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Como aumentar a produtividade da equipe (e reduzir erros) usando comícios



"Você não pode cometer o mesmo erro duas vezes: na segunda vez, não é um erro, mas uma escolha
" , Stephen Denn

Se você é o único responsável pelo erro, não pode argumentar com esta afirmação. Mas e se um erro for cometido por um grupo de pessoas?

Por exemplo, é fácil encontrar e corrigir os erros que sua equipe comete no trabalho deles? Dependendo do nível de segurança psicológica, às vezes até uma discussão aberta desses problemas com os colegas pode parecer impossível.

E se um erro for cometido em uma empresa de 10.000 pessoas? A repetição desse erro é realmente a escolha, como segue na citação? Ou esses problemas estão além do seu controle?

Sim, corrigir os erros cometidos por um grupo de pessoas é muito mais difícil do que corrigir seus próprios erros (o que é bastante óbvio).

Mas há boas notícias: é bem possível corrigir erros típicos da equipe, e isso pode ser feito em comícios. Vamos descobrir como isso acontece.

Traduzido para Alconost

Para corrigir erros de grupo, você deve primeiro encontrá-los


Levante a mão se sua equipe regularmente dedicar tempo para discutir essas questões: “O que funciona? O que não funciona? Onde é melhor seguirmos em frente? ”

Se você não desistiu após três perguntas, provavelmente sua equipe está trabalhando em uma técnica flexível com retrospectivas regulares . Retrospectivas são reuniões gerais nas quais você pode refletir sobre o que pode ser melhorado e determinar quais processos devem ser continuados a se desenvolver.

O objetivo principal é incentivar a melhoria contínua com base no feedback honesto da equipe. (A propósito, 80% de todas as equipes que trabalham de acordo com uma metodologia flexível realizam retrospectivas ; portanto, se você ainda não o faz, junte-se a nós!)

Mesmo se você não trabalhar de acordo com um método flexível, o hábito de fazer uma pausa para verificar como o trabalho está progredindo e pensar no que pode ser melhorado no futuro pode se tornar um fator que permitirá que a equipe cometa constantemente os mesmos erros e comece a mudar para melhor. lado.

Mas existe um problema: mesmo se você realiza essas reuniões regularmente - com que frequência sua equipe realmente muda alguma coisa no final? Na maioria dos casos, apenas dizemos que vamos resolver o problema, mas tudo permanece como estava.

Muitas equipes falam apenas sobre mudanças e não fazem nada - porque têm medo, não têm interesse e desejam mudar alguma coisa. Sim, novos processos e regras podem ser difíceis de implementar, mas isso não significa que você precise desistir da mudança. Como um personagem famoso disse uma vez : “Não tente. Faz. Ou não. Não tente. "



Portanto, a pergunta é: se os comícios dedicados à melhoria são a melhor maneira de identificar e corrigir os erros da equipe, como usá-lo efetivamente para que as mudanças realmente ocorram?

Triângulo de sucesso


Comícios que visam à melhoria contínua e que levam a mudanças reais são o resultado de três fatores: pessoas, processo e execução.



Pessoas: convide as pessoas certas para comícios.

Processo: ajude outras pessoas - incentive a participação da equipe e concentre-se nos tópicos mais importantes. É especialmente importante incentivar as pessoas a falarem se a equipe está geograficamente distribuída .

Execução: monitore a implementação das decisões tomadas. Após a manifestação, o trabalho está apenas começando! Para que algo mude, você precisa fazer alguma coisa.

Organizar comícios para discutir a melhoria contínua é uma tarefa difícil, porque todos os três fatores são necessários para ter sucesso.

Vou dar um exemplo. Imagine que você convidou as pessoas certas e siga o processo para que todos possam se manifestar, mas após o comício ninguém controla a implementação das decisões tomadas. Essa abordagem levará ao sucesso? Dificilmente.

Ou imagine que você convidou as pessoas certas e controlou o trabalho com relação a erros, mas não proporcionou a oportunidade de conversar com colegas com um estilo mais suave de comunicação . Toda a equipe apoiará a mudança? Também é improvável.



Cinco dicas de rally para melhoria contínua


Darei cinco dicas práticas que ajudarão a convidar as pessoas certas, garantirão uma comunicação eficaz e incentivarão a implementação das decisões tomadas.

1. Convide o número mínimo de pessoas responsáveis


Alguns acreditam que você não pode convidar mais de sete pessoas para um comício . Na prática, implementar essa regra pode ser difícil, mas tente limitar a lista de convidados àqueles que tomam decisões diretamente ou que serão afetados pelas decisões tomadas.

Leia a lista de convidados e, a cada momento, pergunte a si mesmo: "Se essa pessoa não puder estar presente, seremos capazes de identificar e analisar efetivamente os problemas da equipe?" Se a resposta for sim, é provável que essa pessoa possa ser excluída da lista: se não puder se beneficiar na discussão, o convite dele será uma perda de tempo para você e ele .

Lembre-se: isso pode significar que até o chefe terá que ser excluído da lista!A longo prazo, as equipes auto-organizadas funcionam melhor ; portanto, às vezes, para o chefe, a melhor solução é permitir que a equipe trabalhe sem a sua intervenção.

2. Lembre-se de que colegas de trabalho remoto também fazem parte da equipe.


Você tem funcionários trabalhando remotamente ? A resposta a esta pergunta pode não ser tão simples quanto parece à primeira vista.

Segundo Mark Kilby, consultor em técnicas de desenvolvimento ágil, existem três tipos de equipes distribuídas : satélites, clusters e nebulosas.

  • Satélites são equipes que possuem um grupo central localizado em um local e uma ou mais pessoas trabalhando remotamente.
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Segundo Kilby, em todos esses casos, a equipe é considerada distribuída. No nosso caso, não importa a que tipo de equipes distribuídas você se atribui - é importante garantir que todos tenham a mesma oportunidade de participar do rally.

Se você é o único participante de uma chamada em conferência, sabe como é difícil!

Uma das soluções é nomear cada participante remoto para ter um funcionário trabalhando no escritório como um "camarada", que será responsável por garantir que sua ala seja ouvida.

Outra solução é transformar a equipe em uma "nebulosa" durante o comício . Na prática, isso significa que, se apenas uma pessoa estiver conectada remotamente, todos os demais deverão fazer o mesmo: Conecte-se a uma chamada em conferência ou chat por vídeo, mesmo que esteja fisicamente no mesmo escritório. Isso ajudará a igualar os interlocutores e permitirá que outros se sintam no lugar de um colega que trabalha remotamente.

3. Use as técnicas de organização eficaz


Você já realizou uma manifestação em que teve que forçar alguém a falar à força? * levanta a mão *

É improvável que alguém tenha o prazer de ouvir o silêncio repentino no comício, cujo objetivo é a interação efetiva.

É aqui que as boas e antigas técnicas organizacionais vêm em socorro. De acordo com Sam Kainer, co-autor do Guia do Facilitador , o organizador do rali tem quatro responsabilidades:

  • Incentive a participação plena: ajude a criar um ambiente respeitoso e seguro que incentive todos a compartilhar seus pensamentos.
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O que organizadores experientes fazem na prática?

Vou dar um exemplo. Para permitir que os introvertidos se manifestem (consulte o dever nº 1 acima), os organizadores podem usar a tecnologia de desenho cruzado .

Essa é uma técnica de brainstorming que permite ao grupo gerar idéias rapidamente. Difere do brainstorming , pois os participantes são convidados a escrever suas idéias e depois compartilhá-las com o grupo. Isso permite não apenas paralelizar e acelerar o processo de desenvolvimento de idéias, mas também encoraja todos a participar em termos iguais.

Aqui está outro exemplo de como você pode efetivamente facilitar uma discussão aberta .

Para garantir que uma ampla gama de opiniões seja levada em consideração (obrigação nº 3 acima), o organizador pode fazer as seguintes perguntas: “Existem outros pontos de vista sobre isso?” ou "Talvez alguém a veja de maneira diferente?"

Isso torna possível incluir na discussão aqueles que de outra forma poderiam se sentir desconfortáveis.

4. Siga a "energia"


Imagine que você foi capaz de identificar um problema que precisava de atenção, mas houve divergências sobre a solução. O que você faria?

Em algumas equipes, a decisão é tomada pelos mais antigos.

Em outras equipes, uma decisão não é tomada até que todos cheguem a um acordo.

Como sua equipe decide o que fazer a seguir?

Se você não puder responder a essa pergunta imediatamente, talvez deva considerar oito modelos de tomada de decisão , desde autoritários (uma pessoa que decide) até consensuais (todos devem concordar).

Outra maneira de tomar uma decisão é por "acordo" . Nesse caso, o grupo concorda em tomar uma decisão que será "suficientemente boa". Em vez de esperara melhor opção, você espera até que não haja objeções sérias - e escolhe esse caminho.

Uma maneira de implementar essa abordagem é chamada Follow Energy. A especialista em retrospectiva Diana Larsen me apresentou a essa técnica .

O princípio é o seguinte.

  1. Liste todas as opções que a equipe está considerando.
  2. Peça à equipe que avalie o impacto relativo de cada uma delas (na figura abaixo , os tamanhos das camisetas são usados para avaliar ).
  3. Peça à equipe que avalie o esforço relativo necessário para concluir cada ação.
  4. Por fim, e mais importante, peça a todos que ponham fim ao ponto que ele assumirá - pelo trabalho em que ele tem energia.



É provável que o ponto com o maior número de "votos sobre energia" seja implementado. Mesmo que alguém prefira outro cenário, ele seguirá o acordo para trabalhar no que tem mais "energia".

5. Concentre-se em uma coisa.


Vamos ser sinceros: mudar é difícil, mesmo que falemos de pequenas coisas. Quantas vezes você disse a si mesmo: "Vou me sentar para escrever um relatório mensal!" - e, em seguida, verificou-se que já era o fim do mês e você precisa se esforçar para chegar a tempo?

O motivo é que você, como todos nós, naturalmente resiste à mudança . É necessário superar o mau hábito de adiar as coisas, mas isso é mais fácil dizer do que fazer.

Quanto aos comícios para a melhoria contínua, como resultado deles, muitos exacerbam a situação, tentando consertar muitas coisas ao mesmo tempo. Discutimos os 5-10 problemas mais importantes, encontramos possíveis soluções para cada um e acreditamos que o trabalho está feito.

Não é de admirar que nada mude no final!

Portanto, em vez de uma discussão superficial de vários problemas, concentre-se em um: analise profundamente suas principais causas - por exemplo, usando o método dos cinco "por que" .

Como parte dessa abordagem, você faz a pergunta "por quê?" cinco vezes e, assim, descubra as principais causas do problema.

Um exemplo dessa técnica em ação:

Pergunta 1: "Por que o relatório foi enviado com atraso?"
Resposta: "Porque não havia ninguém para enfrentá-lo."
Pergunta 2: "Por que não havia ninguém para levar?"
Resposta: "Como a empresa tem uma alta rotatividade: os funcionários saem mais rápido do que os novos".
Pergunta 3: “Por que a rotatividade é alta?”
Responda:"Porque a empresa carece de uma cultura forte."
Pergunta 4: "Por que a empresa não tem uma cultura forte?"
Resposta: "Porque não há equipe ou pessoa responsável por seu desenvolvimento."
Pergunta 5: “Por que ninguém é encarregado de desenvolver uma cultura?”
Resposta: “A equipe principal não considerou isso uma prioridade.”

Utilizando o método cinco porquê, é possível conectar a falha no cumprimento dos prazos do projeto com problemas na cultura da empresa.

É claro que ninguém pensa que 5 é um número mágico: faça a pergunta “por quê?” Até chegar ao motivo principal.

E somente depois disso comece a procurar possíveis soluções viáveis ​​nas quais a equipe possa começar a trabalhar imediatamente.

Limitando o tópico da discussão,você reduz a quantidade de trabalho em andamento (WIP) , aumentando assim a probabilidade de realmente mudar alguma coisa.

Vá em frente - melhore!


Não há equipes perfeitas. E honestamente, a perfeição não deve ser a meta. Mas a falta de comícios regulares visando à melhoria contínua é o primeiro passo para garantir que a equipe repita os mesmos erros com mais e mais frequência.

Portanto, não tenha medo de tais discussões - pelo contrário: incentive-as a realizar-se e você verá como a equipe começa a alcançar o sucesso - juntos.

Sobre o tradutor A

tradução do artigo foi feita em Alconost.

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