🧑 😋 👩🏿‍🔬 Como montar um mitap legal: 16 dicas de três “mitapers seriais”. Eventos Leader-IT # 1 👨🏼‍🎓 👐🏽 👰

Entrevistamos os especialistas que fizeram as reuniões durante as reuniões (e alguns até morderam o python!), E descobrimos como eles organizam esses eventos, quais esquemas de organização e truques de vida funcionavam, dos quais eles alertam e o que prestam atenção a si mesmos. Obviamente, este não é um guia exaustivo para a realização de um mitap, mas uma seleção de dicas que, no entanto, podem economizar muito dinheiro, tempo pessoal e neurônios.

Em TI, a mitap é mais do que a mitap: é também uma ferramenta de rede, uma fonte de conhecimento e um formato de lazer. E para o organizador - uma maneira de mostrar seu profissionalismo, fortalecer a marca pessoal do setor, fazer contatos úteis. Parece que todo mundo está conduzindo mitaps, e talvez você também queira o seu. A única questão é por onde começar e onde colocar os canudos mais tarde.

Aqui estão aqueles que compartilharam sua rica experiência conosco:

Grigory Petrov (eyeofhell), DevRel em Evrone , chefe do comitê de programa do Moscow Python Conf ++, um dos organizadores da comunidade do Moscow Python . Desde 2012, a comunidade realiza 72 mitaps para desenvolvedores de Python em Moscou.

Pavel Makarov , diretor do centro de treinamento " Master IT " (Ulyanovsk). Há dezesseis anos, ele organiza reuniões para dois públicos - especialistas em TI e empresários (nos locais do ponto de ebulição de Ulyanovsk - cerca de dois anos, onde passou um total de mais de 150 reuniões).

Alexander Popov , empresário, chefe da comunidade de ambiente de negócios (Volgogrado), realiza dezenas de eventos por ano.

Antes de tudo, entenda que o movimento não é tão terrível quanto é pintado

A organização de um mitap não requer habilidades fundamentais, traços de personalidade extraordinários e é muito mais fácil montá-lo do que organizar uma pequena conferência. Sim, e quebrar-se "para um grande objetivo" não é de forma alguma necessário: o organizador introvertido não precisa tentar "ligar o extrovertido".

Grigory Petrov:

Em 2020, em Moscou e São Petersburgo, é relativamente fácil organizar uma reunião. O principal desejo. É mais difícil nas regiões, mas não catastroficamente mais difícil.

Um mitap consiste em três componentes principais: plataformas, convidados, palestrantes. Geralmente, de três a quatro relatórios são feitos nas reuniões, e os próprios relatórios, é claro, são mais claros e concisos do que nas conferências, uma média de 15 a 20 minutos. Além disso, o formato mitap implica mais comunicação. Pegue o mesmo em nosso Moscow Python Meetup e Moscow Python Conf ++. Eles têm um único leitmotif: coletamos desenvolvedores principalmente para fins de comunicação.

A diferença é uma. Desenvolvedores profissionais vêm à conferência, para quem seu empregador compra um ingresso, e eles formulam perguntas específicas e obtêm respostas dos profissionais, incluindo CTO e os principais engenheiros de empresas mundiais. Mitapas também é frequentado por iniciantes, aqueles que desejam ingressar na profissão e especialistas em TI de áreas afins, principalmente para conversar um com o outro.

Nem sempre é sempre necessário fazer perguntas substantivas, mas, por exemplo, descobrir por onde começar o treinamento em uma pilha tecnológica específica ou em qualquer especialidade.

Alexander Popov:

Seja mais ousado. Sim, você precisa se preparar para qualquer evento com responsabilidade, mas no caso de um mitap, as pessoas esperam menos dos organizadores do que quando participam de uma grande conferência.

Se algo der errado, nem sequer é fato que o público notará: por exemplo, que não há marcadores, o orador fala sem uma apresentação ou o projetor está faltando. Não há cânones. As pessoas se comunicam de maneira amigável e geralmente não procuram armadilhas e inconsistências em seu treinamento: "Bem, provavelmente é isso que se destina".

Não é necessário ter nas costas uma equipe de pessoas afins, especialmente funcionários contratados, e os freelancers devem ser atraídos apenas pela necessidade

Ninguém te incomoda em coletar e segurar um mitap sozinho. Muitos fazem isso. Além disso, essa abordagem é razoável no sentido de que quase sempre alguém se destaca na equipe organizadora, "quem mais precisa". Ao mesmo tempo, é absolutamente normal delegar parte das tarefas a artistas, parceiros ou voluntários individuais de terceiros.

Alexander Popov:

Para organizar uma reunião, uma pessoa pode ser suficiente. Nós três estamos envolvidos em eventos: eu, meu assistente e representante do site parceiro. Mais duas pessoas estão “no gancho”: elas ajudam a escrever eventos, trabalham com redes sociais e monitoram aspectos técnicos (eles estão no lugar flip-flop, existe um projetor com uma tela inicial de eventos antes de começar, é a pessoa sentada à mesa, cadeiras ou otomanos organizados).

Aproveite ao máximo as soluções prontas

Além disso, em todas as etapas da preparação do evento. Se desejar, reuniões, pelo menos pequenas, e mais ainda em cidades com alta concentração de empresas de TI, podem ser organizadas quase sem custos financeiros. Pelo menos com o mínimo. Mas, a princípio, há o risco, por ignorância ou por resseguro, de investir dinheiro em algo que seria fácil de fazer.

Faz sentido coletar aplicativos de palestrantes e receber feedback de convidados de mitaps, usando formulários comuns do Google. Para registrar visitantes no evento, Timepad ou Meetup.com são adequados.

Quando se trata de detalhes, comece a organizar reunindo uma audiência

O mais difícil é entender quem convidar para a reunião e depois descobrir onde encontrar essas pessoas e como atraí-las para si mesmo. Talvez este estágio esteja repleto de riscos mais agudos. Infelizmente, o habitual: o site é encontrado, os alto-falantes são "cobrados", todos os amigos e colegas prometem descer. O organizador fez um anúncio no grupo do mitap no Facebook e publicou postagens "aquecendo" o público. Como resultado, 15 pessoas registradas, três vieram. Acontece, não há nada a ser feito. Seja como for, mesmo com uma base de contatos e uma promoção razoável, muito menos pessoas participam de um evento gratuito do que o registrado, uma média de 30 a 45%.

Ed.: A porcentagem de visitantes é chamada de índice de planejamento. Estudamos separadamente em um post com estatísticas de nossos 18 mil eventos.

Grigory Petrov:

Antes de fazer sua mitap ou série de mitaps, faça networking você mesmo. Venha para outras reuniões, para amigos, para universidades, para festas profissionais e reúna contatos.

Não há necessidade de ter medo da concorrência. E o fato de você sem experiência ser pioneiro também. Deseja, por exemplo, organizar um Rust-mitap, mas eles não são? Você está se perguntando em que tipo de idiomas os "rostovitas" são distribuídos. Veja quais próximas conferências haverá muitos "pythonists" e "vantagens". Você vai à conferência, entre em contato com o organizador: “Oi, eu quero fazer um mitap do Rust, posso anunciar sobre isso no palco e convidar os ouvintes?” Alguém se recusa categoricamente, temendo que você afaste o público dele e alguém concordará de bom grado.

O mesmo com convites pessoais. Aproxime-se da pessoa e diga: “Olá. Eu quero fazer um resumo sobre o código de refatoração em Python. Você é curioso? " Se ele estiver interessado, convide-o para trocar contatos no Telegram. Adicione-o lá com a tag meetup. Assim que houver mais de cem entradas em uma tag, bingo. A seguir, descrevemos a data do evento para que ele não se cruze com as maiores conferências do setor, com feriados do calendário etc. E você negociará com o site. Então, metodicamente, dê uma olhada naqueles que foram testados no Telegram: “Olá, temos o primeiro resumo de tal e qual data, ficarei feliz em vê-lo”, com referência à página do evento. Nos primeiros dois anos, de uma forma ou de outra, os convidados em potencial precisarão ser processados principalmente por meio do messenger e via email.

Não perca de vista para quem exatamente você faz um mitap específico

Por exemplo, para juniores, pré-médio ou médio, etc. Talvez, ao se inscrever em um evento, seria aconselhável pedir às pessoas que indicassem o nível de competências. Como opção, os principais interesses profissionais também são importantes, mas é importante não exagerar: vale a pena perguntar mais detalhadamente aos representantes da audiência que já visitaram um ou dois de seus eventos e que são pelo menos um pouco leais a você, caso contrário, um grande número de perguntas adicionais ameaça matar o desejo de uma pessoa de se registrar. .

Pense antecipadamente em quais oportunidades de comunicação você oferecerá aos convidados do mitap e como simplificar suas redes.

Deliberadamente, reunir pessoas com força não é a melhor opção. No entanto, se um mitap implica uma atividade interativa ou algum tipo de atividade conjunta dos participantes, algumas ferramentas para simplificar o conhecimento são úteis.

Alexander Popov:

Se o público é pequeno, cerca de trinta pessoas, primeiro damos a cada um dos 20 a 30 segundos para se apresentarem de acordo com um determinado algoritmo: eles dizem onde ele trabalha, que tipo de experiência ele tem, qual é sua solicitação atual e como pode ser útil para os outros. Geralmente começo comigo mesmo e passo o bastão para alguém da platéia. Demora cerca de 15 minutos. Quando há mais visitantes (de 20 pessoas), essa técnica exige muito tempo. Depois, dividimos as pessoas em grupos de seis a oito pessoas, e elas se comunicam de acordo com o mesmo cenário, mas dentro de seu círculo. Depois, peço a todos os participantes que se misturem e formem novos círculos, para que haja o maior número possível de estranhos em seu grupo.

Mitapas são principalmente sobre falar, mas não se esqueça de palestrantes e tópicos

Ao mesmo tempo, palestrantes e tópicos devem trabalhar para garantir que os participantes ... sim, foi proveitoso conversar sobre isso.

Grigory Petrov:

No caso de mitaps, o estrelato do falante não é tão importante. Mais importante, ele é capaz de levar as pessoas a uma comunicação produtiva, levanta tópicos importantes para a indústria. Por exemplo, em nossas reuniões em Python, o maior interesse do público é causado por tópicos que iniciam o treinamento, envolvem pessoas em interação: o Python é realmente bom para iniciantes, é realmente adequado apenas para ML. Ou, grosso modo, “Python vs. Vá no back-end "," Como em 2020, a situação está no desenvolvimento de aplicativos móveis em Python "e assim por diante. Se você entende o tópico (e é melhor realmente realizar eventos sobre o tópico em que você é guiado e cobrado), você mesmo está ciente de que a comunidade está "queimando" em conexão com ele, o que é o mais quente. <...> Alto-falantes são os menos problemáticos dos três principais componentes do mitap. Fale você mesmoprocurando candidatos entre amigos, em sua empresa, em outras conferências e reuniões relevantes. É ideal quando há três alto-falantes no mitap. Ninguém veio - está tudo bem. Com o tempo, você formará uma reserva da qual, em caso de uma doença repentina do alto-falante, você poderá "retirar" rapidamente o sobressalente.

Uma maneira razoável de escolher os tópicos certos para a mitap é “apenas perguntar” ao seu público-alvo o que é perturbador e atraente.

Alexander Popov:

Quando estávamos desenvolvendo um curso de treinamento para empreendedores, 150 pessoas foram entrevistadas. Conversamos com cada um de 10 a 30 minutos e fizemos perguntas abertas que revelavam suas “dores” e necessidades, “Lista de desejos”. Com base em suas respostas, compilamos uma “matriz de significados”, com base na qual, em muitos aspectos, formulamos os temas dos seguintes eventos.

Ao escolher um site, verifique como estão as condições "amigáveis ao ser humano"

Será fácil para os convidados chegarem ao local e será confortável para eles passar no espaço as duas, três, quatro horas que você alocou para a reunião?

Pavel Makarov:

Certifique-se de que seja conveniente para o seu público chegar ao local da reunião - tanto por transporte público quanto por privado. Existem estacionamentos nas proximidades, há um café nas proximidades - se o seu mitap for mais longo que o normal e permitir uma pausa para o almoço. Verifique a luminosidade da sala e a intensidade da iluminação (é suficiente para a operação normal com o projetor). Finalmente, existe uma fonte séria de ruído perto do local? Por exemplo, a construção nas proximidades é um enorme menos. <...> Poucos dos organizadores, além da temperatura na sala, prestam atenção em como é oxigenada. O salão, onde 50 a 80 pessoas se reuniram, rapidamente desaparece. Comprei especialmente um analisador de ar e o verifiquei: depois de meia hora, a norma do conteúdo de dióxido de carbono é duas vezes maior na sala. E isso significaOs visitantes perdem a capacidade de trabalho, é mais difícil para eles se concentrarem no material. Portanto, verifique com antecedência se a sala está bem ventilada. Meus colegas e eu imediatamente vemos se as janelas do corredor se abrem para que não haja corrente de ar, se há espaço para os hóspedes se movimentarem durante o intervalo durante a exibição.

Ed .: se a sua mitap for sem fins lucrativos, você sempre poderá gastá-la em um dos pontos de ebulição mais próximos .

Muitos têm uma boa seleção de instalações e equipamentos. Eles não vão aceitar dinheiro por isso.

Uma plataforma com uma área de lounge é especialmente preferida, onde os visitantes podem se comunicar livremente entre si e com alto-falantes

Grigory Petrov:

Se há uma sala no espaço com poltronas, uma tela, um projetor ... e isso é tudo - então isso é extremamente ruim para um mitap. A plataforma deve ser adaptada para comunicação. É assim que nossos cérebros são organizados: quando há várias pessoas por perto, eles conversam e, quando há entre 100 e 150, é difícil começar a discutir algo entre si. Incluindo, portanto, precisamos de uma zona de comunicação, de preferência com chá e café. Mesmo que as caldeiras de café sejam donas de espaço, tudo bem.

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O que fazer com o vídeo depende se a parte do conteúdo da mitap é exclusiva, se a qualidade da gravação é alta, quem se reuniu no evento (e se eles precisarão desse conteúdo posteriormente). Uma opção de trabalho é fazer o upload dos discursos dos palestrantes em um canal do YouTube com acesso direto ao link e compartilhar gravações com seu público (por exemplo, forneça um link para um vídeo em um boletim informativo por e-mail). Além disso, observar a mitap do ponto de fato pode ser útil para trabalhar em bugs.

É ótimo se a administração do site estiver envolvida na gravação do vídeo e tiver o equipamento necessário e a pessoa responsável por isso (isso não é incomum). Não - não importa: basta selecionar um ponto com uma visão decente para fotografar, colocar uma SLR simples ou até um smartphone em um tripé e ativar a gravação. Para iniciantes, é absolutamente normal.

Obter uma lista de verificação mitap

Mesmo se ainda houver alguns pontos no cenário de sua preparação para os eventos que você está organizando, é melhor escrever um documento consolidado que listará:

- todas as principais ações que precisam ser tomadas ao organizar o evento;
- todos com quem você interage regularmente durante a organização de reuniões;
- itens na presença dos quais você precisa verificar no site (baterias sobressalentes para microfone, cabos e adaptadores, clicker, chave deslizante, etc.).

Graças a essa lista de verificação, também será mais fácil se conectar rapidamente ao trabalho de novas pessoas que se juntaram à sua equipe.

Alexander Popov:

A lista de verificação de nossa equipe lista todas as atividades e áreas de responsabilidade do mitap. Qual o número que deve ser alcançado - e por quem. Em particular, quem e quando concorda com os palestrantes, descreve o evento e cria uma página de registro, solicita e recebe recursos visuais do designer, coloca postagens publicitárias e informativas, prepara a sala para o evento e muito mais.

A duração do mitap depende de muitos fatores, mas é melhor que ele caiba no intervalo de uma hora e meia a duas - duas horas e meia

Menos - é improvável que seja capaz de fazer algo significativo, mais - aumenta o risco de o público começar a "desfocar", e nem todos os interessados estão prontos para passar a maior parte do dia ou a noite inteira em um evento de TI local.

Pavel Makarov :

Não há apenas um máximo razoável, mas também uma duração mínima razoável de um mitap. Na minha experiência, isso é cerca de uma hora e meia. No final, se o evento for mais curto, as pessoas, mesmo com um bom programa, podem ficar desapontadas por terem passado algum tempo na estrada e abandonado outras atividades por causa de muito pouco. Ideal - duas a três horas. Mas se o mitap dura três horas ou mais, depois de uma hora e meia (mais ou menos) vale a pena fazer uma pausa.

Grigory Petrov:

Os encontros gratuitos de um formato mais ou menos padrão são realizados com mais frequência nos dias úteis após o trabalho, das 19:00 às 21:00 (os mais ativos por iniciativa própria continuam a se comunicar no pós-festa). É claro que, por algum tempo, deve ser previsto "encolhimento" (nesse caso, substitua o microfone, espere um pouco por quem está atrasado etc.). Damos aos oradores cerca de vinte minutos, entre seus discursos - intervalos para comunicação por 10 a 15 minutos. Você pode organizar esses eventos na sexta-feira à noite, só então há um grande risco de que as pessoas prefiram que seu passatempo tenha um passatempo diferente.

Você não deve começar a promover mitaps antes de três semanas antes do início

Mas o período mínimo depende da sua base de contatos, do seu “aquecimento”, da reputação de suas reuniões, da rapidez com que você pode organizar um evento etc.

Pavel Makarov:

Em 2019, começamos os preparativos em uma semana, ainda menos. Mas temos uma base grande e a experiência na condução de mitaps é decente. Para aqueles que estão apenas tentando sua organização, aconselho colocar tudo em tudo por duas semanas e meia - três semanas. Esse período é suficiente para criar o posicionamento do evento, criar uma página de destino, criar um ciclo de mensagens, começar a coletar registros etc. Não faz sentido começar mais cedo: as pessoas esfriarão e não virão.

Mas você precisa promover o mitap, ele não vai avançar

(Isso só funciona para aqueles que fazem mitaps legais por muitos anos seguidos e, mesmo assim, com reservas). Melhor em um plano detalhado.

Pavel Makarov:

Antes de cada reunião, determinamos quais canais usaremos e o que lançaremos. Normalmente, o primeiro é o e-mail: enviamos cartas com informações sobre o próximo evento para os participantes de eventos anteriores que concordaram em receber o boletim por e-mail. A segunda é a distribuição da VK em nome do grupo para os membros que se inscreveram em um tópico específico (temos várias linhas de eventos). O terceiro é o SMS. Quarta - mensagens de voz para um número de telefone. Cada um dos quatro canais não é totalmente acessível e aberto, por isso os combinamos em diferentes proporções.

Em seguida, fazemos postagens no Facebook e no VKontakte. Em alguns casos, compramos publicidade direcionada adicionalmente e, em outros, não (para participantes de reuniões anteriores, públicos semelhantes etc.). Para não "superaquecer" o público, isso não é frequente. Mensagens de voz para o telefone - a partir da força de uma vez por mês. Texto - não mais que uma vez por semana, mas geralmente menos ainda. Acontece que, ao organizar um mitap, podemos perturbar as pessoas com no máximo duas "ondas". Além disso, o segundo geralmente ocorre três dias antes do evento (muitos deixam a inscrição "para depois", aqui são calculados). Com quem se registrou, trabalho adicional está em andamento. É imperativo que eles lembrem às vésperas que um mitap ocorrerá amanhã: por lista de correio, SMS, mensagem no VKontakte, dependendo da situação e do histórico de suas comunicações.

Diante da possível indignação com as mensagens de voz: periodicamente questionamos nossa audiência se esse formato é irritante. Curiosamente, quase ninguém se incomoda, desde que a voz venha de nós não mais que uma vez por mês.

Se você não se limitar a um ou dois eventos, é melhor realizar mitaps com uma regularidade predeterminada

Por exemplo, uma vez a cada três meses. Se o mitap e seu organizador desaparecerem do campo de visão da platéia, ele rapidamente se afastará dele e você começará a perder a base coletada com tanta dificuldade.

Grigory Petrov:

Para que o mitap cresça, você precisa coletar cuidadosamente o público dos primeiros usuários, cuidar dele e acompanhar sua dinâmica. É muito importante assinar visitantes e interessados na lista de discussão e anúncios dos seguintes eventos. É bom enviar um resumo a eles uma vez por mês, que inclui o anúncio da próxima mitap. Se você gravou um vídeo, também pode fornecer um link para ele. Isso é importante: as pessoas se acostumam ao fato de receberem o boletim. Pouco a pouco, você aumentará esse público rapidamente. Talvez 100 pessoas se registrem na primeira reunião, mas 30 virão; visite o segundo "inscreva-se" 110 e obtenha 27; o terceiro registrará 130, e apenas 40 você verá no corredor e assim por diante. Em alguns anos, você terá uma audiência leal - e vasta -. Se você lidar com isso sistematicamente, em algum momento você perceberáque o próximo mitap "de alguma forma ele mesmo" reuniu cem pessoas.

Este é um trabalho gratificante a longo prazo. Faz sentido fazer isso o tempo todo. Digamos, todos os dias, gaste de cinco a sete minutos adicionando contatos de possíveis convidados ao messenger, uma vez a cada duas ou três semanas - vá para outras reuniões e agende com os sites.

PS Talvez você também esteja interessado em todos os tipos de estatísticas sobre vários eventos, desde o número médio de participantes até o índice de planejamento. Reunimos um dos 18 mil eventos e escrevemos um post separado .

Bem, se você está procurando uma plataforma para o seu mitap (palestra, seminário, conferência), dê uma olhada nos nossos Pontos . É tudo de graça!

Como montar um mitap legal: 16 dicas de três “mitapers seriais”. Eventos Leader-IT # 1