As listas de verificação substituem os regulamentos?

No trabalho, tive que implementar o gerenciamento de projetos em uma empresa grande e flexível, em termos de gerenciamento. Eu "quebrei" os antigos e tentei iniciar novos processos de negócios. Escrevi as regras, fiz avaliações de pessoas em matrizes motivacionais.
O CEO assinou ordens que quase ninguém seguiu. Eu envolvi os altos da empresa no processo, mas eles não encontraram tempo para analisar um ou outro documento. Alguns gerentes de projeto desejavam sinceramente seguir as novas regras, mas não as entendiam. Tentei tornar os documentos o mais simples e compreensível possível, mas isso não produziu resultados.

Entendi que um regulamento é um documento chato que é interessante apenas para mim; um entendimento meticuloso do regulamento exige perseverança especial, desejo e uma mentalidade inquisitiva. Um pedido, documento ou outro bloco de texto não pode ser uma ferramenta que explique e propague as regras da vida. O texto seco não pode inspirar, e o texto criativo é inaceitável em um ambiente corporativo.

Decidi substituir os regulamentos por listas de verificação. As listas de verificação ajudaram uma pessoa a não esquecer o mais importante em algum momento, mas não deram uma compreensão do processo como um todo. As listas de verificação não podiam descrever processos de negócios, e era exatamente isso que era necessário.

Depois fiz um experimento e combinei a descrição do processo de negócios e a lista de verificação plana usual. Um dos gerentes chamou esse método de metrô de Moscou, eu o chamei de fluxo ou processo de teste.

Eu quebrei meus requisitos para gerentes de projeto em cada estágio na forma de listas de verificação hierárquicas e o projetei na forma de um diagrama em árvore. Acabou uma espécie de decomposição de listas de verificação para as etapas importantes do projeto.

Cada gerente pode ver todos os requisitos em uma folha A4 e usar essa ferramenta em seu trabalho diário.

Por caixas de seleção, designei as etapas que devem ser concluídas. Se as caixas de seleção continham números, isso significava que as ações precisavam ser executadas nessa ordem.



Se não houvesse números, o gerente precisaria executar todas as etapas na filial, mas a sequência não importava.



Se eu quisesse indicar etapas opcionais ou ferramentas que podem ser usadas, designei-as com um ponto na linha da lista de verificação.



Mais tarde, comecei a adicionar barras de rádio para poder ramificar listas de verificação, dependendo das condições. No meu caso, essa condição costumava ser o tipo de projeto:

ramos típicos ou únicos (como a chamamos). Afastando-se das listas de verificação raiz, como se decompostas, a lista de verificação e em um nível inferior explicavam o que fazer.



Surpreendentemente, esse formulário se tornou bastante compreensível para a maioria dos gerentes de projeto e gerenciamento. Uma olhada foi suficiente para entender os requisitos e o processo como um todo. A versão impressa da lista de verificação dava ao chefe uma ferramenta de autocontrole. Uma pessoa pode marcar as medidas tomadas, como em uma lista de verificação regular.

Alinhar processos de gerenciamento de projetos com a alta gerência também se tornou mais fácil. Acabamos de concordar com a lista de verificação, e os regulamentos não interessavam a ninguém. Eles se limitaram a uma linha como: "O gerente de projetos deve cumprir os requisitos da lista de verificação de gerenciamento de projetos".

Mais tarde, percebi que poderia usar essa ferramenta para fins pessoais. Eu li muitos livros de negócios e costumava usar mapas mentais para estruturar novos métodos. Mas mapas mentais não ajudam a visualizar mudanças no processo. Ao ler o livro, você deseja alterar seus princípios de ação em uma área específica. Não se esqueça de tomar medidas importantes que não havia tomado antes.



Comecei a usar fluxos de teste (listas de verificação gráficas) para alterar os princípios do meu trabalho em uma área específica e, na minha opinião, essa é uma ferramenta bastante adequada. Depois de ler o livro, formulo novas regras para mim na forma de uma lista de verificação, depois as compartilho com pessoas cuja opinião é importante para mim. Envio a eles uma lista de verificação de streaming e digo algo como: "Ei, o que você acha se eu agir assim em tais situações?" Recebo feedback e, surpreendentemente, não há dúvidas sobre o que é isso e como entendê-lo.

Aqui está uma experiência tão espinhosa de sucesso! Como você lidou com essas tarefas? Acredite na eficiência dos documentos!?