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Como projetar um sistema automatizado em larga escala para uma grande empresa em sete etapas

Projetando um sistema automatizado para uma grande empresa trabalhar com suas contrapartes. Criação de dois tipos de contas pessoais ao mesmo tempo: para um funcionário de uma empresa e para um revendedor. Tarefas que não são confiáveis ​​por todos. E projetamos esse sistema para um dos principais fabricantes de materiais de construção e acabamento na Rússia.

A empresa é enorme: vários níveis de gerentes, gerentes, profissionais de marketing, analistas, contadores. E várias interações com cerca de 150 revendedores que trabalham em diferentes regiões do país. Todo esse sistema teve que ser simplificado e automatizado.

Havia algo em que trabalhar. Em primeiro lugar, a administração não possuía informações completas sobre os consumidores finais dos produtos vendidos pelo revendedor, seu volume real de vendas e saldos de estoque. O fornecimento de produtos por causa disso não foi equilibrado. Ocorreu nesses casos em que presentes dados a revendedores com base nos resultados de campanhas de marketing não os alcançaram. Na própria empresa, os gerentes aceitaram pedidos na forma de arquivos do Excel e se recusaram a compartilhar informações sobre o estado atual das coisas. A gerência da empresa entendeu que isso não poderia continuar. Ao mesmo tempo, eles não ousavam trabalhar com um grande integrador de TI devido ao alto custo do trabalho.

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Etapa 1: pesquisa de domínio


Estudou detalhadamente todas as informações sobre as atividades da empresa e produtos. Eu tive que aprender, por exemplo, a distinguir entre si diferentes tipos de placas e emplastros. Nós nos familiarizamos com as informações no site do cliente e nos sites de seus concorrentes. Obtenha acesso aos documentos internos da empresa, regras, instruções, contratos com revendedores, ao sistema 1C interno.

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Etapa 2: identificar os principais objetivos de negócios do CEO


O diálogo com a pessoa principal da empresa acabou sendo útil. Identificado e concordado com os principais objetivos da liderança. Nomeadamente:

  • Organize prontamente os dados das remessas da empresa. Com base nesses dados, avalie o quadro geral das vendas, acompanhe tendências, faça planos, resolva problemas identificados e potenciais.
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3:


Nesta fase, foram realizadas dezenas de entrevistas com os funcionários da empresa: chefes de divisão, gerentes em vários níveis e especialistas em marketing. Utilizamos os métodos de grupos focais, monitorando as atividades das pessoas em seus locais de trabalho. De fato, durante um mês, nossos próprios especialistas se tornaram funcionários da empresa cliente. Pelo menos no nível interno. Investigamos tudo o mais cuidadosamente possível. Até o ponto em que eles se sentaram atrás das costas dos gerentes e assistiram do início ao fim como eles trabalham com pedidos. Os gerentes, é claro, não podem ser invejados em tal situação, mas não tinham para onde ir.

Foi dada atenção especial à coleta e análise de informações sobre os direitos e níveis de acesso dos funcionários da empresa aos dados e sobre como o funcionário pode usar essas informações. A tarefa de coletar informações foi parcialmente facilitada pela gerência da empresa. Dois chefes de divisão foram especialmente escolhidos, que, se necessário, poderiam receber e fornecer as informações necessárias.

Os dados também foram coletados durante a comunicação com os revendedores. Tivemos sorte: além das contrapartes em nossa região, também conseguimos nos comunicar com representantes de outras pessoas - exatamente naquele momento, a reunião anual de revendedores da empresa era realizada em nossa cidade. Devo dizer que a perspectiva de tornar suas atividades o mais transparente possível para a empresa cliente não era particularmente entusiasmada para a maioria dos revendedores. E, no curso da comunicação, era difícil conversar com as pessoas e obter feedback delas sobre problemas e idéias para resolvê-las.

O principal resultado desse estágio mais longo do projeto foi uma descrição detalhada dos processos de negócios, desejos, tarefas do usuário em UML, notações BPMN 2.0 e arquivos de texto.

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Dificuldades

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4:


Com base nos dados obtidos, foi criado um grande número de tabelas e diagramas de vários tipos. Eles descreveram fluxos de dados, todas as entidades, seus relacionamentos, estados e interações.

Uma longa lista de objetos, seus atributos, tipos e fontes foi formada com uma indicação do que cada funcionário pode fazer com esses objetos em sua conta pessoal.

Por exemplo, um gerente de vendas trabalha com revendedores e seus pedidos, mas não pode adicionar novos revendedores e ver como ocorre o envio. Ele vê seu plano, mas não vê o plano geral do departamento. Ele vê a variedade de mercadorias, mas não adiciona mercadorias a ela. Ele pode monitorar o recebimento de brindes promocionais, mas não cria promoções. Etc.

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Etapa 5: desenvolvendo scripts personalizados


Criamos scripts básicos e auxiliares para todos os tipos de usuários, padrões de comportamento.

Aqui está um exemplo bastante simples de um script de usuário. O chefe da divisão decidiu garantir que todos os pedidos dos revendedores sejam processados ​​com rapidez e eficiência. Para fazer isso, na seção pedidos, o usuário selecionou pedidos para a última semana e olhou diretamente para a lista com todos os seus status. Em seguida, ele selecionou pedidos com o status "em processamento" e analisou a quais gerentes esses pedidos pertencem.

Nossos especialistas descreveram várias dezenas desses cenários para a versão MVP. E mesmo com isso, absolutamente tudo não poderia ser levado em consideração nessa fase. O restante foi planejado para as próximas etapas do desenvolvimento do projeto.

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Etapa 6: criando uma estrutura de conta de usuário


Com base nos cenários descritos, determinamos um conjunto de elementos funcionais da conta pessoal para todos os tipos de usuários e a estrutura de seções e dados. Para cada tipo, sua própria estrutura de partição foi projetada com a funcionalidade necessária.

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Etapa 7: criando um protótipo e especificações técnicas


A ferramenta Axure foi usada para criar um protótipo interativo do futuro sistema. Após várias reuniões, concordamos com este protótipo com a gerência da empresa cliente e elaboramos uma especificação técnica clara e detalhada para a primeira etapa do trabalho, com base na qual podemos lidar com o desenvolvimento de software e a subsequente implementação do sistema.

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Três meses se passaram desde o início até o final do trabalho no projeto.

Esta foi a nossa primeira experiência em um trabalho analítico em larga escala. Agora, estamos convencidos de que somos capazes de resolver problemas que muitos associam apenas a grandes integradores de TI.

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