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Pequenas empresas em quarentena: o pânico é o inimigo da razão

Vamos ser sinceros: deixe os funcionários trabalharem em casa nessas poucas semanas - por um lado, é legal, humano e correto, mesmo em pânico, fora de um fluxo de lixo dos canais de telegrama. E, surpreendentemente, é muito mais fácil para a Yandex e outras grandes empresas do que para uma pequena empresa que fica em constante ciclo de produção, promoção e vendas e cuja lucratividade está atrelada a 2-3 dos principais processos de negócios. Portanto, muitos agora experimentam não entrar em pânico, não ter medo, mas confusão: não está claro como viver, como sobreviver, como não parar o assunto? Ou parar e esperar? De fato, nem tudo é tão assustador - o principal é salvar a mente, usar racionalmente o tempo, não gastar dinheiro e manter as relações humanas na equipe. Temos algumas dicas.


Não torture gatos! Mas leve as flores do escritório para casa por um tempo ou não se esqueça de regar com uma margem :-)

Este artigo não estava em nosso plano de conteúdo e, francamente, a situação de pandemia não é o melhor momento para publicações importantes. Mas duas coisas nos incomodaram: a confusão mencionada acima e o fluxo de publicidade de vários serviços online. Aqui não vamos nos envolver no moralismo e pegar pela mão, apenas falar sobre trabalho remoto e seus riscos para a empresa. Além disso, temos funcionários remotos na RegionSoft, e isso nunca impediu que eles efetivamente vendessem, apresentassem e promovessem nossos produtos em alguns lugares - RegionSoft CRM e o sistema ZEDLine Support .

Tudo bem, pare de falar - direto ao ponto.

Não falaremos sobre empresas comerciais, cafés, lojas de produtos não alimentícios etc., ou seja, sobre a esfera B2C, elas terão dificuldades e quanto mais difícil a situação, mais problemática será manter a empresa na forma em que ela entrou neste ano. Nosso texto é para pequenas empresas B2B envolvidas no desenvolvimento, publicidade, produção para negócios e assim por diante. 

Não entre em pânico e avalie os riscos


Sim, a situação não é muito agradável no momento. Devido ao desenvolvimento de uma variedade de mídias, a blogosfera e as microcomunicações, parece muitas vezes pior que a situação no mesmo ano de 2009 - simplesmente porque quase todo mundo pode falar “habilmente” sobre o assunto e contribuir para o pânico. No entanto, não descarte tudo e tome decisões precipitadas. O fato é que, no caso do teletrabalho, e mesmo no cenário de uma crise econômica e social geral, a empresa provavelmente diminuirá as vendas, aumentará os custos e, como resultado, reduzirá as manobras, mas será necessário cumprir todas as obrigações com funcionários, clientes, parceiros, fornecedores, etc.

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A quarentena em uma empresa não deve ser uma medida elegante, mas uma decisão racional e objetivamente necessária, que deve ser determinada não apenas pelo estado das coisas no país, mas também pela situação epidemiológica geral na cidade. Essa ainda é uma medida extrema. Lembre-se: o trabalho remoto e em quarentena certamente afetará o nível de sua receita; portanto, correlacione e calcule os riscos.

No entanto, se a decisão de quarentena for tomada e você decidir trazer os funcionários para o modo de escritório em casa, precisará agir da maneira mais competente, racional e economicamente possível. Essa é a situação em que todos os recursos devem ser focados exclusivamente no processo de trabalho: não tenho gordura, estaria vivendo.

Não deixe as pessoas


É importante. Um funcionário que trabalhava no escritório dificilmente se transfere para o trabalho remoto; além disso, ocorrem dois extremos com mais freqüência: 1) o funcionário cai em um desesperado workaholism e trabalha o tempo todo que não dorme; 2) o funcionário é deslumbrado com a liberdade e está imerso ativamente nas tarefas domésticas, iniciando o trabalho ao lado e mantendo contato apenas em salas de bate-papo. Mas geralmente, fora desses extremos, uma pessoa nos primeiros dias de um escritório em casa fica confusa, cansada, com humor deprimido e até depressão. Como o ambiente familiar mudou, o nível de comunicação mudou, a rotina usual se foi. Havia solidão isolada ou uma batalha pelo direito de trabalhar dentro da horda que reprovava os gritos. 

Portanto, estejam todos juntos, comuniquem-se em um bate-papo informal, iniciem um novo período de trabalho incomum com as tarefas mais simples de "overclocking", entrem em contato através de canais familiares da sua empresa: de uma sala de bate-papo por telefone ao skype ou messenger corporativo. Deve haver um senso de unidade da equipe e o ambiente de trabalho máximo.

Se você acha que seu colega ou subordinado começou a cair fora da realidade profissional, converse com ele individualmente, descubra o motivo e ajude a resolver o problema. Você precisa entender que o trabalho deve continuar. 

Infelizmente, a quarentena colocará algo em seu lugar e "gerentes e hackers em crescimento" que passam dias atrás de reuniões e micro-comícios ficarão sem trabalho. Você verá imediatamente funcionários leais e desleais; poderá avaliar como a equipe e a psicologia dentro dela estão organizadas. Mas isso não significa que você precise demitir esses funcionários! Dê a eles uma chance: carregar uma nova tarefa volumétrica, confiar a coordenação do trabalho e garantir a comunicação, etc. Toda a desmontagem sai para o período de expediente. 

Cumprir as leis trabalhistas. Se você decidir que sua empresa continua a trabalhar e faz isso normalmentese possível, não corte salários, não adie pagamentos, não reduza o dia. Nada motiva os funcionários tristes em quarentena, como os salários que caem no cartão a tempo. Mas se você decidiu reduzir o dia útil e os salários para esse período, faça-o de acordo com o estado de direito. Aqui está uma boa instrução para quem deseja transferir funcionários para um local remoto, estritamente de acordo com a lei .

Se necessário, ajude os funcionários a transportar para casa o equipamento necessário para o trabalho (do escritório!), Envie uma VPN, configure a telefonia. Em nenhum caso, coloque o trabalho e, especialmente, os funcionários do seu próprio PC do sistema para rastrear horas de trabalho, rastreamento, keyloggers diferentes e outras bobagens anunciadas. Confiança e respeito são duas coisas que farão qualquer funcionário remoto trabalhar para você, mesmo na lua. E se não houver confiança, seus rastreadores de tempo não se importam. Como diz o ditado, o lobo e algumas ovelhas roubam. Salve apenas as ferramentas de controle que estavam em sua empresa no momento da decisão de trabalhar remotamente.

Cuide da segurança dos dados


Qualquer controle remoto é um golpe à segurança, porque você praticamente não tem controle sobre funcionários e conexões de rede. Não é tão ruim se o tempo de trabalho é gasto em programas de TV ou tarefas domésticas - pior se as informações comerciais forem transmitidas ativamente sob a cobertura de uma noite de coronavírus. Portanto, siga algumas regras.

  • Registre tudo o que pode ser registrado no nível do software ou acesse o servidor central.
  • Feche o acesso a informações críticas durante a quarentena.
  • Se houver processos de negócios inseguros que possam ser temporariamente ignorados, descarte-os.
  • Se você não tiver certeza da confiabilidade de nenhum funcionário ou se houver precedentes, delegar-lhes outras tarefas que não exijam nuances especiais das configurações de segurança.
  • Configure a autenticação de dois fatores para todos os serviços externos e internos usados ​​no trabalho, incluindo correio corporativo e mensagens instantâneas.
  • Se você tem um bom administrador de sistemas, deixe-o configurar uma VPN - isso funcionará de maneira mais conveniente e o controle sobre a movimentação de dados será mais transparente.

O principal é não permitir problemas na equipe e conflitos para que não haja demissões ofensivas e descontroladas com a retirada de informações comerciais importantes.

Trabalhe como sempre - sempre que possível


Não há necessidade de alterar fundamentalmente os procedimentos de interação, canais familiares de comunicação e até o almoço. Que tudo seja como era no escritório, a quarentena não é a hora da inovação. No entanto, não esqueça que os funcionários liberarão mais tempo do que foi gasto em conversas, café, etc. Não exija muito trabalho deles, mas surpreenda-se - por exemplo, inscreva-se em cursos de treinamento nos perfis dos departamentos ou forneça e-books que precisam ser descritos e informe os colegas depois de sair do escritório.

Assim, você mata três coelhos com uma cajadada: aumente o engajamento, bombeie cada funcionário e obtenha imediatamente uma ferramenta para o retorno efetivo ao escritório, que começa com uma discussão de tópicos úteis e um conjunto de mini-educação.

No entanto, não force nada: se um dos funcionários solicitar pessoalmente uma hora e meia para perguntas pessoais (por exemplo, comunicação com crianças), não recuse. Um FIG ninguém no escritório por um total de 8 horas não funciona :-)

Trabalhar em tarefas perdidas


A empresa sempre tem tarefas para as quais faltava algo. Por exemplo, a formação de um sistema de vendas, a revisão dos processos de negócios e até o teste de uma nova pilha de tecnologia para um projeto! Como você ainda coloca em quarentena parte da rotina de trabalho em quarentena, dedique tempo a essas tarefas “onerosas”, dividindo-as entre funcionários ou pares de funcionários que podem se comunicar mais facilmente.

Peça aos funcionários para sugerir soluções para os problemas e compartilhá-los, por exemplo, no Google Docs, onde todos podem fazer edições ou comentários. Como resultado, você receberá vários novos projetos que podem ser usados ​​em trabalhos futuros. 

Importante: trabalhe nessas tarefas no modo de brainstorming. Ou seja, novas propostas não devem ser discutidas, criticadas e menos ainda negadas; elas devem ser simplesmente complementadas por propostas. Todas as discussões e debates acalorados seguirão no ambiente operacional e de trabalho do escritório.

Os negócios automatizam?


Até certo ponto, agora é um bom momento para automação - porque, no contexto de uma desaceleração da rotina, você e seus funcionários terão mais tempo para aprender novos softwares, aprender e preencher os dados. Esta tese é confirmada por muitos anos de experiência: nosso RegionSoft CRM para desktop provou ser excelente no trabalho de equipes distribuídas (especialmente se falamos sobre o sistema ZEDLine Support , a nuvem é uma nuvem). 

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  • Não se assuste com as histórias de horror dos anunciantes! Nada aconteceu com sua equipe, apenas as mesas não estão nos escritórios vizinhos, mas nas casas vizinhas ou nas ruas vizinhas. Como você trabalhou, trabalhe, mas não deve parar de se desenvolver. Pelo contrário, depure os processos de negócios, domine a automação e supere os concorrentes como permanentes.  

Agora é um ótimo momento para duas coisas: escolher uma futura ferramenta de automação e revisar os processos de negócios para uma excelente implementação. Escolha vários CRM, ERP, sistemas de suporte etc., entre em contato lentamente com os fornecedores (que também perderão sua carga de trabalho e terão muito mais em comunicação) e começarão a testar demos com a equipe e discutir opções. 

Junto com isso, instrua todos a descrever em detalhes todos os processos de negócios nos quais ele está envolvido e indicar honestamente os pontos fracos e fortes do processo. Em seguida, colete todos esses dados e transfira-os para um funcionário experiente e imerso em um funcionário da empresa para reunir processos. Quando você possui um mapa de processos, pode começar a otimizá-los e revê-los. Como resultado, ao sair da quarentena, você pode implementar o software necessário de acordo com os requisitos formados e não perder tempo com esse processo. Será um ótimo começo para um novo "novo" ano de trabalho, se você decidir trabalhar remotamente para os funcionários.

Há uma vantagem importante nessas tarefas: os funcionários não estão úmidos e estão em um estado de solução responsável para um novo problema.  

Não faça coisas estúpidas


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Tudo neste mundo tem um começo e um fim. Recentemente, comemoramos o Ano Novo e esperamos o melhor, e no começo de janeiro vimos um mundo que parecia prestes a desencadear o terceiro mundo. Alguém se lembra disso agora? Não. O mesmo acontecerá com a epidemia - mais cedo ou mais tarde ela diminuirá ou desaparecerá, ainda mais cedo todos voltaremos aos nossos escritórios, que ainda serão seguros e confortáveis. Em qualquer situação extrema, é importante permanecer humano, manter a dignidade humana, apoiar-se mutuamente. O vírus vai passar, mas as pessoas vão ficar. E deixe tudo ser o mesmo e ainda melhor.

E ... seja saudável!

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