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Como dar feedback e não começar a Terceira Guerra Mundial

Em um mundo ideal, os funcionários mantêm os prazos, chegam às reuniões no prazo e recebem feedback dos colegas com entendimento. Mas o mundo não é perfeito. Às vezes, você precisa fazer perguntas desagradáveis ​​e fazer comentários que podem incomodá-lo. Como conduzir um diálogo de tal maneira que um colega receba críticas não como insulto pessoal, mas como zona de crescimento? Dmitry Malinochka , treinador e especialista em treinamento e desenvolvimento no escritório da EPAM na Ucrânia, compartilha suas recomendações .

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No total, existem três etapas para o desenvolvimento de feedback: preparar, de fato, o próprio feedback, um currículo. Considere estas etapas com mais detalhes.

Treinamento


Durante a comunicação, fatos, indicadores mensuráveis ​​e observações precisas serão necessários. Portanto, a conversa deve ser pensada com antecedência. Para se preparar para o diálogo, o especialista recomenda o uso dos formulários PEDIR e CONTAR LISTA.

PARA PEDIR A LISTA - fazemos uma lista de perguntas que queremos fazer para esclarecer a situação e os motivos de um colega. Quando as pessoas dão feedback, geralmente tendem a tirar conclusões prematuras, às vezes pensando em uma situação e, com base nisso, dão conselhos. Portanto, antes de tudo, é necessário esclarecer com um colega o que ele pensa ou como ele pode explicar suas ações em uma situação específica.

Existem quatro razões pelas quais as pessoas não fazem nada:

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Compreender os motivos do funcionário ajudará a formular a mensagem de forma que ela seja ouvida e aceita no trabalho. Além disso, no processo de responder suas perguntas, um colega pode encontrar uma solução para o problema por conta própria.

PARA DIZER A LISTA - nesta lista, adicionamos tudo o que é importante dizer. Quando se trata de feedback, é recomendável registrar fatos específicos, indicadores mensuráveis ​​e ações do funcionário. Um erro comum é usar palavras comuns no processo de feedback. Por exemplo: "Você conduz bem as entrevistas, mas não ouve que o candidato responde a você." A pergunta "O que significa" bom "e" não pode ouvir "significa?" Não deixo você esperando.

No estágio de preparação PARA CONHECER A LISTA, determine por si mesmo o que significa conduzir bem as entrevistas e não ouvir as respostas do candidato. Faça anotações sobre isso, por exemplo:

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Também é recomendável adicionar detalhes importantes para o diálogo à lista, que são fáceis de esquecer. E o mais importante, o objetivo que você deseja alcançar fornecendo feedback.

Prepare-se para formar um feedback para que ele seja conectado ao caso, e não às impressões subjetivas. Use a expressão "isso afeta a equipe desta maneira ...", "permitirá outros colegas ..." etc. Evite expressões como "faça porque você precisa" ou "eu quero assim".

Pense no seu comportamento enquanto se prepara para a conversa. Especialmente se você tiver uma carga emocional devido aos resultados das ações de seu colega. Sintonize para criar uma atmosfera confortável para perceber suas palavras. Lembre-se de que ouvir críticas pode ser muito doloroso.

Ao convidar para uma reunião, será correto anunciar seu conteúdo, por exemplo: "Vamos conhecer e discutir a entrevista que realizamos". É importante que o funcionário esteja seguro. Não se assuste com comentários negativos. Se um colega estiver ciente do conteúdo da reunião, ele poderá se preparar adequadamente.

Comentários


Na comunicação, adote esta estrutura da conversa:

Soe o contexto. Contexto geral: "Quero falar com você sobre a entrevista que fizemos ontem."

Contexto da comunicação com o interlocutor: como isso se relaciona com o seu colega? “Quando conduzimos uma entrevista com um candidato, é importante entendermos seus pensamentos e descobrir a disponibilidade das qualidades necessárias. Você ajuda nisso da seguinte maneira ... ".

Soe a observação. “Estou impressionado com a forma como você faz contato com o candidato. Quando você diz que se conheceu para conhecer um ao outro e não para avaliar - isso remove o estresse desnecessário. Mas notei que no meio da entrevista você costuma fazer perguntas que o candidato não tem tempo para responder. ”

Descreva as emoções."Eu me preocupo que o candidato esteja fechando e não possamos avaliá-lo completamente." Nesta e nas etapas anteriores, uma mensagem I é usada: "Eu notei / estou preocupado". É importante usar a mensagem própria durante todo o diálogo para excluir acusações.

Descubra a posição do funcionário. "Diga-me, por favor, você percebe isso por si mesmo?" Por que você faz perguntas com tanta frequência? ” Dê ao interlocutor a oportunidade de descrever a situação, faça perguntas adicionais para descobrir por que ele / ela não está realizando as ações esperadas.

Lembre-se de que existem 4 razões: eu não entendo, não posso, não posso, não quero. Durante o diálogo, você pode descobrir que um colega está confiante em sua inocência - em sua opinião, ele faz o que é exigido dele, vê algo que você não percebe. Quando você receber a resposta, poderá prosseguir para a próxima etapa.

Peça uma solução. Não se apresse para aconselhar o treinamento em comunicação ou a escuta ativa. Pergunte, por exemplo: “Você poderia dar ao candidato a oportunidade de falar e assumir uma posição mais observadora?” Para outras situações, a pergunta geral é útil: “Que idéias você tem sobre o que pode fazer para ...”.

Dê a um colega a oportunidade de expressar suas idéias e suposições. Com base neles, é possível formular uma solução que seja aceitável para todos.

Juntos, formem uma decisão provisória ou final com base em suas expectativas, motivos e capacidades de seu colega, determinem as datas e concordem com a próxima reunião, se necessário.

Esse algoritmo para fornecer feedback pode ser aplicado em qualquer situação de trabalho. Com base em 4 razões pelas quais as pessoas não fazem algo, alguns aspectos desta etapa podem mudar:

  • “Eu não entendo” - descubra o que é incompreensível e ajude a conectar o objetivo à tarefa. Mostre como as ações de um colega influenciam a consecução dos objetivos.
  • "Não pode" - talvez você possa ensinar, organizar cursos ou delegar esta tarefa a outra pessoa. A vantagem dessa solução é a ausência de um conflito potencial oculto, que é útil para outros relacionamentos.
  • "Não pode" - tente encontrar uma opção aceitável para todos.
  • "Não quero" - é extremamente importante descobrir os motivos da falta de vontade. Talvez a pessoa queira receber tarefas mais interessantes e você possa conectar as necessidades dele às suas. Por exemplo, selecione tarefas que melhor atendam aos interesses e necessidades dos negócios e ajudem outros colegas a se desenvolver.

Obtenha confirmação. No final do diálogo, peça ao seu colega para resumir e mais uma vez pronunciar a solução final para a situação. Este item ajudará a entender se você e o interlocutor se entendem, o que significa evitar expectativas incorretas.

Acompanhamento


Após a reunião, é importante concluir o processo, resumindo a conversa e as decisões tomadas durante a mesma. É importante que o destinatário do feedback faça isso. Assim, ele assume a responsabilidade pelas decisões tomadas e pelos acordos alcançados.

Use essas regras gerais para fornecer feedback e lembre-se de que o diálogo deve ser desenvolvido, não empurrado para uma estrutura.

Para um conhecimento mais aprofundado sobre o assunto, você pode fazer o curso Dando feedback útil na Coursera ou ler o livro de Sloan R. Weitzel, Feedback eficaz. Como moldar e transmitir suas idéias. ”

Trabalho produtivo e fortes relações de equipe!

O original deste texto é publicado no portal do ProHR em ucraniano

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