🕤 🎾 🧖 Traduzimos um portal corporativo no Microsoft Teams 👩🏽‍🤝‍👨🏿 🍦 💠

Olá Habr!

O público corporativo de messenger da Microsoft ultrapassou 20 milhões de usuários por dia, informou a empresa em 19 de novembro de 2019.

As equipes ainda estão à frente de seu concorrente - o mensageiro corporativo Slack, que agora tem 12 milhões de usuários.

Na minha humilde opinião, essa é uma lacuna bastante lógica, que só crescerá ainda mais. A Microsoft criou um excelente produto que permite que você trabalhe de maneira bastante eficiente em equipe, especialmente quando é distribuído geograficamente.

Usamos equipes quase desde o primeiro dia de sua existência no mercado russo e, recentemente, em nossa empresa, expandimos completamente o portal tradicionalmente amado no SharePoint Server, e o número de conversas por email foi reduzido em média de 5 a 7 vezes.

Esse tópico é tão amplo que simplesmente não pode caber em 1 a 2 artigos. Por isso, começarei com uma abordagem geral do uso do Microsoft Teams como ponto de entrada único para nossos funcionários. Também no futuro próximo, planejo lançar uma série de artigos técnicos, se o tópico for do seu interesse.

Como era o antigo portal?

Nosso antigo portal foi criado no Microsoft SharePoint Server e não era apenas um portal, mas um ecossistema completo para os funcionários da empresa, que inclui os seguintes blocos principais:

Um novo funcionário é tudo o que um funcionário que começa a trabalhar conosco precisa saber. De fato, essa é uma pequena base de conhecimento que inclui a missão da empresa, links úteis, acesso a comunidades internas e outras utilidades para a adaptação suave dos funcionários.
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Deixe-me mostrar um exemplo de como era a nossa comunidade de analistas.

A introdução do portal corporativo aumentou a eficiência da empresa em 15% e facilitou seriamente a vida dos escritórios remotos.

As principais desvantagens foram:

Uma ruptura com o principal canal de comunicação da empresa (na época era o email + TI de sombra na forma de comunidades no Skype).
Para participar da discussão, ver as notícias ou fazer uma pesquisa, você precisa ir ao portal.
Falta de um cliente móvel conveniente.
O design modesto.

Portal Concept nas Microsoft Teams

Começamos a desenvolver o conceito de um novo espaço corporativo no Microsoft Teams, de acordo com a metodologia da Microsoft (Avaliação de equipes), que inclui reuniões com equipes-chave, elaborando cenários típicos de interação e adaptando esses cenários aos recursos do Office 365.

As primeiras reuniões foram realizadas com gerentes da empresa (gerentes de gerenciamento, RH, chefes de departamento e comunidade, gerentes de projeto). Como resultado, as direções gerais das mudanças ficaram claras:

Transfira todo o trabalho de rotina (adaptação de funcionários, lembretes de tarefas, envio de informações e muito mais) para os bots de bate-papo.
Implemente um feed de notícias em um site de notícias do SharePoint Online que se conecte perfeitamente às equipes e envie proativamente feeds de notícias sem precisar fazer logon no SharePoint.
Distribua os serviços populares da empresa por canais e bots para que correspondam aos cenários do trabalho em equipe. Por exemplo, conceda aos gerentes de projeto acesso a reservas de salas de reuniões, atos, planos de produção e calendários; CRM, base de conhecimento e contratos - para vendedores, etc.
Envolva outras ferramentas que podem aumentar ainda mais a eficácia das comunicações (Planner, Stream, GitHub e outros).

Novo empregado

Anteriormente, no portal corporativo, tínhamos uma página para iniciantes, que listava os principais serviços da empresa, acesso compartilhado, responsável pelos processos de negócios.

Com a introdução do Microsoft Teams, fomos mais longe. Foi decidido fazer um processo de adaptação completo usando bots de bate-papo.

Se parece com isso:

SharePoint Online . , – 1, SAP .
HR , -.
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HR , ( , , ).
Depois de começar a trabalhar, o bot de acordo com o processo de negócios declarado envia gradualmente ao funcionário todas as informações necessárias: quem é seu chefe, links para recursos, regras da empresa etc.
Com o tempo, o bot coleta feedback sobre se o funcionário está satisfeito com tudo na empresa.

Notícias e Eventos da Empresa

Para implementar os principais canais de comunicação dos funcionários, criamos uma equipe separada.

No momento, a equipe possui vários canais:

Comum.
Empregos
Nossa vida.
Novo empregado.
Serviços.

Continuaremos a refinar esse conceito. No momento, nem todos os funcionários incluídos na equipe podem gravar no canal compartilhado. Para quem fala, existe um canal Nossa vida . Eles se reúnem para uma viagem de esqui, compram gramofones velhos e levam seus filhos para canecas juntos.

Equipes separadas com seus participantes e filiais foram criadas para palestrantes únicos, como o Conselho das Mulheres ou a troca de dicas de vida turística.

O canal Geral possui várias guias.

A composição das guias depende da direção do canal. No nosso caso, a guia Notícias merece atenção máxima . Quando você acessa, a página de notícias do SharePoint Online é aberta imediatamente.

Serviços da empresa

O tópico de prestação de serviços aos funcionários da empresa merece uma publicação separada. Nem todos eles podem e devem ser automatizados no O365 por vários motivos. Muitas vezes também porque a empresa já investiu em outras soluções para automatizar processos de negócios (na minha memória, existem empresas nas quais um funcionário precisa trabalhar em 10 ou mais sistemas diferentes).

Ainda não migramos todos os nossos serviços para o SharePoint Online. No entanto, queríamos realmente que nossos funcionários tivessem uma única janela para obter prontamente os documentos, certificados e serviços necessários.

Essa janela era o bot de bate-papo do Microsoft Teams.

Nos voltamos para o bot com um diálogo arbitrário ou simplesmente selecionamos o serviço desejado da lista e resolvemos nossos problemas sem sair do aplicativo.

O trabalho ocorre tanto em um modo de diálogo simples quanto nos cartões internos para processos mais complexos.

Por exemplo, o processo de pedido de papel de carta.

O bot pode enviar funcionários em viagens de negócios, criar atribuições, solicitar as informações necessárias, retornar formulários de feedback, tarefas de coordenação e assim por diante. Além disso, na parte de trás, ele pode ter absolutamente qualquer sistema que possua uma API.

Assim, o Microsoft Teams se tornou o principal ponto de entrada para o rápido lançamento de processos de negócios. E nesse sentido, é claro, seu principal valor é a presença de um cliente móvel.

Comunidades

Implementamos comunidades com o mesmo princípio de equipes. Mostrarei com o exemplo de uma equipe de marketing como esse espaço pode ser organizado.

O canal comum é o principal trabalho da equipe. Todas as discussões são conduzidas em seu encadeamento, o que é muito conveniente.

E é ainda mais conveniente co-editar qualquer documento (especialmente apresentações) diretamente na guia Documentos .

Toda a base de conhecimento da comunidade pode ser apresentada em uma guia separada, como uma biblioteca de documentos e em outras ferramentas.

Nos canais da comunidade, executamos ativamente o Planner. Em outras guias, há toda a RAM para conferências, conteúdo e trabalho com fornecedores.

Em vez de uma conclusão

Ainda estamos no processo de transferir tudo o que foi acumulado na empresa para o ecossistema O365, mas já estamos vendo resultados positivos tanto em nosso local quanto em nossos parceiros e clientes.

Em algum lugar, li a frase "Inovação é um esporte de equipe". E no Microsoft Teams, essa frase é totalmente refletida.

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