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Infográfico com Excel e PowerPoint

"Para que serve o livro", pensou Alice, "se ele não contém fotos ou conversas?"
Lewis Carroll, "Alice no País das Maravilhas"

Olá a todos!

Já estamos acostumados ao fato de que cada vez mais eles tentam nos enviar informações com elementos de infográficos. Os materiais visuais são percebidos e lembrados mais rapidamente do que os simbólicos. As imagens aprimoram emoções e analogias em nosso cérebro, com símbolos tudo é muito mais complicado.

Designers e artistas geralmente estão envolvidos na visualização de dados na mídia, recursos da Internet e mídia impressa. Mas os infográficos são frequentemente necessários em situações mais “modestas” - por exemplo, para apresentar informações nos relatórios de uma organização ou departamento, resumir os resultados de uma etapa ou projeto, analisar os resultados de um determinado período. Para esses fins, atrair designers pode ser muito caro em termos de finanças e tempo. 

Eu trabalho como professor e líder do grupo de desenvolvimento de materiais de treinamento no centro de treinamento“LANIT Network Academy” por mais de 10 anos e quando passo o curso de infografia que desenvolvemos , geralmente começo assim: “Nosso curso não é para designers, mas para os funcionários que precisam aprender a usar corretamente as ferramentas disponíveis para uma apresentação rápida e de alta qualidade dos dados.”

E o artigo não será sobre naves espaciais que exploram as extensões do universo, mas sobre vasos ...

Fonte

Diferentemente das novas tendências, para preparar alimentos saudáveis ​​e com baixas calorias a partir de ingredientes pouco conhecidos, caros e inacessíveis às pessoas da terra, ofereço receitas de produtos que definitivamente estão na sua geladeira.

Isso significa que tudo o que é descrito abaixo pode ser usado por um usuário comum que possui em seu computador um pacote de escritório padrão que inclui Excel e PowerPoint.

Os exemplos que continuaremos a considerar no artigo podem ser considerados criatividade "folclórica", pois algo foi espreitado pelos colegas, algo foi encontrado na Internet e algo foi deduzido por várias tentativas e erros.

Como criar rapidamente ícones de personagens e imagens?



Suspeito que muitos, como o meu, tiveram situações em que é necessário substituir rapidamente assinaturas ou legendas de texto em diagramas por imagens visuais compactas e compreensíveis, e também não se esqueça dos direitos autorais.

Ou seja, apenas as opções são adequadas: desenhar, comprar, encontrar recursos para uso gratuito ou usar a funcionalidade disponível da suíte de escritório.
Para as opções “compradas” ou “encontradas em um recurso gratuito” não havia recursos (dinheiro, tempo, Internet), a opção “empate” foi descartada anteriormente. Eu claramente fiquei em uma linha diferente quando esse talento foi distribuído.

Como resultado, fiquei com a opção de usar a funcionalidade existente do pacote do MS Office.

Aqui, as fontes Webding e Winding vieram em meu auxílio, bem como a capacidade de copiar qualquer rótulo de texto e colá-lo como uma imagem. E pronto, tenho toneladas de insígnias!


Acho que você sabe que o simples uso de um símbolo é inconveniente, pois não é dimensionado devido ao redimensionamento da inscrição, mas apenas ao tamanho da fonte.

Assim, transformamos o símbolo em uma imagem usando a funcionalidade do PowerPoint. 
Na guia Inserir, selecione o comando Legenda e crie uma área no slide simplesmente clicando no lugar certo.
Também na guia Inserir, selecione o comando Símbolo. 
Na janela que se abre, na caixa de listagem Fonte, selecione a fonte Webding ou Winding e encontre o caractere de que precisamos. Com o símbolo selecionado, clique no botão Inserir e feche a caixa de diálogo Símbolo.
Em seguida, destacando a inscrição, atribuiremos o tamanho e a cor que precisamos para o símbolo.
Agora, precisamos cortar a inscrição selecionada usando qualquer um dos métodos disponíveis: uma combinação de teclas, um menu de contexto ou botões na faixa de opções.
Mas eu proponho a inserção usando o menu de contexto, chamando-o no lugar certo no slide e selecionando o comando Imagem no grupo Inserir Parâmetros.

Se necessário, você pode cortar a imagem resultante usando o comando Cortar na guia contextual de Ferramentas de desenho \ Formato.

A propósito, esta receita pode ser usada no Excel. 

Agora vamos complicar um pouco e considerar o processo de criação de um ícone, como na figura. 


Os ingredientes de nossa receita serão um círculo com um preenchimento e uma inscrição com um símbolo da fonte Webding. E, em seguida, prestidigitação e nenhuma fraude. Vamos começar.

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Para a imagem recebida selecionada, adicionamos um efeito usando a lista de comandos Efeitos para uma imagem na guia contextual Trabalhar com desenho \ Formato. Eu recomendo começar a usar as opções da lista de colheita.

É simples criar você mesmo ícones no PowerPoint e no Excel. Era uma vara de pescar, peixe!

Como criar uma forma personalizada e usá-la como parte do infográfico criado?




Não parei nos ícones; precisava de figuras complexas para a apresentação, que são facilmente compostas por várias simples. Esses designers costumam usar para decoração e criá-los sem muito esforço. Eu decidi medir minha força. Felizmente, com planimetria, está tudo bem comigo. E com a ajuda dos comandos para combinar as figuras e ajustar o volume, percebi várias opções que mais me agradavam nos exemplos na Internet.

Um exemplo foi pesquisado por um processo cíclico de 4 etapas. Mesmo sem exemplos, ficou claro que o padrão seria um círculo ou quadrado.

Um pequeno truque e um monte de manipulações e, como resultado, dois espaços em branco.


E então Ostap sofreu ...

eu queria adicionar volume ...



Das ferramentas, apenas aquelas que estão no PowerPoint, mas o resultado foi impressionante.

Por exemplo, vejamos a criação de uma forma tridimensional a partir de um anel para um loop circular usando o PowerPoint.

E, novamente, não haverá valores específicos, haverá uma receita passo a passo com várias oportunidades de criatividade.
Você já criou um círculo e, com certeza, criará um anel no slide, mas aqui não esqueça de pressionar a tecla SHIFT.

Além disso, crie um triângulo retângulo, do qual faremos uma seta. E, novamente, não se esqueça de SHIFT, para que seu triângulo não seja apenas com um ângulo reto, mas também equilateral. O triângulo deve ser copiado 3 vezes para obter 4 espaços em branco para as setas.
45 , , . 

.

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-135 . , . .
-45 , . 135 , ,  .
. \ . 

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4 : 3 , \ . .
, , \ .
Agora vamos adicionar volume e, para isso, no menu de contexto do objeto, selecione o comando Formato da Forma ...
Na área Formato da forma, na guia Efeitos, expanda o grupo Formato da forma do volume. Nele, defina o parâmetro Profundidade cor e tamanho. Neste exemplo, a cor selecionada é cinza e o tamanho é 60 pt.
Agora, abriremos o grupo Girar volumétrico e selecionaremos o apropriado na lista de opções em branco. Se desejar, você pode alterar os valores para qualquer um dos três eixos. 

Se você não usou as ferramentas para criar pseudo-volumes no PowerPoint antes, é hora de começar.

Como substituir informações textuais por um objeto gráfico?



Quantas vezes você viu nas apresentações o texto na forma de listas simples ou inscrições colocadas de acordo com algum plano do autor, mas não muito claro para o espectador? Eu frequentemente.

E parece que já em várias versões do Office, a funcionalidade Smart-Art é desenvolvida e preenchida com várias opções, mas acontece que, como em uma piada sobre um gato de que eles não gostam porque não sabem cozinhar. Há uma história semelhante com a arte inteligente: eles geralmente não são usados ​​apenas porque não foram resolvidos com eles e não aprenderam a personalizar suas necessidades.

Mas mesmo os designers na maioria dos casos usam modelos e desenvolvimentos existentes; então, por que não colocá-lo em serviço e usar arte inteligente para o objetivo a que se destina?

Eles são especialmente úteis para exibir listas, processos ou ciclos, organogramas ou relacionamentos.

Ao colocar arte inteligente em um slide de apresentação ou em um arquivo de texto e colocar o texto desejado, você pode não apenas alterar e personalizar o esquema geral de cores, mas também cada objeto específico dentro da arte inteligente.

O tamanho também muda para tudo e para um objeto específico dentro.

Aqui está uma arte inteligente de loop simples:


E aqui está um exemplo do resultado da edição e formatação dessa arte inteligente usando ferramentas padrão.


De alguma forma, eu precisava visualizar o processo linear, mas as opções para a arte inteligente existente pareciam rústicas, e exemplos de modelos de design na Internet eram mais expressivos e mais adequados. Mais uma vez estou numa encruzilhada ... E segui meu caminho. Para resolver esses problemas, é recomendável combinar a arte inteligente existente e a capacidade de criar formas complexas.

Como resultado, essa simbiose aconteceu. 


E agora em ordem. Crie um processo linear com frases de destaque.
Crie arte inteligente escolhendo a opção Linha de tempo simples.
Aumente o comprimento e diminua a altura do objeto. E para que as áreas com texto não apareçam, como no nosso exemplo, introduzimos em cada espaço.
. SHIFT! , . 
. , . …

135 .
, SHIFT, , . .
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Mova a forma resultante e conecte-se ao primeiro ponto da linha do tempo.
Copie a forma criada e atribua a ela uma cor de preenchimento e contorno diferente. Mova e conecte-se ao segundo ponto da linha do tempo.
Selecione apenas o segundo ponto da linha do tempo e atribua uma cor, como uma forma.
Criamos e formatamos a terceira figura e apontamos na escala da mesma maneira, escolhendo a cor desejada.

Como resultado, criamos um espaço em branco para uma linha do tempo ou processo linear com frases de destaque. Para tornar a imagem “não desmoronar”, recomendo agrupá-la, mas já quando você terminar de editar e formatar.

Como usar emblemas e ícones nos gráficos em vez de uma legenda?



Se você estava criando diagramas, enfrentou claramente a questão da necessidade de adicionar uma legenda a um diagrama específico. Às vezes, parece supérfluo, tudo está claro, e às vezes é definitivamente necessário, sem ele você pode se perder nesta floresta. Gostei muito da abordagem de substituir a legenda pelos emblemas da série no próprio gráfico.

Existem muitas opções, e essa funcionalidade estava no Excel antes de zero, até 2000.

Os ícones podem ser inseridos como preenchimento para uma linha especialmente adicionada ou em vez de etiquetas.



Considere o primeiro exemplo de um gráfico de linhas que mostra o progresso de um plano de departamento.
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Webdings . .
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CTRL+V.

Consideramos apenas a opção de colocar uma imagem na área da linha, mas você pode preencher as linhas com desenhos, bem como substituir os marcadores de ponto da série por eles.  

O que e como os gráficos são usados ​​para visualizar o valor final?



Imagine uma situação comum quando você tem uma tabela e os dados se acumulam ao longo do tempo. Você precisa exibir o valor total calculado em um determinado momento para maior clareza, não apenas com um número, mas com um objeto visual - um diagrama. Ou, por exemplo, você precisa mostrar os principais indicadores de desempenho (KPI). Um termômetro é frequentemente usado para tais fins, mas o circular é perfeito.

Aqui estão alguns exemplos.




 

Vamos nos debruçar sobre o primeiro exemplo.

No coração do diagrama de anéis, mais precisamente, dois. Um como um espaço em branco para um anel com os mesmos setores e o segundo para exibir o próprio valor. Ao adicionar assinaturas e emblemas em vez de uma legenda, você pode criar um placar inteiro com indicadores.

Agora em ordem.
Para criar um espaço em branco em uma planilha do Excel, selecione qualquer célula vazia. 

Na guia Inserir, no grupo Gráficos, selecionamos uma variante do diagrama do Gráfico.

Na janela vazia da área do gráfico, chame o menu de contexto e selecione o comando Selecionar dados.
Na janela Selecionar fonte de dados, clique no botão Adicionar.
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Como resultado, obtivemos um gráfico de rosca com uma exibição de setor, que é igual ao valor total atual. A conveniência desse método é que, quando você altera o valor final e, consequentemente, o resultado na célula usada para cálculos e plotagens adicionais, o diagrama de anel muda.  

Os exemplos restantes que são fornecidos no início deste tópico também são construídos usando pequenos cálculos adicionais, combinando configurações de diagrama e sobreposição de elementos gráficos.

Como usar uma borboleta para comparar dois conjuntos de dados?



Comparar dois conjuntos de dados também é uma tarefa comum. Você pode usar histogramas ou gráficos sem mais delongas, mas pode adicionar um pouco de passas, por exemplo, use um diagrama com um belo nome "Borboleta". Nele, as séries de dados são exibidas simetricamente em relação ao eixo vertical, parecendo asas de borboleta.

Mas mesmo esse diagrama pode ser construído de pelo menos duas maneiras diferentes.

É assim que eles ficarão como resultado.
    


Ambos os diagramas exigirão cálculos adicionais. No primeiro, você precisa adicionar três linhas de dados fáceis de calcular e, no segundo, os valores de uma das séries de dados são multiplicados por menos um e deitados ao longo do eixo negativo. 

Em seguida, você precisa de configurações para exibir os próprios elementos dos diagramas.

Prefiro a primeira opção, e é por isso que a consideraremos com mais detalhes.

Vamos começar.
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Em seguida, na alteração do eixo contextual, selecione o comando Formato do eixo ... e, na área Formato do eixo, defina a opção Ordem de categoria reversa. Além disso, usando o botão Elementos do gráfico, desative a exibição do eixo vertical.

Então eles resolveram a "borboleta". A principal coisa - não se esqueça que este gráfico é para comparar duas séries de dados do mesmo tipo. 

Como usar dados reais que podem mudar com o tempo ao criar infográficos?



Eu já disse que não sei desenhar. Minhas habilidades acabam em colorir e aplicar padrões, copiadoras e estênceis. É por isso que eu respeito e aprecio o trabalho de designers e artistas. Mas, às vezes, as condições de trabalho não tornam possível o uso de suas habilidades simplesmente porque não há tempo para "todas essas belezas".

Os dados usados ​​nos relatórios são alterados durante a semana ou até o dia. Apenas desenhar uma capa para eles não faz muito sentido, e criar infográficos pelo designer leva mais tempo do que esses valores serão relevantes. 

Vejamos uma situação comum quando há uma tabela que coleta dados por semana, mês ou ano. É importante que esta seja uma tabela "ativa", novos dados sejam inseridos nela e os dados já inseridos sejam ajustados. Alguns dados calculados desta tabela devem ser monitorados durante o período de preenchimento da tabela e outros de acordo com os resultados.

Na própria tabela, nem sempre é conveniente rastrear vários valores ao mesmo tempo, mas em uma nova planilha da pasta de trabalho, podemos criar uma tabela com links para esses dados e criar um gráfico ou vários gráficos (painéis) para essa tabela ou valor específico. Esses links são atualizados instantaneamente e, portanto, veremos os dados da tabela atual mais recentes no gráfico.

Ao mesmo tempo, a capacidade de inserir uma planilha do Excel em um slide do PowerPoint ou em um documento de texto do Word como um objeto relacionado também possibilita a preparação de documentos de relatório em conjunto com dados intermediários, simplesmente atualizando o relacionamento entre os documentos. Depois que o relatório estiver finalmente pronto, você poderá interromper a conexão, deixando os dados relevantes mais recentes.

Ainda não imaginava como isso poderia ser? Então vamos dar um exemplo.

Me deparei com o site https://www.thesmallman.com/ .

Possui uma seção Infográficos que contém vários arquivos - exemplos de criação de painéis no Excel, que você pode baixar e analisar cuidadosamente.

Um exemplo é o arquivo AgeInfo.xlsx.

A planilha de vencimento contém dados usados ​​para criar um painel na planilha AgeInfo.



Neste exemplo, o painel exibe informações sobre a população acima de 65 anos por país.

O lado direito usa gráficos de barras com base nos dados do intervalo da folha Envelhecimento.

Imagine que eles foram coletados de outra ou mesmo várias outras tabelas, ou seja, os próprios valores não são inseridos nas células, ou seja, os links para os dados de origem. 

Apresentado? Agora tente implementar essa conexão em seu próprio exemplo. Ou seja, selecione nos dados de origem aqueles que você deseja visualizar, crie um link para eles a partir de outra planilha e crie vários diagramas, incluindo pelo menos um dos considerados.

Estes são apenas alguns exemplos da variedade de opções que o pacote MS Office permite. Praticamente não tocamos nos exemplos com gráficos combinados e nos gráficos que apareceram nas versões 2016 e 365.

Conte-nos nos comentários o que foi útil e o que você já sabia. Compartilhe outras tarefas de visualização que você precisa resolver em condições de falta de ferramentas. 

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