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Entramos no lugar do gerente do escritório. Algoritmos básicos de suprimento

Decidi escrever este artigo depois de visitar um escritório - não havia chá preto lá. Havia muito verde, mas não preto. E houve interrupções no café.

E após cada visita a um revendedor autorizado, quando o carro quebra, resta um desejo de escrever este artigo. Uma vez eu escrevi, através do formulário de feedback no site do revendedor. Porque eu estou cansado de correr e comprar peças de corrida eu mesmo.

Em geral, quero falar com palavras simples sobre os métodos mais comuns de organização de compras. Para torná-lo realmente simples e claro, colocarei todos esses métodos no que todo mundo sabe e vê: fornecer chá, café e açúcar ao escritório.

Então, imagine que de alguma maneira você se tornou um gerente de escritório. O anterior saiu há um mês e foi morar na Indonésia. Como ele fez o que é desconhecido. E você precisa organizar um material de escritório normal, cheio de programadores, testadores, líderes de equipe, gerentes etc.

Planejamento volumétrico


O planejamento de espaço, ou OKP, é o mais movimentado para o fornecedor, porque requer um mínimo de esforço e responsabilidade.

A essência está no próprio nome. Você simplesmente recebe uma lista do que precisa comprar, indicando a nomenclatura e a quantidade. Por exemplo, 10 pacotes de chá preto, 5 verdes, 15 pacotes de café em grão, etc. Geralmente, há um índice subscrito na lista, como "este é um plano para o mês". Acontece que a programação volumétrica - você precisa comprar uma certa quantia por um determinado período. Um período é geralmente chamado de horizonte de planejamento.

A origem desse plano não o incomoda. Tudo que você precisa fazer é encontrar fornecedores e pedidos. Bem, ou a pé com uma sacola de cordas para Auchan fugir. Com isso, sua missão é concluída antes do próximo período de planejamento.

Os fornecedores particularmente preguiçosos são convidados a fazer um plano para o ano. Então você precisa trabalhar, de fato, uma vez por ano.

Planejamento, ou seja, a identificação de necessidades pode ocorrer de várias maneiras.
Por exemplo, você pode perguntar a todos os funcionários: quanto chá, café e açúcar você adiciona? Todos dirão algo, você resumirá as evidências e fará um plano. Você pode delegar a coleção de requisitos aos gerentes e obter algo como aplicativos internos, tão amados nas fábricas (quando uma unidade pede algo de outra).

Outra opção é elaborar um plano com base em indicadores reais do período passado. Por exemplo, sabe-se que em dezembro foram consumidos 20 pacotes de chá preto, 10 chá verde e 40 pacotes de grãos de café. Você pode simplesmente pegar e copiar esses dados no plano de janeiro e fazê-lo todos os meses.

E você pode levar em consideração a sazonalidade - por exemplo, fazer um plano para o verão, levar dados para o inverno, mas reduzir pela metade os números. Afinal, é claro que no verão há menos pessoas (feriados) e as bebidas quentes não são tão boas (quentes).

Exótico frenético - estrague aqui o MRP, a metodologia para determinar os recursos materiais da empresa. Verdade, então você definitivamente será expulso do cargo. Apenas faça todo mundo fazer planos.

Deixe os gerentes fazerem um plano de vendas. Então, procedendo a isso, deixe os programadores e líderes de equipe delinearem um plano de produção - bem, o que eles farão este ano, que tipo de trabalho, projetos etc. Depois, contrate e coloque uma pessoa que criará uma "especificação de trabalho do programador" para você e, além disso, um fluxograma. Na especificação de recursos, será escrito, por exemplo: para a produção de uma hora de trabalho do programador, são necessários 0,75 saquinhos de chá preto, 20 g de açúcar e 8 g de grãos de café.

Bem, é isso. Os programadores escreverão um programa que “incomodará” os planos de produção - para calcular quanto você precisa comprar café, chá etc. para produzir a quantidade certa de trabalho para programadores.

As vantagens de tal esquema são óbvias. Você, como fornecedor, vive com facilidade e simplicidade. Sem boatos, o plano é preparado de forma silenciosa, com antecedência e, no momento certo, você apenas faz um pedido ao fornecedor. Também é conveniente para os financiadores - o valor que você gasta na compra é conhecido antecipadamente e com precisão. Assim, você pode incluí-lo com segurança no orçamento do fluxo de caixa e, no momento certo, apenas pagar a fatura do fornecedor.

Mas o resto dos caras terá que apertar. Antes de tudo, aos programadores que você expulsará dos empregos para acomodar todo o volume comprado de café, chá e açúcar. Especialmente se eles forem estocados por um ano. Afinal, temos um escritório, não uma fábrica, e não há armazém. Há uma pequena sala de serviço, mas o administrador do sistema e a faxineira com seus esfregões já estão localizados lá. E o papel higiênico deve ser guardado em algum lugar.

E o mais interessante - muito em breve você não terá mais chá preto. E haverá muito verde. Porque o plano elaborado para o ano ficará obsoleto em uma semana. Os telepatas ainda estão de férias, e calcular a necessidade por um longo período é simplesmente irreal. Os funcionários serão adicionados, ou vice-versa - eles sairão, suas preferências mudarão, ou acontece que eles simplesmente cometeram um erro nos cálculos.

O OKP é muito insensível a mudanças na demanda. Ele não dá a mínima. Como se costuma dizer, o que foi pedido, depois beba, mesmo que você mude de idéia.

E então o diretor vem correndo e pergunta: onde está o dinheiro? Capital de giro, vida, dinheiro real. Mas não há, todos eles foram comprar chá, café e açúcar. O chá terá que pagar salários, pagar eletricidade, negociar trocas por novos laptops. O dinheiro é congelado em chá e café.

Ordem por ordem


Esse esquema é mais complicado para você, porque você precisará lidar com as compras com frequência. Você vem e anuncia: bom, pessoal, a partir de hoje eu compro exatamente isso e exatamente o que você pede. E você será responsável pelo volume adquirido pessoalmente.

A principal coisa aqui não é aumentar a compra. Deixe cada funcionário pedir chá, café e açúcar para si. Ele escreve uma ordem para você e seu chefe - concorda em compartilhar responsabilidades com seus subordinados. E você apenas pega esse pedido e o encaminha ao fornecedor.

Geralmente, os laptops são comprados, mas chá com café também é possível.

Os benefícios são óbvios. Você, novamente, não precisa tomar banho. Basta executar o aplicativo - envie-o ao fornecedor, obtenha a fatura, envie-a ao departamento financeiro para pagamento, aguarde a entrega e entregue o pacote de chá da sorte ao sortudo.

É um pouco mais complicado com dinheiro - o orçamento não é conhecido antecipadamente. Hoje pedimos 10 pacotes de chá, amanhã - 50. Os financiadores se rebelarão e exigirão restrições e limites. Por exemplo, em espécie - não mais que 20 pacotes de chá preto por mês. Algo como cartões de limite-cerca.

E aqui começa a história mais interessante, que o esquema "ordem por ordem" traz consigo. Em termos simples, isso é srach.

Julgue por si mesmo. Todo mundo fez um pedido para si mesmo - o que significa que o chá que ele comprou era dele. Não há oferta geral, apenas pessoal. Não importa se é o estoque de um departamento, equipe ou pessoalmente de algum tipo de programador. Compartilhar? Não. Afinal, uma pessoa passou por um procedimento complicado de fazer pedidos, avistar, coordenar pagamentos etc.

Então, alguém se senta com chá e alguém sem. Bem, aqueles que perderam a "janela de transferência". Ordenado - beba, esqueci - arraste de casa.

Se os financiadores definirem um limite para compras, o custo será sobre o uso desse limite. Todos tentarão pedir mais para não ficar sem um recurso tão importante. E o limite não é de borracha. Todos os programadores deverão ser seus amigos, o gerente do escritório, para garantir uma prioridade no pedido. Prepare uma caixa na mesa para chocolates.

E então você precisa de um novo funcionário que lide com a realocação de recursos. Vamos chamá-lo de DOP - Departamento de Planejamento e Despacho. Você será levado o pedido de compra, e ele - o pedido de circulação de reservas. Bem, é como "peço que você pegue 10 pacotes de chá preto dos testadores e o entregue a nós, desenvolvedores, porque estamos finalizando o projeto e realmente precisamos dele". Uma pessoa da DOP terá que levar um armário inteiro para chocolates.

E no final, o diretor vai correr e gritar: por que ninguém trabalha? E quando trabalham, compartilham açúcar com colheres.

Teoria das restrições do sistema


A teoria das restrições do sistema, ou simplesmente o CBT, é uma abordagem de gerenciamento e planejamento de Elijah Goldratt. Em geral, a TCC, como abordagem, é universal e encontrará um lugar em qualquer atividade. Com base nesse conceito, várias ferramentas práticas foram criadas para várias indústrias e processos, mas a TCC mais difundida é encontrada no suprimento.

Em sistemas diferentes, você encontrará várias variantes dos nomes desse método, mas o TOC quase nunca é mencionado. Por exemplo, BBV (corda de amortecimento), estoque, planejamento de consumo, estoque de segurança, etc.

A essência é a mesma - compre tanto quanto você consome. E mais frequentemente. Do ponto de vista do programador / engenheiro, esse esquema é maravilhoso, porque você nem precisa pensar nisso - é completamente auto-regulável.

Então, você vem no primeiro dia, pega uma sacola de cordas e arrasta para Auchan. Tome chá preto e verde, grãos de café, açúcar. Quanto - geralmente não me importo. Mas melhor - menos. Pegue um de cada vez.

Então você decide por si mesmo que irá a Auchan uma vez por dia. Isso será chamado de "período de reabastecimento". Você pode chamá-lo de "buffer de tempo" ou apenas um buffer.

Ainda mais fácil. Venha com uma sacola de cordas para a cozinha, coloque cuidadosamente tudo em uma prateleira e vá trabalhar por conta própria. Apenas seja paciente e resistente ao estresse, porque em uma hora eles virão até você e dirão que o café acabou.

Bem, pense em algo, diga ocupado, deixe-os resistir. De manhã, entre na cozinha e veja o que resta da sua compra ontem. Subtraia o que resta do que você comprou e obtenha sua ingestão diária.

Se algo estiver faltando, compre mais hoje. Por exemplo, dois pacotes de café em vez de um. Se sobrar chá verde, não o compre hoje.

Agora um pouco de terminologia. A quantidade de cada posição que você deseja manter na cozinha é o nível desejado. Também é chamado de "buffer". A foto que você encontrou de manhã na cozinha é o status do buffer, ou seja, porcentagem do estoque real do tamanho do buffer.

Por exemplo, se você comprou um pacote de chá verde e, pela manhã, vê que resta metade, o status do buffer é de 50%. Se não houver café em grão, o status do buffer será 0%. E se alguém arrastou dois pacotes de chá preto de casa e já bebeu o seu ontem, o status do buffer é de 200%.

A CBT não gosta de escolher números exatos ou, como o próprio Goldratt disse, medir o ruído. Era necessário, ele disse, assistir do ponto de vista de um pássaro. E divida o buffer em três zonas. Status do buffer 0-33% - zona vermelha, 33-66% - zona amarela, 66-100% - zona verde. Pinte-se para o status do buffer acima de 100%, pense em você, eu costumo fazer roxo. Há também um status de buffer negativo, marcado com preto, mas esse não é o nosso caso.

O resto é simples. Para cada posição, determine a cor do status do buffer. Se vermelho, compre mais hoje do que ontem. Se amarelo - tanto quanto ontem. Se verde e acima - não compre nada.

Surge a pergunta: quantas unidades aumentam o buffer? Goldratt disse - tome cuidado com os cálculos, ajuste em um terço do buffer. Bem, no nosso exemplo, isso não vai funcionar, compramos um de cada vez e em escala industrial - é bastante normal. Pela primeira vez, você pode dobrar o buffer.

A cor vermelha diz que o consumo é mais rápido que o reabastecimento, e você precisa aumentar o tamanho do buffer para não cair em uma ração faminta. A cor amarela diz que tudo está normal e é necessário viver. Verde indica que o consumo está atrasado e você está com excesso de estoque.

Na verdade, é tudo. Eles contavam por cores o que e quanto comprar, fugiram para Auchan e se empenharam ainda mais. De manhã, entre na cozinha e repita os cálculos. Essa é a auto-regulação do sistema. Não há necessidade de pensar. Obviamente, além de pensar, determinar o status do buffer.

Gradualmente, o tamanho dos buffers será reduzido, e você só precisará reabastecer o suprimento. Depois, você pode fornecer o material de escritório de chá e café a alguém menos inteligente do que você. Emita uma instrução simples: todas as manhãs na cozinha, devem haver 10 pacotes de chá preto, 3 - verdes, 15 grãos de café e 20 pacotes de chá refinado. Compre o que está faltando.

E então você só precisa olhar algumas vezes como está lá. Afinal, a situação está mudando - sazonalidade, férias, preferências, número de funcionários, etc. Você só precisa olhar para a cor do buffer e ajustá-lo um pouco para posições individuais.

O café fica vermelho em alguns dias? Aumente o buffer em um terço. O chá verde é sempre verde? Menos um terço. Bem, etc.

E tudo no chocolate, depois de vários dias de auto-ajuste. Sim, na prática real, é claro, eles não começam com um pacote - eles apenas pegam informações históricas sobre consumo e começam o primeiro dia com esses números. Este é apenas o ponto de partida da auto-regulação do sistema.

O financista agora sabe novamente quanto dinheiro é necessário para chá e café, porque os volumes de compra são raros e conhecidos com bastante precisão. Os funcionários estão felizes porque tudo está sempre lá e com uma pequena reserva. O administrador do sistema está feliz porque você não o expulsa da sala dos fundos. Você é feliz porque o trabalho é fácil e simples.

E o diretor está feliz porque todo mundo está feliz.

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