🚶🏾 👨‍👨‍👦‍👦 ✌🏻 Automação de um jornalista. Parte 1: Tarefas e calendários 👨🏾‍🎨 🧑🏿‍🤝‍🧑🏽 🎎

Há mais de 15 anos trabalho como jornalista técnico. Ajudo a falar sobre produtos, tecnologias e, o que posso esconder aqui, integro-me à estratégia de caça.

Há uma demanda para mim, então, por muitos anos, a tarefa para mim foi melhorar minha eficiência no trabalho. Como se costuma dizer, existem muitas tarefas interessantes por aí, e eu estou sozinha ...

não estou na "fronteira extrema" em termos de tecnologia. Porém, se alguma ferramenta de automação popular aparecer no mercado, mais cedo ou mais tarde, elas me informam se eu quero ou não. Portanto, ao longo dos anos de trabalho, tentei dezenas de “coisas que facilitam a vida”. Mas no final, apenas alguns realmente entraram em uso. Eu quero falar sobre eles.

(e este é meu marido pintado em uma camiseta;)

Em poucas palavras, é impossível falar sobre todo um campo de atividade, para mergulharmos em etapas. Farei imediatamente um comentário: não se trata de uma revisão de serviços (quase todos podem ser substituídos por um analógico), mas apenas uma história sobre minha abordagem pessoal. Além disso, falarei “em minhas próprias palavras”, ignorando todas as políticas editoriais necessárias para o trabalho e simplificando o processo de produção de texto.

Parte 1. Tarefas e calendários

O trabalho de um jornalista técnico não é apenas conversas sem fim e redação de artigos, mas também uma enorme camada de rotina. Uma vez que tudo começou com pedidos únicos de artigos de revisão em fontes abertas. Agora, meu trabalho é um colosso em constante movimento, onde você não pode perder os prazos para solicitar comentários, aprovar cotações, enviar para revisão, onde existem obrigações para publicações regulares etc.

A única maneira de conter o caos que está acontecendo na vida real é a organização e a classificação.

Eu tenho três tipos de tarefas

O primeiro são eventos estritamente ligados ao tempo - entrevistas, reuniões, reuniões. Eles podem ser transferidos, mas não individualmente, mas somente após discussão com os participantes.

Essas tarefas são mais convenientes para criar no calendário. A maioria dos meus parceiros de negócios usa o Google Agenda, e eu também. Ao mesmo tempo, tentei todos os tipos de Outlook, mas amarrar em um local de trabalho ou dançar com um pandeiro para sincronizar com versões portáteis era um grande obstáculo.

O segundo tipo são as tarefas de grande escala, nas quais você precisa ter uma grande quantidade de tempo para realizar. A tarefa deve primeiro ser carregada no cérebro e depois gerar o resultado. Exemplo: criando o texto de um artigo com base nas informações coletadas anteriormente. Isso é difícil de fazer com pequenas abordagens.

A terceira é toda a rotina que envolve as duas primeiras tarefas. Oito telefonemas sobre a organização do horário da entrevista, cinco lembretes ao palestrante sobre a aprovação de cotações, aprovação de prazos e planos temáticos, perguntas escritas e discussão preliminar com o cliente do texto, solicitação de fotos dos palestrantes para artigos prontos, se exigidos pela equipe editorial, etc. Isso também inclui a classe de tarefas emergida há pouco tempo para formalizar as atividades de empreendedores individuais (contratos, atos, contas, pagamento de impostos). Junto com isso, há questões familiares - logística infantil, suprimentos domésticos: produtos, consumíveis e muito mais.

Para o primeiro tipo de tarefas, você precisa de um calendário, para o resto - é contra-indicado (puramente minha opinião). Tarefas do segundo e terceiro tipo não podem ser misturadas em uma lista, porque isso dá uma idéia errada sobre o tempo total disponível para o trabalho, mas seria melhor “substituir” as primeiras tarefas da lista pela segunda. Os assuntos da família geralmente são mais bem mantidos separados do trabalho ... E como implementar isso?

Há 10 anos, sem ter uma classificação tão clara na minha cabeça, pensei em eficiência e comecei com o tablet Excel, tarefas no Thunderbird e tentativas de personalizar o monstro Outlook. Mas em 2011, tomei uma decisão importante de deixar 100% remoto. No começo, eu não era capaz de executar tarefas 100% do tempo de trabalho e o utilizava para um estudo e configuração abrangentes do processo de trabalho. Ele incluía rastreamento de tempo, leu livros sobre eficácia pessoal e gerenciamento de casos, testou várias ferramentas recomendadas. O tempo livre terminou rapidamente - as tarefas por dinheiro apareceram - mas o hábito da RTM (Remember the milk), ainda em conjunto com os cadernos do Evernote, saiu de toda essa atividade. Ao mesmo tempo, eu tinha uma conta paga para ambos ...

Em 2015, juntamente com o declínio de seu próprio trabalho devido ao nascimento do primeiro filho, eles tiveram que reconsiderar a viabilidade de usar contas pagas de serviços estrangeiros - é compreensível o porquê. A partir desse momento, os volumes ultrapassaram e superaram os indicadores anteriores. Mas agora a mesma coisa, só que melhor, está disponível gratuitamente.

Como tudo parece agora. RTM

O centro de tudo é o RTM, com uma versão web. Eu o uso como meu “centro de controle do caos” pessoal. Apesar de a mobilidade ser importante para mim (um computador em funcionamento - um laptop / tablet - um smartphone para "tapar buracos" rapidamente na estrada), o aplicativo no smartphone não funcionou para mim. No início, o modelo deles interferia na sincronização uma vez por dia em uma conta gratuita; depois, em um modelo pago, simplesmente "não". Ainda uso o aplicativo apenas em casos de emergência quando preciso registrar um negócio, estando longe de qualquer um dos locais de trabalho.

Uso listas (por cliente), tags (por ocupação), listas inteligentes:

todas as tarefas de trabalho relevantes (ou seja, todas, exceto a lista "um dia"),
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Há um ano, eu destacava tarefas na estrada (independentemente do cliente e da natureza da atividade). Ela morava nos arredores, para sair da área, levava tempo. Tentei planejar todos os assuntos de campo por uma semana em um dia. Devido a isso, foi obtida uma otimização não ácida do tempo. Mas com a mudança para o centro, esse "feng shui" perdeu o significado - parte dos negócios agora pode ser feita em 10 minutos em uma scooter elétrica.

A propósito, eu também classifiquei as coisas nas listas por local de execução antes, mas verificou-se que isso afeta algo em 5% dos registros, portanto o efeito geral é próximo de zero. Também destaquei casos relacionados a pagamento (quando os documentos são acordados ou o dinheiro é esperado). Às vezes, uma família jovem precisava de dinheiro urgentemente - eu queria entender o que minhas ações poderiam acelerar alguma coisa. Essa prática vai e vem, dependendo da proporção entre receita e despesa.

Para destacar pequenas tarefas de grandes, bem como chamadas e viagens de todo o resto, uso anotações adicionais no cabeçalho da tarefa.

“0 -“ Faço anotações curtas que você pode fazer durante os intervalos (verifique rapidamente, envie, lembre por e-mail),
"CHAMADA:" e "SAIR:" são usados, respectivamente, para chamadas telefônicas e casos fora de casa.

O mesmo poderia ser implementado com as tags, mas minha abordagem facilita a influência dos detalhes da classificação por prazo e não exige uma taxa de assinatura mensal.

Eu quase não uso as prioridades integradas da RTM - sinto falta das quatro séries. Na verdade, eu uso duas prioridades - a mais alta e nenhuma - adicionando minha lógica:

Tarefas curtas da mais alta prioridade chegam automaticamente ao topo da lista (como eu escrevi acima, elas têm um índice "0-").
Defino as tarefas longas de maior prioridade na manhã do dia útil na fila manualmente, definindo os nomes “1-”, “2-”, etc. primeiro. Às vezes, essa classificação é mantida por 2-3 dias inalterada.
Tarefas sem prioridade estão no final da lista.

Esse esquema é conveniente, pois tenho tarefas em grande escala do segundo tipo (2 a 5 horas), ou seja, tudo isso não precisa ser refeito várias vezes ao dia.

Nas anotações da tarefa no RTM, costumo armazenar links para os documentos necessários: um arquivo com a entrevista, texto de descriptografia, cartas da tarefa no correio. Anteriormente, tudo isso caía nas notas do Evernote, ligadas a tarefas. Mas a prática mostrou que é mais fácil não inventar um serviço adicional para armazenar textos e hiperlinks para projetos atuais. O arquivo é outra questão, mas vou falar sobre isso outra vez.

Vista de calendário

O RTM tem uma desvantagem importante - não há visualização do calendário. As tarefas podem ser classificadas por hora, etc., mas aqui está o "Mês" clássico, como no Google Agenda, você não pode ver aqui. Portanto, o já mencionado Google Agenda é usado para registrar informações sobre entrevistas e reuniões. Um incentivo adicional na direção dessa ferramenta é o fato de vários de meus clientes também a usarem. Compartilhe convenientemente compromissos agendados por e-mail.

Um grande problema até recentemente era a sincronização curva do RTM e do Google Calendar. Por padrão, eles estavam prontos para enviar e receber listas de tarefas completas. E, recentemente, o Google geralmente deixou de oferecer suporte a qualquer função através da qual essa sincronização foi implementada na versão gratuita. Preciso manter registros das entrevistas planejadas do Calendário na RTM (e somente nessa direção). Descobriu-se que isso pode ser feito através do IFTTT. Ao criar ou alterar um caso no calendário, o serviço me envia um email para a conta RTM, adicionando uma tarefa com determinados parâmetros. Portanto, ao planejar uma semana, vejo na exibição do calendário (Mês) o que é fixado em que dia. E todas as manhãs, ao abrir a RTM, recebo informações no topo da lista sobre as coisas planejadas para um determinado período de tempo.

Integração onde as tarefas são perdidas

O IFTTT também é usado para coletar tarefas de diferentes contas. Eu tenho clientes que usam o Trello e o Asana. Quando uma tarefa é designada para mim lá, as informações sobre ela através do IFTTT se enquadram na minha única lista de tarefas. Eu respondo ao cliente no projeto em seu sistema, mas posso executar meu próprio planejamento em uma janela. Isso é muito valioso.

Da mesma forma, eu criei a adição de tarefas via telegrama bot.

No momento de um aumento acentuado da carga após o decreto, notei que poderia facilmente perder a tarefa ao receber muitas chamadas diferentes em canais diferentes. Mas essa perda ocorre apenas no momento da alternância entre aplicativos. Essa. eles escreveram para mim, por exemplo, no carrinho, que o texto deveria ser corrigido. É mais provável que eu esqueça disso se entrar no aplicativo móvel RTM para adicionar uma tarefa e, nesse momento, alguém ligará. Após a ligação, vejo a interface RTM, mas não me lembro por que ela era necessária ...

A saída é corrigir o fato da tarefa em si antes mesmo de você sair do aplicativo. Então, minhas tarefas são adicionadas através do bot de telegrama (do IFTTT) e do Gmail (a opção "Adicionar às tarefas" e a integração das tarefas com o RTM via Zapier) - no meu caso, esses são os dois principais canais para o recebimento de tarefas.

Trello para tarefas familiares

Descrevendo o terceiro tipo de tarefas, mencionei assuntos familiares. Para não confundi-los com todo o resto, escolhi um serviço fundamentalmente diferente - o Trello. Para dois com meu marido, temos uma placa onde todas as coisas relacionadas a reparos, jardins de infância, logística doméstica etc. são descartadas. Não há especificamente nenhuma automação. No quadro “inicial” no RTM ou no Calendário, as tarefas são realizadas apenas em casos de emergência. E apenas à mão.

Isso é tudo por hoje. Da próxima vez, falarei sobre trabalhar com alto-falantes. Nesta parte, nem tudo é tão direto, portanto, será discutido não apenas sobre o que eu já uso, mas também sobre como esse tipo de atividade parece basicamente e por que não é possível usar as ferramentas existentes. Talvez a mente coletiva me diga alguma coisa aqui?