordinado pergunta ao líder se é possível ou não, e o líder pressiona os botões apropriados. Simplesmente? Nada como isso! E se não houver líder? E se agora você tivesse que escolher outro? E se ele foi e saiu sem confirmar? E se você preenchesse errado? E se algo mais? E se ... E esses são todos os problemas com os quais constantemente lutamos e melhoramos o processo, mas apenas até a chegada de um novo funcionário. Quando chega, tudo começa de novo: as mesmas perguntas, os mesmos erros, etc. Meu chefe constantemente me repreende por não fazer comentários e instruções suficientes,mas eu realmente gosto de pisar no ancinho, e às vezes você pode pular neles. Brincadeirinha :-) Agora vou agir de maneira diferente: primeiro, não um diagrama de blocos (como sugerido pelo manual do usuário), mas as instruções usuais. Se todos a entenderam e todos concordam com ela, desenhamos um fluxograma e, se concordamos com ela, escrevemos um processo de negócios. Ele pode ser pequeno agora e, com o tempo, pode crescer a tal ponto que você realmente discutirá a compra de uma TV 4K com uma diagonal “maior” para apenas ver todo o processo e ver se há algum erro, mesmo na lógica. A propósito, antes de começar a escrever, seria bom garantir as assinaturas de todos os gerentes cujas unidades usarão esse processo, para que mais tarde não haja queixas sobre trabalho inconveniente, lógica incorreta etc.e às vezes você pode pular neles. Brincadeirinha :-) Agora vou agir de maneira diferente: primeiro, não um diagrama de blocos (como sugerido pelo manual do usuário), mas as instruções usuais. Se todos a entenderam e todos concordam com ela, desenhamos um fluxograma e, se concordamos com ela, escrevemos um processo de negócios. Ele pode ser pequeno agora e, com o tempo, pode crescer a tal ponto que você realmente discutirá a compra de uma TV 4K com uma diagonal “maior” para apenas ver todo o processo e ver se há algum erro, mesmo na lógica. A propósito, antes de começar a escrever, seria bom garantir as assinaturas de todos os gerentes cujas unidades usarão esse processo, para que mais tarde não haja queixas sobre trabalho inconveniente, lógica incorreta etc.e às vezes você pode pular neles. Brincadeirinha :-) Agora vou agir de maneira diferente: primeiro, não um diagrama de blocos (como sugerido pelo manual do usuário), mas as instruções usuais. Se todos a entenderam e todos concordam com ela, desenhamos um fluxograma e, se concordamos com ela, escrevemos um processo de negócios. Ele pode ser pequeno agora e, com o tempo, pode crescer a tal ponto que você realmente discutirá a compra de uma TV 4K com uma diagonal “maior” para apenas ver todo o processo e ver se há algum erro, mesmo na lógica. A propósito, antes de começar a escrever, seria bom garantir as assinaturas de todos os gerentes cujos departamentos usarão esse processo para que mais tarde não haja queixas sobre trabalho inconveniente, lógica incorreta etc.primeiro, não um diagrama de blocos (conforme sugerido pelo manual do usuário), mas as instruções usuais. Se todos a entenderam e todos concordam com ela, desenhamos um fluxograma e, se concordamos com ela, escrevemos um processo de negócios. Ele pode ser pequeno agora e, com o tempo, pode crescer a tal ponto que você realmente discutirá a compra de uma TV 4K com uma diagonal “maior” para apenas ver todo o processo e ver se há algum erro, mesmo na lógica. A propósito, antes de começar a escrever, seria bom garantir as assinaturas de todos os gerentes cujas unidades usarão esse processo, para que mais tarde não haja queixas sobre trabalho inconveniente, lógica incorreta etc.primeiro, não um diagrama de blocos (conforme sugerido pelo manual do usuário), mas as instruções usuais. Se todos a entenderam e todos concordam com ela, desenhamos um fluxograma e, se concordamos com ela, escrevemos um processo de negócios. Ele pode ser pequeno agora e, com o tempo, pode crescer a tal ponto que você realmente discutirá a compra de uma TV 4K com uma diagonal “maior” para apenas ver todo o processo e ver se há algum erro, mesmo na lógica. 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A propósito, antes de começar a escrever, seria bom garantir as assinaturas de todos os gerentes cujos departamentos usarão esse processo para que mais tarde não haja queixas sobre trabalho inconveniente, lógica incorreta etc.para que mais tarde não haja queixas sobre trabalho inconveniente, lógica incorreta etc.para que mais tarde não haja queixas sobre trabalho inconveniente, lógica incorreta etc.

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É essa frase que agora colocarei em primeiro plano ao escrever processos de negócios. De fato, a prática mostra que existe uma posição, as pessoas simplesmente mudam de posição. Como era o cargo de diretor financeiro, é. Como era o contador-chefe, ele ficou. E o chefe da contabilidade gerencial não foi a lugar nenhum. E, geralmente, fico calado sobre os chefes dos departamentos de vendas. Outra coisa é que as postagens não foram a lugar algum. Geralmente é como: sentar, trabalhar e você recebe a notícia: "Masha está saindo, Tanya está chegando". É necessário recordar imediatamente freneticamente em quais processos de negócios uma pessoa participa, onde uma precisa ser substituída por outra etc. Ou eles podem dizer o contrário, apenas a partir da série "Masha sai". Você removeu uma pessoa de qualquer lugar, sentado em casa em licença médica / de férias ou indo a algum lugar, e então a ligação é "Tanya veio aqui, mas por algum motivo não há acesso a lugar nenhum".Bem, certo, eles ainda não o adicionaram ao Bitrix, sem mencionar as funções nos processos de negócios.

Portanto, é muito mais fácil se você pensar não em pessoas específicas, mas nas postagens que elas ocupam atualmente. Sim, no processo de negócios, haverá 1-2 blocos extras, mas quando uma pessoa muda, você não precisa se lembrar de onde e pelo que ele era responsável, basta substituir o valor da variável de uma pessoa para outra e pronto.

As permissões corretas por departamento são muito importantes

Hipoteticamente, a estrutura da empresa é completamente vertical: Proprietário - Diretor - Contador - Chefe de Departamento - Empregado (ou algo assim). E pode ser horizontal: Proprietário - Diretor - muitos departamentos. E talvez um pouco mais.

Eu costumava definir direitos para cada funcionário específico. Por exemplo: existe uma contadora Lena, ela deve ver todos os pagamentos e remessas. Entramos nos processos de negócios relevantes e prescrevemos nossa Lena lá. E se ela for transferida ou desistir? Então, a maneira mais fácil é dar o acesso necessário a todos os que estão no grupo "Líderes", mas isso está errado, porque os processos e os arquivos dos funcionários estarão disponíveis não apenas para seus gerentes e contabilidade, mas também para chefes de outros departamentos.

Há muitas opções aqui, eu pessoalmente parei recentemente de trabalhar com grupos. Criamos um grupo, adicionamos funcionários (ou um funcionário) a ele e pronto. Você não precisa mais se preocupar com o fato de o funcionário antigo ver muito, e o novo não: basta adicionar ao grupo ou excluí-lo. Rápido e fácil.

Salve todos os dados, comentários e notas

Se você for a uma pessoa com um memorando de papel, ele não poderá aprová-lo verbalmente, ele assinará. Mas ele pode fornecer verbalmente um comentário detalhado, incluindo a definição de uma condição como "assinarei, mas, se for assim, não faça / não compre". E se você precisar assinar com dois, então, em princípio, poderá recontar. É por isso que você precisa salvar tudo e, o que é mais importante, nunca prescrever “muito” quem coloca o comentário, mas sempre o tira de uma variável. No começo, eu realmente pequei isso: onde o diretor deve confirmar comentários em seu nome, onde o contador principal está em seu nome. E então as pessoas são perguntadas por que proibiram ou são adequadas para refazer, mas elas mesmas não sabem que proibiram alguém de fazer algo :-)

Registramos absolutamente todos os arquivos

Anteriormente, gravávamos apenas os arquivos "finais", mas não enfrentávamos com frequência o fato de as pessoas começarem a discutir sobre "eu não baixei", "quando confirmei que o arquivo era diferente" etc. Ou, em geral, eles começaram a retornar ao processo de negócios 2-3 meses após o fechamento.

Passes de teste - o mais volumosos possível, mas não por muito tempo

Serei sincero e digo que quando você pede aos funcionários que testem processos de negócios, eles não dão a mínima. Alguém é preguiçoso (embora sentado não faça nada), alguém não tem tempo e alguém é francamente burro e não entende o que precisa ser feito. Comecei a testar um - inconvenientemente. Comecei a testar com meu supervisor - é mais fácil e conveniente, mas ele obviamente não tem outros (como escrevi antes, não há instruções, embora pareça óbvio). Como resultado, eles decidiram o seguinte: eu passo por cada ramo do processo de negócios uma vez e testo com os gerentes se tudo está claro para eles. Se tudo estiver claro e eu expliquei para que eles possam recontá-lo aos funcionários, pegamos um funcionário de cada departamento e começamos à força (embora geralmente seja bem possível encontrar um voluntário de cada departamento). Se está tudo bem aqui,então o processo comercial começa a funcionar e o anuncia imediatamente para todos os funcionários.

Copiar e clonar processos

Às vezes, para acelerar o trabalho em um processo de negócios, pego o modelo antigo e o edito. Tão rápido, mas no final eu entendo:

Comentários incorretos
variáveis extras;
Descrições de tarefas incorretas
Links quebrados;
upload de arquivos para o lugar errado;
direitos de acesso incorretos;

e muito mais coisas que eu não gostaria de obter no final. Eu tentei escrever do zero - longo e desconfortável. Como o menor dos males, escolhi copiar o processo e caminhar suavemente e ler cada bloco para ver se estou fazendo o certo. Geralmente, todos os erros técnicos cometidos nesse estágio são detectados quando eu testo o processo sozinho. Encontramos erros lógicos com os líderes.

Faça mudanças significativas

Sobre o fato de que antes de criar um novo processo de negócios, você precisa obter o consentimento de todos os participantes, escrevi anteriormente. Em princípio, a mesma coisa aqui, exceto que, no final, é importante antes de iniciar uma nova versão do processo de negócios, fazer um "press release" onde é importante não apenas falar sobre as mudanças, mas também fazer uma comparação nos itens "era" e "se tornou".

É possível que eu não tenha lhe contado nada novo, você sabia tudo isso antes, mas ficarei feliz se isso ajudar alguém a não pisar no meu ancinho. Se você tiver dúvidas, pergunte nos comentários.

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