350 pessoas remotamente: como foi

^{O administrador}

de ^plantão , há duas semanas, o nível de paranóia no Tutu.ru era baixo, por isso compramos um pirômetro e alguns termômetros precisos no escritório, instalamos pontos com desinfecção das mãos para cirurgiões em caixas de operação em extremidades diferentes, limpamos toda a ventilação por dentro com um desinfetante e instalamos maníacos modo de limpeza - desinfecção de todas as superfícies todas as manhãs, no ciclo de limpeza habitual - desinfecção de canetas e o resto. Avelãs de nozes foram removidas na cozinha e outras coisas, elas deixaram apenas o que foi embalado individualmente. É uma sorte que bananas e laranjas cresçam imediatamente embaladas. Realizamos exercícios de VPN e elaboramos mecanismos para mudar para um site remoto.

Desde segunda-feira, o escritório mudou completamente para o trabalho remoto. Cerca de 350 pessoas. Nos últimos 15 anos, tenho aparecido em meus escritórios algumas vezes por semana, então a situação é familiar. Na verdade, isso se aplica a quase qualquer pessoa que viaja muito. Mas não estou ligado a infraestrutura como software de call center, repositórios e segmentos privados com dados pessoais. Como ainda somos um serviço de viagens, o restante no escritório é preparado da mesma maneira, mas com nuances.

70% dos funcionários têm laptops de escritório. Na configuração básica, é a Lenovo com uma estação para escritório ou um MacBook com um monitor no qual todo o resto está preso. Ou seja, você pode simplesmente arrancar o carro por padrão e levá-lo para casa. E pegue seus teclados e mouses sem fio no local de trabalho. Naturalmente, nem todo mundo tem - existem aqueles que, por várias razões, querem e gostam de sentar na mesa do escritório.

Na semana passada, o AXO pediu às pessoas que carregassem dispositivos domésticos para exercícios remotos, para que na segunda-feira pudéssemos mudar para o novo modo.

Os funcionários remotos recém-criados sem laptop foram divididos em três categorias:

• Sua área de trabalho em casa. Ok, sem dúvida, você pode trabalhar com ele em segmentos comuns.
• Pegue a área de trabalho no escritório. Tudo está claro também.
• Jogue uma ponte para uma área de trabalho de trabalho em casa por acesso remoto e trabalhe assim.

Outra parte foi solicitada a distribuir laptops. Sempre temos uma reserva para novos funcionários, e há algumas semanas chegou um lote de macbooks (eles devem ser pedidos com antecedência, agora existem interrupções e atrasos no fornecimento), portanto havia dispositivos gratuitos suficientes. Eles permaneceram agora, mas a reserva já é menor. Algumas pessoas pediram monitores, emitidas.

Antes de toda essa nevasca, a empresa já tinha administradores e desenvolvedores remotos. O trabalho do administrador em casa não é diferente do trabalho usual no escritório. Toda a pilha Atlasian funciona muito bem em qualquer lugar, então ninguém em Jira sabe onde você está fisicamente. Os desenvolvedores usaram uma VPN especial, que dava acesso a serviços de desenvolvimento como repositórios, análises e muito mais. Os administradores são outra VPN. OTP pago - existem licenças, de fato, por conveniência. Entre outros recursos - ACLs dinâmicas, ou seja, a capacidade de fornecer a diferentes usuários diferentes acessos na rede. Agora que as licenças terminaram, os administradores implantaram uma segunda VPN, que já é mais condicional na configuração, mas resolve o problema. Naturalmente,Com a transição para o acesso em massa à VPN, foi imediatamente necessário adicionar mais fontes ao monitoramento de segurança da informação e trabalhar duro nos primeiros incidentes de falso positivo.

Existem alguns telefones físicos no escritório. Antes de tudo, isso significa que pelo menos uma pessoa deve permanecer para monitorá-las. Em segundo lugar, eles suportam o encaminhamento de chamadas para celulares, e o cenário usual é de 6 bipes antes de serem transferidos para o celular.

Todos os circuitos fechados requerem presença física nos termos da lei. Isso significa pelo menos um oficial de pessoal, segurança e advogado de tempos em tempos em um escritório deserto.

Ainda havia o administrador de plantão. Temos uma sala de servidores para tarefas de infraestrutura no escritório (e produzimos em quatro data centers com distribuição geográfica). Às vezes, o administrador vai para a sala do servidor. Ele também monitora a emissão de laptops e desktops para aqueles que retornam de férias para este mundo apocalíptico. Depois de algumas semanas, o serviço constante não será necessário.

Outro momento extremamente desagradável para visitar o escritório é trabalhar com os originais dos documentos em papel. Sim, agora é 2020, mas eles ainda permaneceram em vários casos.

Para todos aqueles que precisam de um escritório para atender às necessidades de negócios, não recomendamos viajar de transporte público. O táxi é pago pela empresa. Você pode escolher qualquer agregador e enviar a verificação contábil - quase a mesma mecânica do relatório avançado funciona em viagens de negócios.

Considerando que, na companhia de pessoas que viajam com frequência, sempre existe um site remoto, de uma forma ou de outra, todos os protocolos já foram elaborados. Nenhum rastreador que registre tempo ou faça capturas de tela - apenas o resultado das tarefas é sempre avaliado. Como controlar as pessoas em tal situação? De jeito nenhum. Precisa seguir o trabalho. Mas há um entendimento de que, se alguém falha na selva da procrastinação e cria regularmente “gags” para sua equipe, depois que todos retornam ao escritório, a possibilidade de trabalho remoto para essa pessoa será bastante limitada pelo intervalo máximo.

Há muito que estamos acostumados às comunicações através do Zoom. É muito bom para reuniões, apenas antes de trazer um ou dois participantes para a parede da sala de reuniões, e agora todos nos encontramos nela. Uma conta gratuita é suficiente para a maioria das tarefas - mas hoje haverá uma reunião para cerca de 200 pessoas on-line (demonstração geral mensal), será mais difícil por lá. À noite, havia testes, à tarde, uma tentativa de coletar.

A comunicação usual ocorre em um telegrama com mais freqüência, algumas equipes usam folga ou nosso Zulip corporativo (isso é crítico para o segmento de RH e contabilidade, por exemplo). Você pode usar o Google Hangouts, Discord (é conveniente criar um canal de voz permanente e ajustar o volume de cada participante separadamente) e até mesmo, desculpe, o Skype.

Por outro lado, tudo "chutou e descobriu" saiu dos processos. O ritmo do desenvolvimento não diminui, mas as informações sobre o que acontece nas equipes vizinhas desaparecem. Todas as guildas internas desceram a floresta. Todas as equipes não recrutam novas pessoas (porque pelo menos uma semana antes de serem removidas é recomendado no escritório). Mais precisamente, eles estão ganhando, mas até agora não houve casos de retirada da equipe nos dias de hoje. Esse processo foi um pouco suspenso, mas em breve surgiremos algo.

Etiqueta (participamos e transferimos para nós mesmos do livro “Remote: office is not required” de Jason Freud e David Hensson):

• É aconselhável que todas as equipes estejam em contato estável das 11 às 17 horas de Moscou durante a semana, ou para garantir que a ausência de uma pessoa não a prejudique.
• Os sprints se tornam o mais semanalmente possível.
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Durante os primeiros dias do êxodo em massa para o local remoto, devido ao grande número de bate-papos e pessoas, várias outras boas práticas apareceram neles:

• Acordos, registros de stand-ups e currículos de chamadas são indicados por estrelas no Zulip: quando alguém retorna após uma longa ausência no canal, basta ler apenas as mensagens marcadas para não perder nada.
• Para que os membros da equipe, ao saírem do código, não capturem entre 100 e 200 não lidos, é necessário ligar se não concordar imediatamente. Condicionalmente, se uma pergunta receber mais de 20 mensagens - uma ligação e uma correção em um bate-papo. Os canais de voz no Discord provaram ser excelentes para a discussão constante de uma tarefa, para não atrapalhar o bate-papo geral da equipe. Canais de inundação para inundação (separados dos bate-papos da equipe de trabalho).
• Não há necessidade de manchar tarefas em diferentes pontos de entrada: é melhor que elas venham em um canal específico.

O paradigma geral do controle remoto é dividir o trabalho em componentes completamente autônomos. Cada equipe deve ter uma pilha completa e ser responsável pela criação do produto, da ideia à implementação.

Não sabemos como fazer uma demonstração geral, mas tentaremos em breve. Não sabemos como manter o contexto geral em desenvolvimento, mas tentaremos fazer o stand-up comum de segunda-feira por 10 minutos por escrito como um resumo dos objetivos de cada equipe por uma semana em confluência. Não sabemos o que está acontecendo com as guildas, mas agora já haverá os primeiros resumos com quais questões serão discutidas, as instruções serão atualizadas sobre como se conectar aos eventos e canais da guild.

Tivemos a sorte de não haver muito débito técnico nessa parte do trabalho (em particular, pilhas de fluxos de trabalho, bases de conhecimento, rastreadores e acessos), e fizemos tudo imediatamente e sem pânico. O departamento de RH mudou rapidamente para fornecer a transição logística e informar a todos a tempo sobre os detalhes. Os administradores sobreviverão a qualquer fim do mundo. A maioria dos eventos e conferências externos foi cancelada pelos próprios organizadores. Em geral, tudo está calmo em Bagdá.