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Responsabilidades do administrador do Salesforce: o que deve ser feito e quando

Olá Habr! Apresento a você a tradução de "Responsabilidades do administrador do Salesforce: o que precisa ser feito e quando" por David Taber.

O que um administrador do Salesforce faz o dia todo, semana ou mês? Aqui está um resumo geral.

Os administradores do Salesforce são responsáveis ​​por uma variedade de tarefas, desde ajudar os usuários a projetar relatórios e redefinir senhas, manter a qualidade dos dados, adicionar campos e executar backups. Essas tarefas especiais não são executadas pela descrição do trabalho (ou lista de verificação do MBO), portanto, veremos quais tarefas do administrador devem ser concluídas e quando.

Vamos começar desde o início: o fato de o Salesforce estar na nuvem não significa que não seja o principal ativo de TI. Você não possui hardware ou software, mas os dados que você armazena no Salesforce geralmente são muito mais valiosos do que suas taxas no Salesforce.com (SFDC). Além disso, a produtividade é impulsionada por vendas, marketing e suporte, o que reduz o valor dos seus dados de CRM; portanto, valeu a pena investir tanto no SFDC primeiro. Usuários felizes e produtivos dependem da infraestrutura do sistema e da qualidade dos dados, o que significa que os administradores do sistema não podem ser aleatórios.

Vejamos o tópico das melhores práticas de duas perspectivas: o que precisa ser feito e como deve ser feito.

As listas abaixo resumem quais tarefas precisam ser concluídas em intervalos padrão, incluindo um orçamento de tempo preliminar. Embora a terminologia e os detalhes sejam focados principalmente no Salesforce.com, os princípios administrativos gerais se aplicam a qualquer sistema moderno de CRM.

Tarefas de administrador do Salesforce em tempo real


Às vezes, os administradores precisam resolver problemas do usuário em tempo real. O relatório pode não funcionar esta semana ou o processo pode ser interrompido no meio do fluxo. Espere que você dedique duas horas por semana a essas atividades para cada 100 de seus usuários:

  • Desbloquear contas de usuário ou redefinir senhas devido ao esquecimento.
  • Trabalhe com SSO, autenticação de dois fatores e problemas de certificado.
  • Adicionando novos endereços IP brancos.
  • Ajudando os usuários a desenvolver ou refinar relatórios para que eles forneçam métricas significativas.
  • Solucione problemas de campanhas de email, fluxos de trabalho, ciclos de aprovação ou respostas automáticas que geram emails excessivamente rejeitados.
  • Estendendo ou refinando as regras de compartilhamento e os privilégios de acesso para exibir e gerenciar registros adequadamente (mantendo “registros especiais” bloqueados ou ocultos).
  • Correção de registros de dados que de alguma forma são estabelecidos com tipos ou proprietários de registros que os tornam inacessíveis aos usuários.

Se seus líderes estão muito atentos aos detalhes, reserve mais 30 minutos por semana para cada vice-presidente, a quem o administrador deve cobrir as mensagens que ele não recebeu, nas quais ele não entende ou não acredita.

Tarefas semanais do Salesforce Admin


Muitas responsabilidades parecem seguir o ciclo semanal. Muitas das coisas que funcionaram bem na semana passada vão dar errado na segunda de manhã - e não me pergunte o porquê. Algumas tarefas também precisam ser executadas uma vez por semana no dia que você selecionar. Em geral, essas tarefas exigem duas a seis horas por semana. No entanto, lembre-se de que essa classificação é apenas um sistema relativamente simples. Se o seu ambiente precisar atender a uma dúzia de diferentes grupos de usuários e vários casos de uso, o trabalho semanal poderá facilmente exceder um dia ou mais.

  • Iniciando e salvando uma captura instantânea semanal (exportação de dados) de dados e anexos do sistema, incluindo todas as tabelas de histórico. Salve instantâneos em pelo menos 90 dias (ou anos melhores).
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  • Inicie o Eclipse e faça uma captura instantânea completa do sistema dos metadados do seu sistema de produção. Arquive cada instantâneo como um novo projeto para que você possa executar o diff mais tarde.
  • Visualize logs de erros duplicados para verificar se ocorreu uma alteração significativa na detecção de duplicados. Grandes mudanças indicam que você pode precisar reformular algumas regras de correspondência duplicadas.
  • Veja os logs do histórico de erros de autenticação delegada para ver se houve muitos erros novos. Grandes alterações no padrão de erro indicam algumas configurações incorretas de acesso externo.

Tarefas mensais do Salesforce Admin


Algumas ações podem ser executadas apenas uma vez por mês, mas, no entanto, devem ser executadas com mais frequência do que uma vez por trimestre. Em geral, esse ciclo mensal leva um ou dois dias.

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  • Inicie o Data Loader (ou sua ferramenta de extração de dados favorita) para extrair dados de configurações do usuário e compará-los com os arquivos correspondentes do mês anterior. Anote quaisquer registros alterados editando os alterados no sistema de produção (isso deve ser feito manualmente).
  • Navegue pelos logs de email para identificar qualquer uso grosseiro do email pelo Salesforce.

Tarefas trimestrais de administrador do Salesforce


A lista a seguir contém muitas coisas que levarão de um a três dias por trimestre. No entanto, os dois primeiros são críticos e os arquivos recebidos deles devem ser armazenados para sempre. Você será grato a mim quando o advogado do demandante irritante iniciar o processo de descoberta de dados Salesforce.com.

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Ações anuais de administração do Salesforce


A principal responsabilidade aqui é coletar dados que vão "além do horizonte" ou que precisarão ser arquivados por razões de conformidade. Essas tarefas levarão de três a seis dias por ano.

Source: https://habr.com/ru/post/undefined/

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